Rekrutmen Adalah: Definisi, Tujuan, dan Proses Lengkap

Mencari karyawan terbaik yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan tidaklah mudah. Diperlukan proses seleksi panjang untuk memastikan kandidat tersebut benar-benar qualified. Maka dari itu, rekrutmen adalah gerbang pertama yang akan mempertemukan pemberi kerja dan kandidat calon karyawan.

Kesalahan dalam perekrutan karyawan bisa berdampak buruk bagi perusahaan. Itulah sebabnya pihak rekruter harus mempertimbangkan banyak hal ketika mencari karyawan terbaik, seperti melihat latar belakang, kemampuan, karakter, dan lain sebagainya.

Seperti apa proses rekrutmen yang harus dilakukan HR? Penjelasan di bawah ini akan membantu Anda memahami segala hal tentang rekrutmen, mulai dari definisi, tujuan, proses secara lengkap, dan hal-hal yang mendukung rekrutmen berjalan dengan baik.

Apa Itu Rekrutmen?

Definisi rekrutmen adalah proses mencari, menyaring, dan mempekerjakan orang secara aktif untuk suatu posisi atau pekerjaan. Proses perekrutan mengacu pada seluruh prosedur, mulai dari perencanaan hingga onboarding karyawan baru menjadi bagian dari tim perusahaan.

Istilah rekrutmen berkaitan dengan prosedur yang meliputi identifikasi calon kandidat, penyaringan, wawancara, pelatihan, dan penempatan. HR bertanggung jawab untuk melaksanakan rekrutmen karena pekerjaan ini bertujuan menjaring sumber daya manusia yang sesuai kualifikasi.

Perusahaan besar mungkin memiliki banyak tim HR, seperti asisten HR dan headhunter, sementara perusahaan yang lebih kecil mungkin hanya memiliki satu karyawan yang melakukan semua prosesnya. Di samping itu, banyak juga perusahaan yang menggunakan strategi outsourcing untuk merekrut karyawan.

Pengertian Rekrutmen Menurut Para Ahli

Selain pengertian secara umum, ada beberapa pengertian rekrutmen menurut para ahli, antara lain:

1. Schermerhorn

Rekrutmen adalah proses menarik sekelompok kandidat untuk mengisi posisi yang kosong. Perekrutan yang efektif membawa peluang untuk mendapatkan kandidat dengan kemampuan dan keterampilan yang memenuhi spesifikasi yang diharapkan.

2. Faustino Cardoso Gomes

Rekrutmen merupakan serangkaian proses yang dimulai dengan mencari, menemukan, dan menarik pelamar untuk bekerja di perusahaan. Rekrutmen juga merupakan proses komunikasi dua arah, di mana pelamar membutuhkan informasi yang akurat mengenai seperti apa rasanya bekerja di dalam perusahaan tersebut. Organisasi membutuhkan informasi yang akurat seperti apa pelamar bila bekerja di organisasi.

3. Noe at. all

Rekrutmen menurut Noe at. all adalah aktivitas organisasi dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja potensial.

4. Dubois

Pengertian rekrutmen menurut Dubois yaitu proses menarik sebanyak mungkin kualifikasi pelamar. Proses ini melibatkan pencarian bakat, pengajaran kelompok terbaik pelamar untuk mengisi posisi yang tersedia.

Tujuan Rekrutmen

Rekrutmen adalah proses yang dilakukan perusahaan dengan tujuan sebagai berikut:

1. Memenuhi Kebutuhan Sumber Daya Manusia

Tujuan rekrutmen adalah mencari seseorang guna mengisi suatu posisi. Kebutuhan perusahaan dapat dipetakan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Umumnya, posisi yang perlu diisi sudah direncanakan sejak awal.

2. Menjaring Data Pencari Kerja

Ketika HR atau tim publikasi menyebarkan lowongan kerja melalui portal online, tentu banyak pelamar yang akan mengirimkan CV atau resume. Meskipun nantinya akan disaring dalam berbagai tahapan, data yang dimiliki oleh HR dapat menjadi informasi berharga apabila perusahaan ingin mencari kandidat untuk posisi serupa.

3. Memilih Kandidat Ideal

Tujuan rekrutmen adalah pastinya mencari kandidat yang ideal. Sementara untuk kandidat yang tidak memenuhi syarat dapat langsung didiskualifikasi agar proses seleksi bisa efektif. Itulah sebabnya hanya mereka yang benar-benar berkompeten saja yang bisa lolos ke tahap seleksi akhir atau wawancara kerja.

4. Pemberdayaan SDM

Dengan adanya rekrutmen, maka akan ada lebih banyak sumber daya manusia yang dapat diberdayakan. Tidak hanya untuk keuntungan perusahaan, tetapi juga pelamar yang mencari pekerjaan.

Dalam proses memberdayakan sumber daya manusia, perusahaan juga akan mengamalkannya sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan.

Metode Rekrutmen Karyawan

Di dalam praktiknya, terdapat dua metode rekrutmen yang umum digunakan perusahaan, metode itu adalah metode terbuka dan tertutup. Berikut ini penjelasannya.

1. Metode Rekrutmen Tertutup

Closed recruitment atau metode rekrutmen tertutup adalah proses perekrutan yang dilakukan di internal perusahaan. Jadi, pencarian calon karyawan dilakukan di dalam perusahaan itu sendiri, biasanya ini dilakukan dengan cara vertikal dan horizontal.

Cara vertikal dilakukan dengan demosi atau penurunan jabatan. Langkah ini jarang terjadi, kecuali karyawan tersebut memang tidak mampu mengerjakan beban tugas atau melanggar peraturan yang pada akhirnya terjadi penurunan jabatan. Sedangkan cara horizontal dilakukan dengan cara merotasi jabatan karyawan pada level yang sama.

Ada beberapa kelebihan metode perekrutan tertutup, di antaranya:

Meningkatkan semangat kerja karyawan.
Meminimalisir kesalahan dalam proses rekrutmen.
Loyalitas karyawan jadi terbentuk.
Membantu tim HRD untuk mengambil keputusan yang lebih baik berdasarkan data performa dan kompetensi karyawan.
Menghemat waktu dan biaya pelatihan karyawan baru.
Dapat mendongkrak pengembangan diri karyawan.

Sedangkan kekurangan dari metode ini yaitu:

Kandidat yang dapat disaring lebih sedikit.
Senioritas sering menjadi hambatan dalam promosi jabatan dan membuat karyawan yang memiliki kemampuan jarang punya kesempatan untuk mengisi posisi kosong.
Tidak cocok untuk diterapkan di semua departemen atau divisi kerja, terutama untuk divisi yang memerlukan kreativitas dan inovatif.

2. Metode Rekrutmen Terbuka

Rekrutmen terbuka adalah metode perekrutan yang dilakukan di luar lingkungan perusahaan. Metode ini lebih sering digunakan pada saat perusahaan melakukan ekspansi bisnis karena membutuhkan tenaga kerja yang lebih banyak.

Di dalam rekrutmen terbuka, ada beberapa strategi yang dapat dilakukan, seperti:

Iklan lowongan pekerjaan: perusahaan akan memasang iklan lowongan pekerjaan baik di media offline dan online.
Employee referral: perusahaan juga dapat menggunakan rekomendasi dari internal perusahaan atau employee referral. Karyawan bisa merekomendasikan orang-orang yang mereka kenal yang dirasa sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan.
Lembaga pemerintahan: Dinas Ketenagakerjaan memiliki layanan iklan lowongan kerja yang bisa dimanfaatkan perusahaan untuk mendapatkan kandidat yang potensial.
Jasa rekrutmen: perusahaan bisa meminta bantuan jasa rekrutmen untuk mencarikan kandidat yang paling sesuai dengan kualifikasi mereka. Nantinya tugas perusahaan hanyalah menyediakan kriteria dan keahlian lalu jasa rekrutmen yang akan mengurus seluruh proses seleksinya. Lalu perusahaan hanya tinggal memilih beberapa kandidat yang sesuai.

Metode rekrutmen terbuka memiliki beberapa kelebihan, di antaranya:

Mendapatkan karyawan dengan kompetensi yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Karyawan baru bisa membawa ide segar dalam menyelesaikan tugas.
Metode ini cocok sekali untuk perusahaan yang baru berkembang.

Adapun kekurangannya meliputi:

Memerlukan biaya yang cukup besar untuk keperluan iklan dan proses rekrutmen lainnya.
Waktu yang dibutuhkan cenderung lebih lama karena perlu melewati berbagai proses penyaringan kandidat dan seleksi.
Bisa menurunkan semangat kerja karyawan yang sudah ada.
Karyawan baru dan karyawan lama bisa jadi kurang kompak.

Proses Rekrutmen dari Awal Hingga Akhir

Setelah mengetahui tujuan rekrutmen, sekarang kita akan membahas mengenai proses rekrutmen dari awal hingga onboarding karyawan.

1. Mendata Posisi Perusahaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja

Tahap awal rekrutmen adalah mendata tenaga kerja yang diperlukan terlebih dahulu. Data ini mencakup jabatan, gaji, urgensi, atau keperluan open recruitment ke perusahaan luar atau mutasi karyawan internal.

2. Mengatur Proses Perekrutan

Jika hasil analisis telah rampung, maka proses selanjutnya dalam rekrutmen adalah mengatur perekrutan. HRD dan tim rekrutmen bisa mengatur ingin mengumumkan informasi tentang lowongan pekerjaan tersebut di mana saja. Anda juga perlu menentukan alur perekrutan seperti apa.

3. Memasang Iklan dan Distribusi Informasi

Setelah selesai direncanakan, maka kini saatnya untuk mengeksekusi. Umumnya, karyawan lain juga akan membantu menyebarkan berita ini. Anda dapat mempromosikan info lowongan kerja tersebut di media sosial perusahaan, media sosial khusus info loker, dan platform pencarian kerja teraman di Indonesia seperti KitaLulus.

Di KitaLulus, Anda dapat pasang iklan loker secara gratis, lho! Prosesnya sangat mudah karena editing dan publishing akan dibantu oleh tim kami. Saat ini, KitaLulus juga telah dipercaya oleh lebih dari 50.000 perusahaan untuk menyebarkan loker.

4. Proses Lamaran dan Wawancara Kerja

Tahap berikutnya dalam proses rekrutmen adalah lamaran dan wawancara kerja. Perusahaan yang melakukan rekrutmen biasanya menerima banyak email atau surat lamaran setelah iklan dipasang.

Di sinilah peran HRD dan tim rekrutmen, yaitu mengolah semua data yang masuk. Tim perekrutan harus memahami dengan baik posisi dan kualitas yang dibutuhkan untuk prosedur penyaringan. Kandidat yang dinilai memenuhi syarat akan langsung dihubungi melalui telepon atau email untuk dijadwalkan wawancara.

Kandidat mana yang paling cocok untuk mengisi posisi di perusahaan akan lebih jelas saat wawancara. Pelamar akan menjelaskan mengenai latar belakang, kualifikasi, dan informasi pribadi mereka. Keterampilan komunikasi kandidat bisa menjadi komponen penilaian.

Proses perekrutan dapat berupa wawancara telepon singkat diikuti oleh beberapa wawancara langsung, atau dapat melibatkan wawancara langsung dengan HRD dan user yang bertanggung jawab atas divisi atau departemen yang membutuhkan karyawan baru.

Pada tingkat ini, biasanya kandidat diminta untuk menyelesaikan tes psikotes selain penilaian kemampuan.

5. Seleksi Calon Karyawan

Tahap selanjutnya dalam rekrutmen adalah memutuskan kandidat mana yang paling sesuai dengan kualifikasi pekerjaan dan memenuhi syarat saat proses wawancara. HR dapat mengabari setiap pelamar untuk mengucapkan terima kasih kepada kandidat yang tertarik namun belum lolos.

Kemudian HR perlu menghubungi kembali kandidat yang lolos untuk membahas nego gaji, jobdesc, dan masalah yang berkaitan dengan hak dan kewajiban perusahaan serta karyawannya sampai kesepakatan akhirnya tercapai dan kontrak kerja ditandatangani.

6. Onboarding Karyawan Baru

Onboarding karyawan baru menandai selesainya proses rekrutmen. Biasanya proses onboarding ini dimulai dengan perkenalan, berkeliling tempat kerja untuk menciptakan suasana yang nyaman, dan menetapkan prosedur kerja sesuai dengan kontrak kerja.

Apa yang Membuat Proses Rekrutmen Berjalan dengan Baik?

Hal yang Membuat Proses Rekrutmen Berjalan Baik

Dengan prosedur rekrutmen yang efisien, HR dan timnya dapat mengidentifikasi kandidat yang memenuhi syarat dengan cepat dan efektif. Tentu prosedur ini membutuhkan persiapan yang matang dan berkelanjutan. Adapun hal-hal yang meningkatkan efisiensi rekrutmen adalah:

1. Meningkatkan Otomatisasi

Anda bisa memanfaatkan perangkat lunak ATS (Applicant Tracking System) untuk memenuhi kebutuhan otomatisasi. Fitur dalam ATS dapat membantu Anda dalam mempercepat dan mempersingkat proses rekrutmen.

2. Membuat Keputusan Berdasarkan Data

Anda dapat membangun sistem analisis data yang menyeluruh untuk mengetahui berapa banyak pelamar yang mengincar suatu posisi, berapa banyak yang lolos tahap wawancara, dari mana talenta terbaik berasal, dan sebagainya.

Memeriksa data yang telah Anda kumpulkan dari waktu ke waktu akan membantu Anda membuat proses rekrutmen yang efektif.

3. Mengadakan Employee Referral Program

Cara lain meningkatkan efisiensi rekrutmen adalah dengan mengadakan employee referral program. Metode ini akan mengikutsertakan karyawan Anda dalam proses perekrutan.

Mereka akan lebih terdorong untuk memberi tahu orang-orang terdekatnya tentang lowongan pekerjaan dan menyarankan kandidat yang ideal untuk posisi tersebut.

Tidak diragukan lagi, perusahaan akan mendapat keuntungan dari inisiatif ini, dan sebagai gantinya, perusahaan akan memberi penghargaan kepada karyawan yang berhasil menyarankan kandidat yang memenuhi kualifikasi.

4. Menciptakan Branding Perusahaan

Rekrutmen adalah upaya kolaboratif. Ketika para talent menghabiskan waktu untuk menyesuaikan diri dengan kualifikasi suatu posisi untuk menarik perhatian tim HR, perusahaan juga harus melakukan hal yang sama untuk menarik talent terbaik.

Pertimbangkan visi dan nilai-nilai perusahaan dengan cermat. Serta jangan lupa untuk menyampaikannya dengan jelas di situs web dan di media sosial. Membangun digital branding yang baik sangat penting karena kemungkinan para kandidat akan mencari tahu info tentang perusahaan Anda secara online.

Itulah penjelasan mengenai apa itu rekrutmen, mulai dari pengertian, tujuan, hingga proses dan hal yang mendukung efisiensi perekrutan. Sekali lagi, rekrutmen adalah tahapan dalam mencari karyawan terbaik. Maka, tak heran bila HRD harus benar-benar selektif guna menghindari kesalahan merekrut karyawan yang akan berdampak pada perusahaan.

Dapatkan kandidat pelamar sesuai kualifikasi dengan memasang iklan lowongan kerja di KitaLulus. Anda bisa merekrut karyawan hanya dalam 3 hari saja. Jika membutuhkan pasang iklan lowongan tanpa batas, gunakan layanan premium kami.