Manajemen perkantoran adalah bagian dari kehidupan di tempat kerja yang meliputi banyak hal, mulai dari sumber daya hingga perhitungan keuntungan. Pengelolaan sumber daya manusia di dalam lingkungan kerja dinilai sangat penting karena berhubungan dengan kesejahteraan dan taraf hidup karyawannya.
Bagaimana sistem manajemen perkantoran yang baik? Untuk memahami lebih dalam, kali ini kita akan membahas tentang pengertian, fungsi, tujuan, dan ruang lingkup manajemen perkantoran secara lengkap.
Apa Itu Manajemen Perkantoran?
Manajemen perkantoran adalah salah satu kegiatan pengolahan data dan informasi yang dilakukan secara rutin, konsisten, serta berkesinambungan dengan mengikuti standar atau SOP dalam rangka memenuhi tujuan bisnis perusahaan.
Manajemen perkantoran adalah usaha untuk mengarahkan operasional atau kegiatan administrasi kantor secara keseluruhan untuk mencapai tujuan dengan cara seefisien mungkin agar pekerjaan berjalan baik.
Manajemen perkantoran mengacu pada upaya untuk mengatur atau mengelola tugas di tempat kerja.
Fungsi Manajemen Perkantoran
Manajemen kantor adalah aspek penting dari sebuah organisasi atau badan usaha. Tanggung jawab utama seorang manajer kantor meliputi perencanaan, implementasi, dan evaluasi untuk memastikan kelancaran operasi bisnis. Guna mencapai tujuan ini, manajer kantor harus melakukan tugas-tugas berikut:
1. Perencanaan
Perencanaan adalah tahap awal dalam setiap keputusan yang akan dibuat. Setelah mengidentifikasi tujuan jangka pendek dan jangka panjang bisnis, Anda dapat menyusun rencana untuk mencapainya.
Rencana tersebut merinci tugas yang harus diselesaikan oleh semua pemangku kepentingan, serta tindakan atau prosedur yang harus diikuti untuk memastikan konsistensi dan meningkatkan produktivitas.
2. Staffing
Staffing adalah salah satu tanggung jawab di dalam manajemen perkantoran. Kegiatan ini meliputi seleksi, rekrutmen, kompensasi, dan pelatihan. Pekerjaan ini juga mencakup promosi dan pensiun karyawan untuk menjaga keseimbangan sumber daya manusia.
Manajer perlu menempatkan setiap orang pada posisi yang sesuai dengan kemampuan mereka, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan melibatkan seluruh staf.
3. Pengarahan
Ketika rencana selesai dan sumber daya yang diperlukan sudah didapat, sekarang saatnya untuk beralih ke fase berikutnya, yaitu eksekusi. Anda harus mengarahkan personel untuk menyelesaikan tanggung jawab masing-masing secara efisien.
Pengarahan ini dapat dilakukan dengan pelatihan dan instruksi tindak lanjut untuk memverifikasi bahwa prosedur tersebut dipahami dan dilaksanakan. Anda juga harus mempertimbangkan cara menangani individu yang tidak mematuhi prosedur.
4. Komunikasi
Komunikasi dengan karyawan sangat penting untuk memastikan semua pihak mematuhi prosedur yang ditentukan dalam rencana.
Tujuan komunikasi dalam konteks ini adalah untuk membina hubungan manusia yang positif dan memahami tuntutan tenaga kerja. Kejelasan, kejujuran, dan pemanfaatan informasi yang strategis merupakan tiga aspek komunikasi yang harus dikuasai.
5. Kontrol
Kontrol dari atasan tidak selalu manajemen mikro, tetapi memastikan bahwa rencana tersebut dijalankan dengan memberikan kebebasan bagi semua orang untuk tindakan terbaik.
Hal ini dapat diterapkan pada prosedur fisik dan komputerisasi dalam elemen bisnis yang berbeda untuk memastikan konsistensi. Saat Anda mengontrol bawahan, harus ada fleksibilitas dan adaptasi terhadap nilai dan persyaratan kantor.
6. Koordinasi
Koordinasi cukup sulit dilakukan karena membutuhkan keseimbangan antara satu tim dengan unit bisnis lain agar semua pihak dapat berjalan dengan harmonis.
Koordinasi didasarkan pada sejumlah gagasan penting, termasuk kontinuitas dan menghilangkan birokrasi untuk membuat prosesnya transparan dan jelas.
7. Motivasi
Tugas manajer kantor yang paling menantang adalah menginspirasi staf. Motivasi dari diri sendiri atau orang lain sangat penting untuk mencapai tujuan bersama.
Sangat penting bagi Anda untuk menjaga moral, disiplin, dan memberikan contoh baik saat memimpin. Untuk menjaga motivasi, Anda harus menjadi pemimpin yang jujur, suportif, dan sopan.
Baca Juga: Pengertian Manajemen Bisnis, Fungsi, dan Cara Menerapkannya
Tujuan Manajemen Perkantoran
Setelah memahami semua aspek manajemen perkantoran di atas, maka tujuan manajemen perkantoran dikerucutkan menjadi:
- Memberikan semua informasi yang diperlukan kepada individu yang bertanggung jawab terhadap tugas administrasi.
- Memberikan catatan dan laporan yang bermanfaat dengan harga yang dirasa sesuai.
- Membantu organisasi dan bisnis dalam mempertahankan dan memenuhi tuntutan mereka.
- Melakukan tugas-tugas administrasi dengan cermat dan memberikan pelayanan yang baik kepada klien atau mitra bisnis.
- Membuat catatan yang lengkap, relevan, dan terkini dengan tepat waktu, akurat, dan akuntabel.
Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
Berikut ini adalah ruang lingkup manajemen perkantoran yang perlu Anda perhatikan.
1. Aktivitas Kantor
Biasanya, kegiatan kantor meliputi perencanaan, koordinasi, dan pemantauan operasi kantor. Aktivitas di kantor termasuk hal-hal yang terjadi selama jam kerja maupun di luar jam kerja, baik itu antar tim internal maupun dengan pihak eksternal.
2. Sarana Pekerjaan Kantor
Fasilitas kantor terdiri dari lokasi, gedung, peralatan, serta mesin-mesin kantor. Fasilitas ini tidak mencakup barang-barang pribadi milik karyawan. Namun, fasilitas kantor juga mencakup barang-barang tambahan yang mendukung efektivitas kerja.
Baca Juga: Mengenal Manajemen Persediaan, Fungsi, dan Metode Efektifnya
Cara Memaksimalkan Manajemen Perkantoran
Karena keberadaannya yang sangat vital, setiap bisnis selalu berupaya mengoptimalkan manajemen perkantoran. Berikut adalah beberapa caranya:
1. Perhatikan Tata Letak Ruang Kerja
Tata letak ruang kerja cukup berdampak pada pola manajemen, sehingga mengatur ruang kerja dapat memfasilitasi manajemen yang lebih baik. Pengaturan yang nyaman dapat mempercepat pekerjaan dan meningkatkan produktivitas karyawan.
2. Memberikan Tugas Sesuai Kemampuan
Cara memaksimalkan manajemen perkantoran selanjutnya adalah mendelegasikan tugas. Hal ini bukan berarti menyerahkan semua tanggung jawab Anda kepada bawahan. Karyawan yang diberikan pekerjaan akan berkesempatan mengembangkan kemampuan individu dan tim untuk menyelesaikan tugas sesuai tenggat waktu yang diberikan.
3. Tentukan Peran dan Tanggung Jawab dengan Jelas
Setiap posisi memiliki tugas dan peran yang unik. Pastikan bahwa setiap posisi memiliki tanggung jawab yang dipersyaratkan serta tidak memikul tanggung jawab ganda.
Dalam upaya meningkatkan efisiensi, sejumlah bisnis memberikan tanggung jawab yang berlebihan kepada karyawan. Padahal menetapkan beban kerja yang berlebihan tanpa melakukan analisis beban kerja terlebih dahulu berpotensi menyebabkan karyawan mengalami burnout.
4. Memanfaatkan Dukungan Teknologi
Bukan rahasia lagi bahwa kemajuan teknologi dapat membantu operasional perusahaan. Perusahaan harus melihat ini sebagai peluang bagus untuk meningkatkan manajemen.
Baca juga: Mengelola Sistem Manajemen Karyawan di Perusahaan Anda
Demikian penjelasan lengkap mengenai manajemen perkantoran dari pengertian, fungsi, hingga tujuan. Suatu bisnis juga tak akan bisa sukses tanpa sumber daya manusia yang mumpuni. Oleh karena itu, penting bagi Anda mencari karyawan yang berkompeten di bidangnya.
KitaLulus hadir sebagai platform untuk membantu Anda merekrut tenaga kerja dengan mudah. Prosesnya cepat dan anti ribet. Anda tinggal mengisi formulir untuk bisa pasang info loker secara gratis. Terdapat 50 ribu lebih perusahaan di Indonesia yang sudah mengiklankan lokernya di KitaLulus. Sekarang giliran Anda!
