Salah satu surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan adalah surat tugas. Surat ini akan dikeluarkan ketika perusahaan mengutus salah satu karyawannya untuk mengerjakan tugas penting. Tapi sudahkah Anda mengetahui contoh surat tugas yang benar?
Surat tugas adalah surat resmi yang pembuatannya tidak bisa sembarangan. Cari tahu lebih lanjut terkait contoh surat tugas, susunan, hingga fungsinya di bawah ini.
Apa Itu Surat Tugas?
Pengertian surat tugas adalah surat penugasan kepada satu atau lebih karyawan untuk melakukan kunjungan, kegiatan, atau ikut serta dalam acara tertentu. Beberapa surat tugas juga berisikan tentang penugasan karyawan untuk suatu pekerjaan.
Pihak yang berhak mengeluarkan surat tugas adalah perusahaan itu sendiri atau lembaga instansi atau individu. Biasanya manajer atau atasan yang langsung memberikan surat ini kepada karyawan yang sudah dipilih untuk menerima pekerjaan tersebut.
Singkatnya, surat tugas adalah surat resmi dari perusahaan yang wajib digunakan untuk mendelegasikan tugas atau mandat. Surat ini pun wajib masuk ke dalam pencatatan administrasi perusahaan.
Fungsi utama dari surat tugas adalah sebagai bukti legal dari pihak yang berwenang terkait penyerahan mandat atau tugas kepada pihak ketiga atau karyawan. Surat resmi ini hanya berlaku satu kali untuk satu penugasan saja.
Artinya, jika karyawan yang ditunjuk sudah menyelesaikan penugasan yang diminta, maka surat sudah tidak berlaku lagi.
Baca juga: 9 Contoh Surat Dinas Resmi dan Strukturnya yang Benar
Fungsi Surat Tugas
Sebelumnya sudah disebutkan bahwa fungsi utama dari surat tugas adalah sebagai bukti legal terkait penyerahan mandat kepada karyawan tertentu. Tapi keseluruhan fungsinya tidak hanya itu.
Berikut beberapa fungsi surat tugas lainnya yang perlu Anda ketahui:
1. Keterangan Penugasan
Fungsi surat tugas yang pertama adalah sebagai keterangan penugasan karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Terutama jika karyawan tersebut ditunjuk sebagai perwakilan dari perusahaan.
2. Bukti Keabsahan Tugas
Selain itu, surat tugas berfungsi sebagai bukti keabsahan tugas. Artinya, dalam surat tersebut benar menyatakan bahwa karyawan yang ditunjuk diminta perusahaan untuk mengikuti suatu kegiatan atau mewakili perusahaan.
3. Dokumentasi Pengesahan
Seperti yang disebutkan sebelumnya, surat tugas wajib masuk ke dalam pencatatan administrasi perusahaan. Adapun fungsinya adalah sebagai dokumentasi pengesahan formal untuk karyawan yang ditunjuk.
4. Memudahkan Penyelesaian Tugas
Satu lagi fungsi surat tugas adalah untuk memudahkan penyelesaian tugas bagi karyawan yang ditunjuk. Terutama bagi penugasan yang bersifat penting dan formal.
Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Kerja, Jenis, Manfaat, dan Isinya
Format Penulisan Surat Tugas
Format surat tugas secara umum terdiri dari bagian-bagian berikut:
1. Kop Surat
Bagian ini terletak di paling atas surat, berfungsi sebagai identitas instansi atau lembaga yang mengirimkan surat.
Di dalam kop surat haruslah memuat logo dan nama instansi, serta kontak lengkap seperti alamat, email, website, atau nomor telepon.
2. Nomor Surat dan Perihal
Setelah kop surat, format penulisan surat tugas juga perlu menuliskan nomor surat. Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan administrasi dalam pengarsipan data dan memudahkan proses pencarian bila dibutuhkan.
Contoh penulisan nomor surat adalah sebagai berikut:
Nomor Surat-Kode tujuan surat- Bulan- Tanggal pembuatan.
Selain menuliskan nomor, bagian lainnya yang tidak kalah penting adalah perihal. Fungsi bagian perihal adalah agar pihak penerima mengerti apa tujuan dari surat tersebut.
3. Identitas Pemberi dan Penerima Tugas
Pada bagian ini Anda harus menuliskan identitas lengkap pemberi dan penerima tugas. Identitas ini berisikan nama, jabatan/pangkat, alamat atau email. Tujuannya sendiri untuk memberikan keterangan tentang siapa pemberi dan penerima surat tugasnya.
4. Keterangan Tugas
Sesuai namanya, bagian ini akan menjelaskan tugas yang diberikan pihak pemberi kepada penerima tugas. Ini adalah bagian penting yang menjadi inti dari surat tugas.
5. Penjelasan Detail Lokasi dan Durasi Pengerjaan Tugas
Format ini akan menjelaskan lokasi pengerjaan tugas dan durasi waktu pengerjaan dari awal hingga akhir.
6. Penutup Surat
Bagian ini berisikan kalimat penutup. Biasanya juga ada bagian kaki surat yang berisikan keterangan surat, seperti:
- Tanda tangan dan stempel instansi
- Tempat dan tanggal pembuatan surat
- Nama lengkap dan jabatan yang menandatangani surat tugas kerja
Baca juga: 5 Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap dan Aturannya
Cara Membuat Surat Tugas
Berikut merupakan beberapa cara membuat surat tugas yang perlu diperhatikan:
1. Pembuka dan Penutup Surat
Sifat surat tugas adalah formal. Maka dari itu, Anda harus membuat pembuka dan penutup surat dengan menggunakan bahasa dan gaya formal. Gunakan salam pembuka dan salam penutup seperti “Dengan hormat” dan “Hormat”.
2. Tujuan Surat
Isi dari surat tugas tidak perlu terlalu panjang atau bertele-tele. Cukup jelaskan inti dari tujuan surat tersebut dengan singkat, padat, dan jelas.
3. Bahasa yang Digunakan
Bahasa yang digunakan dalam surat tugas adalah resmi, sopan, dan formal. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar mengikuti ejaan yang disempurnakan (EYD).
4. Panjang Surat
Satu hal lagi yang harus diperhatikan adalah panjang surat. Umumnya, panjang surat tugas adalah satu halaman. Jika lebih dari satu biasanya diikuti oleh lampiran dari penjelasan tugas yang harus diselesaikan.
Contoh Surat Tugas
Berikut KitaLulus lampirkan beberapa contoh surat tugas kerja yang bisa menjadi acuan Anda dalam membuatnya:
1. Surat Tugas untuk Guru
2. Contoh Surat Perintah Tugas
3. Contoh Surat Tugas Penelitian
4. Contoh Surat Tugas Perusahaan
5. Surat Tugas untuk Karyawan Swasta
Baca juga: 14 Contoh Surat Referensi Kerja untuk Berbagai Tujuan
6. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas
7. Surat Tugas untuk PNS
8. Contoh Surat Tugas Resmi
9. Contoh Surat Tugas Dinas Resmi
10. Contoh Surat Tugas Mengikuti Pelatihan
11. Surat Tugas untuk Menghadiri Seminar
12. Contoh Surat Tugas dari Kepala Sekolah
Demikianlah penjelasan terkait pengertian surat tugas, fungsi, beberapa hal yang harus diperhatikan, dan berbagai contoh yang bisa menjadi acuan Anda dalam membuatnya. Keberadaan surat ini sangat memudahkan karyawan yang ditugaskan untuk menyelesaikannya tanpa ada masalah.
Jika Anda membutuhkan seorang sekretaris untuk membuat surat tugas, maka Anda bisa menaruh info lokernya di KitaLulus. Sebagai komunitas pencari kerja terbesar, KitaLulus sudah beroperasi di Jabodetabek, Bandung, Makassar, Surabaya, Semarang, Medan, dan Gowa.
Jangan lupa mendaftarkan diri Anda untuk pasang iklan lowongan pekerjaan di KitaLulus secara gratis! Dapatkan kandidat sekretaris yang berpotensi dan berkualitas yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan dengan #LebihMudah bersama KitaLulus!
