Dalam dunia kerja dan aturan ketenagakerjaan Indonesia, istilah outsourcing bukanlah hal yang baru dan asing. Outsourcing adalah salah satu solusi yang digunakan oleh beberapa perusahaan untuk mengatasi kekurangan sumber daya manusia atau karyawan.
Menggunakan jasa outsourcing juga bisa membuat sebuah perusahaan dapat menjalankan semua sektor operasionalnya. Bagi sebuah perusahaan yang tidak memiliki cukup sumber daya untuk melakukan semua pekerjaan, maka bekerjasama dengan perusahaan outsourcing bisa menjadi jalan keluarnya.
Lalu, apa itu outsourcing? Simak informasi detailnya berikut.
Apa Itu Outsourcing?
Outsourcing artinya alih daya. Mengutip dari Investopedia, outsourcing adalah praktik mempekerjakan pihak luar perusahaan untuk menjalankan operasional perusahaan baik itu memberikan layanan atau melakukan proses produksi.
Praktik ini pertama kali dikenal sebagai salah satu strategi bisnis pada tahun 1988 dan sepanjang tahun 1990 mulai menjadi bagian integral dari ekonomi bisnis. Strategi ini pun terus mengalami perkembangan setiap tahunnya.
Dikatakan bahwa outsourcing mampu membantu perusahaan dalam mengurangi biaya operasional atau gaji karyawan.
Hal ini seperti yang dikatakan oleh Rohan Bhansali, direktur Gozoop yang dikutip dari Entrepreneur, bahwa untuk tetap bisa kompetitif, perusahaan semakin bergantung pada tenaga kerja alih daya sehingga operasional perusahaan bisa lebih efisien.
Di Indonesia sendiri ada banyak perusahaan outsourcing dengan spesialisasi yang berbeda-beda, seperti berikut ini:
- PT Swakarya Insan Mandiri: Telah memiliki lebih dari 100 klien di 50+ kota di Indonesia.
- PT Personel Alih Daya Tbk: Mengelola lebih dari 8000 tenaga kerja di seluruh Indonesia.
- PT Citra Nusapala Parkir: Fokus pada pengelolaan parkir.
- PT Infomedia Nusantara: Fokus bisnis pada BPO dengan core bisnis CRM.
- PT Exa Mitra Solusi: Berdiri sejak 2004.
- PT Cipar Sukses Bersama: Menangani jasa rekrutmen seluruh Indonesia.
- PT Shelter Indonesia: Memberikan layanan outsourcing keamanan, kebersihan, dan lainnya.
- PT Timexs Indonesia: Banyak kebutuhan rekrutmen untuk perusahaan keuangan berskala besar.
- PT Intrias Mandiri Sejati: Menangani lebih dari 12.000 karyawan outsource di berbagai posisi.
- PT Global Sarana Sukses: Berdiri sejak 1998 dan banyak menangani perusahaan multinasional.
- PT Citra Insan Mandiri: Menyediakan kebutuhan karyawan di bidang penjualan dan pemasaran.
- PT Mitra Kerja Utama: Fokus kepada membantu klien menyederhanakan business process dalam pengelolaan karyawan.
- PT Citra Indojaya Perkasa: Menyediakan beragam tenaga kerja.
Ketika sebuah perusahaan memilih menggunakan tenaga kerja outsource nantinya semua hal yang berkaitan dengan proses rekrutmen, kontrak kerja, gaji, sistem kerja, posisi dan lainnya diurus serta diatur oleh perusahaan penyedia jasa alih daya tersebut.
Lalu, status karyawan outsourcing adalah pekerja dari perusahaan penyalur tenaga kerja. Dengan kata lain, kesejahteraan karyawan menjadi tanggung jawab dari perusahaan outsourcing.
Baca juga: 8 Kendala Rekrutmen yang Sering Dialami HR dan Solusinya
Sistem Kerja Outsourcing
Outsourcing bukan hanya sekadar memindahkan pekerjaan ke pihak lain. Ini adalah strategi bisnis kompleks yang melibatkan serangkaian proses dan pertimbangan penting.
Sederhananya, sistem kerja outsourcing diawali dari Anda dan perusahaan outsourcing membuat perjanjian kerja yang mengatur kebutuhan tenaga kerja. Selanjutnya, perusahaan outsourcing bertanggung jawab mengelola tenaga kerja, mulai dari perekrutan, pelatihan, hingga penggajian. Kemudian, tenaga kerja outsourcing akan melaksanakan pekerjaan yang Anda delegasikan.
Lebih lengkapnya, berikut gambaran mengenai sistem kerja outsourcing untuk membantu pemahaman Anda:
1. Mengidentifikasi Kebutuhan dan Tujuan Outsourcing
Langkah pertama adalah mengidentifikasi pekerjaan atau fungsi bisnis apa yang akan di-outsource. Pertanyaan yang perlu dijawab:
- Mengapa pekerjaan ini perlu di-outsource? (misalnya, mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, mengakses keahlian khusus)
- Pekerjaan atau fungsi mana yang paling cocok untuk di-outsource?
- Apa tujuan yang ingin dicapai dengan outsourcing ini? (misalnya, peningkatan produktivitas sebesar X%, pengurangan biaya sebesar Y%)
Identifikasi yang jelas akan membantu Anda menetapkan metrik keberhasilan dan memilih vendor outsourcing yang tepat.
2. Memilih Vendor Outsourcing yang Tepat
Memilih vendor outsourcing adalah langkah krusial. Pertimbangkan faktor-faktor berikut:
- Keahlian dan Pengalaman: Apakah vendor memiliki keahlian yang relevan dan pengalaman yang terbukti dalam bidang yang Anda butuhkan?
- Reputasi dan Referensi: Cari tahu reputasi vendor melalui ulasan online, studi kasus, atau referensi dari klien sebelumnya.
- Harga dan Model Pembayaran: Bandingkan harga dari beberapa vendor dan pastikan model pembayaran sesuai dengan anggaran dan kebutuhan Anda.
- Komunikasi dan Budaya: Pastikan ada keselarasan dalam komunikasi dan budaya kerja antara perusahaan Anda dan vendor.
- Keamanan Data: Pastikan vendor memiliki sistem keamanan yang kuat untuk melindungi data sensitif perusahaan.
Proses seleksi yang cermat akan meminimalkan risiko dan memastikan Anda mendapatkan vendor yang dapat diandalkan.
3. Menyusun Kontrak Outsourcing yang Jelas dan Komprehensif
Kontrak outsourcing adalah fondasi dari hubungan kerja yang sukses. Pastikan kontrak mencakup hal-hal berikut:
- Lingkup Pekerjaan (Scope of Work): Rincian jelas mengenai pekerjaan yang akan dilakukan, standar kualitas yang diharapkan, dan tenggat waktu.
- Metrik Kinerja (Key Performance Indicators – KPIs): Ukuran keberhasilan yang akan digunakan untuk mengevaluasi kinerja vendor.
- Model Pembayaran: Cara pembayaran akan dilakukan (misalnya, per jam, per proyek, atau berdasarkan hasil).
- Klausul Kerahasiaan (Confidentiality Agreement): Perlindungan terhadap informasi rahasia perusahaan.
- Klausul Pengakhiran Kontrak: Syarat dan ketentuan pengakhiran kontrak jika salah satu pihak tidak memenuhi kewajiban.
- Penyelesaian Sengketa: Mekanisme penyelesaian sengketa jika terjadi perselisihan.
Kontrak yang komprehensif akan melindungi kepentingan kedua belah pihak dan meminimalkan potensi masalah di kemudian hari.
4. Proses Implementasi
Setelah kontrak ditandatangani, langkah selanjutnya adalah implementasi. Ini melibatkan:
- Penetapan Tim Manajemen Outsourcing: Tim internal yang bertanggung jawab mengawasi dan mengelola hubungan dengan vendor.
- Pelatihan dan Orientasi: Memberikan pelatihan dan orientasi kepada tim vendor mengenai proses bisnis, budaya perusahaan, dan harapan kinerja.
- Komunikasi yang Teratur: Membangun saluran komunikasi yang efektif untuk memastikan informasi mengalir dengan lancar.
- Pemantauan Kinerja: Melakukan pemantauan kinerja secara berkala terhadap vendor berdasarkan KPIs yang telah ditetapkan.
- Umpan Balik dan Evaluasi: Memberikan umpan balik secara konstruktif kepada vendor dan melakukan evaluasi secara berkala untuk mengidentifikasi area perbaikan.
Manajemen outsourcing yang efektif membutuhkan komitmen dan komunikasi yang berkelanjutan dari kedua belah pihak.
5. Mengevaluasi dan Optimalisasi Berkelanjutan
Proses outsourcing tidak berhenti setelah implementasi. Evaluasi dan optimalisasi berkelanjutan adalah kunci untuk memastikan Anda terus mendapatkan nilai terbaik dari investasi outsourcing Anda. Ini melibatkan:
- Analisis Data Kinerja: Menganalisis data kinerja secara berkala untuk mengidentifikasi tren, masalah, dan peluang perbaikan.
- Umpan Balik dari Stakeholder: Mengumpulkan umpan balik dari berbagai stakeholder (misalnya, karyawan, pelanggan, dan manajemen) untuk mendapatkan perspektif yang lebih luas.
- Penyesuaian Strategi Outsourcing: Melakukan penyesuaian terhadap strategi outsourcing Anda berdasarkan hasil evaluasi dan umpan balik.
- Peningkatan Proses: Mengidentifikasi dan menerapkan peningkatan proses untuk meningkatkan efisiensi, kualitas, dan kepuasan pelanggan.
Baca juga: Jenis Jasa Rekrutmen dan Perbedaannya dengan Outsourcing
Aturan Outsourcing
Peraturan terkait outsourcing sebelumnya tertuang dalam Pasal 64 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Dikatakan bahwa:
“Perusahaan bisa menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan atau penyediaan jasa pekerja atau buruh yang dibuat secara tertulis.”
Namun, aturan tersebut sudah diubah dengan dikeluarkannya UU Nomor 11 Tahun 2020 dan PP Nomor 35 Tahun 2021 Cipta Kerja sebagai pengganti UU Nomor 13 Tahun 2003.
Mengutip dari Hukum Online, UU Cipta Kerja menghapus pasal 64 dan 65 dalam UU No. 13 Tahun 2003 mengenai ketentuan outsourcing dari penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain menjadi alih daya. Selain itu, tidak ada lagi batasan terhadap jenis pekerjaan yang bisa di-outsourcing seperti di UU No. 13 Tahun 2003.
Dengan kata lain, jenis pekerjaan yang dapat dialihdayakan akan disesuaikan dengan kebutuhan sektor industri.
UU Cipta Kerja juga menekankan bahwa perusahaan alih daya adalah pihak yang bertanggung jawab penuh atas semua hal yang timbul akibat hubungan kerja. Hal ini mulai dari perlindungan pekerja, upah, kesejahteraan, syarat kerja, dan perselisihan yang timbul.
Semua diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
Hubungan kerja antara perusahaan alih daya dengan karyawan yang dipekerjakan haruslah didasarkan pada PKWT atau PKWTT yang dibuat secara tertulis, tidak boleh lisan.
Jenis-jenis Outsourcing
Karena kemudahan yang ditawarkan, kini perusahaan penyedia jasa outsourcing terus meningkat dari tahun ke tahun. Hal ini membuat semakin banyak perusahaan menggunakan jasa outsourcing karena dinilai lebih praktis dalam melakukan perekrutan.
Mengutip dari Pearl Talent, dalam pengaplikasiannya outsourcing dibagi menjadi beberapa jenis dan peranan.
1. Personal Employment Outsourcing (PEO)
Jenis outsourcing ini berperan untuk membantu mengurus urusan administrasi sebuah perusahaan. Seperti gaji, asuransi kesehatan, administrasi, serta kepatuhan undang-undang tenaga kerja.
PEO juga sangat bermanfaat dalam produktivitas kerja, sehingga perusahaan bisa lebih fokus pada produksi dan mengembangkan usahanya.
2. Business Process Outsourcing (BPO)
Business Process Outsourcing adalah penyedia jasa pekerja sebagai pihak ketiga. Pada umumnya BPO dapat membantu perusahaan dalam penyusunan, pengisian dan pelaporan pajak, akuntansi dan pembukuan, rekrutmen, payroll, aktivitas terkait teknologi, pekerja kreatif, hingga berbagai keahlian yang tidak ada dalam suatu perusahaan atau bisnis.
Biasanya BPO menggunakan sistem kontrak Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT).
3. Information Technology Outsourcing (ITO)
Jenis outsourcing yang ketiga ini merupakan alih daya teknologi seperti proses atau fungsi teknologi perusahaan kepada penyedia jasa.
ITO mencakup pada pengerjaan desktop dan LAN, pusat data server dan mainframe, hosting aplikasi, pemeliharaan sistem aplikasi lama, pengembangan aplikasi baru, dan berbagai layanan teknologi lainnya.
4. Knowledge Process Outsourcing (KPO)
KPO menyediakan berbagai layanan outsourcing seperti entri data, konversi data, manajemen data, pengembangan dan design web, dan sebagainya.
Pada umumnya pekerja yang bekerja di bidang KPO ini merupakan orang-orang yang memiliki keahlian dalam analitis tinggi, profesional, dan kualifikasi yang baik.
5. Project Outsourcing
Jenis ini berorientasi pada tugas, di mana perusahaan Anda menyerahkan proyek tertentu kepada jasa outsource. Nantinya Anda akan menentukan ruang lingkup, tujuan, dan persyaratan proyek tersebut sesuai dengan deadline dan anggaran yang disepakati.
Setelah proyek selesai, kerja sama bisa dihentikan atau dilanjutkan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.
Baca juga: Cara Merekrut Karyawan yang Tepat dan Berkualitas
Contoh Pekerjaan Outsourcing
Dalam laporan Grand View Research, sektor Layanan Pelanggan mendominasi pasar BPO Indonesia pada tahun 2022. Segmen ini mencatat kontribusi yang signifikan, dengan pangsa pendapatan global mencapai lebih dari 32,25%.
Seiring dengan berkembangnya ekosistem bisnis, kerangka hukum pun turut beradaptasi untuk mendukung fleksibilitas tenaga kerja. Hal ini terlihat dari berbagai regulasi yang semakin membuka peluang praktik alih daya di berbagai sektor industri.
UU Ciptaker menghapus batasan jenis pekerjaan yang bisa dialihdayakan. Artinya, semua jenis pekerjaan yang ada di perusahaan sangat mungkin menggunakan karyawan outsource, seperti beberapa contoh berikut ini:
- Petugas call center
- Teknisi jaringan
- Accounting
- Sales
- Technical Support
- Data Entry
- Inspektor Quality Control
- Koordinator Logistik
- Compliance Support Officers
- Claims Processing Specialist
- Petugas keamanan
- Cleaning service
- Kurir atau pengemudi
Meskipun outsourcing terlihat sebagai praktik yang fleksibel untuk berbagai jenis pekerjaan, data pasar menunjukkan bahwa implementasinya tidak merata di seluruh industri. Berdasarkan data dari Grand View Research pada tahun 2022, pasar Business Process Outsourcing (BPO) Indonesia mencapai total nilai 1,9 miliar USD dengan komposisi yang didominasi oleh sektor perbankan, jasa keuangan, dan asuransi (BFSI) yang menguasai sekitar 40% pangsa pasar.
Sektor teknologi informasi dan telekomunikasi mengikuti dengan kontribusi sekitar 37%, menunjukkan peran strategis teknologi dalam transformasi proses bisnis. Sementara itu, manufaktur memberi sumbangan sekitar 10%, diikuti oleh sektor kesehatan dengan sekitar 7%, serta ritel dan industri lainnya masing-masing sekitar 4%. Distribusi ini mencerminkan tren outsourcing yang semakin berkembang di Indonesia, dengan fokus utama pada sektor-sektor yang membutuhkan efisiensi operasional dan keahlian khusus.
Manfaat Outsourcing
Praktik penerapan outsourcing bisa mendatangkan banyak manfaat bagi perusahaan, mengutip dari KPSG, berikut ini beberapa manfaat dari alih daya:
1. Mengurangi Biaya Tenaga Kerja
Tidak bisa dipungkiri bahwa biaya yang paling signifikan dalam bisnis adalah tenaga kerja. Mulai dari gaji, kompensasi, asuransi kesehatan, dan berbagai fasilitas lainnya.
Penggunaan tenaga kerja outsource bisa mengurangi semua itu secara signifikan. Perusahaan tidak perlu membayar gaji, tunjangan, dan asuransi karena semua akan jadi tanggung jawab jasa outsourcing.
2. Bisa Mendapatkan Karyawan dengan Keahlian Khusus
Manfaat berikutnya adalah memungkinkan perusahaan untuk mempekerjakan seseorang dengan keahlian khusus yang mungkin belum dimiliki oleh internal perusahaan.
Dengan begini, Anda tidak lagi perlu mengembangkan divisi baru di dalam perusahaan, yang di mana hal ini akan membutuhkan waktu dan budget tambahan.
3. Mendukung Fleksibilitas
Outsource dapat mendukung perusahaan dalam menyesuaikan ukuran tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Ini karena perusahaan outsourcing telah memiliki talent pool yang besar, sehingga ketika Anda membutuhkan tenaga kerja tambahan mereka bisa dengan cepat menyediakannya.
4. Membantu untuk Lebih Fokus pada Inti Bisnis
Salah satu manfaat utama dari outsourcing adalah Anda bisa lebih fokus pada tugas, proyek, atau proses inti bisnis. Ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki banyak waktu dan energi kepada aspek strategis yang berpengaruh besar terhadap pertumbuhan perusahaan.
5. Meningkatkan Kepatuhan terhadap Peraturan Undang-undang
Menggunakan jasa alih daya membuat Anda tidak perlu khawatir mengenai peraturan dan perundang-undangan ketenagakerjaan. Semua hal ini sudah menjadi tanggung jawab dari jasa outsourcing.
Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing
Di samping berbagai manfaatnya, outsourcing juga punya kelebihan dan kekurangan yang perlu diperhatikan, yaitu sebagai berikut:
| Kelebihan Outsourcing ✅ | Kekurangan Outsourcing ❌ |
| Memangkas biaya operasional | Risiko perlindungan data dan kerahasiaan |
| Memudahkan merekrut tenaga ahli | Kehilangan kontrol |
| Akses ke talent pool yang lebih luas | Keterlambatan penyelesaian pekerjaan |
Kelebihan
1. Memangkas Biaya
Biaya yang bisa dipangkas dari outsourcing bukan hanya gaji, tunjangan, atau fasilitas lainnya. Tapi juga biaya rekrutmen, serta pelatihan karyawan.
2. Memudahkan Merekrut Tenaga Ahli
Kelebihan outsourcing berikutnya adalah mendukung Anda untuk merekrut tenaga ahli di bidang tertentu, hal ini akan mendukung perusahaan untuk lebih produktif dan mendapatkan hasil kerja yang berkualitas.
3. Akses ke Talent Pool yang Lebih Luas
Dengan outsourcing, Anda bisa mendapatkan tenaga kerja terbaik dan paling sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda, hal ini karena perusahaan alih daya punya talent pool yang besar dan sudah tersaring dengan baik.
Kekurangan
1. Risiko Perlindungan Data dan Kerahasiaan
Meskipun masalah perlindungan data dan kerahasiaan telah tertulis di dalam kontrak kerja, namun kebocoran data dan rahasia perusahaan tetap tidak bisa terjamin.
2. Kehilangan Kontrol
Ketika mengalihdayakan pekerjaan maka Anda akan kehilangan sebagian kendali atas aspek pekerjaan tersebut.
Meskipun Anda bisa bekerja sama dengan penyedia jasa outsource dalam mengembangkan sistem yang selasar dengan operasional perusahaan, namun tetap saja ada bagian bisnis yang berada di luar kendali langsung Anda.
3. Keterlambatan dalam Penyelesaian
Kekurangan lainnya adalah Anda bisa mengalami risiko keterlambatan dalam penyelesaian pekerjaan yang menghambat operasional bisnis. Tapi, risiko ini bisa dikurangi dengan memilih penyedia alih daya yang memiliki reputasi baik.
Solusi Alternatif Pemasangan Lowongan Kerja
Berdasarkan penjelasan di atas, Anda dapat menyimpulkan apakah perusahaan Anda memerlukan jasa alih daya untuk mencari karyawan tambahan. Keputusan ini sepenuhnya bergantung pada kebutuhan dan kebijakan masing-masing perusahaan atau pelaku usaha.
Apakah jasa outsourcing kurang sesuai untuk kebutuhan karyawan Anda? Jangan khawatir, Anda dapat memasang iklan lowongan pekerjaan di KitaLulus. Pemasangannya pun tidak membutuhkan waktu lama dan dijamin aman.
Anda tinggal mendaftarkan diri dan Anda akan menemukan banyak kandidat terbaik dalam hitungan menit setelah lowongan pekerjaan terpasang. Selain itu, Anda bisa coba layanan kami secara gratis! Yuk, daftar sekarang juga!
Referensi
- Outsourcing: How It Works in Business, With Examples, diakses pada 28 Februari 2025, https://www.investopedia.com/terms/o/outsourcing.asp
- How Does Outsourcing Helps Save Time and Money?, diakses pada 28 Februari 2025, https://www.entrepreneur.com/en-in/finance/thinking-of-outsourcing-work-take-note-of-these-expert/305139
- Understand the Benefits of Outsourcing for Your Employees and Company, diakses pada 28 Februari 2025, https://kpsg.com/en/understand-the-benefits-of-outsourcing-for-your-employees-and-company/
- Jenis Pekerjaan yang Bisa Di-Outsourcing, diakses pada 28 Februari 2025, https://www.hukumonline.com/klinik/a/tafsir-penjelasan-psl-66-ayat-1-uu-13-2003-lt4ff693451e35e/
- Outsourcing: Pros, Cons, & Projects to Consider When Hiring a Third Party, diakses pada 28 Februari 2025, https://blog.hubspot.com/sales/outsourcing
- 9 Types Of Outsourcing: Pros & Cons [Identify The Best Fit], diakses pada 28 Februari 2025, https://www.pearltalent.com/resources/types-of-outsourcing
- Undang-undang (UU) Nomor 13 Tahun 2003 Ketenagakerjaan, diakses pada 28 Februari 2025, https://peraturan.bpk.go.id/Details/43013
- Indonesia Business Process Outsourcing Market Size, Share & Trends Analysis Report, diakses pada 28 Februari 2025, https://www.grandviewresearch.com/industry-analysis/indonesia-business-process-outsourcing-market-report
