Saat berbisnis, tentunya Anda tidak ingin kehabisan stok barang secara tiba-tiba, bukan? Maka dari itu, inventory control adalah salah satu hal penting yang harus diterapkan perusahaan agar stok barang di gudang dapat dipantau.
Jika itu terjadi, maka bukan tidak mungkin pelanggan Anda akan kecewa lantaran pemrosesan barang menjadi lebih lama. Nah, agar hal tersebut tidak dialami oleh Anda, maka pahami dengan baik seputar apa itu inventory control pada ulasan berikut.
Apa Itu Inventory Control?
Pengertian inventory control adalah proses untuk memastikan bahwa jumlah pasokan yang tepat tersedia dalam suatu organisasi atau perusahaan. Artinya, proses ini dapat memastikan bahwa Anda bisa menutupi permintaan pelanggan dan memberikan elastisitas keuangan.
Sedangkan definisi lain dari pengendalian stok atau inventory control adalah solusi untuk mengelola dan melacak barang-barang perusahaan melalui rantai pasokan.
Sederhananya, inventory control adalah proses pengendalian stok yang berfungsi untuk mengatur dan mengoptimalkan inventaris atau jumlah pasokan yang dimiliki perusahaan.
Kenapa Inventory Harus Dikelola?
Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa pengendalian stok adalah hal penting bagi para pelaku usaha. Lantas, apa fungsi dari inventory control?
Selain memastikan ketersediaan jumlah produk yang tersedia, pengendalian stok juga berfungsi mengetahui kualitas dari produk tersebut. Hal ini guna memastikan bahwa pelanggan mendapatkan produk yang bagus tanpa adanya cacat.
Selain itu, kenapa inventory harus dikelola ialah karena pengendalian stok bertujuan memastikan pelanggan bisa mendapatkan apa yang mereka butuhkan.
Dengan kata lain, agar bisnis Anda dapat berjalan lancar dan menguntungkan, Anda harus memiliki produk yang terpajang dan selalu ada di saat pelanggan membutuhkannya.
Pengendalian stok tidak hanya sekedar memastikan jumlah stok barang selalu tersedia, melainkan meliputi proses pembelian, penjualan, pengiriman, penerimaan, dan juga penyimpanan.
Saat ini, sudah banyak perusahaan menggunakan sistem inventory. Sistem berikut nantinya akan mengatur dan mengelola proses kompleks tadi secara otomatis. Sehingga Anda bisa memiliki banyak waktu untuk memikirkan kegiatan operasional lainnya.
Selain itu, dengan mengontrol persediaan barang memungkinkan Anda untuk mendapatkan keuntungan maksimal dari jumlah investasi yang sedikit tanpa mempengaruhi kepuasan pelanggan.
Jika Anda melakukannya dengan benar, maka hasil dari inventory control adalah Anda bisa menilai keadaan perusahaan saat ini. Terutama mengenai jumlah stok yang tersedia, aset, saldo akun, dan laporan keuangan.
Baca juga: Apa Itu Stock Opname? Ini Tahapan dan Contohnya
Fungsi Inventory Control
Pada prakteknya, jika Anda dapat menerapkan sistem inventory control dengan optimal, hal ini akan membantu Anda menghemat segalanya. Mulai dari waktu, tenaga, dan juga anggaran biaya.
Berikut beberapa fungsi inventory control yang perlu Anda ketahui.
1. Mengontrol Kualitas Produk yang Dijual
Fungsi pertama dari inventory control adalah Anda bisa mengontrol kualitas produk yang akan dijual. Umumnya, stok barang mati bisa rusak sendiri karena satu dan lain hal.
Tentu Anda tidak ingin hal tersebut terjadi, bukan? Maka dari itu, Anda harus memastikan perputaran barang di dalam gudang. Anda juga bisa memeriksa kualitas stok dari penyuplai.
2. Mudah Mengatur Stok
Keberadaan stok mati di dalam gudang bisa memakan banyak space. Di sinilah fungsi inventory control, yaitu untuk memudahkan Anda dalam mengatur stok yang ada.
Dengan begitu, Anda jadi dapat menyesuaikan jumlah stok yang tersedia dengan permintaan pelanggan.
3. Ketepatan Akuntansi
Fungsi selanjutnya dari inventory control adalah ketepatan akuntansi. Setiap transaksi yang terjadi sudah pasti harus dicatat dalam laporan keuangan, termasuk jumlah stok yang Anda miliki.
Umumnya pencatatan ini menggunakan aplikasi stok barang guna memudahkan Anda dalam mengatur stok.
Bagaimana Cara Mengendalikan Inventory?
Tahukah Anda, inventory control dapat dikatakan berhasil dan sukses jika ada data yang tersedia. Umumnya, data ini meliputi pembelian, pemesanan ulang, pengiriman, pergudangan, penyimpanan, penerimaan, kepuasan pelanggan, pencegahan kerugian, dan perputaran barang.
Berikut metode atau cara mengendalikan inventory.
1. Lakukan Penilaian
Cara mengendalikan inventory yang pertama adalah dengan melakukan penilaian inventaris atau stok. Pastikan jumlah stok selalu diperbarui dan dapat terintegrasi dengan semua sistem yang digunakan.
Kemudian, buatlah rencana mengenai berapa banyak stok yang harus dipesan, disimpan, dan kapan harus dipesan kembali.
2. Update Stok
Metode selanjutnya adalah update stok. Hal ini akan terasa lebih mudah jika Anda menggunakan aplikasi stok barang dibandingkan melakukan pencatatan secara manual.
3. Menyesuaikan Jumlah Stok
Cara terakhir untuk mengendalikan inventory control adalah dengan menyesuaikan jumlah stok. Artinya, Anda perlu melakukan pengecekan apakah jumlah stok yang ada bisa menutup kebutuhan dan permintaan pelanggan.
Dengan begitu, Anda bisa tahu tingkat penjualan yang terjadi, jumlah dan jenis stok yang ada, serta kemampuan ruang penyimpanan stok Anda.
Baca juga: 15 Aplikasi Stok Barang Terbaik untuk Bisnis 2022, Banyak yang Gratis!
Apa Saja Sistem Inventory?
Inventory control adalah pendekatan akuntansi yang digunakan untuk melacak jumlah stok barang yang ada. Umumnya, ada dua sistem inventory yang bisa digunakan. Berikut penjelasannya.
1. Periodic Inventory System
Periodic inventory system atau sistem inventaris berkala dilakukan secara manual. Biasanya sistem ini digunakan oleh pegiat usaha kecil yang baru terjun ke dunia bisnis karena tidak memerlukan aplikasi tertentu.
Sistem berikut memungkinkan Anda untuk menyesuaikan stok barang dengan kebutuhan bisnis. Anda akan melakukan pencatatan pembelian di jurnal pembelian dan menggeser saldo di akun pembelian ke akun inventaris.
Perhitungan biaya dengan periodic inventory system bisa dilakukan dengan cara FIFO (first in, first out) atau LIFO (last in, first out).
Kekurangan dari sistem ini adalah memakan banyak tenaga, waktu, dan pikiran untuk melakukan penghitungan stok barang yang ada.
2. Perpetual Inventory System
Sistem kedua dari inventory control adalah perpetual inventory system. Jika sistem sebelumnya dilakukan secara manual, maka sistem ini menggunakan aplikasi untuk mencatat dan mengontrol jumlah stok yang ada.
Hal tersebut memungkinkan Anda untuk memiliki data stok yang akurat setiap saatnya. Sistem ini juga membantu Anda untuk meminimalisir dan menghindari kehabisan stok.
Kekurangan dari perpetual inventory system adalah Anda tidak bisa memastikan kualitas produk, sebab sistem ini hanya mencatat jumlah stok yang ada. Jadi sebisa mungkin, Anda juga perlu melakukan pengecekan manual secara berkala.
Pada prakteknya, Anda bebas memilih dan menggunakan sistem yang mana. Hanya tinggal menyesuaikan kebutuhan perusahaan. Namun, hal yang perlu Anda ketahui adalah kedua sistem tersebut saling melengkapi satu sama lain.
Itulah pembahasan mengenai apa itu inventory control, pentingnya melakukan kontrol inventaris, cara mengendalikan, dan sistem inventory yang bisa Anda gunakan.
Dengan melakukan pengendalian inventaris yang baik, artinya Anda sudah selangkah lebih maju untuk menghindari potensi kerugian.
Jika Anda membutuhkan staff gudang untuk menghitung jumlah stok barang, Anda bisa menaruh informasi lokernya di KitaLulus sebagai situs penyedia lowongan kerja teraman dan terpercaya.
Anda juga dapat merekrut karyawan hanya dalam 3 hari secara gratis, lho! Segera daftarkan diri Anda untuk bisa pasang info loker di KitaLulus dan mendapatkan kandidat staff gudang terbaik!
