Tahukah Anda, naik turunnya kinerja karyawan dalam perusahaan memiliki kaitannya dengan performance management? Jika seorang HR melakukan strategi performance management dengan baik, maka karyawan pun akan bekerja sesuai ekspektasi perusahaan, begitupun sebaliknya.
Selain mempermudah ketercapaian target perusahaan, performance management adalah strategi yang bisa meningkatkan kenyamanan karyawan saat bekerja. Alhasil, pola komunikasi antar karyawan pun dapat lebih efektif dan tingkat turnover pun menurun.
Tapi, bagaimana persisnya cara menerapkan strategi performance management? Apa saja elemen dasarnya? Bagaimana dengan penerapannya? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
BACA JUGA: Evaluasi Kinerja: Tujuan, Metode, dan Contoh Formulir
Apa itu Performance Management?
Performance management atau manajemen kinerja adalah sebuah sistem yang menetapkan tujuan dalam perusahaan, mengkomunikasikan tujuan tersebut kepada karyawan, mengawasi pelaksanaan tujuan tersebut, hingga menanggapi dan memberi penghargaan kepada karyawan sesuai dengan kinerja mereka.
Menurut UC Berkeley, strategi performance management adalah proses komunikasi berkelanjutan antara atasan dan bawahan dalam periode tertentu, untuk memastikan tujuan strategis perusahaan tercapai sesuai target. Dengan demikian, atasan tidak hanya berpangku tangan membiarkan bawahan mencapai tujuan perusahaan, melainkan ikut terjun dalam proses tersebut.
Oleh karena itu, HR dan para pemimpin perusahaan perlu menguasai beberapa skill untuk memastikan performance management terlaksana dengan baik, di antaranya:
- Kemampuan mengkomunikasikan tujuan bersama, baik secara vertikal (ke atasan dan bawahan) maupun horizontal (ke orang dengan jabatan setara).
- Delegasi tugas, yaitu kemampuan membagi tanggungjawab kepada pihak-pihak yang tepat.
- Reorganisasi, kemampuan menyusun ulang posisi tim seefektif dan seefisien mungkin sesuai tujuan perusahaan saat itu.
- Melatih dan mengembangkan karyawan melalui on the job training, off the job, atau mentoring.
- Kemampuan menganalisa kebutuhan tiap karyawan dan memberikan reward sesuai kebutuhan tersebut.
Tujuan Performance Management
Pada dasarnya, manajemen kinerja adalah strategi yang dibuat untuk menyelaraskan kebutuhan individu dengan tujuan perusahaan. Dengan kata lain, strategi performance management diharapkan dapat memberikan imbalan setara pada karyawan dengan kontribusi tertentu, dan memberi dorongan/motivasi pada karyawan yang dianggap kurang berkontribusi.
Selain itu, ada beberapa tujuan manajemen kinerja lainnya, yaitu untuk:
- Memberikan feedback kepada karyawan dengan tepat dan efisien
- Menjadi acuan menentukan kompensasi, kenaikan gaji, struktur upah, dan hal lainnya.
- Memperlancar sistem komunikasi dua arah antara manajemen dan karyawan
- Meningkatkan kinerja karyawan melalui pemberdayaan karyawan dan pemberian penghargaan
- Membentuk tujuan kinerja yang sesuai dengan tujuan perusahaan
- Menyelaraskan ekspektasi kinerja antara karyawan dan atasan
Manfaat Performance Management
Selain guna memenuhi tujuan perusahaan dan karyawan dengan setara, performance management juga dapat mendapatkan banyak manfaat, di antaranya:
1. Koordinasi
Manfaat pertama performance management adalah meningkatnya kelancaran koordinasi internal perusahaan. Dengan alur koordinasi yang lancar, sistem perusahaan akan lebih kohesif dan fleksibel menghadapi perubahan dari eksternal. Akhirnya, masalah dapat selesai lebih cepat dan ide fresh lebih banyak muncul.
2. Efisiensi
Ketika karyawan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, maka mereka akan lebih bisa bijak dalam menghabiskan waktu. Dengan demikian, produktivitas perusahaan pun akan meningkat pesat sehingga tujuan-tujuan dapat tercapai dengan lebih cepat.
3. Motivasi
Manfaat selanjutnya dari performance management adalah motivasi. Sangat penting bagi perusahaan dan manajemen untuk menghargai apa yang sudah dilakukan atau dicapai karyawan dalam pekerjaannya.
Jika Anda tidak atau kurang menghargai karyawan, maka hal ini bisa berdampak pada penurunan motivasi dan kinerja kerja yang merosot. Hal ini tentunya akan memberikan dampak buruk bagi kelangsungan operasional perusahaan.
4. Produktivitas
Poin keempat manfaat performance management ini masih berkaitan dengan poin sebelumnya. Ketika karyawan mengalami penurunan motivasi, produktivitas perusahaan pun akan menurun. Guna menangani masalah tersebut, diperlukan penerapan strategi manajemen kinerja yang dapat meningkatkan kembali motivasi karyawan, misalnya dengan promosi, kenaikan gaji, penghargaan, dan sebagainya.
5. Apresiasi
Manfaat selanjutnya manajemen kinerja adalah apresiasi yang layak, sesuai kontribusi karyawan pada perusahaan. Jika seorang karyawan berprestasi diberi penghargaan sesuai kerja kerasnya, maka ia akan lebih terpacu untuk meningkatkan kontribusi. Sebaliknya, apabila karyawan berprestasi tidak diberi apresiasi layak, ia akan mudah pindah ke perusahaan yang lebih menghargainya.
6. Profitabilitas
Satu lagi manfaat dari sistem performance management yang baik adalah bisa meningkatkan profitabilitas perusahaan secara keseluruhan. Jika karyawan Anda konsisten punya performa tinggi, loyal, dan betah, perusahaan akan mendapat berbagai keuntungan. Beberapa jenis keuntungan tersebut di antaranya margin profit meningkat, branding makin kuat, dan turunnya biaya perekrutan.
BACA JUGA: Penilaian Kinerja Karyawan: Metode, Indikator, dan Contohnya
Elemen Dasar Performance Management
Agar perusahaan bisa membangun sistem performance management yang baik, ada beberapa elemen dasar yang perlu perusahaan Anda penuhi, di antaranya:
1. Adanya Tujuan dan Sasaran yang Tepat
Hal yang umumnya menjadi masalah dalam sistem performance management adalah ketidakjelasan tujuan perusahaan dan tujuan karyawan itu sendiri. Padahal, karyawan juga perlu mengetahui apa tujuan perusahaan dan apa yang diharapkan dari mereka. Sebelum menerapkan strategi performance management, ada baiknya Anda berdiskusi dengan tim guna menyelaraskan tujuan dan sasaran.
2. Komunikasi dan Kerjasama Kondusif
Tidak sedikit manajer atau supervisor yang berkomunikasi dengan anggota timnya hanya ketika ada masalah saja. Pemimpin semacam ini berisiko menurunkan efektivitas manajemen kinerja, karena keterikatan emosionalnya dengan tim kurang terbentuk.
Ketiadaan ikatan emosional akan membuat pemimpin kesulitan mengenali motif tim. Bisa saja timnya patuh dan mengiyakan segala hal yang diinginkan pemimpin. Akan tetapi, karena kurangnya komunikasi, eksekusi strategi oleh tim tidak berjalan sesuai keinginan, sehingga performance management takkan dapat dilaksanakan.
3. Pengakuan dan Penghargaan yang Memotivasi
Agar bisa mendapatkan performance management yang baik, perusahaan perlu memberikan pengakuan dan penghargaan yang memotivasi karyawan. Sebagai bagian dari strategi performance management, Anda bisa memberikan penghargaan dalam bentuk bonus, kenaikan gaji, penghargaan non-finansial, hingga hal-hal yang membuat karyawan merasa dihargai.
4. Feedback dan Ulasan yang Dilakukan Berkala
Sebaiknya, feedback harus diberikan secara langsung tanpa menunggu hasil evaluasi penilaian kerja di akhir periode. Hal ini ternyata lebih efektif karena bisa memberikan kesempatan bagi karyawan meningkatkan kapasitas selama proses pencapaian tujuan berlangsung.
Selain itu, feedback atau ulasan berkala juga dapat mengurangi kesenjangan emosional seperti yang dijelaskan di poin ketiga. Diskusi rutin dengan anggota tim akan membuat komunikasi lebih lancar dan jujur.
5. Pengembangan Berkelanjutan
Pada dasarnya, semua karyawan ingin berkembang, menguasai keterampilan baru, hingga peningkatan karir. Sebelum menerapkan strategi performance management, pastikan perusahaan Anda memiliki SOP pengembangan yang mapan dan tertata. Dengan demikian, Anda sudah siap memberikan pengembangan baru pada karyawan kapanpun mereka membutuhkan.
4 Penerapan Strategi Performance Management yang Efisien
Jika Anda masih ragu dan bingung dalam membuat sistem manajemen kinerja yang efektif dan efisien untuk perusahaan, di bawah ini ada beberapa rekomendasi penerapan strategi performance management untuk Anda, di antaranya:
1. Goal Setting
Strategi performance management yang pertama adalah dengan melakukan goal setting dan mengkomunikasikannya ke seluruh jajaran perusahaan, dari lini teratas hingga terbawah. Akan lebih baik lagi jika proses goal setting mengundang karyawan, sehingga mereka bisa langsung menyelaraskan tujuan dengan target perusahaan.
2. 360° Feedback
Strategi performance management selanjutnya adalah 360° feedback, yaitu penilaian kinerja yang diambil berdasarkan pendapat orang-orang yang tiap harinya bekerja dengan karyawan tertentu, baik itu atasan atau rekan sejawat. Selain meningkatkan objektivitas penilaian, 360° feedback dapat menunjukkan bagaimana pola komunikasi seorang karyawan dengan rekan kerjanya.
3. One-on-One Meeting
One-on-one meeting merupakan salah satu dari strategi performance management terbaik untuk diimplementasikan. Saat melakukan ini, Anda bisa menanyakan kepada karyawan terkait pandangan mereka pada perusahaan. Mulai dari budaya dan nilai perusahaan hingga lingkungan kerja yang cocok dengan mereka.
Strategi performance management satu ini juga bisa membantu Anda dalam membangun hubungan emosional dengan karyawan dan mendeteksi masalah yang “tidak tampak”.
4. Key Performance Indicator (KPI)
Strategi performance management terakhir yang dapat Anda terapkan adalah key performance indicators (KPI), yaitu poin-poin objektif yang tanggung jawabnya diserahkan pada individu karyawan dan merefleksikan langsung tujuan perusahaan.
Dengan adanya KPI, Anda sebagai HR atau pemimpin bisa melacak kontribusi seseorang terhadap pencapaian target hingga ke level individu. Setelah itu, Anda tinggal menentukan jenis reward yang layak diterima tiap karyawan, sesuai ketercapaian KPI yang dipercayakan kepadanya.
Demikianlah penjelasan terkait performance management dan strategi performance management bagi perusahaan. Jika Anda seorang HR yang baru belajar manajemen kinerja atau sedang berusaha mengubah budaya penilaian perusahaan, semangat! Semoga niat baik Anda mendapat sambutan baik dari atasan, rekan sejawat, dan karyawan yang Anda ayomi.
Butuh lebih banyak tim hebat untuk mendukung perbaikan perusahaan? Yuk, cari karyawan terbaik di KitaLulus!
