Buku besar akuntansi atau general ledger menjadi buku utama dalam hal pencatatan transaksi keuangan perusahaan. Buku ini adalah alat pencatat seluruh perubahan akun transaksi keuangan dalam periode tertentu.
General ledger menjadi book of final entry dalam akuntansi keuangan sehingga Anda harus memahami dengan benar pengertian, fungsi, jenis, sampai cara membuatnya.
Simak penjelasannya berikut.
Apa Itu Buku Besar Akuntansi?
Buku besar adalah kumpulan akun yang berfungsi untuk meringkas segala transaksi yang telah tercatat dalam jurnal.
Atau juga bisa diartikan sebagai tahapan catatan akhir dalam akuntansi (book of final entry), yang berisikan ringkasan data yang sudah dikelompokkan atau diklasifikasikan. Sumber data pencatatan buku besar adalah jurnal umum.
Buku ini berisi perkiraan-perkiraan yang meringkas data penting mengenai pengaruh adanya transaksi keuangan terhadap perubahan dari sejumlah akun.
Akun-akun yang tercatat merupakan akun aktiva, kewajiban, dan modal perusahaan, dan lainnya. Nantinya, general ledger menjadi dasar dalam pembuatan laporan laba rugi dan laporan neraca.
Fungsi Buku Besar Akuntansi
General ledger berguna untuk meringkas seluruh data transaksi yang telah tercatat dalam jurnal umum. Tidak hanya itu saja, fungsi lainnya adalah sebagai berikut:
- Sebagai bahan dan informasi menyusun laporan keuangan.
- Dasar penggolongan transaksi yang sudah tercatat dalam jurnal.
- Sebagai penggolong data keuangan dan mengetahui jumlah maupun keadaan akun.
- Alat meringkas segala data transaksi yang sudah tercatat dalam jurnal umum.
Baca Juga: Jurnal Penyesuaian: Pengertian, Fungsi, Cara Membuat, dan Contohnya
Manfaat Buku Besar Akuntansi
General ledger sangat berguna untuk mencatat segala transaksi yang akan digunakan dalam pembuatan laporan keuangan. Selain itu, berikut manfaat lainnya dari buku besar adalah:
- Dapat membuat pencatatan seluruh transaksi dengan akurat dan memastikan pencatatan tersebut benar.
- Mampu untuk melakukan posting seluruh transaksi secara tepat dan akurat.
- Menjaga stabilitas akun dalam kolom debit dan kredit sehingga tidak ada kesalahan akun saat penyusunan laporan keuangan.
- Membantu perusahaan untuk mengetahui bila terjadi manipulasi data yang dilakukan dalam pencatatan akuntansi.
- Sebagai acuan untuk melihat kondisi kesehatan finansial perusahaan.
Jenis-jenis Buku Besar
Ada 4 jenis buku besar yang umum digunakan untuk kebutuhan perusahaan, yaitu:
1. Buku Besar Umum
Jenis buku besar ini merangkum catatan segala perkiraan yang berdiri sendiri dalam suatu periode tertentu. Isinya antara lain kas, modal, persediaan utang, dan piutang.
2. Buku Besar Pembantu
General ledger ini sering juga disebut sebagai buku tambahan. Isi dari buku tambahan adalah daftar rekening yang khusus mencatat utang dan piutang usaha secara detail.
3. Buku Besar Kreditor
Buku besar kreditor atau creditor ledger adalah kumpulan informasi yang hanya berisikan satu jurnal yaitu pembelian. Fungsi creditor ledger adalah memberikan informasi tentang berapa jumlah utang kita dan kepada siapa kita harus membayar utang tersebut.
4. Buku Besar Debitor
Jenis buku ini juga disebut debtors ledger yang merupakan buku untuk mengumpulkan informasi khusus dari jurnal penjualan. Buku ini bermanfaat memberikan pengetahuan tentang pelanggan mana yang memiliki utang serta jumlah utang tersebut.
Baca Juga: Cara Mencatat Jurnal Pembelian, Contoh, dan Jenisnya
Bentuk Buku Besar
Selain memiliki beberapa jenis, general ledger juga terdiri dari beberapa bentuk, yaitu sebagai berikut.
1. Buku Besar Bentuk T
Buku besar bentuk T adalah buku yang digunakan untuk menganalisis transaksi serta menjelaskan seperti apa mekanisme penggunaan akun. Buku ini menjadi buku yang paling sederhana dan sering digunakan.
Contoh buku besar bentuk T adalah sebagai berikut:
2. Bentuk Skontro
Buku ini berbentuk dua kolom dan merupakan bentuk T namun isinya lebih kompleks. Karena mampu memberikan informasi yang detail pada setiap catatan transaksi dan nominalnya, buku ini banyak digunakan oleh perusahaan.
3. Bentuk Staffel
Buku staffel punya ciri adanya bentuk halaman dan lajur saldo. Staffel juga terbagi menjadi dua jenis, yaitu isi 3 kolom dengan lajur saldo tunggal dan isi 4 kolom dengan lajur saldo rangkap.
Di bawah ini merupakan contoh buku besar bentuk staffel dengan lajur saldo tunggal.
Baca Juga: Tahapan Siklus Akuntansi untuk Membuat Laporan Keuangan
Langkah Posting Jurnal Khusus ke Buku Besar
Untuk memindahkan data dari jurnal khusus ke dalam buku besar maka perlu dilakukan posting. Berikut ini langkahnya:
- Pertama, Anda perlu menjumlahkan seluruh saldo ke dalam jurnal khusus.
- Lalu, pindahkan saldo jurnal khusus tersebut ke akun yang sesuai, untuk saldo yang berada di akun debet maka perlu dimasukkan ke posisi debet. Begitu juga dengan posisi kredit, harus juga dipindahkan ke akun kredit.
- Selanjutnya, catat nomor kode akun bersangkutan di general ledger yang menandakan pindah buku.
- Masukkan kode halaman ke dalam kolom Ref (referensi) yang ada di general ledger.
- Ketika Anda membuat entri akuntansi untuk kolom akun Serba-serbi dari jurnal khusus, catatlah nomor akun ke kolom Ref di kolom Serba-serbi sebagai entri indikasi entri akuntansi.
Cara Membuat Buku Besar Akuntansi
Untuk membuat buku besar akuntansi, Anda bisa menggunakan Microsoft Excel beserta rumus Excel yang biasa dipakai. Berikut ini langkah-langkahnya:
1. Persiapan
Pembuatan general ledger dilakukan ketika sudah selesai mencatat semua transaksi dalam jurnal, baik itu transaksi pembelian, penjualan, pengeluaran, atau juga penerimaan kas.
Setelah semua transaksi tercatat, buatlah form buku besar yang terdiri dari tanggal, pos, debit, kredit, saldo baik debit dan kredit. Untuk menghitung dan memindahkan saldo dari buku jurnal, dapat dilakukan menggunakan fitur dan rumus Excel.
2. Pembuatan di Ms. Excel
Lalu, Anda perlu mengikuti beberapa step berikut ini.
- Pada bagian teratas, yaitu nama akun atau rekening, Anda bisa memilihnya secara langsung pada list yang telah ada. Gunakan menu Data lalu Data Validation pilih Setting untuk membuatnya.
- Setelah itu, pada menu Validation Criteria klik Allow dan pilih list. Setelah itu Source, ambil data dari daftar rekening. Daftar rekening bisa dibuat dalam satu sheet dengan buku besar atau bisa juga membuat sheet tersendiri dan memberi nama COA (Chart of Account).
- Sedangkan untuk membuat daftar dapat berdasarkan nama rekening atau akun atau kode rekening. Anda perlu menjumlahkan transaksi rekening pada debit serta kredit lalu hitung saldo rekening. Anda bisa menggunakan rumus SUMIF. Saldo akan diperoleh dengan menghitung selisih dari saldo yang ada pada debit dan kredit.
Baca Juga: Pengertian Jurnal Penutup, Fungsi, Cara Membuat & Contohnya
Cara Membuat Buku Besar Akuntansi Perusahaan Dagang
Berikut ini cara membuat buku besar akuntansi perusahaan dagang:
- Buat format buku besar, bisa secara manual atau juga menggunakan Ms. Excel.
- Masukkan entri jurnal sesuai tanggal dan kolom trasaksi yang ada.
- Tuliskan saldo awal akun pada kolom buku besar yang diambil dari laporan neraca akhir tahun.
- Lengkapi keterangan transaksi.
- Tuliskan nomor referensi yang disesuaikan dengan jenis jurnal.
- Masukkan nilai transaksi pada kolom debit atau kredit.
- Jumlahkan saldo setiap transaksi untuk mendapatkan saldo akhir general ledger.
Contoh Buku Besar Akuntansi
Di dalam pembuatan contoh buku besar akuntansi, ada baiknya mengetahui saldo normal dan memiliki daftar chart of account.
Di dalam setiap buku besar, setiap akun aktif dari daftar CoA harus disusun rapi. Pemberian nomor harus dilakukan secara urut sesuai dengan jenis akun.
Sebagai contoh di dalam manajemen aset lancar terdapat akun kas, piutang, dan persediaan. Maka umumnya setiap akun diberi awal “1”.
Kemudian, untuk akun bangunan, kendaraan, dan akumulasi penyusutan yang merupakan bagian aset tetap umumnya diberi angka “2”. Berikut ini contoh dari chart of account:
Setiap dari akun memiliki nilai saldo yang dapat naik atau turun berdasarkan transaksi yang terjadi.
Setelah memiliki CoA, kita akan mempostingnya ke dalam buku besar jurnal, dengan asumsi sebagai berikut ini:
- Di tanggal 1 Desember 2022, PT Aman Sentosa menjual produk kepada dua pelanggan secara kredit
- Pelanggan pertama membeli dengan harga Rp4.000.000 sedangkan pelanggan kedua membeli dengan harga Rp3.500.000
- PT Aman Sentosa kemudian mengirimkan barang pesanan kepada kedua pelanggan tersebut pada tanggal 2 Desember 2022.
- Di tanggal 5 Desember 2022, PT Aman Sentosa melakukan pembelian alat-alat kantor secara kredit seharga Rp1.500.000
- Lalu, pada tanggal 15 Desember 2022, PT Aman Sentosa menerima pelunasan penjualan kredit dari pelanggan pertama.
- Pada tanggal 30 Desember 2022, pelanggan kedua melakukan pelunasan pembeliannya.
- Selanjutnya, terdapat pelanggan ketiga yang memesan produk PT Aman Sentosa dan membayarnya secara tunai sebesar Rp2.000.000
- Di akhir tahun, tanggal 31 Desember 2022, alat-alat kantor telah habis terpakai, senilai Rp600.000
Maka berikut ini contoh entri jurnal umum PT Aman Sentosa ke dalam buku besar adalah sebagai berikut:
Di dalam jurnal umum tidak sampai menunjukkan secara komprehensif berapa jumlah keuntungan atau kerugian. Gambaran ini akan lebih jelas saat entri jurnal di masukkan ke dalam buku besar.
Hal tersebut karena sesuai fungsinya, buku besar sudah merangkum transaksi dari jurnal dan menunjukkan nilai saldo debit dan kredit masing-masing akun di atas.
Nah, itulah hal-hal yang perlu Anda ketahui mengenai pengertian buku besar akuntansi yang punya peran besar dalam membantu pencatatan segala transaksi bisnis Anda.
Melihat begitu rumitnya pencatatan buku besar ini, tentunya Anda harus memiliki staf akuntan yang kompeten untuk menyusunnya.
Tak perlu khawatir, sekarang Anda dapat menemukan kandidat akuntan yang ideal lebih mudah dengan memasang lowongan di KitaLulus. Dengan jangkauan 3 juta pencari kerja yang tersebar di seluruh Indonesia, Anda dapat menemukan kandidat terbaik hanya dalam hitungan hari.
Apalagi, tim support KitaLulus pun siap membantu Anda dalam pemasangan loker, sehingga pekerjaan Anda jadi lebih ringan.
Jadi apalagi yang Anda tunggu? Segera daftarkan perusahaan Anda untuk pasang loker di KitaLulus!
