Staf administrasi adalah salah satu pekerjaan yang paling banyak dicari perusahaan. Pasalnya, posisi ini cukup memegang peranan penting bagi keberlangsungan kegiatan operasional suatu bisnis.
Untuk mendapatkan pelamar terbaik, penting sekali bagi seorang HRD untuk mengetahui apa saja keahlian yang harus dimiliki beserta job desc seorang staf administrasi. Agar lebih jelas, mari simak ulasan berikut.
Apa itu Staf Administrasi?
Staf administrasi adalah pekerjaan yang sering dianggap enteng. Padahal, tugas staf administrasi tidak hanya sekadar ketik mengetik saja. Tapi lebih daripada itu, tanpa staf administrasi yang handal, kegiatan perusahaan pun bisa berantakan.
Seorang staf administrasi adalah kunci semua aktivitas perusahaan berjalan lancar. Ia mengorganisir jadwal meeting dan berbagai kegiatan yang ada di perusahaan. Untuk itu, staf administrasi yang baik adalah mereka yang punya manajemen waktu yang baik.
Tidak cuma itu, seorang staf administrasi perkantoran dituntut melakukan pengorganisasian data, dokumen, keperluan kantor hingga jadwal-jadwal dari petinggi di suatu perusahaan. Belum lagi, ia juga harus punya kemampuan dalam menguasai teknologi.
Tugas Staf Administrasi Kantor
Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa tugas staf administrasi sangalah luas, mulai dari mengetik hingga mengkoordinasikan jadwal perusahaan agar berjalan lancar. Selain itu, ada pula tugas administrasi kantor lainnya, yaitu sebagai berikut.
1. Membuat Agenda Kantor
Ini merupakan salah satu tugas staf administrasi yang paling penting. Bagian administrasi perkantoran wajib menyiapkan agenda untuk kegiatan-kegiatan kantor. Contohnya menjadwalkan meeting dengan pihak internal, mengatur pertemuan dengan klien, dan lain sebagainya.
2. Membuat Surat
Tugas berikutnya dari staf administrasi adalah membuat surat keperluan kantor seperti surat perintah kerja, surat penawaran barang dan jasa, surat perpanjangan kontrak, surat penjualan, hingga beberapa jenis surat lainnya.
3. Mengelola Dokumen Perusahaan
Tugas administrasi perkantoran juga meliputi pengelolaan dokumen perusahaan. Dokumen tersebut di antaranya laporan keuangan, catatan harian, notulensi rapat, dan lain-lain.
Dalam menjalankan tugas ini, seorang staf administrasi harus memiliki skill perkantoran secara umum.
4. Melakukan Entry Data
Berikutnya, tugas staf administrasi adalah melakukan entry data perusahaan. Staf admin dibutuhkan untuk mengetik, mengedit dan mengoreksi data perusahaan. Beberapa entry data yang dilakukan seperti data transaksi dari klien, data-data konsumen, dan sebagainya.
5. Melakukan Pengarsipan Data
Tugas ini bertujuan agar data-data perusahaan mudah dikelola dan diorganisir. Staf administrasi akan mengumpulkan dan menyusun dokumen perusahaan atau instansi, lalu merekap datanya. Setelah rekap data selesai, kemudian akan diarsipkan secara fisik maupun digital.
6. Memastikan Persediaan ATK
Mencatat dan memastikan persediaan alat tulis kantor juga menjadi tugas staf administrasi perkantoran. Walau terlihat sederhana, tapi ketersediaan ATK sangat penting agar kegiatan perkantoran bisa berjalan dengan baik.
7. Menyiapkan Akomodasi dan Tiket Perjalanan Dinas
Tidak jarang karyawan kantor melakukan perjalanan dinas ke luar kota. Staf administrasi adalah orang yang harus menyiapkan segala akomodasi dan tiket perjalanan. Tugas ini dilakukan agar alur keuangan perusahaan dapat terorganisir dengan baik.
Baca juga: Macam-Macam Tugas Admin Sesuai dengan Jenis Industrinya, Tertarik Mencoba?
Skill yang Harus Dimiliki Staf Administrasi
Seorang HRD perlu mengetahui keterampilan apa saja yang harus dimiliki seseorang yang melamar sebagai staf administrasi. Berikut ini beberapa skill atau keterampilan staf administrasi.
1. Detail Oriented
Staf administrasi adalah orang yang memiliki perhatian terhadap detail dan cermat. Ini karena staf admin kantor akan banyak terlibat dengan persoalan susun-menyusun, baik data hingga agenda kerja.
2. Mampu Berkomunikasi dengan Baik
Selain itu, komunikasi juga jadi keterampilan yang tidak kalah penting, mengingat nantinya staf administrasi adalah orang yang harus menyusun agenda kerja lalu berkoordinasi dengan staf lain dan atasan.
3. Mampu Mengetik Cepat
Tidak ketinggalan, kecepatan dalam mengetik dan menyiapkan data termasuk keterampilan utama yang perlu dilihat dari pelamar staf admin.
4. Manajemen Waktu
Skill manajemen waktu adalah skill penting yang harus dimiliki oleh seorang yang bekerja di posisi staff administrasi. Hal ini penting mengingat tanggung jawab yang diemban cukup banyak. Dengan kemampuan pengelolaan waktu yang baik, maka staf admin dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai deadline yang ditentukan.
5. Memiliki Pemahaman Teknologi
Tugas sehari-hari seorang staf administrasi adalah tidak lepas dari teknologi. Mulai dari menjadwalkan rapat tim, melakukan data entry, hingga membuat laporan administrasi. Semua pekerjaan tersebut dilakukan dengan melibatkan teknologi. Itulah mengapa seorang staf administrasi perlu memahami teknologi.
Mulai dari menguasai berbagai software Microsoft Office, mengoperasikan mesin foto copy dan printer, sampai HRIS juga harus bisa dikuasai.
6. Administratif
Sesuai namanya, seorang staff administrasi wajib memiliki skill administratif. Kemampuan ini dibutuhkan untuk manajemen kinerja karyawan. Ia harus mampu mengoordinasikan dan mengurus permintaan dari staf-staf lainnya.
Baca juga: Tugas Seorang Admin Logistik dan Berapa Kisaran Gajinya
Kisaran Gaji Staf Administrasi
Dengan tugas dan tanggung jawab yang dipegang, gaji staf administrasi adalah berada di kisaran UMR masing-masing kota. Namun, hal tersebut juga dikembalikan pada jenis perusahaan, pengalaman kerja, dan jenjang pendidikannya. Dikutip dari Prosple, rata-rata gaji staf administrasi di tingkat fresh graduate adalah Rp3 juta sampai Rp5 juta per bulan.
Bagi Anda yang sedang mencari kandidat, Anda bisa menaruh lowongan pekerjaan di aplikasi KitaLulus. KitaLulus beroperasi di beberapa kota besar seperti, Jabodetabek, Bandung, Makassar, dan Surabaya. Daftarkan diri Anda untuk pasang lowongan di KitaLulus. Dapatkan kandidat terbaik mulai dari sekarang!
