Onboarding Karyawan: Semua Hal yang Perlu HR Tahu

Sebagus apapun sebuah perusahaan, karyawan baru tetap harus melewati proses “naturalisasi budaya” agar bisa bekerja dengan maksimal. Onboarding adalah istilah yang digunakan untuk menyebut proses penyerapan budaya tersebut. 

Berbeda dengan program orientasi, tujuan onboarding tidak sebatas pada pengenalan peraturan perusahaan, SOP, rekan kerja, dan cakupan pekerjaan. Lebih dari itu, tujuan utama dari program onboarding adalah untuk memastikan bahwa karyawan baru dapat memahami dan beradaptasi dengan perusahaan secara menyeluruh.

Oleh sebab itulah, proses onboarding umumnya tidak selesai dalam 1 – 2 hari saja, melainkan bisa berminggu-minggu. Meski demikian, output yang dihasilkan bagi perusahaan juga sepadan.

Tapi sebenarnya, apa arti onboarding? Seberapa penting program onboarding bagi perusahaan dan orang-orang yang bekerja di dalamnya? Berikut ini penjelasan lengkapnya.

Apa itu Onboarding?

Onboarding adalah proses komprehensif untuk mengintegrasikan karyawan baru ke dalam organisasi, yang mencakup berbagai aspek mulai dari penyelesaian dokumen administratif hingga pengenalan budaya perusahaan dan pengembangan keterampilan yang diperlukan untuk sukses dalam peran baru.

Onboarding adalah proses berkesinambungan yang dilakukan HRD dan pemimpin perusahaan untuk memaksimalkan potensi karyawan, sekaligus membuatnya merasa betah di lingkungan kerja.

Jadi berbeda jauh dengan orientasi yang isinya sebatas perkenalan perusahaan dan karyawan, tujuan utama onboarding ada dua hal, yaitu:

• Memaksimalkan potensi dan produktivitas tim
• Menjaga engagement tim sehingga angka turnover (karena mengundurkan diri atau tidak perform) bisa ditekan

Kesuksesan program onboarding adalah ketika dalam waktu 3 – 12 bulan setelah direkrut, karyawan punya kualitas kerja tinggi, engagement tim baik, dan loyal pada perusahaan. Oleh karena itu, selama onboarding dilaksanakan, HRD dan pemimpin langsung karyawan perlu melakukan pendekatan dan character building secara intensif pada timnya.

Perbedaan Orientasi dan Onboarding

Kemudian, tidak sedikit yang berpikir bahwa onboarding adalah program orientasi. Padahal program orientasi hanyalah salah satu bagian dari keseluruhan proses onboarding. Jika dianalogikan, onboarding adalah satu porsi martabak penuh, sedangkan orientasi adalah potongan martabak itu.

Jika onboarding adalah penyesuaian karyawan terhadap peran barunya, maka orientasi lebih menitikberatkan pada perkenalan karyawan di tempat baru. Mulai dari perkenalan tempat, tim, divisi, cara menggunakan peralatan kantor, dan hal-hal lainnya.

Singkatnya seperti ini:

• Onboarding adalah: sebuah bentuk engagement yang diberikan perusahaan agar karyawan dapat menyesuaikan diri dengan peran barunya dan dapat melaksanakan tugas dan kewajibannya sesuai dengan tujuan perusahaan.
• Orientasi adalah: sebuah bagian dari proses onboarding untuk mengenalkan lingkungan perusahaan kepada karyawan dan membuat mereka merasa diterima di perusahaan barunya.

Lebih jelasnya, berikut perbedaan orientasi dan onboarding:

Aspek	Orientasi	Onboarding
Durasi	Biasanya 1-3 hari	Proses berkelanjutan (3-12 bulan)
Fokus	Pengenalan perusahaan dan prosedur administratif	Integrasi menyeluruh ke dalam peran dan budaya
Lingkup	Informasi umum tentang perusahaan	Pengetahuan spesifik tentang peran, tim, dan ekspektasi kinerja
Pendekatan	Satu arah (perusahaan ke karyawan)	Dua arah dan interaktif
Tujuan	Penyelesaian dokumen dan kepatuhan	Adaptasi, produktivitas, dan retensi jangka panjang

Baca juga: 25 Kata-kata Menyambut Karyawan Baru Terbaik

Manfaat Program Onboarding

Pada dasarnya, kualitas onboarding adalah ketika seorang karyawan baru dapat bekerja dengan antusias dan mampu untuk beradaptasi cepat dengan rekan kerjanya. 

Tapi, selain itu ada beberapa manfaat onboarding lain yang bisa Anda dapatkan sebagai HRD perusahaan, misalnya:

1. Karyawan Lebih Paham Visi Misi Perusahaan

Manfaat pertama dari onboarding adalah karyawan bisa mendapatkan penjelasan mengenai visi dan misi perusahaan dimana mereka bekerja. Sehingga nantinya karyawan baru bisa memahami apa yang menjadi targetnya.

Selain visi dan misi, program onboarding juga dapat mengenalkan karyawan baru pada value perusahaan secara mendalam. Akhirnya begitu onboarding selesai, karyawan punya kode etik sesuai value tempatnya bekerja.

2. Ice Breaking dalam Perusahaan

Adakalanya, perusahaan melakukan program onboarding secara bersamaan, mempersatukan karyawan baru dan lama dalam satu acara semi formal/informal.

Selain mengurangi penat, keberadaan acara onboarding seperti ini dapat meningkatkan keakraban antar karyawan, baik yang baru atau lama. Tujuan utama acara onboarding semacam ini biasanya adalah meningkatkan kelancaran komunikasi dan menghilangkan kecanggungan interaksi.

3. Membantu Karyawan untuk Beradaptasi

Tidak seperti orientasi yang hanya menjelaskan aturan-aturan kaku, onboarding adalah program penyesuaian diri karyawan terhadap tanggung jawab, peran, dan seberapa penting posisinya dalam perusahaan.

Oleh karena itu, tanda keberhasilan onboarding bukanlah seberapa patuh karyawan pada peraturan. Lebih dari itu, program onboarding yang sukses adalah yang dapat membuat karyawan “sadar” betapa besar harapan tim dan perusahaan padanya, sekaligus menanamkan perasaan komitmen serta saling percaya.

4. Memperkenalkan Job Description

Satu lagi manfaat dari onboarding adalah untuk memperkenalkan job description kepada karyawan baru. Job description yang dimaksud di sini tidak sebatas pada dokumen SOP yang disimpan HRD, melainkan juga termasuk apa saja kualifikasi teknis, konseptual, dan mentalitas yang harus dimiliki karyawan.

Sebagai contoh, secara tertulis job desc seorang CS adalah melayani calon konsumen dan pelanggan. Hal ini bisa dijelaskan selama orientasi. Ternyata dalam pelaksanaannya, CS juga harus tahu bagaimana cara menghadapi calon konsumen yang bawel. Kemampuan semacam ini hanya bisa diajarkan melalui program onboarding.

5. Meningkatkan Retensi Karyawan

Studi yang dilakukan oleh Society for Human Resource Management (SHRM) menunjukkan bahwa karyawan baru memiliki kemungkinan 69% lebih tinggi untuk bertahan di perusahaan selama minimal tiga tahun jika mereka melalui program onboarding yang terstruktur dan efektif.

BACA JUGA: Mengulik Pengaruh Loyalitas Karyawan Terhadap Perusahaan

Cara Menerapkan Onboarding Karyawan yang Efektif

Setiap perusahaan memiliki budaya dan sistemnya sendiri dalam melakukan onboarding. Lalu bagaimana cara menerapkan program onboarding di perusahaan Anda sehingga bisa berjalan dengan baik dan efektif? Berikut ini beberapa contohnya.

1. Company Tour

Tahapan awal dalam menerapkan onboarding adalah dengan mengajak karyawan baru untuk berkeliling perusahan dan memperkenalkan divisi-divisi yang ada. Hal ini dilakukan agar karyawan baru bisa mengenal perusahaan dan divisi yang kemungkinan akan bekerja sama.

Selain itu, melalui company tour, karyawan baru juga dapat mempelajari kebiasaan dan pola interaksi dalam perusahaan. Sebagai contoh, ada perusahaan yang pola komunikasinya formal dan ada pula yang informal.

2. Memaksimalkan Interaksi

Seperti sudah disebutkan, onboarding adalah program yang tidak bisa dipaksa selesai dalam waktu singkat. Proses pengenalan value, penyelarasan budaya, serta penanaman loyalitas memerlukan interaksi-interaksi yang rutin dilakukan.

Oleh sebab itu, selama masa onboarding, HRD dan atasan perlu memaksimalkan interaksi dengan karyawan baru. Selain agar saling mengenal lebih dalam, onboarding juga diperlukan untuk memperkuat engagement dengan perusahaan.

3. Pelaksanaan Workshop Rutin

Saat ini, perusahaan menamai program workshop onboarding dengan istilah berbeda-beda, seperti monthly meetup, temu kangen, pesta perusahaan, outing, dan sebagainya. Sebagai HRD, Anda bisa memanfaatkan acara semi formal atau informal semacam ini untuk mengenalkan value perusahaan ke karyawan dengan lebih mendalam.

Bukan hanya bermanfaat untuk karyawan baru, workshop onboarding semacam ini juga bisa menjadi pengingat bagi karyawan lama, lho!

4. Program On-The Job Training

Selain orientasi, program lain yang termasuk dalam onboarding adalah on-the-job training, atau belajar sambil bekerja. Alih-alih memberikan beban kerja berat, karyawan baru perlu terlebih dulu mengenali perusahaan dan cakupan pekerjaannya. Setelah terbiasa, baru atasan atau pendamping onboarding menambah beban kerja secara bertahap.

5. Ikut Sertakan Karyawan Baru dalam Diskusi

Tahapan selanjutnya dalam program onboarding adalah dengan mengikutsertakan karyawan baru dalam diskusi. Hal ini akan membantu karyawan baru cepat dalam menyerap pelajaran dan bimbingan yang diberikan. Lebih dari itu, pelibatan karyawan baru juga berpotensi memberikan insight baru yang menguntungkan perusahaan.

Kapan Onboarding Dilaksanakan

Meskipun setiap perusahaan memiliki cara dan sistem yang berbeda, onboarding sebaiknya dilakukan secepat mungkin begitu karyawan menandatangani kontrak. Selain mempercepat tumbuhnya perasaan engaged, onboarding yang segera dilakukan akan membuat karyawan lebih cepat pula memberikan kontribusinya.

Apabila saat ini perusahaan sedang memberlakukan work from home (WFH) atau merekrut karyawan remote, Anda bisa melakukan program onboarding secara online, dengan catatan:

• Program onboarding dilakukan dengan aturan tertentu, agar komunikasi antara perusahaan dan karyawan bisa dimaksimalkan. Contoh aturan tersebut misalnya mewajibkan karyawan baru on-camera saat onboarding online.
• Mewajibkan fast-response pada karyawan baru, terutama saat berkomunikasi dengan atasan atau karyawan lain yang bekerjasama langsung.
• Melakukan pertemuan rutin dan intens antara atasan dan karyawan baru, misalnya 1 – 2 kali per minggu.

Tahapan Proses Onboarding yang Efektif

Untuk memastikan keberhasilan integrasi karyawan baru, proses onboarding perlu direncanakan secara sistematis dengan tahapan yang jelas. Berikut adalah tahapan utama proses onboarding yang efektif dalam konteks perusahaan Indonesia:

1. Tahap Pra-Onboarding (Sebelum Hari Pertama)

Tahap ini dimulai segera setelah kandidat menerima tawaran kerja dan berlangsung hingga hari pertama kerja.

Aktivitas Kunci:

• Penyelesaian Dokumen Administratif: Memproses kontrak kerja, formulir data karyawan, dokumen BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, NPWP, dan dokumen lain yang diperlukan sesuai peraturan ketenagakerjaan Indonesia.
• Komunikasi Proaktif: Menjaga komunikasi reguler dengan karyawan baru, memberikan informasi tentang apa yang dapat diharapkan pada hari pertama, jadwal orientasi, dress code, dan dokumen yang perlu dibawa.
• Persiapan Tempat Kerja: Memastikan ruang kerja, peralatan, akses sistem, email perusahaan, dan sumber daya lainnya telah siap sebelum karyawan baru hadir.
• Pemberitahuan kepada Tim: Menginformasikan kepada tim terkait tentang kedatangan karyawan baru, termasuk peran dan tanggung jawabnya.
• Penugasan Buddy atau Mentor: Menunjuk seorang karyawan yang akan menjadi pendamping informal bagi karyawan baru, membantu mereka beradaptasi dengan lingkungan kerja dan budaya perusahaan.

2. Tahap Orientasi Awal (Hari Pertama hingga Minggu Pertama)

Tahap ini fokus pada memperkenalkan karyawan baru pada lingkungan fisik, tim, dan informasi dasar tentang perusahaan.

Aktivitas Kunci:

• Sambutan Resmi: Penyambutan oleh HR, atasan langsung, dan bila memungkinkan, perwakilan manajemen senior. Di Indonesia, sambutan yang hangat sangat penting untuk menciptakan kesan positif.
• Tur Fasilitas: Pengenalan terhadap lingkungan fisik perusahaan, termasuk area kerja, ruang rapat, kantin, mushola atau ruang ibadah, dan fasilitas lainnya.
• Pengenalan Tim: Memperkenalkan karyawan baru kepada rekan satu tim, departemen terkait, dan personel kunci lainnya. Di Indonesia, perkenalan formal dan diatur biasanya lebih dihargai.
• Orientasi Dasar Perusahaan: Presentasi tentang sejarah perusahaan, visi misi, nilai-nilai, struktur organisasi, dan informasi umum lainnya.
• Penjelasan Kebijakan & Prosedur: Pengenalan terhadap peraturan perusahaan, kebijakan SDM, prosedur keselamatan, dan informasi praktis seperti jam kerja, sistem absensi, dan prosedur cuti.

3. Tahap Integrasi Peran (Minggu Pertama hingga Bulan Pertama)

Tahap ini berfokus pada membantu karyawan baru memahami peran dan tanggung jawab spesifik mereka.

Aktivitas Kunci:

• Penjelasan Peran Mendalam: Diskusi mendalam dengan atasan langsung tentang deskripsi pekerjaan, ekspektasi kinerja, dan bagaimana peran mereka berkontribusi pada tujuan departemen dan perusahaan.
• Pelatihan Spesifik Peran: Program pelatihan yang ditargetkan untuk membangun keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk posisi tersebut.
• Pengenalan Sistem dan Tools: Pelatihan tentang sistem, software, platform, dan tools yang akan digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.
• Pertemuan dengan Stakeholders Kunci: Memfasilitasi pertemuan dengan departemen atau individu yang akan berinteraksi secara reguler dengan karyawan baru.
• Penetapan Sasaran Awal: Mendefinisikan sasaran dan deliverables jangka pendek untuk memberikan fokus dan kesempatan mencapai quick wins.

4. Tahap Pengembangan dan Integrasi Budaya (Bulan Pertama hingga Ketiga)

Tahap ini bertujuan untuk mendalamkan pemahaman terhadap budaya perusahaan dan mengembangkan jaringan internal.

Aktivitas Kunci:

• Pengenalan Budaya Mendalam: Sesi diskusi tentang nilai-nilai perusahaan, “unwritten rules”, dan norma-norma budaya yang mungkin tidak dijelaskan secara formal.
• Program Mentoring: Implementasi program mentoring formal dengan mentor yang ditunjuk untuk memberikan bimbingan dan dukungan berkelanjutan.
• Aktivitas Team Building: Kegiatan yang dirancang untuk memperkuat hubungan dengan tim dan membangun rasa memiliki.
• Proyek Kolaboratif: Penugasan pada proyek yang melibatkan kerja sama dengan anggota tim lainnya untuk memperkuat integrasi.
• Umpan Balik Dua Arah: Sesi umpan balik formal dan informal untuk memastikan karyawan baru mendapatkan dukungan yang dibutuhkan dan dapat mengekspresikan kekhawatiran atau pertanyaan.

5. Tahap Evaluasi dan Transisi (Bulan Ketiga hingga Keenam/Setahun)

Tahap final ini berfokus pada evaluasi keberhasilan onboarding dan transisi ke pengembangan karir jangka panjang.

Aktivitas Kunci:

• Sesi Umpan Balik Komprehensif: Diskusi mendalam tentang pengalaman onboarding, meliputi apa yang berjalan baik dan area yang perlu ditingkatkan.
• Pengembangan Rencana Karir: Diskusi awal tentang jalur karir potensial dan rencana pengembangan profesional.
• Survei Kepuasan Onboarding: Mengumpulkan umpan balik terstruktur melalui survei untuk terus memperbaiki proses onboarding.

Kesimpulan

Implementasi program onboarding yang efektif memang memerlukan investasi waktu, sumber daya, dan komitmen organisasi. Namun, manfaat jangka panjangnya—dalam bentuk produktivitas yang lebih cepat, retensi yang lebih tinggi, keterlibatan yang lebih kuat, dan budaya organisasi yang lebih kohesif—jauh melebihi biaya awal. Dalam lanskap bisnis Indonesia yang kompetitif dan terus berkembang, onboarding yang dirancang dengan baik dapat menjadi keunggulan kompetitif yang signifikan.

Saat perusahaan di Indonesia terus beradaptasi dengan transformasi digital, perubahan demografi tenaga kerja, dan evolusi ekspektasi karyawan, program onboarding juga perlu berkembang. Organisasi yang memprioritaskan pengembangan berkelanjutan dari strategi onboarding mereka akan lebih siap untuk menarik, mengintegrasikan, dan mempertahankan talenta terbaik—faktor yang semakin penting untuk kesuksesan bisnis di era yang dinamis ini.

Dengan memahami dan mengimplementasikan praktik-praktik terbaik yang diuraikan dalam artikel ini, dan mengadaptasinya dengan konteks unik perusahaan Anda, Anda dapat menciptakan program onboarding yang tidak hanya memenuhi kebutuhan organisasi dan karyawan baru, tetapi juga berkontribusi secara signifikan terhadap keberhasilan jangka panjang keduanya.