Setiap karyawan memiliki alasan kenapa mengajukan resign, termasuk karyawan perusahaan Anda. Sebagai HRD, melakukan exit interview adalah salah satu treatment yang bisa Anda berikan pada karyawan mengundurkan diri. Tapi sebenarnya, apa tujuan exit interview?
Dalam bahasan kali ini, KitaLulus akan membahas lebih dalam tentang apa itu exit interview, tujuan, manfaat, dan tentu saja beberapa contoh pertanyaan untuk Anda gunakan saat melakukan exit interview. Scroll ke bawah untuk pembahasan lengkapnya.
Apa itu Exit interview?
Pada praktiknya, exit interview adalah sebuah wawancara yang dilakukan HRD perusahaan dengan karyawan sebelum karyawan mengundurkan diri. Exit interview berbeda dengan proses interview saat rekrutmen.
Saat rekrutmen, tujuan interview adalah untuk mengetahui seberapa cocok kandidat karyawan dengan kebutuhan perusahaan. Sebaliknya, tujuan exit interview adalah guna mengetahui apa yang membuat karyawan merasa tidak cocok dengan perusahaan, sehingga mengundurkan diri.
Selama ini, banyak perusahaan berpikir exit interview adalah ajang mempertahankan karyawan agar tidak jadi resign.
Padahal, tujuan exit interview lebih cenderung untuk mengumpulkan ulasan jujur karyawan kenapa mereka memutuskan resign, dan mengambil keputusan perbaikan manajemen SDM dari sana.
Tujuan Exit interview
Seperti telah dijelaskan sebelumnya, tujuan exit interview adalah memberikan beberapa pertanyaan terkait alasan keluarnya karyawan dari perusahaan. Tujuan ini harus diperhatikan oleh perusahaan.
Sebab pada saat proses exit interview berlangsung, Anda bisa mendapatkan saran dan masukan dari karyawan yang akan keluar. Berikut poin-poin penting yang bisa Anda cantumkan dalam form exit interview:
- Masukan untuk perusahaan secara general, misalnya dari segi visi misi, pencapaian, target kerja, dan sebagainya.
- Masukan dari karyawan terkait model pengelolaan HRD, mulai dari sistem kerja, manajemen, lingkungan kerja, dan elemen kompensasi di perusahaan.
- Masukan untuk program-program HRD yang sudah dilakukan dan/atau saran untuk program mendatang.
- Masukan terkait job deskripsi dan spesifikasi untuk rekrutmen di masa yang akan datang.
Dari hasil wawancara yang dilakukan, Anda mungkin saja mendapatkan atau mendengar informasi yang selama ini tidak diketahui. Sebab sebagian besar karyawan akan berkata jujur terkait pengalaman kerjanya di perusahaan.
Maka dari itu, sebaiknya hasil exit interview dapat didokumentasikan dengan baik oleh HRD, baik dalam bentuk catatan atau recording selama wawancara.
Baca juga: HR Sudah Tahu Belum? Ini 7 Cara Mempertahankan Karyawan yang Ingin Resign
Manfaat Exit interview Bagi Perusahaan
Seperti yang disebutkan sebelumnya, dilakukannya exit interview adalah untuk membantu Anda menemukan kekurangan di dalam perusahaan berdasarkan penilaian karyawan yang mengundurkan diri.
Tapi selain tujuan-tujuan yang tadi sudah dijelaskan, ada beberapa alasan kenapa exit interview krusial bagi perusahaan, yaitu:
1. HRD Mengetahui Masalah yang Berkaitan dengan SDM
Salah satu manfaat exit interview bagi perusahaan adalah untuk mengetahui masalah yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Pada umumnya, masalah pada SDM selalu menjadi tujuan exit interview.
Namun, kebanyakan HRD hanya berfokus pada gaji dan tunjangan. Meskipun pada kenyataannya, uang bisa jadi faktor kesekian alasan mengapa karyawan mengundurkan diri.
2. Mengerti Persepsi Karyawan Terkait Beban Kerjanya
Masih ada banyak hal mengapa karyawan ingin mengundurkan diri dari perusahaan. Mungkin karena budaya perusahaan, lingkungan kerja, masalah dengan karyawan lainnya, dan lain-lain.
Dengan dilakukannya exit interview dapat membantu HRD perusahaan untuk meningkatkan motivasi, efisiensi, koordinasi, hingga efektivitas karyawan. Bahkan hasilnya bisa Anda gunakan sebagai bahan analisis beban pekerjaan karyawan.
3. Menjadi Tahu Gaya Kepemimpinan Manajer
Manfaat exit interview bagi perusahaan berikutnya adalah Anda menjadi tahu bagaimana gaya kepemimpinan manajer yang berurusan langsung dengan karyawan yang mengundurkan diri.
Tujuan exit interview adalah membangun dan membuat manajemen yang lebih baik dan lebih positif. Hasilnya juga bisa Anda jadikan sebagai bahan pelatihan dan pengembangan manajemen agar dapat menjadi pemimpin lebih baik di masa mendatang.
4. Menjadi Tahu Kelebihan Pesaing
Biasanya, karyawan yang mengundurkan diri sudah memiliki pekerjaan baru di perusahaan lain. Maka dari itu, pentingnya exit interview adalah supaya Anda bisa mengetahui kelebihan perusahaan pesaing.
Misalnya dari segi benefit yang diberikan, upah dan tunjangan, waktu kerja, dan lain-lainnya. Hal ini juga bertujuan untuk mengevaluasi kekurangan perusahaan di mata karyawan dan masukan pengembangan ke depannya.
5. Memberi Kesan yang Baik Ketika Karyawan Meninggalkan Perusahaan
Meski terjadi perpisahan, exit interview dapat pula menjadi momen penentu hubungan perusahaan dengan mantan karyawan.
Jika hari terakhir karyawan diisi dengan impresi yang positif dari perusahaan, hal ini akan mendorong karyawan untuk mendukung perusahaan, seperti merekomendasikan produk perusahaan, memberi penilaian positif, hingga menjalin kerjasama dengan perusahaan baru.
6. Mendorong Inovasi dengan Mengumpulkan Ide-ide untuk Meningkatkan Perusahaan
Pada saat exit interview, perusahaan dapat menanyakan dan membahas pengalaman individu selama bekerja. Pembahasan ini mencakup area yang lebih luas, seperti strategi perusahaan yang sesuai, strategi pemasaran yang cocok, atau perbaikan yang mungkin bisa dilakukan.
Baca juga: Cara Perhitungan Pesangon PHK, Pensiun, Resign Sesuai UU
Contoh Pertanyaan Exit interview yang Bisa HRD Tanyakan
Setelah mengetahui tujuannya, Anda bisa mulai menyusun beberapa pertanyaan exit interview. Berikut contohnya:
1. Mengapa Anda Memilih untuk Keluar?
Pertanyaan mengapa Anda memilih untuk keluar adalah inti dari proses exit interview. Anda bisa menanyakan alasan mengapa karyawan ingin mengundurkan diri.
Tujuan pertanyaan exit interview ini adalah untuk mengidentifikasi apakah ada peristiwa tertentu yang membuat karyawan merasa tidak betah di perusahaan. Atau mengetahui apakah pekerjaan yang dilakukan sudah selesai sebelum ada orang yang menggantikan posisinya.
2. Apakah Perusahaan Memberikan Fasilitas Terbaik?
Pertanyaan kedua adalah tentang fasilitas yang diberikan perusahaan kepada karyawan. Tujuan pertanyaan ini adalah mengetahui perasaan karyawan terkait fasilitas yang disediakan.
Karyawan akan menjawab dengan jujur, sehingga Anda mendapatkan masukan untuk perkembangan perusahaan ke depannya.
3. Seperti apa Hubungan Anda dengan Manajer dan Karyawan Lainnya?
Pada umumnya, hubungan yang renggang dengan rekan kerja atau manajer adalah salah satu alasan paling umum mengapa karyawan ingin mengundurkan diri. Sebab, sehari-harinya mereka bekerja sama untuk menyelesaikan pekerjaannya.
Namun jika hubungan di antara mereka sudah renggang, ada kemungkinan karyawan merasa canggung untuk bekerja sama dengan mereka. HRD bisa meminta saran tentang apa saja yang perlu diperbaiki agar proses komunikasi antar rekan kerja lebih baik.
Baca juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Metode, Indikator, dan Contohnya
4. Apakah Ada Faktor Tertentu yang Membuat Anda Pindah ke Tempat Baru?
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, dari proses exit interview, Anda bisa mengetahui kelebihan perusahaan pesaing. Anda bisa menanyakan faktor apa yang membuat karyawan tersebut pindah ke tempat baru.
Tujuan pertanyaan exit interview ini adalah untuk mendapatkan gambarannya. Apakah dari sisi gaji dan tunjangan, atau budaya dan lingkungan kerjanya, dan hal lainnya. Hasil dari pertanyaan ini nantinya bisa menjadi bahan evaluasi perusahaan.
5. Apa yang Paling Anda Suka dan Tidak Suka dari Pekerjaan?
Pertanyaan selanjutnya terkait hal yang disuka dan tidak disukai dari pekerjaan akan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengutarakan kelebihan dan kekurangan perusahaan.
Pertanyaan berikut bertujuan mengetahui apa yang membuat karyawan merasa semangat dan kendala yang dialami oleh mereka. Pertanyaan ini juga bisa menjadi bahan evaluasi untuk proses rekrutmen selanjutnya.
6. Bagaimana Anda Menggambarkan Budaya Perusahaan?
Pertanyaan terkait budaya perusahaan bisa membantu Anda mengidentifikasi tren yang ada. Anda juga jadi mengetahui sudut pandang karyawan terkait budaya perusahaan.
Harapannya, pertanyaan ini bisa membantu Anda sebagai HR untuk membentuk budaya perusahaan yang paling nyaman bagi karyawan.
7. Apa yang Harus Ditingkatkan Perusahaan?
Satu lagi pertanyaan yang bisa Anda tanyakan saat proses exit interview adalah terkait improvement yang bisa dilakukan perusahaan. Baik dari segi manajemen atau development.
Pertanyaan ini bertujuan mengumpulkan masukan dari karyawan sebanyak-banyaknya dan mengetahui kekurangan perusahaan yang dirasa butuh ditingkatkan. Hasilnya bisa menjadi bahan evaluasi terkait kebijakan perusahaan.
8. Kualifikasi Seperti Apa yang Perlu Kami Cari untuk Pengganti Anda?
Orang yang paling mengetahui tentang seluk beluk suatu posisi pekerjaan adalah orang yang pernah bekerja di posisi tersebut.
Oleh karena itu, untuk mencari kandidat pengganti posisi yang ditinggalkan oleh karyawan resign, sebaiknya Anda bertanya pada karyawan tersebut mengenai kualifikasi yang diperlukan sebagai pengisi posisinya kelak.
9. Jika Bisa, Apa yang Ingin Anda Ubah dari Perusahaan?
Mempertanyakan mengenai hal yang bisa diubah oleh perusahaan kepada karyawan yang akan resign, akan secara tidak langsung membuat karyawan menceritakan hal sebenarnya yang menjadi latar belakang karyawan tersebut memutuskan untuk hengkang.
Dengan bertanya seperti ini, jawaban karyawan akan menjadi saran yang akan meningkatkan performa perusahaan.
10. Apakah Anda akan Mempertimbangkan untuk Kembali Bekerja di Sini di Masa Mendatang? Posisi Apa yang Anda Inginkan?
Seorang karyawan yang mengajukan resign bisa saja sebenarnya memiliki keinginan untuk mendapatkan pengalaman lebih atau peningkatan gaji dan kompensasi.
Menanyakan hal ini tentunya dapat menjadi peluang bagi perusahaan, apalagi jika karyawan tersebut memiliki potensi yang baik.
Cari tahu apakah karyawan akan mempertimbangkan untuk kembali. Bisa jadi mereka hanya ingin mendapatkan pengalaman dalam peran tertentu, atau mungkin menginginkan peningkatan kompensasi.
Terlepas dari itu, ini adalah informasi yang bagus untuk dimiliki jika terdapat lowongan yang berbeda terbuka, apalagi jika karyawan tersebut dinilai memiliki potensi bagus demi pertumbuhan perusahaan.
Baca juga: Contoh Surat Paklaring Perusahaan, Fungsi, Cara Membuatnya
Demikianlah penjelasan terkait apa itu exit interview, tujuan, manfaat bagi perusahaan, dan contoh pertanyaan yang bisa Anda tanyakan pada saat proses wawancara berlangsung.
Meski melelahkan, exit interview adalah salah satu cara terbaik mengenal sudut pandang karyawan pada perusahaan. Selain itu, hasil exit interview yang diterapkan dengan baik juga akan menimbulkan banyak hal positif di masa mendatang, seperti meningkatnya produktivitas dan turunnya tingkat turnover.
Anda baru saja kehilangan anggota tim karena resign? Jangan khawatir! Yuk mulai cari kandidat penggantinya sekarang juga bersama KitaLulus.
