Panduan HRIS: Pengertian, Fungsi, Fitur, dan Contohnya

HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System. Ini merupakan sebuah sistem yang dibuat untuk membantu pengelolaan karyawan agar menjadi lebih efektif dan efisien. Terutama di era modern dan digital seperti sekarang, rasanya sulit jika semua pekerjaan HRD dilakukan secara manual.

Menurut survei Criteria Corp, 55% profesional HR menggunakan ATS atau HRIS untuk membantu proses perekrutan. Sementara 19% mempertimbangakna untuk menggunakannya di masa mendatang.

Ini menunjukkan kesadaran yang semakin tinggi akan pentingnya digitalisasi fungsi SDM. Meskipun demikian, banyak organisasi masih menghadapi tantangan dalam memilih, mengimplementasikan, dan memaksimalkan manfaat sistem ini.

Maka dari itu, KitaLulus akan menjelaskan secara lengkap mengenai apa itu HRIS, fungsi, fitur, hingga contohnya.

‍

Apa Itu HRIS?

HRIS adalah platform teknologi terintegrasi yang dirancang untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan menganalisis data terkait sumber daya manusia dalam organisasi. Mulai dari penggajian karyawan, proses rekrutmen, pembayaran pajak, cuti karyawan, absensi, hingga evaluasi kinerja karyawan. 

Sistem ini berfungsi sebagai database terpusat untuk informasi karyawan sekaligus menyediakan tool untuk mengotomatisasi berbagai proses SDM, sehingga meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kualitas pengelolaan talenta.

Terminologi terkait yang sering digunakan secara bergantian dengan HRIS meliputi:

• Human Capital Management System (HCMS)
• Human Resource Management System (HRMS)
• Workforce Management System (WMS)
• Talent Management System (TMS)

Meskipun terdapat perbedaan nuansa antara istilah-istilah tersebut, semuanya merujuk pada platform teknologi yang mendukung fungsi pengelolaan SDM.

Baca juga: 18 Aplikasi untuk HRD yang Bisa Membantu Perusahaan Anda

 

Fungsi HRIS

Semenjak ada HRIS, banyak yang beranggapan bahwa sistem canggih tersebut menggantikan job desk seorang HRD untuk mengelola karyawan. Padahal jika dilihat dari sisi positifnya, HRIS merupakan alat bantu bagi para HRD untuk menyelesaikan tugasnya.

Berikut beberapa fungsi HRIS bagi perusahaan yang perlu Anda ketahui:

1. Mempermudah Pekerjaan Berulang Menjadi Otomatis

Salah satu tugas HRD adalah melakukan perekapan karyawan. Mulai absensi, penggajian, pembayaran pajak, cuti, hingga hal lainnya. HRIS bertujuan untuk mempermudah pekerjaan yang berulang tersebut menjadi otomatis.

Menurut Hibob, implementasi HRIS dapat memangkas waktu yang dihabiskan untuk tugas administratif hingga 30-60%, memungkinkan tim HR untuk fokus pada pekerjaan strategis.

2. Mempermudah Kontrol Kinerja Karyawan

Selanjutnya, tujuan HRIS adalah mempermudah kontrol kinerja karyawan. Pasalnya, tidak selamanya HRD bisa memantau kinerja karyawan agar tetap stay on track dan lancar.

Maka dari itu, hadirnya HRIS dapat membantu HRD untuk mengawasi kinerja karyawan dan melakukan perbandingan kinerja dengan target atau KPI yang sudah ditetapkan dalam sistem HRIS itu sendiri.

3. Meminimalisir Biaya Operasional

Pekerjaan HRD dalam merekap data karyawan membutuhkan banyak biaya operasional. Mulai dari penggunaan kertas hingga upah atas kerja lembur untuk menyelesaikan pekerjaannya.

HRIS menjadi salah satu kunci untuk mengurangi biaya-biaya tak terduga. Bahkan jika perusahaan Anda bisa memaksimalkan platform ini, maka segala macam bentuk biaya operasional yang terlalu besar bisa diminimalisir.

4. Mempermudah Proses Rekrutmen

Sebelum melakukan proses rekrutmen, sebuah perusahaan pasti memiliki kriterianya masing-masing. Tujuan HRIS adalah mempermudah proses rekrutmen tersebut sehingga staff HRD tidak merasa kewalahan untuk mengurusnya.

Hal yang bisa Anda rasakan ketika memaksimalkan fungsi HRIS adalah pekerjaan HRD terkait proses rekrutmen, pemilihan karyawan, hingga penempatannya bisa dikerjakan dengan cepat, praktis, dan otomatis.

Baca juga: Masalah Umum HRD yang Sering Dijumpai dan Solusi Mengatasinya

5. Membantu Proses Pengambilan Keputusan

Sifat dari HRIS yaitu terpusat dan otomatis. Melalui HRIS, sistem informasi terkait manajemen sumber daya manusia bisa didapatkan dengan cepat.

Sehingga HRIS dapat membantu proses pengambilan keputusan. Hal ini bisa dilakukan dengan cara mengakses informasi yang diperlukan dalam sistem HRIS.

Seperti kinerja pegawai, absensi pegawai, dan lainnya yang berkaitan dengan proses pengambilan keputusan. Bantuan HRIS mempermudah HRD untuk mendapatkan data atau informasi yang valid dalam bentuk sebuah laporan.

6. Mengurangi Human Error

Jika perekapan data karyawan masih dilakukan secara manual, maka kemungkinan besar akan terjadi human error.

Sementara itu, HRIS adalah sistem yang otomatis. Sehingga ketika Anda memasukkan sebuah data, maka secara otomatis akan tersimpan dan berulang secara otomatis.

Dengan memaksimalkan penggunaan HRIS, Anda bisa mengurangi kesalahan seperti adanya kekeliruan dalam input data karyawan, salah hitung gaji, hingga hal lainnya.

7. Kemudahan Dalam Mengakses Data

HRIS juga memudahkan HRD dan manajemen dalam mengakses data kepegawaian. Hal ini disebabkan karena semua data tersimpan dan terintegrasi di cloud. Artinya Anda bisa mengakses data yang tersimpan secara online.

Kemudahan dalam mengakses data HRIS menjadi salah satu kelebihan yang bisa mempermudah pihak HRD melakukan kontrol atau memeriksa kinerja karyawan dengan fleksibel dan leluasa.

8. Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Satu lagi tujuan HRIS adalah meningkatkan kepuasan karyawan. Hal ini karena hubungan antara karyawan dengan tim HRD bisa dilakukan dengan mudah dan secara transparan.

Selain itu, hadirnya HRIS bisa mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi. Sehingga tidak ada lagi kesalahan dalam penghitungan gaji dan pajak.

Hal ini tentunya akan meningkatkan rasa kepercayaan karyawan sehingga semakin memotivasi mereka untuk bekerja dengan baik.

Baca juga: 3 Cara Cepat Screening Karyawan yang HRD Harus Tahu

‍

Perbedaan HRIS dengan Sistem Manual

Menggunakan HRIS berbeda secara fundamental dari pendekatan manual dalam beberapa aspek kunci:

Aspek	Sistem Manual	HRIS
Penyimpanan data	Arsip fisik, spreadsheet terpisah	Database terpusat dan terstruktur
Akses informasi	Terbatas, membutuhkan waktu pencarian	Real-time, dapat diakses dari mana saja
Keamanan data	Rentan terhadap kerusakan fisik dan akses tidak sah	Dilindungi dengan enkripsi dan kontrol akses
Analisis data	Membutuhkan kompilasi manual dan rawan kesalahan	Otomatis dengan kemampuan reporting dan analitik
Efisiensi proses	Mengandalkan input manual yang memakan waktu	Otomatisasi alur kerja dan proses persetujuan
Kolaborasi	Terbatas pada komunikasi langsung	Memungkinkan kolaborasi real-time dan transparansi

Contoh Fitur Software HRIS

Setelah mengetahui cara kerjanya, sekarang waktunya kita membahas beberapa contoh fitur HRIS untuk mempermudah kinerja HRD.

1. Sistem Rekrutmen

Di era digital seperti saat ini, hampir semua perusahaan menggunakan website sebagai sarana mencari calon karyawan yang berkualitas dan berkompeten. Biasanya, calon karyawan akan diminta untuk mengisi data yang sudah disediakan oleh perusahaan.

Sistem HRIS yang canggih mampu menganalisa data yang sudah di-input oleh calon karyawan dan memeriksa apakah mereka lolos kualifikasi yang ditentukan atau tidak.

Baca juga: Pentingnya Software Rekrutmen Karyawan untuk Perusahaan

2. Sistem Penyimpanan Data Pegawai

Pada dasarnya, jika ada karyawan baru, pihak HRD akan melakukan input data. Namun, kemudahan dengan menggunakan sistem HRIS adalah Anda bisa meminta karyawan baru tersebut untuk menginput datanya sendiri.

Sistem penyimpanan data karyawan ini adalah salah satu contoh penerapan HRIS paling efisien. Setelah tercatat di sistem, pihak HRD bisa menentukan hak-hak yang akan diterima oleh karyawan baru tersebut berdasarkan ketentuan perusahaan.

3. Sistem Kehadiran

Selanjutnya, contoh fitur HRIS yaitu sistem kehadiran. Untuk perusahaan berskala besar, pasti setiap hari ada data kehadiran karyawan yang tidak sedikit. Sistem kehadiran pegawai haruslah dilakukan dengan akurat dan tepat.

Kelebihan sistem ini adalah bisa mendata kehadiran karyawan yang tidak bekerja dari kantor, hingga jadwal shift karyawan.

Sistem kehadiran ini juga bisa membantu HRD untuk mengetahui kapan karyawan mengambil jam lembur, telat, serta izin atau cuti. Data ini nantinya akan menjadi perhitungan gaji yang akan diterima.

4. Sistem Payroll

Satu lagi fitur HRIS adalah sistem payroll. Setiap bulannya, HRD akan membuat laporan rekap penggajian seluruh karyawan. Jika hal ini dilakukan secara manual, maka akan sangat memakan waktu dan tenaga.

Kelebihan sistem payroll di HRIS yaitu bisa menghitung uang lembur, bonus, THR, denda, pinjaman karyawan, hingga pajak dan BPJS karyawan.

Dengan memanfaatkan sistem ini, Anda tidak perlu pusing dan ribet lagi setiap kali melakukan perhitungan gaji karyawan.

5. Sistem Penilaian Karyawan

Contoh lain dari penerapan sistem HRIS adalah sistem penilaian karyawan. Untuk mendapatkan data yang akurat dan transparan, Anda bisa mengandalkan sistem ini.

Bahkan kemudahan penggunaan sistem HRIS adalah pihak HRD bisa membuat lembar evaluasi tersendiri yang bisa diberikan kepada karyawan yang bersangkutan. Sehingga nantinya setiap hasil penilaian tersebut bisa ditinjau dengan mudah dan menjadi patokan perkembangan karyawan.

Baca juga: Apakah AI Dapat Menggantikan HR? Ternyata Begini Faktanya!

‍

Software HRIS Premium Recruitment KitaLulus

Melakukan rekrutmen karyawan dengan tepat adalah salah satu tugas HR yang berat, karena prosesnya panjang serta sering kali HR sulit mendapatkan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Namun, sekarang HR bisa mengandalkan software Premium Recruitment dari KitaLulus yang dilengkapi dengan teknologi Ai yang dapat membantu proses screening lebih cepat 92% dibandingkan cara manual.

Teknologi AI akan menyaring kandidat yang paling sesuai dengan apa yang dicari HR baik itu dari skill, gender, maupun pengalaman kerja. Ada juga fitur ‘Sorot’ yang bisa digunakan untuk meningkatkan iklan lowongan Anda.

Selain itu, Premium Recruitment KitaLulus dapat membantu perusahaan dalam menemukan talenta hebat di kota-kota kecil. Yuk coba fiturnya sekarang dan temukan kandidat terbaik Anda!