Salah satu surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan adalah surat tugas. Surat ini akan dikeluarkan ketika perusahaan mengutus salah satu karyawannya untuk mengerjakan tugas penting. Tapi sudahkah Anda mengetahui contoh surat tugas yang benar?
Surat tugas adalah surat resmi yang pembuatannya tidak bisa sembarangan. Cari tahu lebih lanjut terkait contoh surat tugas, susunan, hingga fungsinya di bawah ini.
Apa Itu Surat Tugas?
Pengertian surat tugas adalah surat penugasan kepada satu atau lebih karyawan untuk melakukan kunjungan, kegiatan, atau ikut serta dalam acara tertentu. Beberapa surat tugas juga berisikan tentang penugasan karyawan untuk suatu pekerjaan.
Pihak yang berhak mengeluarkan surat tugas adalah perusahaan itu sendiri atau lembaga instansi atau individu. Biasanya manajer atau atasan yang langsung memberikan surat ini kepada karyawan yang sudah dipilih untuk menerima pekerjaan tersebut.
Singkatnya, surat tugas adalah surat resmi dari perusahaan yang wajib digunakan untuk mendelegasikan tugas atau mandat. Surat ini pun wajib masuk ke dalam pencatatan administrasi perusahaan.
Fungsi utama dari surat tugas adalah sebagai bukti legal dari pihak yang berwenang terkait penyerahan mandat atau tugas kepada pihak ketiga atau karyawan. Surat resmi ini hanya berlaku satu kali untuk satu penugasan saja.
Artinya, jika karyawan yang ditunjuk sudah menyelesaikan penugasan yang diminta, maka surat sudah tidak berlaku lagi.
Baca juga: 9 Contoh Surat Dinas Resmi dan Strukturnya yang Benar
Fungsi Surat Tugas
Sebelumnya sudah disebutkan bahwa fungsi utama dari surat tugas adalah sebagai bukti legal terkait penyerahan mandat kepada karyawan tertentu. Tapi keseluruhan fungsinya tidak hanya itu.
Berikut beberapa fungsi surat tugas lainnya yang perlu Anda ketahui:
1. Keterangan Penugasan
Fungsi surat tugas yang pertama adalah sebagai keterangan penugasan karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Terutama jika karyawan tersebut ditunjuk sebagai perwakilan dari perusahaan.
2. Bukti Keabsahan Tugas
Selain itu, surat tugas berfungsi sebagai bukti keabsahan tugas. Artinya, dalam surat tersebut benar menyatakan bahwa karyawan yang ditunjuk diminta perusahaan untuk mengikuti suatu kegiatan atau mewakili perusahaan.
3. Dokumentasi Pengesahan
Seperti yang disebutkan sebelumnya, surat tugas wajib masuk ke dalam pencatatan administrasi perusahaan. Adapun fungsinya adalah sebagai dokumentasi pengesahan formal untuk karyawan yang ditunjuk.
4. Memudahkan Penyelesaian Tugas
Satu lagi fungsi surat tugas adalah untuk memudahkan penyelesaian tugas bagi karyawan yang ditunjuk. Terutama bagi penugasan yang bersifat penting dan formal.
Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Kerja, Jenis, Manfaat, dan Isinya
Contoh Surat Tugas
Berikut KitaLulus lampirkan beberapa contoh surat tugas kerja yang bisa menjadi acuan Anda dalam membuatnya:
1. Surat Tugas untuk Guru
| [Kop Surat] SURAT PENUGASAN Nomor : 123/ABC/DEF/2025 Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Dr. SUSANTO MAHMUDI NIP. : 1978061423345678 Pangkat/Gol.Ruang : Penata Tk. I/III d Jabatan : Kepala Sekolah Dengan ini menugaskan: Nama : SITI ANISAH NIP : 1992011523456789 Pangkat/Gol.Ruang : Penata Muda/III b Jabatan : Guru Matematika E-mail : [email protected] Telp/HP : 081234567890 Unit Kerja : SMA Negeri 1 Surakarta Untuk melaksanakan tugas sebagai fasilitator dalam kegiatan Pembelajaran Interaktif dan Penilaian Kelas. Demikian Surat Penugasan ini dikeluarkan untuk dapat dilaksanakan dengan baik dan penuh rasa tanggung jawab. Surakarta, 1 Maret 2025 Kepala Sekolah [Tanda Tangan] Dr. SUSANTO MAHMUDI NIP. 1978061423345678 |
2. Contoh Surat Perintah Tugas
| [Kop Surat] SURAT TUGAS Nomor : 789/XYZ/2025 Saya, yang bertanda tangan di bawah ini mewakili PT. Sukses Karya Abadi: Nama Lengkap : Ardiansyah Taufik Jenis Kelamin : Laki-laki No. Induk Karyawan : 9876543212345678 Jabatan : Direktur Utama Alamat : Jl. Kebon Jeruk No. 20, Jakarta Bermaksud menyerahkan tugas kepada karyawan PT. Sukses Karya Abadi: Nama Lengkap : Rudi Wijaya Jenis Kelamin : Laki-laki No. Induk Karyawan : 1234567890987654 Jabatan : Site Manager Alamat : Jl. Merdeka No. 30, Bekasi Untuk segera menyelesaikan proyek pembangunan perumahan di Cikarang, Bekasi. Yang bersangkutan juga diwajibkan menjaga keamanan, ketertiban, kebersihan, serta hal-hal yang berkaitan dengan tugas tersebut. Demikian surat tugas ini dibuat agar kegiatan tersebut dapat berjalan lancar. Jakarta, 15 Maret 2025 Pemberi Tugas Ardiansyah Taufik |
3. Contoh Surat Tugas Penelitian
| [Kop Surat] NOMOR : 321/ABC/DEF/2025 PERIHAL : IJIN PENELITIAN Semarang, 12 Maret 2025 Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. Maju Sejahtera Jl. Raya No. 25, Semarang Dengan hormat, Dalam rangka penyusunan Tugas Akhir yang berjudul “Analisis Pengaruh Teknologi Terhadap Efisiensi Proyek Konstruksi”, dengan ini kami beritahukan bahwa mahasiswa Teknik Sipil Fakultas Teknik Universitas Semarang tersebut sebagai berikut: Nama Mahasiswa : SITI HAFSA NIM : 2020123456 Jurusan : Teknik Sipil Bidang minat : Konstruksi dan Manajemen Proyek Dosen Pembimbing : Dr. Andi Wijaya, M.T. Waktu pelaksanaan : 15 Maret – 15 Mei 2025 Judul Tugas Akhir : “Analisis Pengaruh Teknologi Terhadap Efisiensi Proyek Konstruksi” Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami mohon kiranya kepada yang bersangkutan dapat diberikan izin melaksanakan penelitian Tugas Akhir di instansi yang Bapak/Ibu pimpin. Demikian atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami sampaikan terima kasih. Ketua Jurusan Teknik Sipil Fakultas Teknik-Universitas Semarang, Dr. Rudi Pratama, M.Eng. NIP. 198703142123456789 Tembusan: Pembantu Dekan I Fakultas Teknik-Universitas Semarang Arsip |
4. Contoh Surat Tugas Perusahaan
| [Kop Surat] SURAT TUGAS Nomor: 457/ABC/XYZ/2025 Sehubungan dengan akan dimulainya Proyek Pembangunan Perumahan Green Valley yang terletak di Jl. Sejahtera No. 15, Yogyakarta, maka dengan ini kami memberikan tugas kepada: Nama : Fajar Pratama Jabatan : Site Supervisor Untuk dapat melakukan tugas pengawasan dan koordinasi lapangan selama pembangunan proyek perumahan terhitung sejak tanggal 1 April 2025 s/d 30 Juni 2025. Segala biaya yang ditimbulkan akibat dari pelaksanaan tugas ini akan dibebankan pada biaya proyek yang bersangkutan sesuai dengan aturan yang berlaku. Demikian surat tugas ini diberikan agar dapat dilaksanakan dengan rasa penuh tanggung jawab. Yogyakarta, 28 Maret 2025 PT Karya Sukses Mandiri [Tanda Tangan] Andi Setiawan Direktur Operasional |
5. Surat Tugas untuk Karyawan Swasta
| [Kop Surat] SURAT TUGAS Nomor : 789/XYZ/2025 Yang bertandatangan di bawah ini: Nama : Andi Setiawan Alamat/Telp. : Jl. Raya No. 45, Jakarta | Telp: 021-12345678 Jabatan : Direktur Utama Berdasarkan Akta Notaris : 123/ABC/2020, 15 Januari 2020, Notaris: Budi Santoso, SH. Dalam hal ini bertindak atas nama perusahaan/badan usaha PT. Mandiri Sejahtera beralamat di Jl. Kemerdekaan No. 12, Jakarta menugaskan kepada: Nama : Fajar Pratama Alamat/Telp. : Jl. Sejahtera No. 30, Bekasi | Telp: 021-98765432 Jabatan : Site Manager Untuk mewakili perusahaan mengikuti Kegiatan Evaluasi Pembangunan pada Proyek Perumahan Grand Residence Tahun Anggaran 2025 pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Bekasi. Surat tugas ini tidak dapat dilimpahkan lagi kepada orang lain. Jakarta, 1 April 2025 Pemberi Tugas [Tanda Tangan] Andi Setiawan Direktur Utama |
Baca juga: 14 Contoh Surat Referensi Kerja untuk Berbagai Tujuan
6. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas
| [Kop Surat] SURAT TUGAS PERJALANAN DINAS Nomor: 123/XYZ/2025 Dalam rangka untuk mengadakan perjanjian kerjasama dengan PT. Teknologi Solusi di Surabaya, maka dengan ini kami memberikan tugas kepada: Nama : Budi Santoso Jabatan : Manager Pengembangan Bisnis Alamat : Jl. Merdeka No. 18, Jakarta Untuk dapat melaksanakan tugas perjalanan dinas ke Surabaya, adapun untuk pelaksanaan tugas tersebut sesuai dengan ketentuan sebagai berikut: Tanggal Berangkat : 10 April 2025 Tanggal Kembali : 12 April 2025 Demikian harap Saudara dapat melaksanakannya serta kami mohon ke semua pihak agar membantu guna kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut. Jakarta, 5 April 2025 Direktur Utama PT. Mandiri Sejahtera Andi Setiawan [Tanda Tangan] |
7. Surat Tugas untuk PNS
| [Kop Surat] SURAT TUGAS Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Dr. RUDI HARYANTO NIP : 1985120734567890 Jabatan : Kepala Inspektorat Unit Kerja : Inspektorat Provinsi Jawa Tengah Memberikan tugas kepada pejabat pengawas Pemerintahan di Daerah Nama : SANDRA MELATI NIP : 2000121534567891 Jabatan : Pengawas Keuangan Pangkat/ Gol. : Penata Tk. I/ III d Untuk melaksanakan tugas Pengawasan dan Evaluasi Pengelolaan Keuangan Daerah yang meliputi kegiatan sebagai berikut: 1. Verifikasi Laporan Keuangan, 1 – 5 Maret 2025, Kantor Inspektorat 2. Evaluasi Pengelolaan Anggaran, 6 – 10 Maret 2025, Kantor Bupati 3. Rapat Koordinasi dengan Tim Keuangan, 11 Maret 2025, Ruang Rapat Utama Pelaksanaan kegiatan pengawasan ini dilakukan karena untuk memastikan penggunaan anggaran daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku serta untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan daerah. Semarang, 28 Februari 2025 Kepala Inspektorat [Tanda Tangan] Dr. RUDI HARYANTO NIP. 1985120734567890 Kepala Inspektorat |
8. Contoh Surat Tugas Resmi
| [Kop Surat] SURAT TUGAS Nomor: 567/ABC/DEF/2025 Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Ir. JOKO PRATAMA Jabatan : Direktur Utama Alamat : Jl. Raya Industri No. 78, Jakarta Pangkat : Pimpinan Perusahaan Dengan ini menugaskan kepada: Nama : ANISA PUTRI Jabatan : Staf Operasional Pada pekerjaan Monitoring Kegiatan Lapangan sebagai Pengawas Proyek. Demikian surat tugas ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya dalam keperluan pekerjaan di lapangan. Jakarta, 11 Februari 2025 Hormat kami, PT. Maju Sejahtera [Tanda Tangan] Ir. JOKO PRATAMA Direktur Utama |
9. Contoh Surat Tugas Dinas Resmi
| [Kop Surat] SURAT TUGAS Nomor : 345/XYZ/ABCD/2025 Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala Dinas Pendidikan Kota Semarang, dengan ini memberikan tugas dinas kepada: Nama : RINI WULANDARI Jabatan : Staff Administrasi NIP : 1987120345678901 Alamat : Jl. Merdeka No. 45, Semarang Untuk dapat mengikuti Seminar Teknologi Pendidikan yang diselenggarakan oleh Universitas Semarang pada: Hari/Tanggal : Senin, 12 Mei 2025 Waktu : 08.00 WIB – selesai Tempat : Aula Utama Universitas Semarang, Jl. Raya Semarang Demikian surat tugas ini kami berikan untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Setelah kegiatan selesai, mohon menyerahkan laporan tertulis. Semarang, 10 Mei 2025 Kepala Dinas Pendidikan [Tanda Tangan] Dr. HARIANTO, M.Pd. |
10. Contoh Surat Tugas Mengikuti Pelatihan
| [Kop Surat] SURAT TUGAS NOMOR : 987/ABC/XYZ/2025 Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Drs. BUDI SETIAWAN Jabatan : Kepala Sekolah Pangkat/Gol : Guru Madya/IV c Menugaskan: Nama : DWI FITRIA, S.Pd Jabatan : Operator Sekolah Untuk mengikuti Kegiatan Validasi yang akan dilaksanakan pada: Hari/Tanggal : Rabu – Jumat, 1 – 3 April 2025 Waktu : 09.00 WIB – selesai Tempat : HOTEL ALAMANDA, Jl. Pahlawan No. 12, Yogyakarta Demikian surat ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Yogyakarta, 31 Maret 2025 Kepala Sekolah [Tanda Tangan] Drs. BUDI SETIAWAN NIP. 987654321098765432 |
11. Surat Tugas untuk Menghadiri Seminar
| [Kop Surat] Nomor : 123/ABC/XYZ/2025 Lampiran : 1 bundle Perihal : Surat Undangan Seminar Pembuatan Jadwal Pembelajaran Otomatis Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala/Pimpinan di Tempat Assalamualaikum Wr. Wb. Salam sejahtera bagi kita semua. Dengan hormat, Dalam rangka kegiatan seminar membuat jadwal pembelajaran otomatis, maka dengan ini kami memohon dengan hormat Bapak/Ibu Kepala/Pimpinan agar berkenan menugaskan peserta terlampir untuk mengikuti kegiatan tersebut yang insya Allah akan dilaksanakan pada: Hari/Tanggal : Jumat, 15 Maret 2025 Waktu : 10.00 – selesai WIB Tempat : SMA Negeri 4 Surabaya Setiap peserta seminar agar membawa Kartu Peserta, Laptop dan Kabel Rol serta menginstal Aplikasi Pendidikan Teramat melalui tautan berikut: https://play.google.com/store/apps/details?id Demikian undangan dari kami, atas perhatian dan kerja sama yang baik kami sampaikan terima kasih. Wassalamualaikum Wr. Wb. Ketua Daerah [Tanda Tangan] Ahmad Suryadi, S.T. NTA. 20231230000456 |
12. Contoh Surat Tugas dari Kepala Sekolah
| [Kop Surat] SURAT TUGAS [Nomor Surat] Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Asep Kusuma, S.Pd. Jabatan : Kepala Sekolah Unit Kerja : SMP Pembaharuan 02 Menugaskan kepada: Nama : Rina Puspita, S.Pd. Jabatan : Guru Unit Kerja : SMP Pembaharuan 02 Untuk mengikuti kegiatan “Evaluasi dan Koordinasi Program Kegiatan Sekolah” dan kegiatan lainnya yang akan diselenggarakan pada: Hari/Tanggal : Selasa, 02 Februari 2021 Waktu : 08.30 s.d. Selesai Tempat : SMP Pembangunan Garut Demikian surat tugas ini dibuat dengan sesungguhnya dan sebenar-benarnya untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya. Tasikmalaya, 02 Februari 2021 Kepala SMP Pembaharuan 02 [Tanda Tangan] Asep Kusuma, S.Pd. |
Format Penulisan Surat Tugas
Format surat tugas secara umum terdiri dari bagian-bagian berikut:
1. Kop Surat
Bagian ini terletak di paling atas surat, berfungsi sebagai identitas instansi atau lembaga yang mengirimkan surat.
Di dalam kop surat haruslah memuat logo dan nama instansi, serta kontak lengkap seperti alamat, email, website, atau nomor telepon.
2. Nomor Surat dan Perihal
Setelah kop surat, format penulisan surat tugas juga perlu menuliskan nomor surat. Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan administrasi dalam pengarsipan data dan memudahkan proses pencarian bila dibutuhkan.
Contoh penulisan nomor surat adalah sebagai berikut:
Nomor Surat-Kode tujuan surat- Bulan- Tanggal pembuatan.
Selain menuliskan nomor, bagian lainnya yang tidak kalah penting adalah perihal. Fungsi bagian perihal adalah agar pihak penerima mengerti apa tujuan dari surat tersebut.
3. Identitas Pemberi dan Penerima Tugas
Pada bagian ini Anda harus menuliskan identitas lengkap pemberi dan penerima tugas. Identitas ini berisikan nama, jabatan/pangkat, alamat atau email. Tujuannya sendiri untuk memberikan keterangan tentang siapa pemberi dan penerima surat tugasnya.
4. Keterangan Tugas
Sesuai namanya, bagian ini akan menjelaskan tugas yang diberikan pihak pemberi kepada penerima tugas. Ini adalah bagian penting yang menjadi inti dari surat tugas.
5. Penjelasan Detail Lokasi dan Durasi Pengerjaan Tugas
Format ini akan menjelaskan lokasi pengerjaan tugas dan durasi waktu pengerjaan dari awal hingga akhir.
6. Penutup Surat
Bagian ini berisikan kalimat penutup. Biasanya juga ada bagian kaki surat yang berisikan keterangan surat, seperti:
- Tanda tangan dan stempel instansi
- Tempat dan tanggal pembuatan surat
- Nama lengkap dan jabatan yang menandatangani surat tugas kerja
Baca juga: 5 Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap dan Aturannya
Cara Membuat Surat Tugas
Berikut merupakan beberapa cara membuat surat tugas yang perlu diperhatikan:
1. Pembuka dan Penutup Surat
Sifat surat tugas adalah formal. Maka dari itu, Anda harus membuat pembuka dan penutup surat dengan menggunakan bahasa dan gaya formal. Gunakan salam pembuka dan salam penutup seperti “Dengan hormat” dan “Hormat”.
2. Tujuan Surat
Isi dari surat tugas tidak perlu terlalu panjang atau bertele-tele. Cukup jelaskan inti dari tujuan surat tersebut dengan singkat, padat, dan jelas.
3. Bahasa yang Digunakan
Bahasa yang digunakan dalam surat tugas adalah resmi, sopan, dan formal. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar mengikuti ejaan yang disempurnakan (EYD).
4. Panjang Surat
Satu hal lagi yang harus diperhatikan adalah panjang surat. Umumnya, panjang surat tugas adalah satu halaman. Jika lebih dari satu biasanya diikuti oleh lampiran dari penjelasan tugas yang harus diselesaikan.
GRATIS Template Surat Tugas Berbagai Keperluan
Demikianlah penjelasan terkait pengertian surat tugas, fungsi, beberapa hal yang harus dIperhatikan, dan berbagai contoh yang bisa menjadi acuan Anda dalam membuatnya. Keberadaan surat ini sangat memudahkan karyawan yang ditugaskan untuk menyelesaikannya tanpa ada masalah. KitaLulus juga telah menyediakan template yang bisa Anda gunakan sesuai kebutuhan:
Jika Anda membutuhkan seorang sekretaris untuk membuat surat tugas, maka Anda bisa menaruh info lokernya di KitaLulus. Sebagai komunitas pencari kerja terbesar, KitaLulus sudah beroperasi di Jabodetabek, Bandung, Makassar, Surabaya, Semarang, Medan, dan Gowa.
Jangan lupa mendaftarkan diri Anda untuk pasang iklan lowongan pekerjaan di KitaLulus secara gratis! Dapatkan kandidat sekretaris yang berpotensi dan berkualitas yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan dengan #LebihMudah bersama KitaLulus!
