ERP system adalah teknologi yang mampu mendukung efektivitas dan efisiensi dari operasional bisnis. Penggunaannya mampu meningkatkan produktivitas dan profit perusahaan.
Dengan sistem ini, pekerjaan-pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan secara manual bisa diotomatisasi dan didigitalisasi.
Untuk memahaminya lebih dalam mengenai apa itu sistem ERP, mari simak rangkuman KitaLulus berikut ini!
Pengertian Sistem ERP
ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning, yaitu sebuah perangkat lunak yang mengotomatisasi proses pengelolaan bisnis sehingga lebih sederhana, efektif, dan efisien.
Dengan menggunakan software ERP nantinya seluruh data yang berkaitan dengan manajemen bisnis akan disinkronkan sehingga hasilnya lebih optimal.
Data-data tersebut mulai dari data akuntansi, manufaktur, supply chain, penjualan, sampai dengan SDM. Semua data ini akan dikompilasi ke dalam database terpusat dan dapat digunakan untuk mengoptimasi bisnis.
Mulai dari melakukan analisis strategi, menyusun metode peningkatan proses bisnis, sampai menyederhanakan operasional bisnis untuk mencapai tujuan perusahaan.
Selain itu, ERP system adalah aplikasi yang memungkinkan pelaku bisnis untuk mendapatkan informasi secara real time dan akurat, sehingga mendukung proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat karena didukung dengan data.
Sejarah Singkat ERP System
Istilah ERP pertama kali diciptakan oleh Gartner Group pada tahun 1990-an. Namun, konsepnya sudah ada sejak tahun 1960-an.
Di tahun tersebut, ERP baru diterapkan pada manajemen inventaris dan kontrol di sektor manufaktur. Kala itu, pengembangan program bertujuan untuk memantau inventaris, rekonsiliasi saldo, dan membuat laporan status.
Pada tahun 1970-an, program mengalami evolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP) dengan fungsi baru melakukan penjadwalan proses produksi.
Periode 1980-an, dilakukan pengembangan untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur, nama MRP pun berubah menjadi MRP-II.
Memasuki tahun 1990, MRP berkembang dan memiliki lebih banyak fungsi di luar dari manajemen inventaris dan proses produksi.
Di era ini, fungsi MRP system beralih ke fungsi-fungsi back office lain seperti keuangan, manajemen proyek, permesinan, dan SDM. Barulah pada tahun tersebut, digunakan istilah ERP.
Seiring dengan permasalahan komputer Y2K dan pengenalan Euro, perusahaan-perusahaan di tahun 1990-an pun mulai beralih menggunakan ERP system.
ERP pun semakin berkembang hingga kini, dengan sistem ERP berbasis cloud dan ERP Saas (Software-as-a-Service) yang semakin menjadi pilihan.
Baca juga: Mengenal Manajemen Persediaan, Fungsi, dan Metode Efektifnya
Industri Apa Saja yang Menggunakan ERP?
Sejatinya, seluruh bisnis dari skala menengah dan besar bisa menggunakan ERP guna meningkatkan efisiensi.
Berikut ini beberapa industri yang menggunakan ERP system adalah:
- Retail
- Hospitality
- Manufaktur
- F&B
- Property
- Pertambangan
- Perkebunan
- Peternakan
- Transportasi
- Pendidikan
- Rumah Sakit
- Perusahaan Konsultasi (layanan keuangan, asuransi, teknologi)
- Ekspor-Impor
- Pemerintahan
Manfaat Menggunakan ERP System Bagi Bisnis
Implementasi sistem ERP di perusahaan tentu saja akan mendatangkan banyak manfaat, di antaranya sebagai berikut.
1. Bisnis Lebih Efisien
Penggunaan ERP system akan membantu menyederhanakan berbagai aktivitas bisnis yang memakan waktu dan tenaga berkat otomatisasi yang ditawarkan.
Tugas yang kompleks seperti pengecekan inventaris, pemantauan stok, pembuatan laporan keuangan, tidak lagi perlu proses yang panjang karena bisa dilakukan secara otomatis dengan modul ERP.
Hasilnya, bisnis pun bisa lebih efisien, pekerjaan manual dapat dikurangi, sehingga karyawan lebih fokus mengerjakan tugas strategis dan lebih produktif.
2. Bisnis Terintegrasi dengan Akurasi Data yang Baik
ERP adalah aplikasi yang terdiri dari modul dan sub-modul yang mewakili komponen bisnis tertentu.
Bila Anda memasukkan data pada suatu modul, misalnya data stok barang, maka modul-modul lainnya seperti “persediaan” dan “pengadaan” akan secara otomatis ter-update juga.
Update data ini dilakukan secara real time saat terjadinya penambahan data tersebut. Anda pun tidak perlu melakukan entry data berkali-kali, cukup sekali saja saat terjadinya transaksi.
Enterprise Resource Planning juga menawarkan sentralisasi database sehingga keamanan data terjamin dan administrasi bisnis lebih rapi.
3. Meningkatkan Kolaborasi
Sistem ERP yang memiliki integrasi dan sentralisasi data membuat SDM di dalam perusahaan dapat berkolaborasi dengan baik. Setiap departemen dapat mengakses data dari departemen lainnya.
Akses data ini tidak terkecuali pada perusahaan cabang, karyawan hanya membutuhkan internet untuk melakukannya.
4. Biaya Operasional Lebih Hemat
Manfaat ERP berikutnya yaitu perusahaan bisa menghemat biaya operasional perusahaan. Ini karena ERP akan mengotomatisasi berbagai pekerjaan repetitif, meminimalisir kesalahan, gangguan, kendalan, serta mengantisipasi kerusakan.
Tidak hanya itu, dengan otomatisasi, pekerjaan kompleks pun bisa selesai lebih cepat sehingga mengurangi lead time.
5. Keamanan Data Lebih Terjamin
Software ERP dilengkapi dengan firewall dan pembatasan akses ke dalam data perusahaan, hasilnya keamanan data lebih terjamin.
Seluruh data akan tersimpan di dalam sistem terpusat dan akan terenkripsi. Hanya admin lah yang bertanggung jawab dalam mengelola data dan bisa memberikan hak akses terbatas kepada karyawan.
Baca juga: Mengenal SaaS, Kelebihan, Contoh, dan Strategi Marketingnya
Cara Kerja Sistem ERP
Secara umum, ERP biasanya menyediakan dashboard yang menjadi pusat admin mengatur seluruh informasi dan data yang diperlukan. Dashboard ini juga menjadi tempat untuk melihat data real time yang dikumpulkan seluruh bisnis.
Misalnya, terkait supply chain management, nantinya Enterprise Resource Planning System akan menerima pesanan pelanggan dan kemudian secara otomatis akan mengirimkan informasi ini kepada pusat distribusi untuk menyelesaikan pesanan.
Untuk jenis datanya sendiri tergantung dari sistem ERP yang Anda pilih, beberapa memungkinkan Anda untuk melihat informasi level inventaris, waktu pengiriman, serta faktor lainnya guna memutuskan saluran distribusi mana yang paling produktif dan hemat biaya.
Jenis-jenis ERP System
Saat ini terdapat beberapa jenis ERP yang ada di pasaran berdasarkan kegunaannya, seperti berikut ini:
1. ERP On Premise
Bisa dikatakan ini adalah ERP konvensional, di mana ERP akan terinstall secara lokal di server komputer yang dikelola oleh staf IT. Nantinya, perusahaan akan mengelola ERP system ini secara in-house.
Untuk menggunakannya, perusahaan perlu menginvestasikan biaya tinggi karena perlu membeli perangkat keras yang sesuai untuk menjalankan sistem. Selain itu, perusahaan pun perlu merekrut tim IT untuk mengelola dan memelihara sistem.
Terlepas dari hal itu, ERP on premise menawarkan kemudahan bagi penggunanya dalam menyesuaikan kebutuhan dan memberikan kontrol luas dalam proses implementasi.
2. Cloud ERP System
ERP cloud adalah layanan ERP yang menggunakan hosting cloud. Sistem ini memungkinkan akses data lebih fleksibel dan bisa dilakukan secara real time selama tersambung dengan internet.
Tidak seperti on premise yang pembaruan dan pengelolaannya dikelola sendiri, pada cloud ERP biasanya vendor akan mendistribusikan pembaruan dan melakukan pemeliharaan sistem.
Cloud ERP sendiri tersedia dalam beberapa jenis, seperti berikut:
- SaaS (Software-as-a-Service): ERP dengan sistem berlangganan di mana setiap bulan atau tahunnya perusahaan harus membayar biaya sesuai dengan berapa banyak pengguna.
- Cloud Pribadi: ERP akan dihosting di pusat data pada situs Anda atau penyedia layanan pihak ketiga.
- Cloud Publik: ERP akan dikelola oleh penyedia cloud pihak ketiga dan dikirimkan melalui internet.
3. Hybrid ERP
Hybrid ERP adalah kombinasi layanan on premise dan berbasis cloud. Jenis satu ini dapat membantu perusahaan untuk mengintegrasikan ERP on premise dan menambah fungsi ke dalam sistem dengan biaya yang lebih terjangkau.
4. Open Source ERP
Jenis open source ERP memungkinkan perusahaan untuk memeriksa, melakukan modifikasi, dan meningkatkan kode.
Ini memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mengembangkan dan menyesuaikan aplikasi ERP sesuai dengan lingkungan kerja.
Baca Juga: 18 Aplikasi untuk HRD yang Bisa Membantu Perusahaan Anda
Daftar Modul ERP
Seperti yang sudah kita singgung sedikit di atas bahwa ERP memiliki beberapa modul yang sesuai dengan komponen dalam bisnis. Modul ini beraneka macam dan setiap vendor bisa memiliki modul yang berbeda. Secara umum, berikut ini modul-modul yang ada dalam ERP.
1. Akuntansi
Modul akuntansi akan mengotomatisasi proses pengelolaan akuntansi di dalam perusahaan. Mulai dari arus kas yang masuk dan keluar, neraca, buku besar, rekonsiliasi bank, sampai manajemen perpajakan.
Dengan menggunakan modul ini, Anda pun bisa membuat laporan keuangan setiap bulan hanya dengan beberapa klik.
2. Inventory
Dengan modul ini, karyawan dapat melakukan berbagai kegiatan management inventory lebih mudah. Mulai dari melakukan pelacakan, mengelola stok barang, memantau tingkat persediaan, menjadwalkan pengadaan, melakukan forecasting, serta membuat laporan inventaris.
Bahkan, beberapa ERP telah terintegrasi dengan sistem barcode untuk memudahkan proses inventarisasi.
3. Purchasing
Anda dapat menggunakan modul ini untuk melakukan pengadaan barang. Beberapa kegiatan yang bisa dilakukan dengan modul ERP purchasing antara lain membuat daftar supplier, analisis penawaran, purchase order, serta pembaruan stok.
Anda juga bisa melakukan pengadaan tanpa menunggu stok habis, sehingga dapat meningkatkan manajemen pembelian.
4. Manufaktur
ERP modul satu ini akan meningkatkan efisiensi proses manufaktur dalam bisnis. Mulai dari perencanaan produksi, material routing, monitoring produksi, dan fungsi lainnya.
5. CRM
ERP sudah dilengkapi dengan modul CRM (Customer Relationship Management) untuk meningkatkan penjualan dengan membangun layanan pelanggan yang baik.
Dengan modul CRM, Anda bisa melacak prospek dan pelanggan seperti riwayat komunikasi, dan transaksi yang dilakukan.
Kesimpulan
Nah, itulah penjelasan mengenai pengertian ERP system yang menjadi teknologi terkini untuk mengoptimalkan proses bisnis.
Di dalam penerapan ERP di perusahaan, tentunya dibutuhkan karyawan yang memiliki kemampuan IT serta paham seperti apa penggunaan ERP.
Jika Anda ingin mendapatkan kandidat IT yang andal, tidak perlu bingung cari ke mana. Anda bisa memasang loker di KitaLulus.
Job portal KitaLulus memberikan kesempatan bagi Anda untuk menemukan kandidat terbaik hanya dalam hitungan hari dengan jangkauan kandidat yang luas.
Proses pemasangan loker pun mudah dengan bantuan penuh dari tim KitaLulus. Dan yang terpenting, pasang loker di KitaLulus gratis!
Ayo, daftarkan perusahaan Anda untuk pasang loker di KitaLulus sekarang!
