Komunikasi Bisnis: Jenis, Manfaat, Faktor yang Mempengaruhi

Komunikasi bisnis adalah aspek penting antar kolega dalam suatu lingkungan kerja. Komunikasi ini bisa berupa ucapan verbal atau tertulis. Tidak hanya atasan dan bawahan, komunikasi tersebut juga mencakup hubungan antar pihak internal dan pihak luar yang bekerjasama dalam suatu proyek.

Demi tercapainya suatu keharmonisan dan kesuksesan di tempat kerja, tentu komunikasi bisnis adalah kunci utama. Di bawah ini akan dijelaskan mengenai apa itu komunikasi bisnis mulai dari pengertian, jenis, manfaat, serta faktor yang mempengaruhi.

Apa Itu Komunikasi Bisnis?

Pengertian komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi baik antar tim internal maupun dengan pihak eksternal.

Komunikasi yang efektif menghasilkan kerjasama baik antara manajemen dan karyawan untuk mencapai tujuan bisnis, yaitu membuat praktik bisnis menjadi lebih baik dan meminimalkan kesalahan.

Komunikasi bisnis adalah salah satu cabang ilmu yang digunakan di dunia nyata. Komunikasi ini penting untuk menghadirkan ide bisnis baru, membuat rencana dan proposal bisnis, membuat keputusan, mencapai kesepakatan, mengirimkan pesan, dan pencapaian penjualan.

Proses komunikasi bisnis diperlukan agar semua pekerjaan terorganisir dengan baik.

Jenis Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada enam jenis komunikasi bisnis yang sangat penting untuk dipelajari. Berikut penjelasannya.

1. Komunikasi Internal

Komunikasi yang terjadi di dalam suatu perusahaan atau organisasi disebut komunikasi internal. Jadi, komunikasi ini hanya melibatkan orang-orang di dalam perusahaan saja. Umumnya informasi dibagikan secara langsung, melalui telepon atau email.

Salah satu contoh komunikasi internal adalah ketika tim di dalam perusahaan berbicara satu sama lain atau dengan atasan mereka. Jadi, siapa saja bisa melakukannya asalkan tetap dalam satu perusahaan.

2. Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal adalah bentuk pertukaran informasi dengan pihak di luar perusahaan, seperti mitra, pelanggan, vendor, dan masyarakat. Namun, tidak seperti komunikasi internal, komunikasi dengan pihak luar cenderung lebih rumit dan kurang teratur.

3. Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal adalah jenis komunikasi bisnis yang dilakukan antar tingkatan. Misalnya, antar direktur berkomunikasi satu sama lain tanpa melibatkan bawahannya. Dalam hal ini, komunikasi tersebut harus terjadi dua arah.

4. Komunikasi Horizontal

Salah satu jenis komunikasi bisnis adalah komunikasi horizontal yang terjadi dalam satu tingkat atau jabatan yang sama. Sering kali, jenis komunikasi ini kurang formal dan lebih santai daripada komunikasi vertikal.

Bahkan Anda tidak perlu memperhatikan aturan tertentu karena bisa menggunakan bahasa sehari-hari. Salah satu contohnya adalah cara karyawan berbicara satu sama lain, biasanya tidak terlalu serius, sederhana, dan banyak bercanda.

5. Komunikasi dari Atasan ke Bawahan

Jenis komunikasi ini disebut juga komunikasi internal ke bawah. Dalam hal ini, komunikasi memperhatikan posisi atau tingkatan orang-orang yang terlibat. Misalnya, ketika seorang pemimpin berbicara kepada karyawannya.

6. Komunikasi dari Karyawan ke Bos

Jenis komunikasi seperti ini disebut komunikasi ke atas. Seperti sebelumnya, komunikasi ke atas harus mengikuti aturan dan tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Contohnya ketika karyawan melapor kepada atasan atau pemimpin mereka secara teratur.

Manfaat Komunikasi Bisnis

Komunikasi dalam bisnis memang sangat penting untuk menjalankan sebuah perusahaan. Komunikasi yang baik dapat memberikan banyak manfaat, seperti:

Meningkatkan pengetahuan karyawan.
Mengurangi pembicaraan yang tidak perlu.
Mengatasi miskomunikasi.
Meningkatkan semangat karyawan.
Meningkatkan cara komunikasi antar departemen.
Meningkatkan cara Anda berbicara dengan orang yang bekerja dari rumah.
Menurunkan angka resign.
Memfasilitasi pertukaran informasi.
Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pertahankan mereka sebagai pelanggan.
Membangunlingkungan kerja yang lebih baik.
Sebagai salah satu cara untuk meningkatkan image perusahaan di mata publik.
Meningkatkan kesuksesan bisnis perusahaan.

Contoh Komunikasi Bisnis

Berikut adalah beberapa contoh komunikasi bisnis. Contoh-contoh ini didasarkan pada dua jenis komunikasi, yaitu verbal dan nonverbal.

1. Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal adalah komunikasi yang terjadi secara langsung atau berbicara melalui telepon maupun surat. Berikut contoh komunikasi bisnis verbal:

Membuat dan mengirimkan surat lamaran ke perusahaan.
Membuat surat penawaran barang dan mengirimkannya kepada pihak lain.
Membuat surat konfirmasi barang dan mengirimkannya ke pelanggan.
Membuat dan mengirimkan surat pengaduan kepada pihak luar.
Membuat dan mengirim surat permintaan layanan pada vendor.
Membuat dan mengirimkan surat penolakan dan penerimaan.

2. Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal adalah ketika orang berbicara satu sama lain dengan gestur tubuh mereka atau bahasa tubuh. Komunikasi semacam ini tidak banyak digunakan dalam bisnis karena kurang terstruktur dan sulit dibuktikan.

Berikut adalah contoh komunikasi nonverbal:

Saat melakukan bisnis dengan perusahaan lain, perhatikan bagaimana mereka menggerakkan wajah dan tangan mereka. Umumnya, gerakan yang tidak leluasa menunjukkan ketidaknyamanan lawan bicara.
Saat bekerja dengan orang-orang dari perusahaan lain, lihat penampilan mereka. Anda bisa memahami konteks pertemuan dari pakaian formal atau nonformal yang dikenakan.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Komunikasi Bisnis

Komunikasi harus dilakukan dengan baik untuk mencapai tujuan bersama. Berikut beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kualitas komunikasi dalam bisnis.

1. Persepsi

Dua pihak yang berkomunikasi pasti memiliki persepsi tentang apa yang mereka bicarakan. Agar pesan dapat dipahami dan diterima oleh kedua belah pihak, orang yang menyampaikan informasi harus bisa memprediksi bagaimana pihak lawan dapat menerima informasi tersebut.

2. Kelancaran Teknologi Informasi

Di era digital seperti sekarang, teknologi informasi juga berdampak besar pada kualitas komunikasi. Ketika Anda menggunakan internet untuk berbicara dengan orang, tentu banyak kemudahan yang didapat.

Karena itu, internet merupakan bagian penting dari pertumbuhan bisnis. Tetapi jangan lupa bahwa koneksi internet tidak selalu stabil, maka pastikan koneksi yang stabil agar komunikasi berjalan lancar.

3. On Point

Masing-masing pihak memiliki pemikiran berbeda ketika berkomunikasi. Agar informasi tidak meleset, kedua belah pihak harus mengatakan dengan jelas apa yang ingin disampaikan.

4. Kepercayaan

Dalam komunikasi bisnis, terkadang satu pihak merasa skeptis atau sulit mempercayai informasi yang diterima.

Untuk menghindari hal ini, orang yang memberi informasi harus bisa meyakinkan lawan bicaranya, begitupun sebaliknya. Pada dasarnya, masing-masing pihak harus memiliki sikap saling percaya.

5. Kecocokan

Faktor komunikasi bisnis lainnya yaitu kecocokan. Seperti yang dijelaskan di atas, harus ada kepercayaan dan hubungan baik agar komunikasi dapat berjalan lancar. Kepercayaan ini menumbuhkan kecocokan sehingga kedua belah pihak merasa berkomunikasi pada frekuensi yang sama.

Nah, itu dia penjelasan mengenai pengertian komunikasi bisnis, jenis, hingga faktor yang mempengaruhinya. Seringkali karyawan merasa kesulitan untuk mengutarakan isi hati kepada atasan atau rekan kerjanya. Dalam hal ini, HRD biasanya berfungsi sebagai penjembatan.

Apakah Anda sedang mencari tim HRD untuk membangun komunikasi bisnis dalam perusahaan? Anda dapat merekrut karyawan terbaik melalui KitaLulus.

Anda cukup mengisi formulir untuk memposting iklan lowongan kerja secara gratis, lalu tunggu hingga iklan Anda ditayangkan. Memasang iklan lowongan kerja di KitaLulus mudah, cepat, dan terpercaya!