Agar dapat mencapai tujuan yang sudah direncanakan, kuncinya adalah konsisten, tekun, dan sabar. Jika Anda terburu-buru bisa-bisa berujung pada hasil yang tidak memuaskan. Kaizen adalah salah satu filosofi Jepang yang diklaim bisa membantu pengembangan perusahaan yang berkelanjutan.
Dimana pada dasarnya, kaizen adalah sebuah konsep perbaikan berkelanjutan yang sering diterapkan orang Jepang. Selengkapnya tentang apa itu kaizen, prinsip, tujuan, dan penerapan filosofinya dalam bisnis bisa Anda simak dalam artikel ini.
BACA JUGA: Ikigai Adalah Sebuah Filosofi untuk Menemukan Tujuan Hidupmu
Apa itu Kaizen?
Kaizen adalah sebuah konsep perbaikan yang dipopulerkan orang Jepang di tahun 1950. Kaizen ditemukan oleh seseorang bernama Massaki Imai, yang kemudian dikenal sebagai Master Lean atau pionir yang mempelopori filosofi kaizen modern agar dapat diterapkan di seluruh industri.
Kaizen terdiri dari dua kata, yaitu kai (改) yang berarti perubahan dan zen (善) yang berarti lebih baik. Jika diartikan secara garis besar, maka artinya adalah perbaikan yang lebih baik secara terus menerus.
Kaizen adalah sebuah konsep perbaikan yang fokus pada dua hal, yaitu pengembangan dan peningkatan berkelanjutan. Prinsip kaizen bekerja dengan membenarkan kesalahan dengan melakukan analisis penyebab terjadinya kesalahan tersebut, kemudian memperbaikinya.
Sederhananya, kaizen adalah sebuah pendekatan sistematis untuk melakukan perubahan demi kemajuan perusahaan.
Agar kaizen bisa diterapkan di perusahaan, ada tiga hal yang harus dipenuhi oleh setiap anggotanya, seperti:
- Pemeliharaan tempat kerja atau kaizen 5S: seiri (ringkas), seiton (rapi), seiso (resik), seiketsu (rawat), dan shitsuke (rajin).
- Menghilangkan pemborosan yang tidak memiliki nilai tambah.
- Perbaikan standarisasi atau standardization improvement.
Prinsip Kaizen 5S
Kaizen 5S adalah istilah budaya yang dilakukan orang Jepang dalam bekerja. Budaya kerja Jepang memang terkenal tinggi dan sangat berdedikasi, sehingga para karyawannya selalu memiliki komitmen tinggi pada pekerjaan yang dilakukan.
Seperti yang sudah disebutkan di atas, kaizen adalah sebuah pendekatan sistematis untuk melakukan perbaikan demi kemajuan perusahaan. Kaizen 5S adalah elemen inti dari penerapan filosofi kaizen sendiri. Penjelasan lengkap tentang prinsip kaizen 5S adalah sebagai berikut:
1. Seiri atau Ringkas
Elemen inti pertama dari kaizen 5S adalah seiri atau ringkas. Artinya, perusahaan harus fokus pada prinsip keteraturan di dalam seluruh kegiatan operasionalnya. Baik dalam menyortir barang atau dokumen yang diperlukan atau tidak.
2. Seiton atau Rapi
Prinsip inti kedua dari kaizen 5S adalah seiton atau rapi. Artinya perusahaan harus selalu rapi dalam melakukan kegiatan operasionalnya. Termasuk dalam mengatur barang atau dokumen yang diperlukan.
3. Seiso atau Resik
Prinsip kaizen 5S berikutnya adalah seiso atau resik. Artinya, perusahaan harus menjaga ruangan kerja atau lingkungan kerja yang rapi dan bersih agar tercipta suasana yang nyaman.
4. Seiketsu atau Rawat
Elemen keempat dari kaizen 5S adalah seiketsu atau rawat. Artinya, setiap anggota perusahaan diharapkan bisa melakukan tiga elemen sebelumnya dan juga sekaligus melakukan perawatan secara berkelanjutan.
5. Shitsuke atau Rajin
Shitsuke atau rajin adalah prinsip kaizen 5S yang terakhir. Artinya, perusahaan harus menerapkan prinsip kerja keras untuk mencerminkan kesadaran karyawan dalam menjalankan pekerjaannya.
Tujuan Penerapan Kaizen dalam Bisnis
Pada dasarnya, agar bisa menerapkan prinsip kaizen dengan baik dan benar, setiap anggota perusahaan harus terlibat. Tujuan kaizen yang utama adalah melibatkan seluruh anggota perusahaan untuk mengembangkan budaya perusahaan yang berkelanjutan.
Sebab, keterlibatan aktif bisa memberikan dampak positif bagi kelangsungan proses bisnis dan kemajuan perusahaan. Berikut beberapa tujuan kaizen diterapkan:
1. Penghematan Dana
Tujuan kaizen yang pertama adalah penghematan dana. Prinsip kaizen membantu Anda untuk mengoptimalkan anggaran pengeluaran dengan meminimalisir dan/atau menghilangkan pemborosan pada biaya yang tidak memiliki nilai tambah.
Hal ini bisa dilakukan dengan melakukan penghematan bahan baku. Sehingga biaya produksi berkurang dan bisa mencapai efisiensi dengan lebih mudah.
2. Meningkatkan Produktivitas
Hal kedua yang menjadi tujuan kaizen adalah untuk meningkatkan produktivitas. Seperti yang diketahui, produktivitas merupakan salah satu elemen penting dalam kegiatan operasional perusahaan.
Jika produktivitas menurun, maka kegiatan operasional pun ikut menurun, dan sebaliknya. Di sinilah peran kaizen untuk membantu Anda memecahkan masalah dan melakukan perbaikan yang diperlukan sehingga sebisa mungkin tidak mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan.
3. Responsif pada Masalah yang Ada
Salah satu tujuan kaizen adalah untuk responsif pada masalah yang ada. Fokusnya adalah perbaikan kecil agar bisa mengambil keputusan dengan cepat. Sehingga tidak mengganggu alur produksi.
4. Memaksimalkan Sumber Daya yang Ada
Tujuan kaizen yang ini masih berhubungan dengan tujuan sebelumnya. Ketika Anda responsif terhadap masalah yang terjadi, maka hal ini bisa dimanfaatkan untuk mengurangi biaya produksi dan juga mengoptimalkan sumber daya yang ada.
Jika Anda bisa mengoptimalkan sumber daya yang ada untuk melakukan produksi, maka hal ini bisa mengurangi anggaran biaya yang dikeluarkan. Anda pun dapat mengalokasikan sisa dana untuk tahapan produksi lainnya.
5. Komunikasi Menjadi Lebih Baik
Tujuan kaizen lainnya adalah membuat komunikasi menjadi lebih baik lagi. Dengan adanya kaizen, karyawan bisa berkomunikasi lebih baik. Sebab mereka bisa berkomunikasi secara terbuka dengan manajemen untuk menerapkan perubahan. Komunikasi yang baik membuat proses kerja semakin lancar.
6. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Satu lagi yang menjadi tujuan kaizen adalah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Jika Anda bisa menerapkan prinsip kaizen dengan baik dan optimal, maka pelanggan juga akan merasa puas dengan produk yang dihasilkan.
Mengapa? Sebab kualitas produk akan selalu terjaga dengan baik. Perusahaan pun tidak hanya melakukan inovasi pada satu aspek tertentu saja. Melainkan di beberapa aspek yang berhubungan dengan kegiatan operasional produksi.
BACA JUGA: 3 Contoh Budaya Organisasi Perusahaan Ternama yang Bisa Anda Tiru
Penerapan Filosofi Kaizen
Setelah mengetahui prinsip kaizen 5S dan tujuan kaizen, tentu Anda penasaran dengan bagaimana cara menerapkan kaizen pada perusahaan, bukan? Berikut langkah-langkah penerapan filosofi kaizen yang bisa Anda lakukan:
1. Identifikasi Peluang
Cara penerapan filosofi kaizen yang pertama adalah dengan mengidentifikasi peluang. Jika Anda ingin mengembangkan bisnis, maka Anda harus bisa mengidentifikasi peluang yang ada saat ini.
Anda bisa mendapatkan ide-ide segar dan baru dari mana saja. Seperti meeting dengan karyawan, meminta saran dari karyawan, melacak aset perusahaan, dan lainnya.
2. Mengembangkan Solusi
Ketika Anda sudah berhasil mengidentifikasi masalah dan peluang, selanjutnya cara penerapan filosofi kaizen adalah dengan mengembangkan solusi. Solusi ini harus bersifat efektif dan dapat dilakukan. Prinsip kaizen yang utama adalah melakukan perubahan kecil dengan konsisten.
3. Menerapkan Solusi dan Melakukan Analisis Hasilnya
Salah satu cara penerapan filosofi kaizen adalah menerapkan solusi dan melakukan analisis hasilnya. Hal yang harus Anda perhatikan adalah dibutuhkan kerjasama dari semua anggota perusahaan yang terlibat.
Mereka harus benar-benar mengerti dan memahami solusi mana saja yang baik dan efektif untuk diterapkan di perusahaan. Setelah itu, jangan lupa untuk menganalisis hasilnya. Apakah ada perubahan atau tidak? Meskipun perubahannya kecil, hal tersebut sangat berarti untuk peningkatan yang berkelanjutan.
4. Rayakan Keberhasilan
Satu lagi cara penerapan filosofi kaizen adalah merayakan keberhasilan. Setiap ada perubahan dan keberhasilan peningkatan baik kecil maupun besar, jangan lupa untuk merayakannya. Terutama jika Anda memiliki tim dengan orang-orang yang bisa diandalkan dan patut untuk dipertahankan.
Faktor yang Mempengaruhi Kaizen
Perlu diingat dan dipahami bahwa, prinsip kaizen adalah proses jangka panjang yang melibatkan keaktifan setiap anggota perusahaan. Sehingga untuk bisa menerapkan kaizen dengan baik dan berhasil, ada beberapa faktor yang turut mempengaruhi, yaitu:
1. Teamwork
Faktor pertama yang mempengaruhi kaizen adalah teamwork atau kerja sama tim. Ketika Anda ingin menerapkan prinsip kaizen, kerja sama tim merupakan hal penting untuk melengkapi satu sama lain dan memiliki komitmen bersama untuk mencapai target yang sudah ditentukan dengan efektif dan efisien.
2. Personal Discipline
Faktor kedua yang mempengaruhi kaizen adalah personal discipline atau pribadi yang disiplin. Hal ini berkaitan dengan motivasi bekerja. Semakin dilatih, maka hasilnya akan jauh lebih baik.
3. Improve Morale
Faktor ketiga yang mempengaruhi kaizen adalah improve morale atau peningkatan moral. Hal ini penting untuk mendukung penerapan prinsip kaizen di perusahaan Anda. Konsep kaizen sangat menuntut untuk menjaga aspek moral terlebih dulu.
4. Quality Circle
Faktor keempat yang mempengaruhi kaizen adalah quality circle atau kualitas dari lingkup pergaulan. Faktor ini bisa meningkatkan komunikasi dua arah antara manajemen dengan karyawan lainnya, sehingga kualitas hubungan internal perusahaan pun meningkat.
5. Suggestion for Improvement
Satu lagi faktor yang mempengaruhi kaizen adalah suggestion for improvement atau saran untuk meningkatkan perbaikan. Faktor ini juga membutuhkan keterlibatan setiap anggota perusahaan dan semua unsur yang ada untuk mendapatkan gambaran mengenai sistem keberlanjutan.
Itulah pembahasan tentang konsep kaizen, tujuan, faktor, prinsip 5S, dan cara menerapkan filosofi kaizen dalam perusahaan. Jika dilakukan dengan benar, kaizen bisa sangat membantu Anda dan tim mencapai tujuan bisnis.
Jika perusahaan Anda membutuhkan karyawan dalam waktu dekat ini, Anda bisa menaruh informasi pekerjaannya di KitaLulus. Saat ini, KitaLulus sudah beroperasi di Jabodetabek, Bandung, Makassar, Medan, Surabaya, Semarang, dan Gowa.
Daftarkan diri Anda untuk memasang iklan lowongan kerja di KitaLulus secara gratis. Dapatkan kandidat terbaik, potensial, dan loyal dengan #LebihMudah mulai dari sekarang!
