Administrasi Keuangan: Pengertian dan Tujuannya di Perusahaan

Administrasi keuangan memegang peran penting dalam bisnis. Orang yang berprofesi sebagai administrasi keuangan berhubungan erat dengan sumber daya dari suatu perusahaan. Tapi tidak sedikit orang yang mengira bahwa pekerjaan dari administrasi keuangan adalah melakukan pembayaran atau yang berhubungan dengan uang.

Saat ini persaingan bisnis atau usaha semakin ketat dan sengit. Jika Anda ingin perusahaan dapat berkembang dengan pesat, maka Anda harus mencari karyawan handal dan kompeten untuk mengisi posisi administrasi keuangan.

Hal ini dikarenakan salah satu job desc admin keuangan adalah mengatur pendapatan dan pengeluaran sebuah perusahaan. Lalu, sebenarnya apa pengertian dari administrasi keuangan itu sendiri? Apa saja job desc dari admin keuangan? Berikut penjelasan lengkapnya.

BACA JUGA: Oh Ternyata Begini Lho, Tugas Staff Accounting di Sebuah Perusahaan

‍

Pengertian Administrasi Keuangan

Pada dasarnya administrasi keuangan merupakan suatu bentuk kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk membantu, mengatur, hingga melayani kegiatan perusahaan agar bisa tercapai sesuai dengan tujuannya.

Posisi administrasi keuangan sangat diperlukan oleh perusahaan. Hal ini bertujuan agar perusahaan bisa mengatur keuangannya dengan baik. Selain itu, pengertian administrasi keuangan dibagi menjadi pengertian secara luas dan pengertian secara sempit.

Dalam artian luas, administrasi keuangan adalah suatu pedoman yang memiliki kaitan erat dengan penggunaan dan pelaksanaan dana yang ada dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk menghasilkan aktivitas. Hal ini termasuk dalam mengelola keuangan seperti membuat perencanaan, regulasi, akuntabilitas, dan pengawasan keuangan.

Dalam artian sempit, administrasi keuangan merupakan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan, pendataan, serta pengeluaran untuk pendanaan kegiatan operasional perusahaan. Hal ini termasuk di dalamnya adalah untuk mengelola keuangan dan akuntansi.

‍

Tujuan Administrasi Keuangan

Tujuan administrasi keuangan di sebuah perusahaan adalah untuk memproses dan mengatur keuangan agar sistem keuangan bisa dilakukan dengan baik dan benar. Selain itu, administrasi keuangan memiliki tujuan penting dalam mengambil dan mengevaluasi keputusan atas kegiatan perusahaan.

Kegiatan administrasi keuangan dapat berjalan baik jika adanya kerjasama antara pihak yang memiliki wewenang dan tanggung jawab. Meskipun tujuan dari administrasi keuangan adalah untuk mengatur dan memproses keuangan perusahaan, ada tujuan lain yang perlu Anda ketahui, yaitu:

‍

1. Membuat Rencana Keuangan dari Awal

Tujuan pertama adalah untuk membuat rencana keuangan perusahaan. Hal ini meliputi pendapatan, pembayaran dana, dan pinjaman. Semua rencana keuangan ini harus dibuat secara terstruktur dan sistematis dan harus dibuat berdasarkan hasil laporan keuangan pada periode tahun lalu atau sebelumnya.

‍

2. Membuat Laporan Keuangan

Job desc admin keuangan adalah untuk membuat dan menyusun laporan keuangan secara bertahap. Bisa laporan harian, mingguan, bulanan, dan bahkan tahunan. Nantinya, laporan keuangan ini dibuat berdasarkan alur kas yang masuk dan keluar.

‍

3. Mengelola Uang atau Modal

Selanjutnya, karyawan dibalik profesi administrasi keuangan harus bertanggung jawab untuk membuat laporan penarikan dana atau setor modal, membuka rekening baru, menentukan banyaknya uang yang disetorkan, dan juga mencatat keseluruhan transaksi uang perusahaan.

‍

4. Mengelola Pinjaman Kredit

Karyawan di divisi administrasi keuangan akan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk membayar tagihan yang berkaitan dengan hutang perusahaan. Selain itu mereka juga bertanggung jawab untuk mengelola modal pinjaman kredit perusahaan.

‍

5. Membuat dan Menyusun Anggaran Keuangan

Salah satu job desc admin keuangan adalah untuk menyusun kebijakan anggaran keuangan perusahaan. Karyawan yang menempati posisi administrasi keuangan harus pandai berkomunikasi dengan divisi lain mengenai kebutuhan anggaran yang nantinya akan dihabiskan.

Selain itu, job desc admin keuangan juga berhak untuk menentukan return of investment (laba atas investasi) dari uang yang sudah dihabiskan. Mereka berhak untuk menanyakan apakah hasilnya sudah tercapai dengan pengajuan anggaran yang diminta.

BACA JUGA: Perbedaan Staff Accounting dan Staff Finance | Sering Disamakan, Padahal Beda, Lho!

‍

6. Mengurus Surat-surat Berharga Perusahaan

Karyawan administrasi keuangan juga dilibatkan dalam pengurusan surat-surat berharga perusahaan. Job desc admin keuangan adalah untuk melakukan pencatatan, mengecek aktivitas modal kas kembali, hingga menyimpan surat berharga sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku.

Anda perlu memperhatikan apakah karyawan yang mengisi posisi administrasi keuangan ini memiliki pengetahuan dasar mengenai surat berharga dan pengarsipan atau tidak. Jangan sampai Anda salah mempekerjakan karyawan yang tidak memiliki keterampilan dan pengetahuan.

‍

7. Mempermudah Proses Pengeluaran dan Pemasukan Uang Perusahaan

Job desc admin keuangan adalah untuk mempermudah proses pengeluaran dan pemasukan uang perusahaan. Untuk mempermudah transaksi, karyawan di divisi administrasi keuangan harus meminta bukti yang bisa dipertanggungjawabkan kepada pihak yang meminta anggaran. Manajer pun harus mengetahui kondisi keuangan perusahaan tersebut.

‍

Tugas dan Kewajiban Karyawan Administrasi Keuangan

Berikut adalah beberapa tugas dan kewajiban yang harus dilakukan karyawan administrasi keuangan:

Tugas:

1. Membuat dan mengarsipkan faktur untuk memastikan status
2. Membuat perencanaan keuangan
3. Membuat dan mencetak surat tagihan untuk dikirimkan ke pelanggan
4. Menginput pembayaran dari pelanggan
5. Mengarsipkan dokumen transaksi keuangan
6. Menyusun kebijakan anggaran keuangan perusahaan

‍

Kewajiban:

1. Memeriksa faktur, nota supplier, dan laporan AP/AR (account payable dan account receivable) untuk mengecek status hutang piutang
2. Mengetahui dan membayarkan hutang perusahaan
3. Memeriksa alur keuangan perusahaan
4. Bekerja sama dengan divisi lain untuk menyusun kebijakan keuangan perusahaan
5. Membayar tagihan dari vendor atau kontraktor

‍

Fungsi Administrasi Keuangan

Selain tujuan, tugas, dan kewajiban, administrasi keuangan memiliki beberapa fungsi untuk perusahaan, di antaranya adalah:

1. Fungsi Investasi

Karyawan administrasi keuangan berfungsi sebagai suatu wadah yang digunakan untuk menyimpan debit atau dana perusahaan yang bisa digunakan kapan saja untuk kebutuhan operasional. Investasi yang tercipta di administrasi keuangan terdiri dari dua pilihan.

• Long-term investment: hal ini merupakan sebuah aset tertinggi yang dimiliki perusahaan dan digunakan untuk keperluan perusahaan di masa mendatang.
• Short-term investment: merupakan aset perusahaan yang memiliki nilai rendah. Sehingga nilainya bisa habis dengan cepat. Misalnya saja seperti utang-piutang, persediaan, kas, dan lain-lain.

2. Fungsi Belanja

Fungsi selanjutnya adalah belanja. Karyawan yang bekerja di administrasi keuangan diberikan kepercayaan untuk melakukan pembelanjaan atau debit perusahan untuk keperluan operasional. Hal ini menjadikan bahwa karyawan administrasi keuangan bisa membelanjakan dana perusahaan dengan bijak.

‍

3. Fungsi Sharing Profit

Tidak hanya bisa membelanjakan dana perusahaan, administrasi keuangan juga diberikan kepercayaan untuk membuat dan menentukan aturan dalam hal pembagian keuntungan yang didapatkan perusahaan.

‍

4. Fungsi Penggalangan Dana

Pada fungsi ini, administrasi keuangan juga menyediakan dana untuk perusahaan sehingga nantinya perusahaan bisa memenuhi kebutuhannya. Dengan kata lain, administrasi keuangan memiliki fungsi sebagai pencari investor atau pun sponsor untuk perusahaan.

‍

Komponen Administrasi Keuangan

Dalam menjalankan tugasnya, ada beberapa faktor dan komponen yang harus diperhatikan. Diantaranya adalah:

• Perencanaan keuangan: merupakan seluruh kegiatan yang melibatkan perencanaan pengeluaran dan pemasukan keuangan dalam suatu waktu tertentu.
• Penganggaran keuangan: adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pemasukan, pengeluaran, dan berbagai kegiatan yang ada di perencanaan keuangan. Anggaran keuangannya harus dibuat secara rinci.
• Pengelolaan keuangan: merupakan bentuk pemanfaatan dana yang digunakan dengan berbagai cara guna memaksimalkan kinerja operasional perusahaan.
• Pencarian keuangan: adalah keseluruhan hal yang berhubungan dengan pencarian dana agar seluruh kegiatan operasional perusahaan bisa berjalan dengan baik dan sesuai dengan rencana yang sudah ditentukan.
• Pengendalian keuangan: merupakan hal-hal yang berkaitan dengan penilaian dan perbaikan performa pada sektor keuangan di perusahaan.
• Penyimpanan keuangan: adalah bentuk kegiatan pengumpulan dana perusahaan yang nantinya akan disimpan di tempat yang aman.
• Pemeriksaan keuangan: merupakan hal-hal yang berkaitan dengan proses audit internal keuangan perusahaan untuk mencegah terjadinya atau adanya kecurangan.

Nah, setelah Anda memahami tujuan, tugas, kewajiban, fungsi, dan komponen pada administrasi keuangan, maka Anda juga harus mengetahui kriteria yang dibutuhkan untuk mengisi posisi penting tersebut.

Pada umumnya kriteria yang harus dimiliki oleh seorang administrasi keuangan adalah sebagai berikut:

• Teliti, cermat, cekatan, dan rapi dalam menjalankan pekerjaan
• Harus memahami seluk beluk administrasi keuangan
• Dapat berkomunikasi dengan baik antar divisi
• Dapat dipercaya dan memiliki tanggung jawab yang tinggi
• Dapat mengatur arus pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan
• Memiliki kepribadian yang ramah, sopan, dan berbudi luhur
• Memperhatikan hasil kerja yang sempurna

Nah, itulah pembahasan terkait administrasi keuangan dan job desc admin keuangan di perusahaan. Pastikan Anda menempatkan kandidat yang berkompeten untuk posisi penting ini. Jangan sampai salah pilih yang bisa mengakibatkan kerugian perusahaan.

Bagi Anda yang membutuhkan kandidat kompeten untuk perusahaan, bisa memasang lowongan pekerjaan di KitaLulus. KitaLulus beroperasi di kota-kota besar seperti Jabodetabek, Bandung, Makassar dan Surabaya.

Daftarkan diri Anda sekarang juga untuk memasang lowongan pekerjaan di aplikasi KitaLulus. Dapatkan kandidat terbaik sekarang juga dengan KitaLulus.