Panduan Merancang Employee Referral Program yang Efektif

Ketika perusahaan sedang membutuhkan karyawan dalam waktu cepat, employee referral program adalah jawabannya.

Employee referral program adalah sebuah sistem perekrutan yang meminta bantuan kepada karyawan perusahaan untuk dicarikan karyawan baru. Sederhananya adalah karyawan lama memberikan referensi kepada perusahaan terkait kandidat berpotensi.

Pada praktiknya employee referral program adalah bagian dari proses rekrutmen juga. Simak penjelasan lengkapnya terkait employee referral program yang perlu Anda ketahui, di bawah ini.‍

‍

Pengertian Employee Referral Program

Secara definitif, employee referral program adalah sistem perekrutan menggunakan karyawan lama perusahaan untuk mencari karyawan baru yang berpotensi dan berkualitas. Istilah lain dari employee referral adalah rekomendasi karyawan.

Pada praktiknya, program rekomendasi karyawan atau employee referral program adalah suatu momen dimana karyawan perusahaan ikut terlibat dalam proses perekrutan dari orang yang mereka kenal.

Ada banyak manfaat dirasakan perusahaan melalui program rekomendasi karyawan. Berbagai penelitian bahkan menyebutkan bahwa employee referral program lebih banyak mendatangkan karyawan berkualitas, karena ia direkomendasikan oleh seseorang yang benar-benar mengetahui kapasitasnya.

Meskipun terdengar mudah, nyatanya employee referral program tidak semudah yang dibayangkan. Anda harus memperhatikan beberapa hal untuk bisa mendapatkan hasil yang terbaik.

BACA JUGA: Panduan Menyusun Surat Penawaran Kerja (Offering Letter) Untuk HR & Tips Jitunya

‍

Manfaat Employee Referral Program

Menggunakan employee referral program adalah salah satu cara yang dilakukan perusahaan untuk bisa mendapatkan kandidat berkualitas dalam waktu cepat. Ada banyak manfaat yang bisa dirasakan perusahaan dari strategi perekrutan ini, yaitu antara lain:

1. Proses Rekrutmen Lebih Cepat dan Minim Biaya

Manfaat pertama dari employee referral program adalah membuat proses rekrutmen lebih cepat dan minim biaya. Hal ini dikarenakan HR tidak perlu lagi memasang iklan lowongan pekerjaan di berbagai situs pencari kerja. Dikutip dari Recruiter, program rujukan dapat menghemat biaya organisasi sebesar $3.000 atau lebih per perekrutan.

2. Meningkatnya Kandidat Berkualitas

Manfaat kedua dari employee referral program adalah meningkatnya kandidat yang berkualitas. Hal ini dikarenakan karyawan perusahaan tentu sudah mengenal calon kandidat luar dalam termasuk potensi yang dimilikinya.

Hal ini tentu akan jauh berbeda dibandingkan dengan menggunakan proses rekrutmen biasa dimana Anda masih meraba-raba terkait potensi calon kandidat. Tentunya hal ini bermanfaat untuk perusahaan, bukan?

3. Mengurangi Turnover dan Meningkatkan Retensi Karyawan

Satu lagi manfaat dari employee referral program adalah bisa mengurangi angka turnover dan meningkatkan retensi karyawan. Hal ini tentu dikarenakan adanya kecocokan yang sudah ada sejak awal perekrutan.

Hal ini tentu memungkinkan jika karyawan baru tersebut akan bertahan lebih lama karena adanya kecocokan dengan lingkungan kerja di perusahaan. Sehingga akan memberikan dampak yang bagus untuk perusahaan.

Program referral karyawan adalah salah satu strategi rekrutmen internal yang efektif. Pelajari lebih lanjut tentang keseimbangan antara rekrutmen internal dan eksternal untuk mengoptimalkan strategi akuisisi talenta perusahaan Anda.

Merancang Program Referral Karyawan yang Efektif

Program referral karyawan adalah salah satu strategi rekrutmen yang efektif untuk mendapatkan kandidat berkualitas dengan biaya dan waktu yang lebih efisien. Agar program ini berhasil, perusahaan perlu merancangnya secara strategis dengan tujuan yang jelas, insentif yang menarik, dan proses yang terstruktur.

1. Menetapkan Tujuan dan KPI yang Jelas

Langkah pertama dalam merancang program referral adalah menetapkan tujuan spesifik yang ingin dicapai. Tujuan tersebut dapat mencakup pengurangan waktu dan biaya rekrutmen, peningkatan kualitas kandidat, pemenuhan posisi sulit diisi, diversifikasi saluran talenta, serta peningkatan keterlibatan dan retensi karyawan.

Selain itu, perusahaan perlu menentukan metrik kinerja (KPI) seperti persentase posisi yang diisi melalui referral, waktu rata-rata pengisian posisi, biaya per hire untuk kandidat referral dibandingkan sumber lain, serta tingkat retensi kandidat yang direkrut.

Benchmarking dengan standar industri juga penting untuk memastikan program referral sesuai dengan praktik terbaik di sektor terkait. Dengan membandingkan program referral perusahaan sejenis dan menganalisis tren rekrutmen di wilayah relevan, perusahaan dapat menetapkan target yang realistis namun tetap ambisius.

Perusahaan yang menggunakan program rujukan karyawan memiliki tingkat retensi rata-rata sebesar 46%, dibandingkan dengan tingkat retensi sebesar 33% pada organisasi yang hanya menggunakan situs karier.

2. Merancang Struktur Insentif yang Menarik

Insentif menjadi elemen kunci dalam memotivasi karyawan untuk berpartisipasi dalam program referral. Insentif finansial seperti bonus tunai berjenjang berdasarkan level posisi, voucher dari merchant populer, hingga cuti berbayar khusus dapat menjadi daya tarik utama. Selain itu, insentif non-finansial seperti pengakuan publik, kesempatan pelatihan khusus, pengalaman eksklusif, atau sistem point rewards juga bisa menambah motivasi.

Struktur reward yang efektif harus mempertimbangkan kesulitan posisi yang direferensikan dan memberikan transparansi tentang kriteria pemberian reward. Perusahaan juga perlu menyelaraskan insentif dengan preferensi karyawan serta budaya lokal agar program terasa relevan.

3. Proses dan Alur Kerja yang Efisien

Proses yang sederhana dan efisien sangat penting untuk memastikan program referral berjalan lancar. Perusahaan dapat menyediakan portal atau platform khusus untuk pengajuan referral dengan formulir yang mudah diisi namun tetap komprehensif. Sistem notifikasi otomatis juga membantu memberikan update status kepada karyawan yang mereferensikan kandidat.

Screening kandidat harus diprioritaskan untuk referral dengan proses evaluasi yang konsisten dan transparan. Komunikasi terbuka dengan karyawan mengenai hasil referral mereka penting untuk menjaga kepercayaan terhadap program. Selain itu, integrasi program referral dengan sistem rekrutmen seperti Applicant Tracking System (ATS) memungkinkan otomatisasi pelacakan dan pelaporan. Dashboard real-time juga memberikan visibilitas penuh terhadap performa program.

Cara Menjalankan Employee Referral Program

Program rekomendasi karyawan atau employee referral program adalah sebuah cara yang bisa membawa banyak manfaat bagi perusahaan. Namun bagaimana cara membuat program ini bisa berjalan dengan efektif? Berikut ini beberapa hal yang bisa Anda lakukan.

1. Jelaskan Deskripsi Pekerjaan

Cara pertama untuk menjalankan employee referral program adalah dengan menjelaskan deskripsi pekerjaan kepada karyawan baru. Sebab tidak semua karyawan langsung bisa mengerti apa yang diharapkan perusahaan dari dirinya.

Maka dari itu, menjelaskan deskripsi pekerjaan dan apa yang diharapkan dari karyawan tersebut bisa membuat program ini berjalan efektif. Jika dirasa perlu, Anda juga bisa menambahkan hal-hal apa saja yang tidak Anda inginkan.

2. Selalu Memberikan Update kepada Karyawan

Meskipun Anda menggunakan employee referral program untuk melakukan perekrutan, sebaiknya Anda juga memberikan kabar terbaru mengenai proses rekrutmen yang sedang berlangsung.

Selain itu, Anda juga harus memberitahukan kepada mereka apabila tidak bisa lanjut ke tahap berikutnya. Menjaga komunikasi dan hubungan baik merupakan kewajiban yang harus dilakukan perusahaan untuk tetap menjaga citra positif.

3. Hargai Rujukan yang Bagus

Cara selanjutnya untuk menjalankan employee referral program adalah dengan menghargai beberapa rujukan yang bagus. Misalnya, dari 10 rujukan yang diberikan, Anda berhasil merekrut enam di antaranya.

Maka hal yang perlu Anda lakukan adalah menghargai rujukan yang diberikan oleh karyawan perusahaan. Hal ini tentu sangat berarti bagi mereka karena mereka merasa terlibat untuk kemajuan dan perkembangan perusahaan.

4. Berikan Insentif Gabungan

Salah satu cara untuk menjalankan employee referral program adalah dengan memberikan insentif gabungan. Artinya Anda bisa memberikan insentif berupa uang dan tidak. Misalnya, gabungan antara uang dan hari libur yang bisa diambil kapan saja.

Memang, tidak sedikit karyawan yang bekerja karena menginginkan upah dari perusahaan. Namun bagi sebagian orang, uang bukanlah segalanya. Ada hal lain yang bisa dikejar selain uang. Misalnya jenjang karir yang pasti, dan bentuk penghargaan lainnya.

5. Gunakan Talent Pool untuk Khusus Rujukan

Agar bisa berjalan dengan efektif, cara yang bisa digunakan untuk employee referral program adalah dengan talent pool. Anda bisa membentuk talent pool khusus rujukan yang diberikan oleh karyawan.

Meskipun perusahaan sedang tidak membuka posisi, manfaat talent pool sangatlah besar bagi sumber daya manusia perusahaan. Terutama untuk mencari kandidat-kandidat yang berpotensi dan berkualitas. Hal ini bisa menghemat waktu Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang strategi pengembangan talent pool untuk memastikan perusahaan Anda memiliki akses ke kandidat berkualitas saat dibutuhkan.

6. Tingkatkan User Experience dalam Melamar Pekerjaan

Anda bisa menggunakan banyak cara untuk memuat lowongan pekerjaan. Salah satunya adalah dengan menggunakan website perusahaan. Maka dari itu, untuk membuat employee referral program berjalan efektif, Anda harus memastikan website untuk melamar kerja bisa digunakan dengan mudah.

Beberapa penelitian menyebutkan bahwa, para pelamar kerja malas dengan website untuk melamar kerja yang terlalu lama dan ribet. Akibatnya mereka mengurungkan niat untuk melamar menggunakan website tersebut.

7. Gunakan Taktik Rujukan

Satu lagi cara untuk menjalankan employee referral program adalah dengan menggunakan taktik rujukan. Artinya Anda bisa menanyakan kepada beberapa karyawan terkait saran untuk meningkatkan program rekomendasi karyawan ini.

Tahukah Anda bahwa, employee referral program yang sukses bisa berjalan terus dengan menggunakan inisiatif yang beragam? Tentunya nanti Anda harus menyeleksi lagi dari beberapa saran yang diberikan untuk dicari yang terbaik dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

‍

Kesimpulan: Memaksimalkan Potensi Program Referral Karyawan

Program referral karyawan yang dirancang dan diimplementasikan dengan baik dapat menjadi strategi rekrutmen yang sangat efektif dan efisien bagi perusahaan. Program ini menawarkan manfaat holistik termasuk peningkatan kualitas kandidat, efisiensi biaya, retensi yang lebih baik, dan penguatan budaya organisasi.

Dengan pendekatan strategis dan eksekusi yang baik, program referral karyawan dapat menjadi keunggulan kompetitif dalam strategi akuisisi talenta perusahaan, membantu menarik kandidat berkualitas tinggi yang tidak hanya memiliki keterampilan yang tepat tetapi juga kecocokan budaya yang kuat—fondasi penting untuk keberlanjutan dan pertumbuhan organisasi di era persaingan talenta yang semakin ketat di Indonesia.

‍