Akhirnya, setelah mereview ratusan CV, mengadakan puluhan putaran wawancara, Anda menemukan kandidat yang dibutuhkan user. Tugas Anda selanjutnya adalah membuat offering letter dan mengirimkannya pada kandidat. Lantas, seperti apa contoh offering letter yang benar?
Dalam bahasan kali ini, KitaLulus akan menjelaskan komponen dan contoh offering letter yang baik dan sesuai standar. Scroll ke bawah untuk info selengkapnya.
Apa Itu Offering Letter?
Offering letter adalah surat penawaran kerja yang diberikan kepada kandidat terpilih untuk mengisi suatu posisi di perusahaan. Isi offering letter menjelaskan apa saja hak yang didapatkan karyawan serta kewajiban mereka bila bergabung dengan perusahaan.
Di dalam surat ini akan dijelaskan secara detail mulai dari tanggal awal bekerja, gaji, jabatan, departemen, dan manfaat lainnya.
Pembuatan offering letter secara tertulis sebetulnya bukanlah hal wajib. Perusahaan bisa saja menyampaikannya secara verbal. Namun, membuatnya secara tertulis dapat menjadi pembuktian secara hitam di atas putih agar kedua belah pihak mengetahui dan sepakat serta tidak ada salah tafsir.
Selain itu, offering letter ini belum bersifat final, kandidat diberikan kesempatan untuk melakukan negosiasi atau menolaknya.
Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Kerja, Jenis, Manfaat, dan Isinya
Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja
Sering kali offering letter disamakan dengan kontrak kerja, padahal keduanya berbeda. Berikut beberapa perbedaan offering letter dan kontrak kerja yang perlu dipahami:
1. Pengertian dan Fungsinya
Perbedaan pertama ada di pengertiannya. Offering letter adalah surat penawaran kerja yang diberikan kepada kandidat terpilih, sebagai pemberitahuan jika mereka diterima di perusahaan. Surat ini bersifat tidak mengikat secara hukum.
Sementara itu, kontrak kerja adalah surat yang mengikat karyawan dan perusahaan di mata hukum mengenai syarat dan ketentuan pekerjaan.
2. Isi Detail Pekerjaan
Surat penawaran kerja hanya menjelaskan informasi dasar seperti posisi yang ditawarkan, gaji awal, dan manfaat lainnya.
Sementara untuk isi yang lebih komprehensif mulai dari deskripsi pekerjaan, tanggung jawab, jam kerja, kebijakan perusahaan, dan lain sebagainya akan dijelaskan dalam surat kontrak kerja.
3. Status Hukum
Offering letter tidak memiliki status hukum yang kuat, kandidat diperkenankan untuk menolak pekerjaan yang ditawarkan.
Berbeda dengan kontrak kerja yang memiliki kekuatan hukum yang sah, yang menyatakan kesepakatan kerja antara karyawan dan perusahaan.
4. Ketentuan Gaji dan Benefit
Baik offering letter maupun surat kontrak kerja sama-sama memberikan penjelasan mengenai gaji dan manfaat yang akan didapatkan karyawan.
Namun, penjelasan lebih detail mengenai hal ini akan tertuang dalam kontrak kerja, termasuk struktur gaji, bonus, dan manfaat yang diperoleh selama bekerja.
5. Masa Berlaku
Masa berlaku offering letter bersifat sementara, yaitu hanya sampai kandidat memberikan respons menerima atau menolak. Sebaliknya, kontrak kerja berlaku selama periode waktu yang telah disepakati dalam kontrak tersebut.
6. Surat Penandatanganan
Offering letter hanya perlu konfirmasi dari kandidat. Berbeda dengan kontrak kerja yang membutuhkan tanda tangan dari kedua belah pihak dan akan berlaku efektif setelah ditandatangani.
7. Klausal Hukum
Di dalam kontrak kerja sering mengandung klausula hukum, seperti mengenai kerahasiaan data, pemutusan kontrak, dan non-kompetisi. Klausul-klausul hukum ini tidak ditemukan dalam offering letter.
8. Penjabaran Peran dan Tanggung Jawab
Perbedaan kontrak kerja dan offering letter juga ada dalam penjabaran peran dan tanggung jawab.
Surat kontrak kerja akan menjelaskan dengan rinci mengenai peran, tanggung jawab, dan apa yang diharapkan perusahaan kepada karyawan. Sementara offering letter hanya memberikan gambaran umum saja.
9. Kesepakatan Kerja
Offering letter tidak membentuk kesepakatan kerja, hanya sebatas menyatakan penawaran pekerjaan. Ini berbeda dengan kontrak kerja yang menyatakan kesepakatan formal tentang syarat-syarat kerja antara karyawan dan perusahaan.
10. Perubahan Syarat
Hal-hal yang ditawarkan dalam offering letter masih dapat diubah dan dinegosiasikan. Namun, bila sudah dalam kontrak kerja yang ditandatangani, perubahan syarat hanya bisa dilakukan melalui proses yang diatur dalam kontrak tersebut.
Baca juga: Cara Membuat Surat Perpanjangan Kontrak Kerja dan Aturan Terbarunya
Isi Offering Letter
Offering letter biasanya menegaskan hal-hal yang telah dinegosiasikan dan disetujui, baik oleh calon karyawan dan pihak HRD pada sesi wawancara sebelumnya.
Biasanya masing-masing perusahaan memiliki ketentuan tersendiri terkait apa saja isi atau komponen yang ditulis, namun secara umum berikut hal-hal yang perlu dicantumkan:
1. Judul Dokumen
Cara membuat offering letter pertama adalah membuat judul dokumen. Tuliskan judul seperti “Offering Letter” atau “Surat Tawaran Pekerjaan”.
2. Tanggal dan Informasi Perusahaan
Cantumkan tanggal pembuatan surat dan informasi perusahaan seperti nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak.
3. Informasi Calon Karyawan
Tuliskan nama lengkap kandidat dan alamatnya. Anda bisa menuliskannya dengan format berikut:
- Nama lengkap calon karyawan
- Alamat calon karyawan
- Kota, Provinsi, Kode pos
4. Salam Pembuka
Mulailah offering letter dengan sapaan “Yang Terhormat” atau “Dear” (jika menggunakan bahasa Inggris), lalu diikuti dengan nama lengkap calon karyawan baru. Lalu berikan ucapan selamat atau pujian kepada calon karyawan baru. Anda dapat membuat kalimatnya seperti ini:
Mewakili (nama perusahaan), saya dengan senang hati menawarkan Anda untuk bergabung mengisi posisi (jabatan). Kami sangat terkesan dengan pengalaman dan keterampilan yang Anda miliki selama proses rekrutmen. Dengan apa yang Anda punya, kami yakin Anda bisa berkontribusi dan menjadi aset bernilai bagi perusahaan.
5. Jabatan
Cara membuat offering letter selanjutnya adalah Anda perlu menuliskan jabatan apa yang akan diisi oleh calon karyawan baru. Tidak hanya menjelaskan posisi jabatan, Anda juga perlu menerangkan di mana mereka akan ditempatkan dan siapa yang akan menjadi supervisor mereka nantinya.
Anda bisa menuliskan bagian ini seperti berikut:
Bila Anda setuju dengan tawaran ini, Anda akan memegang jabatan (gelar jabatan) dan akan ditempatkan di (lokasi kantor). Anda akan secara langsung berada di bawah supervisor (nama dan gelar manajer).
6. Tanggal Mulai Bekerja
Cantumkan juga kapan calon karyawan baru mulai masuk kerja. Anda bisa menuliskan tanggal masuk kerja atau meminta konfirmasi kepada mereka jika ternyata mereka berhalangan pada tanggal tersebut.
7. Deskripsi Pekerjaan
Jelaskan tentang hal yang spesifik terkait sistem kerja (full time/freelance/kontrak). Lalu jelaskan tanggung jawab yang akan diemban oleh karyawan baru.
Deskripsi pekerjaan akan sangat membantu memberikan gambaran kepada calon karyawan baru tentang apa yang harus mereka kerjakan dan seperti apa ekspektasi perusahaan.
8. Jam Kerja
Masukkan keterangan jam kerja yang berlaku di perusahaan. Mulai dari total jam kerja dalam seminggu, jam masuk dan pulang, hingga hari kerja.
9. Masa Percobaan
Jika ternyata karyawan baru perlu menjalani masa percobaan yang ditetapkan perusahaan, maka Anda harus menuliskannya di dalam offering letter.
Tulis berapa lama masa percobaan, apa saja hak dan kewajiban kedua belah pihak selama masa percobaan tersebut.
Biasanya bagian ini dituliskan sebagai berikut:
Anda diwajibkan menjalani masa percobaan selama (jumlah bulan) bulan. Selama masa percobaan tersebut, masing-masing pihak berhak memutuskan hubungan kerja dengan memberikan pemberitahuan tertulis (satu/dua) minggu sebelumnya. Selama masa percobaan Anda juga akan mendapatkan upah sesuai dengan kesepakatan.
10. Remunerasi dan Bonus
Tuliskan juga bagaimana pemberian upah/gaji yang akan diterima karyawan baru. Apakah bulanan atau mingguan, sebutkan juga besaran gaji yang akan diterima dan bagaimana cara pembayarannya.
Selain itu, bila perusahaan memberikan bonus atas kinerja karyawan, Anda juga perlu mencantumkannya.
11. Tunjangan Kesehatan
Biasanya perusahaan akan memberikan karyawannya tunjangan kesehatan. Jika di perusahaan ada hal semacam ini, Anda juga harus menuliskannya.
12. Jatah Cuti
Selain gaji, cuti adalah hal yang sensitif, jadi pastikan Anda juga menerangkan berapa jatah cuti yang akan didapat karyawan. Sebutkan juga jenis cuti tersebut, cuti berbayar dan cuti sakit misalnya.
Anda bisa menuliskannya sebagai berikut:
Sebagai karyawan perusahaan, Anda nantinya akan mendapatkan alokasi (jumlah cuti) cuti berbayar dan (jumlah hari) cuti sakit.
13. Tunjangan Lainnya
Jika perusahaan memberikan reimbursement tertentu sebagai tunjangan, Anda juga perlu menuliskannya.
14. Tenggat Waktu dan Penutup
Tuliskan berapa lama calon karyawan baru harus menerima tawaran dan menandatangani offering letter yang Anda berikan. Masa berlaku offering letter bisa beragam, tergantung dari keputusan perusahaan, biasanya 2 sampai 4 minggu.
Tidak ketinggalan cantumkan juga kontak Anda bila sewaktu-waktu mereka ingin menanyakan sesuatu terkait offering letter.
Lalu sebagai penutup berikan salam dan bubuhkan tanda tangan dengan nama jelas.
Baca juga: 5 Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap dan Aturannya
Tahapan Offering
Proses offering kepada kandidat bukan hanya sekadar mengirimkan surat penawaran kerja. Ada beberapa tahapan penting yang harus dilewati agar seluruh proses berjalan dengan lancar dan sesuai prosedur.
Berikut adalah tahapan-tahapan offering yang perlu diperhatikan:
1. Evaluasi Kandidat
Sebelum sampai pada tahap offering, Anda perlu untuk terlebih dahulu melakukan evaluasi terhadap kandidat yang telah mengikuti proses seleksi. Evaluasi ini mencakup peninjauan CV, surat lamaran, hasil tes, dan wawancara yang telah dilakukan.
Selain itu, tim Anda juga sebaiknya berdiskusi dengan user atau manajer terkait untuk memastikan kesesuaian profil kandidat dengan kebutuhan perusahaan. Jika kandidat memenuhi kriteria yang dibutuhkan, maka proses akan dilanjutkan ke tahap berikutnya.
2. Penentuan Gaji dan Benefit
Setelah kandidat dianggap cocok, Anda harus menentukan besaran gaji dan berbagai benefit yang akan diberikan. Penentuan ini dilakukan dengan mempertimbangkan standar industri, pengalaman kerja, serta keterampilan kandidat.
Tahap ini sangat penting karena gaji dan benefit merupakan salah satu faktor utama yang mempengaruhi keputusan kandidat untuk menerima atau menolak tawaran kerja.
3. Negosiasi dan Finalisasi Offering
Ketika seluruh detail telah ditetapkan, Anda harus mengirimkan dokumen offering letter kepada kandidat. Berikan tenggat waktu bagi kandidat untuk mempertimbangkan tawaran tersebut.
Di tahap ini, kandidat juga diberikan kesempatan untuk melakukan negosiasi mengenai gaji, benefit, atau syarat lain yang dianggap perlu. Setelah terjadi kesepakatan, barulah Anda bisa melanjutkan ke tahap berikutnya.
4. Penerimaan dan Proses Onboarding
Jika kandidat menyetujui isi surat penawaran, maka mereka secara resmi menerima tawaran kerja dari perusahaan Anda. Selanjutnya, Anda akan menyiapkan kontrak kerja untuk ditandatangani kedua belah pihak.
Setelah proses administrasi selesai, kandidat akan memasuki tahap onboarding, yaitu masa adaptasi dengan lingkungan kerja, sistem, serta budaya perusahaan. Tahap ini penting untuk memastikan kelancaran transisi dari kandidat menjadi karyawan yang produktif di perusahaan.
Contoh Offering Letter
Setelah Anda mengetahui apa saja yang perlu ditulis dalam offering letter, agar semakin jelas, Anda bisa melihat contoh offering letter berikut ini sebagai bahan referensi.
1. Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia
| PT. MAJU JAYA ABADI Jl. Sudirman No. 123, Jakarta Pusat Telp: (021) 12345678 28 Februari 2025 Perihal: Penawaran Kerja Yth. Saudara Andi Wijaya, Dengan hormat, Mewakili PT. Maju Jaya Abadi, kami sangat senang untuk menawarkan posisi Staf Pemasaran Digital kepada Anda, dengan tanggal mulai kerja pada 17 Maret 2025. Berikut adalah rincian penawaran kerja ini: Jabatan: Staf Pemasaran Digital Departemen: Pemasaran Tanggal Mulai: 17 Maret 2025 Lokasi Kerja: Jl. Sudirman No. 123, Jakarta Pusat Jam Kerja: Senin – Jumat, 09:00 – 17:00 Gaji Pokok: Rp 8.000.000 per bulan Tunjangan: Tunjangan Transportasi: Rp 500.000 per bulan Tunjangan Makan: Rp 400.000 per bulan Tunjangan Kesehatan: Sesuai dengan kebijakan perusahaan (BPJS Kesehatan) Tunjangan Lainnya: Tunjangan Hari Raya (THR) sesuai ketentuan pemerintah Benefit Lainnya: Asuransi Ketenagakerjaan (BPJS Ketenagakerjaan), Program Pelatihan Internal Masa Percobaan: 3 bulan Penawaran ini tunduk pada hasil yang memuaskan dari pemeriksaan latar belakang dan referensi. Mohon berikan jawaban atas penawaran ini selambat-lambatnya tanggal 7 Maret 2025 dengan menandatangani dan mengembalikan salinan surat penawaran ini kepada kami. Kelalaian untuk merespons dalam jangka waktu tersebut akan mengakibatkan penawaran ini menjadi batal demi hukum. Kami sangat antusias untuk menyambut Anda di tim PT. Maju Jaya Abadi. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami. Hormat kami, Rina Setiawan Manajer HRD PT. Maju Jaya Abadi |
2. Contoh Offering Letter Bahasa Inggris
| Subject: Job Offer from Orion Tech Solutions Dear Sarah Johnson, We are pleased to offer you the position of Marketing Specialist at Orion Tech Solutions. Below are the details of your offer: Name : Sarah Johnson Position : Marketing Specialist Reports To : Head of Business Development Please review the attached document, which outlines your salary and benefits. Kindly note that the salary is stated in gross terms, meaning it will be subject to deductions for: – Tax – BPJS Ketenagakerjaan, Kesehatan, and Pension If you choose to accept this offer, please sign and return a copy of this letter as indicated. To proceed, kindly scan the signed document and reply to this email at your earliest convenience. Additionally, please send a hard copy of the signed document to the following address: Michael Anderson Human Resources Director Orion Tech Solutions 123 Innovation Street Jakarta, 10110, Indonesia We will contact you once we have received the necessary paperwork to confirm your start date. We look forward to welcoming you to the Orion Tech Solutions team! Best regards, James Carter HR Manager Orion Tech Solutions |
3. Contoh Offering Letter Karyawan Baru
| Nomor : 001/HRD/II/2025 Lampiran : – Perihal : Offering Letter Kepada Yth., Bapak/Ibu Dedi Mahendra Sehubungan dengan proses rekrutmen untuk posisi Marketing Executive dalam Departemen Sales & Marketing, kami dengan senang hati menawarkan Anda kesempatan untuk bergabung dengan perusahaan kami. Berikut adalah rincian penawaran: Posisi : Marketing Executive Atasan Langsung : Bapak Nicholas Saputra (Marketing Manager) Status : Karyawan Kontrak Penilaian kinerja akan dilakukan berdasarkan pencapaian milestone pekerjaan menggunakan metode sebagai berikut: Milestone pertama: Setelah 3 bulan bekerja, diharapkan Anda dapat mencapai target awal. Evaluasi akan dilakukan dengan kompensasi tambahan hingga 10%. Milestone kedua: Setelah 2 kuartal, pencapaian milestone akan dievaluasi untuk menentukan tambahan insentif hingga 15% dari gaji pokok. Milestone ketiga: Evaluasi tahunan berdasarkan hasil kerja keseluruhan, termasuk Hot Prospect, SPK, dan pencapaian lead proyek. Waktu Kerja: Hari Senin – Jumat, pukul 07.30 – 16.30 WIB Fasilitas: Asuransi kesehatan Tunjangan transportasi Bonus tahunan sesuai pencapaian target Kami berharap Anda dapat menerima penawaran ini dan bergabung bersama tim kami. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih. Jakarta, 27 Februari 2025 Hormat kami, Dian Wicaksono HR Manager PT Sukses Bersama |
Baca juga: Memahami Aturan Pekerja Harian Lepas Serta Haknya
Itulah penjelasan mengenai apa itu offering letter dalam dunia kerja hingga contohnya.
Jika proses rekrutmen Anda masih belum optimal, mungkin Anda membutuhkan platform baru yang lebih efektif dan efisien untuk mendapatkan kandidat terbaik. Anda bisa mengandalkan KitaLulus.
Di KitaLulus, Anda bisa mendapatkan kandidat #LebihMudah bahkan hanya dalam 3 hari. Selain itu, memasang loker di KitaLulus juga dapat bantuan AI pada proses screening karyawan. Jadi tak perlu tunggu lebih lama lagi, ayo daftarkan diri Anda untuk pasang iklan lowongan di KitaLulus sekarang juga!
