Handover adalah– Handover adalah salah satu bentuk tanggung jawab karyawan yang ingin resign kepada perusahaan. Hal ini tentu harus menjadi perhatian HRD. Sebab HRD harus mengetahui apakah karyawan yang resign sudah menyelesaikan semua pekerjaannya atau belum.
Tidak hanya itu, handover adalah salah satu dari sekian banyaknya prosedur pengunduran diri yang harus dilakukan oleh karyawan. Apakah karyawan di perusahaan Anda sudah melakukan hal ini?
Pahami lebih lanjut terkait prosedur handover, kapan handover dilakukan, hingga hal yang harus diperhatikan dalam handover pekerjaan di bawah ini.
Apa itu Handover Pekerjaan?
Apa itu handover pekerjaan? Pada umumnya, handover adalah salah satu rangkaian proses yang harus dilakukan oleh karyawan sebelum mengundurkan diri. Tidak hanya memberikan surat pengunduran diri, tetapi juga harus melakukan serah terima pekerjaan kepada karyawan baru.
Hal ini tidak hanya berlaku ketika seorang karyawan mengundurkan diri saja. Tetapi juga bisa dilakukan ketika ada karyawan yang mengambil cuti panjang seperti cuti melahirkan.
Kapan handover dilakukan? Beberapa waktu atau kesempatan untuk melakukan handover adalah ketika mengundurkan diri, ada yang mengambil cuti panjang, hingga selama masa peralihan posisi atau jabatan.
Hal yang harus diperhatikan dalam handover pekerjaan adalah menyampaikan informasi terkait pekerjaan yang akan dialihkan. Seperti kebijakan dan peraturan, tugas dan tanggung jawab, pekerjaan yang sedang berlangsung, akan datang, dan yang sudah selesai, hingga hal penting lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan.
Sebagai HRD, Anda harus memperhatikan hal ini agar tidak ada kesalahpahaman dan miskomunikasi antara karyawan yang mengundurkan diri dengan karyawan baru yang meneruskan pekerjaan.
Prosedur Handover Pekerjaan
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, handover adalah salah satu rangkaian proses yang harus dilakukan karyawan sebelum mengundurkan diri. Maka dari itu, ada beberapa prosedur handover yang harus diperhatikan.
Meskipun handover adalah pengalihan tanggung jawab kerja, proses ini tidak bisa dilakukan sembarangan. Anda harus memastikan bahwa karyawan yang ingin mengundurkan diri sudah mengikuti prosedur handover yang berlaku.
Berikut beberapa prosedur handover pada umumnya:
1. Berdiskusi dengan Atasan atau Manajer
Prosedur handover yang pertama adalah berdiskusi dengan atasan atau manajer. Sebagai HRD, Anda harus memastikan bahwa karyawan yang ingin mengundurkan diri sudah berdiskusi dengan atasan atau manajer terkait proses handover.
Tidak hanya atasan, Anda juga bisa meminta karyawan yang ingin mengundurkan diri untuk berdiskusi dengan rekan kerjanya terkait hal apa saja yang harus diprioritaskan dalam handover pekerjaan.
2. Siapkan Keperluan Dokumen atau File yang Dibutuhkan
Hal berikutnya dalam prosedur handover adalah menyiapkan keperluan dokumen atau file yang dibutuhkan oleh karyawan baru. Anda bisa bertanya kepada karyawan yang ingin mengundurkan diri apakah ia sudah menyiapkan materi untuk karyawan baru atau belum.
Pastikan dokumen atau file yang dibutuhkan berisi informasi pekerjaan seperti deskripsi tugas, jadwal kerja, hingga prioritas kerja. Kemudian ada berkas-berkas penting terkait pekerjaan, daftar kontak yang harus dihubungi, informasi data login akun, informasi proyek yang sedang berlangsung, dan masih banyak lagi.
3. Tentukan Durasi Handover
Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam handover pekerjaan adalah durasi peralihan. Pastikan Anda meminta hal ini kepada karyawan yang ingin mengundurkan diri. Misalnya dua minggu hari kerja untuk membimbing, mengajar, dan mengarahkan karyawan baru terkait pekerjaan yang dialihkan.
4. Buat Pertemuan Antara Karyawan Lama dengan Karyawan Baru
Hal keempat dalam prosedur handover adalah buat pertemuan antara karyawan lama dengan karyawan baru. Hal ini bertujuan agar kedua belah pihak bisa saling berdiskusi satu sama lain.
5. Adakan Meeting untuk Review Proses Handover
Satu lagi prosedur handover adalah mengadakan meeting untuk review proses handover. Meeting ini harus dihadiri oleh karyawan yang ingin mengundurkan diri, karyawan baru, dan juga atasan atau manajer terkait.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa karyawan baru sudah mengerti dan memahami peran dan tanggung jawab mengenai pekerjaan yang akan dilakukannya.
Contoh Surat Handover atau Serah Terima Pekerjaan
Hal yang harus diperhatikan dalam handover pekerjaan adalah adanya surat serah terima pekerjaan. Pengertian dari surat serah terima pekerjaan ini adalah sebuah pernyataan bahwa karyawan lama sudah menyerahkan pekerjaannya kepada karyawan baru.
Surat ini berlaku untuk setiap pergantian karyawan hingga peralihan jabatan. Tujuan adanya surat ini dalam handover adalah untuk memastikan bahwa karyawan baru mengerti dan memahami terkait pekerjaan yang dialihkan.
Berikut format penulisan surat serah terima jabatan, yaitu:
- Informasi pihak yang menyerahkan pekerjaan seperti nama, jabatan, alamat, dan hal penting lainnya
- Informasi pihak yang diserahkan pekerjaan seperti nama, jabatan, alamat, dan hal penting lainnya
- Informasi terkait pekerjaan atau hal yang dialihkan
- Waktu terjadinya serah terima pekerjaan
- Tempat terjadinya serah terima pekerjaan
- Tanda tangan kedua belah pihak saat serah terima jabatan
Berikut beberapa contoh handover pekerjaan yang bisa dijadikan acuan untuk membuat surat serah terima jabatan:
Contoh Surat Handover I
Contoh Surat Handover II
Contoh Surat Handover III
Demikianlah penjelasan terkait handover, prosedur handover, hingga contoh handover dan format penulisan surat serah terima pekerjaan yang perlu Anda ketahui. Sebagai HRD, Anda harus memastikan bahwa karyawan yang mengundurkan diri sudah menyelesaikan semua pekerjaan atau sudah menyelesaikan prosedur handover yang berlaku agar tidak berantakan.
Apabila perusahaan Anda butuh pengganti karyawan baru dalam waktu cepat, Anda bisa menaruh informasinya di KitaLulus. Sebagai komunitas pencari kerja terbesar dan nomor satu, KitaLulus sudah bisa diakses di Jabodetabek, Bandung, Makassar, Medan, Semarang, Surabaya, dan Gowa.
Anda hanya perlu mendaftarkan diri untuk memasang iklan lowongan kerja dengan gratis bersama KitaLulus. Dapatkan karyawan baru yang berkompeten untuk perusahaan Anda dalam hitungan hari, bersama KitaLulus, mulai dari sekarang!
