Karyawan merupakan aset sumber daya manusia yang sangat berharga bagi perusahaan. Oleh karena itu, penataan staf dalam manajemen atau staffing adalah salah satu hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Selain untuk merapikan struktur dan job desk tiap orang, proses staffing juga dapat memastikan karyawan ditempatkan sesuai skill mereka masing-masing.
Pentingnya fungsi staffing dalam manajemen membuat proses satu ini tidak bisa diserahkan ke sembarang orang. Satu-satunya posisi yang berhak melakukan proses staffing adalah HRD. Manajemen atau supervisor diperkenankan terlibat dalam staffing hanya jika HRD menyetujuinya.
Jadi, sebenarnya apa itu staffing? Apa saja fungsi staffing dalam perusahaan? Bagaimana alur proses staffing yang baik? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
BACA JUGA: Mengelola Sistem Manajemen Karyawan di Perusahaan Anda
Apa Itu Staffing?
Penataan staf atau staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang memiliki hubungan dengan pengadaan atau rekrutmen, penempatan, pelatihan, dan pengembangan pada karyawan.
Jika dilihat dari sudut pandang manajemen, fungsi staffing mirip dengan organizing. Bedanya, organizing adalah proses merencanakan kebutuhan aktivitas untuk menjalankan perusahaan mulai dari level strategis hingga teknis. Sementara itu, staffing adalah proses mencari SDM untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas tersebut.
Di bawah ini merupakan tujuan staffing dilakukan oleh HRD:
- Menghasilkan sumber daya manusia yang terampil, memiliki motivasi yang tinggi, dan dapat dipercaya untuk menjalankan tugas yang dibebankan
- Memastikan jumlah SDM sesuai kebutuhan, tidak berlebihan (overstaffed) atau kekurangan (understaffed)
- Melakukan peningkatan kualitas sumber daya manusia secara berkala melalui sistem kerja yang efektif
- Mewujudkan dan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan untuk mendukung produktivitas kinerja karyawan
- Menyeimbangkan kepentingan tenaga kerja dan perusahaan
- Memberikan penghargaan atas semua prestasi dan pencapaian kerja
- Meningkatkan kesejahteraan karyawan secara jasmani dan rohani
- Melakukan pengelolaan karyawan atas dasar keadilan, transparan, dan perhatian
- Memberikan kesempatan yang sama bagi karyawan untuk bekerja dan menyelesaikan pekerjaannya
- Mengakomodir kebutuhan setiap karyawan dalam mengeluarkan pendapat
Fungsi Staffing dalam Manajemen Perusahaan
Staffing adalah salah satu hal yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tanpa staffing, perusahaan tidak akan punya regulasi dan alur kerja SDM yang jelas, sehingga semua orang yang direkrut tidak akan bisa berkontribusi maksimal bagi perusahaan. Selengkapnya tentang fungsi staffing dalam manajemen perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Merencanakan Sumber Daya Manusia Sesuai Kebutuhan
Manajemen harus bisa bersikap proaktif terhadap perubahan kebutuhan perusahaan untuk terus mengembangkan bisnis dan/atau usahanya. Staffing adalah salah satu strategi yang diperlukan perusahaan untuk memenangkan persaingan dan menyesuaikan diri dengan kemajuan teknologi.
Maka dari itu, fungsi staffing adalah untuk merencanakan sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Seorang HRD harus mampu mengetahui berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan dalam jangka waktu tertentu.
2. Rekrutmen, Seleksi, dan Penempatan
Fungsi staffing adalah bagian dari program rekrutmen sumber daya manusia, menyeleksinya, dan menempatkannya di tempat yang tepat. Dalam hal ini, seorang HRD harus bisa menemukan kandidat dengan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jumlah yang direkrut dan skema rencana penempatan karyawan.
3. Pelatihan dan Pengembangan
Agar karyawan baru bisa produktif dalam mengerjakan tugasnya, maka fungsi staffing adalah untuk melakukan pelatihan dan pengembangan. Hal ini harus dilakukan secara berkala untuk meningkatkan keterampilan karyawan.
Tidak hanya untuk karyawan baru saja, yang bisa mengikuti pelatihan dan pengembangan sebagai fungsi staffing adalah diperuntukkan bagi semua karyawan. Artinya, karyawan lama juga harus selalu bisa mengikuti perkembangan teknologi dan profesionalisme yang terus berubah.
4. Penilaian, Promosi, dan Mutasi
Satu lagi fungsi staffing adalah untuk melakukan penilaian kerja, promosi, dan mutasi. Hal ini bertujuan agar masalah bisa dideteksi sejak dini dan bisa langsung dicarikan solusinya.
Penilaian kerja pada staffing adalah sebuah upaya untuk memotivasi karyawan agar semakin produktif. Biasanya dengan pihak HRD akan menawarkan pengembangan karir seperti promosi jabatan atau mutasi ke tempat yang lebih baik lagi.
Fungsi staffing adalah untuk memastikan bahwa setiap karyawan dapat mengembangkan dirinya dengan cara berkreatifitas dan meningkatkan produktivitasnya untuk tujuan perusahaan.
BACA JUGA: Manfaat Training Karyawan Bagi Kelangsungan Hidup Perusahaan
Proses Staffing dalam Perusahaan
Agar semua fungsi staffing bisa berjalan dengan lancar, pihak HRD harus melakukan proses staffing secara terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan perusahaan. Selengkapnya tentang proses staffing adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Hal pertama dalam proses staffing adalah melakukan perencanaan sumber daya manusia. Proses staffing ini meliputi semua kegiatan yang dibutuhkan untuk dapat memenuhi dan menyediakan berbagai macam karakter karyawan dan jumlah karyawan untuk dapat mencapai tujuan perusahaan.
2. Recruitment
Hal selanjutnya dalam proses staffing adalah recruitment. Pihak HRD harus mencari atau merekrut karyawan berpotensi dengan jumlah yang tepat dan dengan kemampuan yang sesuai untuk mengisi suatu posisi di perusahaan.
Cara yang dilakukan pada proses staffing adalah dengan memasang iklan lowongan kerja di situs pencari kerja, menggunakan jasa outsourcing, meminta rekomendasi dari karyawan lainnya, bekerja sama dengan lembaga pendidikan, dan lain sebagainya.
3. Seleksi
Setelah melakukan proses rekrutmen, hal selanjutnya yang dilakukan pada proses staffing adalah proses seleksi. Proses ini bertujuan agar pihak HRD bisa memilih karyawan yang sesuai untuk posisi tertentu di perusahaan berdasarkan dari lamaran kerja yang masuk dan diterima.
4. Pengenalan dan Orientasi
Tahapan selanjutnya setelah seleksi dalam proses staffing adalah pengenalan dengan bentuk orientasi. Proses orientasi merupakan sebuah kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan tempat lingkungan kerja yang baru.
5. Pelatihan dan Pengembangan
Tujuan pelatihan dan pengembangan dalam proses staffing adalah untuk memperbaiki produktivitas dan efektivitas kinerja karyawan untuk mencapai tujuan kerja yang sudah ditetapkan.
Untuk memberikan latihan dan pengembangan dalam proses staffing adalah meliputi kegiatan penguasaan skill baru dan meningkatkannya. Tentunya skill yang diberikan adalah yang berkaitan dengan job desk karyawan.
6. Penilaian Kerja
Penilaian kerja dalam proses staffing adalah sebuah kegiatan atau proses yang dilakukan dengan membandingkan bagaimana cara karyawan menyelesaikan pekerjaannya dengan standar yang sudah ditetapkan perusahaan.
Namun biasanya perusahaan memiliki standar dan indikator masing-masing untuk melakukan penilaian kinerja karyawannya.
7. Pemberian Jasa dan Penghargaan
Hal berikutnya yang termasuk dalam proses staffing adalah dengan memberikan jasa dan penghargaan sebagai bentuk kompensasi kepada karyawan yang sudah melaksanakan tugasnya dengan baik.
Bentuk kompensasi yang diberikan bisa disesuaikan dengan kemampuan perusahaan. Bisa berupa uang, promosi jabatan, dan lain-lain. Namun hal yang harus diperhatikan dalam melakukan proses staffing adalah pemberian kompensasi harus dilakukan dengan adil.
Artinya, Anda harus memberikan kompensasi berdasarkan penilaian bagaimana karyawan tersebut menyelesaikan tanggung jawabnya, kemampuan yang dimiliki, produktivitas, dan kegiatan manajerial lainnya.
8. Perencanaan dan Pengembangan Karir
Satu lagi yang termasuk dalam proses staffing adalah perencanaan dan pengembangan karir karyawan. Anda bisa mempertimbangkan hal-hal seperti promosi jabatan, demosi, lateral, penugasan kembali, hingga pemecatan, dan pensiun karyawan.
Semua proses staffing di atas merupakan contoh staffing yang bisa dilakukan perusahaan. Contoh staffing adalah semua hal yang meliputi perekrutan karyawan, seleksi karyawan, hingga penempatan karyawan di posisi yang tepat.
Demikian penjelasan mengenai staffing, fungsi dan tujuannya, proses staffing, hingga contoh staffing dalam perusahaan. Staffing adalah salah satu fungsi manajemen fundamental yang menentukan keberhasilan bisnis, sehingga pastikan sebagai HRD Anda menguasai teknik-tekniknya, ya!
Jika Anda kesulitan mencari orang-orang terbaik untuk membantu mengembangkan perusahaan, KitaLulus di sini untuk Anda! Cukup pasang lowongan kerja Anda di KitaLulus, dan kami akan membantu Anda menemukan kandidat bertalenta sesuai spesifikasi yang Anda mau.
Ingin cari anggota tim tangguh dan berkapasitas? KitaLulus adalah partner head hunter Anda!
