Budaya perusahaan yang baik akan menentukan kebiasaan seluruh anggota perusahaan. Briefing adalah salah satu budaya perusahaan yang harus dipertahankan.
Tidak hanya sebagai bentuk komunikasi, tapi salah satu tujuan briefing adalah mengarahkan karyawan melakukan pekerjaannya. Selain itu, dengan melakukan briefing, produktivitas kerja juga ikut meningkat.
Pelajari lebih lanjut terkait apa itu briefing, kapan waktu terbaik untuk briefing, dan cara melakukannya dalam bahasan dari KitaLulus di bawah ini.
Pengertian Briefing
Sebagian besar orang mengartikan briefing adalah rapat kecil yang dilakukan untuk memberikan pengarahan atau instruksi kepada satu atau lebih karyawan.
Menurut SmallBusiness, briefing adalah memberikan informasi atau instruksi kepada karyawan terkait kebijakan, tujuan, strategi, atau tugas baru pada saat mengadakan meeting.
Umumnya, yang menyampaikan briefing adalah para pemimpin atau manajer perusahaan. Biasanya hal ini dilakukan dengan menggunakan dokumen atau memo, yang disebut sebagai business brief.
Isinya adalah informasi mengenai apa yang akan dibahas ketika briefing bisnis diadakan nantinya.
Kapan Briefing Dilakukan?
Sebenarnya, sampai saat ini tidak ada aturan khusus mengenai kapan sebaiknya briefing harus dilakukan.
Namun sebagian besar perusahaan umumnya melakukan briefing pada pagi hari sebelum memulai pekerjaan di hari itu.
Tetapi ada juga yang melakukan briefing di siang, sore, atau malam hari atau disesuaikan dengan jam kerja yang berlaku.
Meski demikian, waktu terbaik untuk melaksanakan briefing adalah pada pagi hari sebelum memulai aktivitas.
Ini dikarenakan pagi hari dianggap sebagai waktu yang paling efektif untuk aktivitas dengan fokus dan ketelitian tinggi. Pagi hari juga dianggap sebagai waktu yang masih segar sehingga produktivitas dan semangat karyawan masih tinggi.
Selain itu, morning briefing, atau kegiatan koordinasi antar karyawan pada pagi hari sebelum memulai pekerjaan, adalah hal yang dapat memperkuat kekompakan tim dan meningkatkan semangat kerja.
Dalam kegiatan morning briefing, biasanya dibutuhkan waktu sekitar 10 menit hingga maksimal 1 jam.
Dengan melakukan ini, tim dapat memulai aktivitas kerja dengan lebih terstruktur. Sehingga, penting bagi sebuah tim untuk melakukan briefing pada pagi hari untuk memaksimalkan produktivitas dan semangat kerja anggota tim.
Baca juga: 15 Cara Presentasi yang Baik Agar Menarik Perhatian Audiens
Perbedaan Rapat dan Briefing
Ketika membahas tentang briefing mungkin beberapa orang masih bingung, lantas apa bedanya dengan rapat?
Baik rapat maupun briefing sebenarnya sama-sama dilakukan untuk mengomunikasikan suatu informasi. Meski demikian, ada beberapa perbedaan antara keduanya.
1. Jumlah Peserta
Perbedaan pertama terletak pada jumlah peserta yang terlibat. Sebuah rapat biasanya melibatkan banyak peserta dalam diskusi tertentu. Terkadang terdapat beberapa manajer dan anggotanya yang berasal dari beberapa departemen berbeda untuk memecahkan masalah tertentu.
Sementara itu, briefing biasanya melibatkan sejumlah kecil peserta yang dipimpin oleh seorang pemimpin atau manajer untuk memberikan informasi secara cepat dan efisien.
2. Tahap Persiapan
Perbedaan selanjutnya antara rapat dan briefing adalah dalam tahap persiapannya.
Pada rapat, biasanya terdapat agenda yang sudah disiapkan dan dibicarakan secara terperinci dalam pertemuan tersebut. Diskusi yang dilakukan bersifat interaktif dan melibatkan semua peserta rapat, sehingga setiap orang memiliki kesempatan untuk memberikan masukan dan pendapat.
Sedangkan briefing biasanya disiapkan dalam bentuk presentasi yang singkat dan langsung ke inti permasalahan yang dibahas. Peserta biasanya hanya memiliki kesempatan terbatas untuk mengajukan pertanyaan atau memberikan masukan.
3. Durasi Pelaksanaan
Perbedaan lainnya yaitu dari segi durasi pelaksanaannya. Sebuah rapat biasanya berlangsung dalam waktu yang lebih lama daripada briefing. Selain itu, hasil dari rapat tersebut biasanya harus dicatat dan dijadikan sebagai acuan untuk tindakan selanjutnya.
Sementara itu, briefing umumnya hanya memerlukan waktu singkat dan hasilnya hanya bersifat informasi atau arahan.
Manfaat dan Tujuan Briefing
Tidak banyak orang yang menyadari bahwa briefing memiliki banyak manfaat, terutama untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan di perusahaan.
Berikut beberapa manfaat briefing bagi perusahaan dan tim di dalamnya:
1. Menyatukan Tujuan
Hal pertama yang menjadi manfaat briefing adalah untuk menyatukan tujuan. Artinya, semua karyawan perusahaan memiliki tujuan dan persepsi yang sama antara satu dan lainnya.
Anda bisa melakukan briefing secara terbuka dan transparan agar seluruh anggota perusahaan mengetahuinya. Selain itu, cara ini juga memungkinkan adanya diskusi terbuka untuk menghasilkan keputusan yang disepakati bersama.
2. Meningkatkan Komunikasi
Manfaat selanjutnya adalah meningkatkan komunikasi antar sesama karyawan. Sama seperti rapat besar, briefing memungkinkan karyawan dari beberapa divisi bertemu. Sehingga mereka bisa saling bertukar pendapat, memberikan saran, hingga menciptakan kolaborasi.
3. Menciptakan Budaya Berpikir Positif
Berikutnya, briefing juga bertujuan untuk menciptakan budaya berpikir positif. Artinya, kegiatan ini bisa meluruskan kesalahpahaman atau ketidakjelasan yang terjadi. Sehingga bisa mengembalikan keseragaman persepsi dan menghilangkan keraguan yang ada.
4. Memunculkan Ide Kreatif
Ketika briefing dilakukan, para anggota yang berkumpul akan saling bertukar pikiran. Hal ini bisa mendorong untuk memunculkan ide kreatif. Nantinya dari ide yang ada akan didiskusikan dan dipertimbangkan bersama.
5. Mengetahui Masalah yang Ada
Satu lagi manfaat briefing adalah bisa mengetahui masalah yang ada. Artinya, ketika Anda melakukan kegiatan ini, ada kemungkinan karyawan menyampaikan keluhan atau masalah yang sedang terjadi.
Setelah Anda mengetahuinya, jangan lupa untuk segera ditindaklanjuti agar tidak berlarut-larut.
Baca juga: 5 Contoh Surat Undangan Rapat dan Format Penulisannya
Cara Briefing yang Efektif
Berikut adalah beberapa langkah melakukan briefing secara efektif:
1. Persiapkan dengan Matang
Langkah pertama adalah mempersiapkan materi briefing dan menentukan siapa yang akan memimpin. Dengan mempersiapkan materi secara matang, ini akan memberikan insight yang lebih baik dan maksimal kepada para peserta.
2. Tepat Waktu
Datang tepat waktu menjadi sangat penting dalam briefing, baik sebagai karyawan maupun pemimpin pertemuan.
3. Terima Masukan
Menerima masukan dari anggota tim adalah tindakan yang penting untuk dilakukan agar briefing menjadi lebih efektif dan menciptakan kekompakan tim.
4. Ajak Semuanya untuk Berpartisipasi
Tips berikutnya adalah mengajak seluruh tim untuk aktif terlibat. Membuka kesempatan untuk mereka menyampaikan pendapat dan gagasannya akan membuat tim lebih aktif, dihargai, dan membukakan peluang ide-ide baru yang lebih bermanfaat.
5. Tunjuk Notulen
Jangan lupa menunjuk satu notulen untuk mencatat poin-poin penting dalam briefing, karena tak jarang fokus kita terpecah dan tidak ada kesempatan untuk mencatat. Di akhir briefing, poin-poin tersebut dapat di follow up kepada penanggungjawab dan pelaksana.
Pastikan jika apa yang disampaikan dalam briefing ringkas, jelas, dan mudah dipahami oleh anggota tim. Kegiatan ini pun tidak perlu dilakukan terlalu lama, cukup 10-15 menit saja.
Baca juga: 10 Tips Pembukaan Presentasi dan Contoh Kalimatnya
Contoh Materi Briefing
Jika Anda masih bingung, berikut KitaLulus berikan contoh materi briefing yang bisa Anda jadikan acuan untuk membuatnya:
1. Pembukaan
Pada bagian pembukaan, Anda bisa menyapa dan menanyakan kabar peserta untuk menghadirkan suasana yang hangat.
“Selamat pagi semua. Semoga kalian dalam keadaan baik-baik saja dan siap untuk memulai pekerjaan hari ini.”
2. Evaluasi dan Informasi
Setelah pembukaan, briefing dilanjutkan dengan evaluasi dari pekerjaan sebelumnya. Evaluasi dilakukan agar karyawan mengetahui informasi terbaru seperti permasalahan dan progress dari sebuah proyek maupun kegiatan lain dalam perusahaan.
“Pada kesempatan kali ini, kami ingin memberikan informasi mengenai target dan pencapaian untuk minggu ini. Dari hasil evaluasi minggu lalu, kami menemukan bahwa terdapat beberapa target yang belum tercapai, seperti target penjualan di divisi Retail dan target customer retention di divisi Customer Service.
Oleh karena itu, untuk minggu ini, kami meminta divisi Retail untuk lebih gencar dalam melakukan promosi dan menjaga kualitas pelayanan agar bisa meningkatkan penjualan. Sementara itu, divisi Customer Service diminta untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan memberikan kepuasan yang lebih baik kepada pelanggan agar target customer retention bisa tercapai.
Selain itu, kami juga ingin mengingatkan bahwa masih terdapat beberapa karyawan yang belum melakukan training yang sudah dijadwalkan. Oleh karena itu, kami meminta masing-masing divisi untuk memastikan seluruh karyawan sudah melakukan training yang diberikan.”
3. Target dan Pencapaian
Setelah melakukan evaluasi, pimpinan briefing bisa menyampaikan target dan pencapaian yang sudah diraih oleh peserta briefing.
“Kami juga ingin memberikan apresiasi kepada divisi IT yang telah berhasil menyelesaikan proyek implementasi sistem baru dengan sukses. Terima kasih atas kerja keras dan dedikasi kalian selama ini.
Selanjutnya, untuk setiap divisi dipersilakan menyampaikan permasalahan dan pencapaian yang sudah dilakukan. Dimulai dari divisi Marketing. Silakan.”
4. Motivasi Semangat Kerja dan Harapan
Di akhir briefing, pimpinan sebaiknya menutup dengan memberi semangat kerja kepada para peserta briefing.
“Tentunya, pada akhir briefing ini, mari kita tetap bersemangat dan terus memotivasi diri untuk mencapai target yang telah ditetapkan. Ingatlah bahwa setiap tantangan pasti ada solusinya, dan kita bisa menghadapinya dengan baik jika kita bekerja sama dengan baik dan memiliki semangat yang kuat.
Jangan lupa untuk selalu menumbuhkan semangat kerja yang tinggi, mengoptimalkan potensi diri, dan selalu belajar dari pengalaman. Dengan cara ini, kita akan menjadi lebih baik dan mampu memberikan yang terbaik bagi perusahaan dan pelanggan.
Terakhir, kami ingin mengingatkan bahwa rapat tahunan akan segera dilaksanakan pada akhir bulan ini. Oleh karena itu, kami meminta setiap divisi untuk menyiapkan laporan pencapaian dan rencana kerja untuk tahun depan.
Mari kita jadikan briefing pagi ini sebagai motivasi untuk terus bekerja dengan baik dan memberikan hasil yang terbaik. Semangat untuk kita semua!”
Demikian penjelasan terkait pengertian briefing, manfaat, cara membuat, dan contohnya. Briefing adalah salah satu cara membentuk budaya perusahaan yang disiplin dan meningkatkan produktivitas karyawan. Meski sering diremehkan, teknik ini juga terbukti dapat meningkatkan loyalitas jika konsisten dilakukan.
Apakah perusahaan Anda sedang membutuhkan karyawan dalam waktu dekat ini? Anda bisa mendapatkannya dalam hitungan hari bersama KitaLulus.
Pastikan Anda sudah mendaftarkan diri untuk memasang iklan lowongan di KitaLulus secara gratis. Dapatkan karyawan berpotensi dan berkualitas bersama KitaLulus dengan #LebihMudah mulai dari sekarang!
