Mengetahui data kehadiran karyawan adalah hal yang penting, maka dari itu membuat absensi karyawan bulanan jadi suatu keharusan. Cara paling mudah untuk mendata kehadiran adalah dengan menggunakan Microsoft Excel.
Selain caranya mudah, membuat absensi di Excel juga lebih efisien daripada absensi manual.
Tapi, apakah Anda sudah tahu contoh absensi karyawan bulanan Excel? Jika belum, coba lihat cara membuatnya dan template-nya dalam artikel ini!
Contoh Absensi Karyawan Bulanan Excel
Cara membuat absensi di Excel sangat mudah, Anda bisa menggunakan rumus Excel COUNTIF yang berguna untuk menghitung jumlah setiap keterangan absensi dan perintah Conditional Formatting untuk menandakan keterangan absen yang berbeda-beda.
Berikut ini cara lengkap membuat absensi di Excel:
1. Buat Tabel
Langkah pertama, buat tabel yang berisikan nomor induk karyawan, nama karyawan, divisi, serta tanggal. Agar Anda tidak bingung, beri tanda pada hari libur menggunakan warna merah.
2. Berikan Tanda Keterangan Absen
Setelah susunan tabel siap, langkah berikutnya adalah memberikan tanda keterangan untuk setiap kolom.
Di sini kita bisa memberikan tanda H untuk hadir, C untuk cuti, S untuk sakit, I untuk izin, dan A untuk tidak hadir tanpaketerangan.
Untuk membuat keterangan ini caranya adalah menggunakan blok kolom lalu klik Conditional Formatting, lanjut pilih Highlight Cells Rules, kemudian pilih Equal to.
Berikutnya akan muncul kotak dialog Equal to, pada kolom sebelah kiri, Anda bisa mengisi keterangan huruf yang mewakili keterangan absen.
Misalnya C untuk cuti, maka kita bisa mengisi kolom sebelah kanan dengan huruf C, lalu di kolom sebelah kiri pilih Custom Format.
3. Format Cells
Berikutnya akan muncul kotak dialog Format Cells, langkah ini bisa membantu Anda untuk membedakan setiap keterangan dari absensi yang sedang kamu buat.
Pilih masing-masing warna yang mewakili keterangan lalu klik Ok.
4. Absensi Siap Digunakan
Setelah Anda klik Ok, maka contoh absensi karyawan bulanan Excel pun selesai dan bisa digunakan.
Baca Juga: Mengenal COUNTIF, Rumus Excel Menghitung Jumlah Data yang Sama + Tutorial
Contoh Rekap Persentase Absen di Excel
Dari template absen yang sudah kita buat, pada akhir bulan Anda bisa melakukan rekap kehadiran karyawan. Caranya mudah hanya menggunakan rumus COUNTIF yaitu =COUNTIF(“range sel data yang ingin dihitung”;”Keterangan absensi pada data”).
Berikut ini langkah-langkahnya:
Misalnya kita ingin mengetahui kehadiran Aldi di bulan ini, untuk mengetahui jumlah kehadiran karyawan yang telah diberikan keterangan “H”, maka kamu bisa menggunakan rumus =COUNTIF(D6:AH6;”H”) pada sel AI6 (seperti di gambar).
Lalu, kita bisa lakukan hal yang sama untuk mengetahui cuti (C), sakit (S), izin (I), dan tanpa keterangan (A).
Jika semua rekap absen Aldi sudah selesai, untuk rekap karyawan yang lainnya Anda cukup drag down ke bawah pada setiap sel maka otomatis data absen akan terisi.
Bila sudah, masukkan rumus Untuk melakukannya, pertama-tama Anda perlu mengubah format sel pada persentase kehadiran menjadi Percentage.
Bila sudah, masukkan rumus =jumlah hadir/jumlah hari * 100% pada sel keterangan persentase kehadiran.
Baca Juga: 18 Aplikasi untuk HRD yang Bisa Membantu Perusahaan Anda
Template Absensi Excel
Template dari absensi karyawan yang bisa Anda buat di Excel pun bervariasi, bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Baik itu untuk harian, mingguan, atau bulanan. Berikut ini beberapa contoh templatenya:
1. Template Absensi Harian Proyek
2. Template Absensi Mingguan
3. Template Absensi Bulanan
Untuk membuat Anda lebih ringkas, kami juga sudah menyediakan contoh absensi karyawan Excel yang bisa di-download melalui link berikut ini:
Dengan template tersebut, Anda bisa dengan mudah mendata kehadiran karyawan di perusahaan. Sehingga Anda bisa tahu mana karyawan yang disiplin dan tidak.
Jika Excel bisa memudahkan Anda mendata kehadiran, pasang loker gratis KitaLulus bisa memudahkan Anda menemukan kandidat terbaik.
Ini karena ketika Anda pasang loker di KitaLulus bisa menjangkau kandidat secara luas ke seluruh pelosok Indonesia. Dalam hitungan hari, Anda sudah bisa mendapatkan kandidat terbaik.
Ayo, daftarkan perusahaan atau bisnis Anda sekarang, gratis!
