Pada umumnya perusahaan melakukan penilaian kinerja karyawan secara berkala. Biasanya dilakukan setiap tiga bulan sekali, enam bulan sekali, atau satu tahun sekali. Setiap perusahaan memiliki kebijakan masing-masing terkait cara menilai karyawan mereka.
Selain sebagai feedback kepada karyawan, penilaian karyawan juga bisa membantu perusahaan dalam mengambil keputusan manajemen. Akan tetapi, perusahaan tidak bisa sembarang dalam menilai karyawannya. Diperlukan beberapa indikator dan metode yang digunakan.
Lalu, apa saja indikator dan metode tersebut? Berikut penjelasannya yang dirangkum KitaLulus.
Apa itu Penilaian Kinerja Karyawan?
Penilaian kinerja karyawan atau disebut juga dengan performance appraisal adalah serangkaian proses yang dilakukan perusahaan untuk memberikan feedback terkait kecakapan karyawannya dalam menjalankan tugas.
Nantinya hasil dari penilaian ini akan dijadikan bahan pertimbangan untuk memberikan kenaikan gaji, promosi, atau mungkin diberhentikan.
Ada beberapa tujuan penilaian kinerja karyawan, di antaranya adalah:
- Untuk mendapatkan pengakuan dan penghargaan atas pencapaian atau kontribusi yang dilakukan karyawan.
- Merupakan kesempatan untuk menerima promosi dan/atau bonus.
- Untuk mengidentifikasi kebutuhan karyawan akan pelatihan atau pendidikan tambahan yang berkaitan dengan pengembangan karir.
- Untuk meningkatkan keterampilan.
- Untuk memotivasi karyawan dalam pengembangan karir dan membuat mereka merasa terlibat.
- Untuk membuka diskusi antara karyawan dan perusahaan mengenai target jangka panjang individu atau organisasi.
Baca juga: 10 Cara Meningkatkan Kinerja Karyawan Agar Loyal dan Produktif
Contoh Komentar Penilaian Kinerja Karyawan
Performance appraisal tidak hanya dilakukan oleh atasan kepada bawahannya. Menurut Snell dan Bohlander, penilaian ini dapat dilakukan oleh manajer atau supervisor, rekan kerja, bawahan dari karyawan yang bersangkutan, serta karyawan itu sendiri.
Berikut beberapa contoh komentar penilaian kinerja karyawan dari berbagai penilai.
1. Komentar Penilaian Kinerja oleh Manajer
Seorang manajer sebaiknya memerhatikan hal-hal berikut sebelum memberi penilaian pada karyawan yang dibawahinya:
- Menjalankan seluruh aspek penilaian kinerja
- Memerhatikan pencapaian dan perkembangan karyawan
- Mencatat kontribusi karyawan
Contoh komentar penilaian kinerja dari seorang manajer terhadap karyawannya adalah sebagai berikut:
- Bakat kolaborasi Anda dengan orang lain dalam memecahkan sebuah masalah sangat baik. Anda dapat menjadi pemimpin tim yang hebat jika mempertahankan dan terus mengembangkan bakat tersebut.
- Anda memiliki sudut pandang yang baik dalam melihat sesuatu. Namun Anda harus menerima sudut pandang dari rekan lainnya. Pendapat yang mereka miliki sama pentingnya untuk dipertimbangkan. Jika ingin menjadi pemimpin sejati, Anda harus bisa lebih menerima sudut pandang yang berbeda daripada sudut pandang Anda.
2. Komentar Penilaian Kinerja oleh Diri Sendiri
Jika seorang karyawan melakukan penilaian kinerja terhadap diri sendiri, berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Membuat daftar target dan pencapaian
- Mencari dokumen pendukung yang memperlihatkan target dan pencapaian
- Merencanakan aspek-aspek yang belum tercapai
Adapun contoh komentar penilaian terhadap diri sendiri adalah sebagai berikut:
- Dengan penuh rasa syukur saya berhasil mencapai seluruh target pada kuartal ini.
- Saya masih kurang mahir dalam melakukan pemasaran melalui media sosial. Ke depannya saya akan menyusun strategi untuk fokus memperbaiki kekurangan ini.
Indikator atau Kriteria Penilaian Kinerja Karyawan
Ada beberapa indikator yang harus diperhatikan sebagai cara menilai karyawan yang tepat, yaitu:
1. Penilaian Target Kerja
Cara menilai karyawan yang tepat adalah dengan memperhatikan target kerja yang sudah dibebankan kepada karyawan. Hal ini akan sangat berpengaruh pada keberlangsungan produktivitas perusahaan.
Selain itu, ada beberapa indikator yang berkaitan dengan penilaian target kerja:
- Target kerja individual. Lakukan penilaian kerja karyawan dengan target kerja per individu. Misalnya, berapa waktu yang dibutuhkan karyawan untuk membuat proposal penjualan untuk pelanggan, berapa jumlah produk atau jasa yang bisa dijual oleh satu karyawan, dan sebagainya.
- Keterlibatan karyawan. Indikator ini digunakan untuk menilai keterlibatan karyawan dalam suatu pekerjaan dan untuk memastikan bahwa karyawan memahami harapan yang diberikan padanya. Misalnya, segala bentuk masukan dan perhatian karyawan terhadap perusahaan dan apa yang dapat dicapai karyawan merupakan salah satu poin dari penilaian indikator ini.
2. Kualitas Kerja
Kriteria selanjutnya adalah kualitas kerja. Berikut beberapa indikator yang bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam menilai kualitas kerja karyawan:
- Manajemen berdasarkan tujuan: bertujuan untuk meningkatkan kinerja organisasi dengan menanamkan tujuan organisasi pada setiap individu karyawan. Indikator ini biasanya merupakan tujuan atau goal yang ditetapkan oleh karyawan dan manajer. Nantinya, jika karyawan bisa menyelesaikan tujuan yang ditentukan, manajer dapat membuat tujuan yang lebih jauh dan juga sekaligus membuat ulasan berdasarkan data yang ada.
- Penilaian subjektif dari atasan: perusahaan yang menilai karyawannya secara berkala akan memasukkan penilaian atasan sebagai indikator. Pada umumnya yang menjadi bahan penilaian adalah performa dan potensi karyawan.
- Kecacatan produk: indikator ini biasanya ditetapkan oleh industri manufaktur. Suatu produk yang rusak, cacat, atau tidak diproduksi secara benar merupakan indikasi performa kerja yang rendah.
- Jumlah kesalahan: indikator ini juga bisa menjadi kesalahan fatal bagi perusahaan jika karyawan terus melakukan kesalahan. Terutama bagi perusahaan yang mengeluarkan produk atau jasa kepada pelanggannya.
- Net promoter score: atau yang disingkat menjadi NPS, bisa menjadi indikator penilaian kualitas kerja karyawan. Hal ini bisa Anda lakukan dengan memberikan angka 1 sampai 10 sebagai penilaian klien kepada perusahaan. Biasanya skor ini digunakan secara berkala untuk menilai karyawan di bagian sales.
Baca juga: Kamu Harus Tahu, Ini 5 Manfaat Evaluasi Performance Kerja Untuk Karyawan
3. Kinerja Karyawan Tingkat Organisasi
- Revenue per employee: indikator penilaian ini pada dasarnya akan memberikan estimasi terkait seberapa banyak karyawan menghasilkan revenue secara individu. Indikator ini juga bisa digunakan untuk menentukan benchmark perusahaan.
- Profit per FTE (Full-Time Equivalent): memiliki indikator penilaian yang sama dengan revenue per employee, namun yang menjadi poin pentingnya adalah berfokus pada profit yang dihasilkan.
- Absensi: kehadiran dan performa kerja adalah dua indikator yang saling berhubungan. Karyawan memiliki produktivitas kerja yang tinggi, cenderung jarang mengambil hari libur. Dan sebaliknya untuk karyawan yang minim produktivitas kerja, maka mereka lebih sering mengambil hari libur.
- Lembur karyawan: karyawan yang bersedia memberikan usaha dan upaya ekstra cenderung lebih termotivasi dan jumlah pekerjaan yang diselesaikan lebih banyak.
4. Kemampuan Beradaptasi dan Kemandirian
Selanjutnya yang bisa dijadikan kriteria penilaian kinerja karyawan adalah kemampuan beradaptasi dan kemandirian. Anda dapat melihat apakah seorang karyawan mampu menyesuaikan diri di lingkup perusahaan dengan mudah. Lihat pula bagaimana mereka bisa mandiri dalam menyelesaikan tugas individunya.
5. Komunikasi Antar Karyawan dan Teamwork
Penilaian karyawan juga dapat dilihat dari kemampuan mereka berkomunikasi dengan sesama rekan kerja dan dalam tim. Hal ini termasuk kemampuan untuk memberikan ide atau menyampaikan pendapatnya.
6. Pengetahuan Seputar Pekerjaan
Sebagai cara menilai karyawan, pengetahuan merupakan hal terpenting yang tidak bisa dilupakan. Hal ini juga menjadi bagian dari tanggung jawab atas pekerjaan yang menjadi tugasnya. Kualitas pekerjaan dan kecepatan dalam menyelesaikannya menjadi poin penting dalam performance appraisal.
7. Kemampuan Mengatur Pekerjaan dan Pengembangan Diri
Indikator performance appraisal lainnya adalah kemampuan karyawan dalam mengatur pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Lalu bisa dilihat juga apakah karyawan tersebut memiliki kemauan untuk memperbaiki atau menambah kemampuan yang dimilikinya atau tidak.
8. Kepemimpinan
Karyawan yang memiliki bakat menjadi pemimpin dan menggerakan serta memotivasi rekan kerjanya bisa menjadi poin penting dalam penilaian karyawan.
9. Kecepatan dalam Menyelesaikan Pekerjaan
Kemampuan yang terdengar sederhana namun ternyata merupakan fondasi sebuah pekerjaan adalah kemampuan menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Seorang karyawan harus mampu menentukan skala prioritas dari pekerjaan yang ia lakukan. Ketepatan dalam mengatur waktu ini akan berimbas pada waktu penyelesaian yang cepat sehingga ini harus dinilai dalam performance appraisal.
10. Kepercayaan Diri
Kepercayaan diri adalah sifat yang akan membentuk tekad dalam mencapai tujuan. Karyawan yang memiliki kepercayaan diri tinggi akan berusaha untuk mengemban tanggung jawabnya sebaik mungkin.
Dengan kepercayaan diri yang tinggi, akan muncul niat kuat untuk menguasai suatu keterampilan yang membantu mempercepat proses bekerja. Oleh sebab itu ini perlu dijadikan kriteria penilaian kinerja karyawan.
11. Kemampuan Menyampaikan Ide
Indikator penilaian kinerja karyawan yang tidak boleh diabaikan adalah kemampuan menyampaikan ide. Seorang karyawan yang memiliki kemampuan ini menggambarkan ketertarikan lebih terhadap pekerjaan sehingga akan mendorong mereka melakukan yang terbaik.
Baca juga: Mengulik Pengaruh Loyalitas Karyawan Terhadap Perusahaan
Metode Penilaian Kinerja Karyawan
Semua elemen di atas merupakan bagian dari kriteria performance appraisal. Nah, sekarang saatnya kita membahas beberapa metode penilaian kinerja karyawan yang dapat Anda gunakan.
1. Penilaian Tradisional (Traditional Assessment)
Sistem yang pertama adalah penilaian tradisional. Metode ini dilakukan secara tatap muka. Biasanya pihak yang melakukan penilaian adalah manajer atau atasan langsung.
Kedua belah pihak bisa mendiskusikan terkait hasil pekerjaan karyawan, tugas dan tanggung jawab yang dijalankan, dan target pekerjaan. Kelebihan dari sistem ini adalah sederhana dan mudah dilakukan. Akan tetapi penilaian subjektif yang hanya berdasarkan pengamatan satu pihak menjadi kekurangannya.
2. Management by Objectives (MBO)
Sistem berikutnya adalah management by objectives. Cara menilai karyawan ini memiliki tiga tahap yang harus dilakukan, yaitu:
- Planning, manajer dan karyawan sama-sama mengidentifikasi dan menentukan tujuan yang dicapai. Tujuan ini ditetapkan dengan metode SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-sensitive)
- Monitoring, melakukan pengecekan pada tiap proses dan menilai sasaran kerja apakah sudah tercapai atau belum. Dalam tahap ini, manajer bisa memberikan feedback pada karyawan.
- Reviewing, tahap terakhir adalah tahap di mana manajer dan karyawan mendiskusikan hasil akhir yang sudah dicapai. Kemudian karyawan akan diberikan nilai berdasarkan hasil kerja mereka dalam satu periode.
Metode ini bisa digunakan untuk membangun komunikasi antara manajer atau atasan dengan karyawan dalam menetapkan dan mencapai tujuan. Kekurangannya, sistem ini hanya menilai karyawan berdasarkan tujuan tanpa menghiraukan faktor penting lainnya.
3. 360-Degree Feedback
360-degree feedback merupakan metode penilaian kinerja karyawan untuk mendapatkan umpan balik dari orang-orang di sekitar karyawan. Dalam hal ini termasuk manajer, rekan kerja, pelanggan, dan laporan langsung yang masuk. Jika dibandingkan dengan sistem penilaian lainnya, sistem ini lebih komprehensif.
360-degree feedback memiliki lima indikator yang perlu diperhatikan:
- Self-appraisal: karyawan dapat melihat kembali bagaimana kinerja mereka dalam satu periode waktu tertentu sehingga mereka bisa melihat kelebihan dan kelemahan sendiri.
- Manager review: dalam hal ini manajer akan melakukan cara menilai karyawan dengan cara tradisional serta turut mengevaluasi tim.
- Peer review: rekan kerja satu tim bisa memberikan penilaian pada individu karyawan dalam bekerja sama, pengambilan inisiatif, dan sejauh mana kontribusi yang diberikan untuk tim. Namun, jika karyawan Anda memiliki masalah dalam satu timnya, bisa jadi penilaian akan menjadi bias dan tidak objektif.
- Subordinates appraising manager (SAM): manajer akan melakukan penilaian karyawan dengan mengevaluasi berdasarkan laporan langsung yang masuk.
- Customer/Client review: cara menilai pekerja dengan membiarkan para pelanggan yang berinteraksi langsung memberikan penilaian kepada pekerja secara teratur.
Kelebihan dari sistem ini adalah bisa meningkatkan kesadaran karyawan akan pentingnya kinerja mereka sebagai bagian dari stakeholder.
4. Metode Pusat Penilaian atau Assessment Center Method
Assessment center method merupakan penggambaran bagaimana orang lain mengamati dan menilai pengaruh karyawan dalam hal kinerjanya. Cara ini dilakukan dengan metode partisipasi dalam simulasi sosial, diskusi informal, latihan pencarian fakta, pengambilan keputusan, dan permainan peran.
Kelebihannya adalah bisa memprediksi kinerja karyawan di masa depan, sementara itu kekurangannya adalah memakan waktu dan biaya.
5. Behaviour Anchored Rating Scale (BARS)
Metode performance appraisal BARS adalah dengan melakukan pengukuran pekerjaan secara kualitatif dan kuantitatif. Sistem ini menghasilkan perbandingan kinerja karyawan dengan contoh perilaku yang nantinya akan diberi rating angka.
Kelebihannya adalah menggunakan standar yang jelas dan konkret, analisis kerja yang akurat, dan evaluasi yang konsisten. Bahkan sistem ini dapat mengurangi penilaian bias.
6. Psychological Appraisal
Penilaian kinerja dengan penilaian psikologis digunakan untuk melihat adanya potensi tersembunyi dalam diri karyawan. Metode satu ini berfokus pada analisis kerja masa depan individu karyawan itu sendiri.
Ada tujuh komponen utama yang digunakan untuk menganalisis kerja karyawan, yaitu:
- Keterampilan interpersonal
- Kemampuan kognitif
- Kemampuan intelektual
- Kepemimpinan
- Karakter kepribadian
- Kecerdasan emosional
- Keterampilan terkait
Psychological appraisal melibatkan psikolog untuk memberikan beberapa tes, wawancara, dan diskusi. Untuk itu, cara ini lebih rumit dan butuh waktu lama. Sementara hasilnya pun berdasarkan pada penilaian psikolog.
7. Human Resource (Cost) Accounting Method
Metode penilaian yang terakhir adalah menggunakan manfaat moneter yang dihasilkan untuk organisasi. Cara ini dilakukan dengan membandingkan biaya perusahaan untuk mempertahankan karyawan dan kontribusi karyawan (nilai moneter) yang diperoleh perusahaan.
Kelebihannya adalah Anda akan mendapatkan analisis biaya dan bisa mengukur secara efektif biaya serta nilai karyawan di perusahaan. Selain itu Anda juga dapat mengukur implikasi kinerja karyawan terhadap laba perusahaan.
Baca juga: OKR Adalah Metode Kinerja yang Membuat Google Sukses Ketahui Selengkapnya!
Contoh Penilaian Kinerja Karyawan
Setelah mengetahui pengertian, contoh, kriteria, dan metode performance appraisal, berikut ini adalah contoh formulir penilaian kinerja karyawan yang dapat Anda jadikan acuan.
Itulah semua hal yang perlu Anda pahami seputar performance appraisal. Pada dasarnya tiap-tiap perusahaan memiliki metode dan kriteria sendiri dalam menilai karyawannya.
Dengan adanya penilaian karyawan, diharapkan produktivitas kerja karyawan meningkat dan memberikan dampak baik bagi perusahaan.
Bagi Anda yang saat ini sedang mencari karyawan terbaik untuk perusahaan, Anda bisa mengiklankan lowongan pekerjaan melalui KitaLulus. Terdapat lebih dari 70.000 perusahaan yang sudah bergabung di KitaLulus dari berbagai bidang dan industri.
Caranya mudah, Anda cukup mengisi formulir dan KitaLulus yang akan bantu mempromosikannya. Yuk segera pasang loker Anda sekarang juga!
