Jika berbicara tentang inventaris, pasti yang ada di benak kita adalah daftar barang milik perusahaan atau institusi. Hal tersebut tidak salah, namun ternyata bentuk dari inventaris adalah tidak selalu barang, melainkan juga sumber daya lain yang wujudnya non fisik.
Inventaris perlu dikelola sebaik mungkin agar Anda bisa memantau produktivitas bisnis. Hal ini juga dapat mendorong bisnis Anda menghasilkan keuntungan yang lebih maksimal.
Lantas bagaimana cara mengelolanya? Yuk pelajari bersama dalam artikel berikut.
Apa Itu Inventaris?
Secara umum, pengertian inventaris adalah seluruh aset dan sumber daya penting yang dimiliki oleh perusahaan yang dimanfaatkan untuk keberlangsungan usaha. Hal ini meliputi proses produksi, pengelolaan sumber daya, dan perkembangan perusahaan.
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), inventaris adalah daftar catatan semua barang milik institusi, perusahaan, sekolah, atau pemerintahan yang bisa dipakai untuk kebutuhan operasional.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa inventaris adalah catatan sumber daya penting bagi suatu perusahaan untuk bisa beroperasi dan mengelola sumber daya tersebut. Adapun kegiatan mengelola inventaris disebut sebagai inventarisasi atau pencatatan.
Tujuan Pengelolaan Inventaris
Sebuah perusahaan wajib memiliki pengelolaan inventaris yang baik dikarenakan hal ini bisa membantu kelancaran administrasi perusahaan. Selain itu, tujuan lain dari inventarisasi adalah:
- Menjaga inventaris atau barang milik perusahaan.
- Mengontrol inventaris terhadap penggunaan budget perusahaan.
- Sebagai bahan pertimbangan untuk pengadaan atau pemeliharaan.
- Sebagai pedoman dalam menghitung nilai kekayaan aset.
- Mempercepat proses pembuatan laporan.
- Meminimalisir kehilangan aset perusahaan.
- Memeriksa dan mengontrol keluar masuknya barang.
Baca Juga: Pengertian Inventory Control, Pentingnya, Fungsi, dan Metode
Manfaat Pengelolaan Inventaris
Dengan tujuan-tujuan di atas, kita menjadi tahu pentingnya inventarisasi. Berikut beberapa manfaat pengelolaan inventaris yang dilakukan dengan baik.
1. Memudahkan Pengelolaan Tata Letak Penyimpanan
Semakin banyak barang yang dimiliki perusahaan, maka semakin luas pula tempat yang dibutuhkan untuk menyimpan inventaris. Nah, dengan memiliki pengelolaan inventaris yang baik, perusahaan bisa tahu harus menyediakan tempat dengan tata letak terbaik supaya aset tetap terjaga.
2. Meningkatkan Kredibilitas Perusahaan
Jika perusahaan yang bergerak di bidang produksi barang memiliki pengelolaan inventaris yang baik, maka produk tersebut akan terjaga kualitasnya. Dengan begitu, produk bisa sampai ke tangan konsumen dengan kondisi yang baik pula sehingga konsumen menjadi puas.
Akhirnya, ketika konsumen puas, maka trust terhadap suatu brand atau company akan meningkat dan berbanding lurus dengan kredibilitas perusahaan tersebut.
3. Memudahkan Pengawasan Penyimpanan
Manfaat lain memiliki pengelolaan inventaris yang baik yaitu perusahaan bisa dengan mudah melakukan pengawasan penyimpanan barang-barang tersebut. Alhasil, perusahaan bisa tahu apa yang kurang dan harus diperbaiki serta apa yang sudah sesuai tetapi harus tetap ditingkatkan kualitasnya.
5. Meminimalisir Penyusutan Inventaris
Ketika aset tidak dikelola dengan baik, maka hal tersebut bisa menyebabkan penyusutan atau depresiasi.
Dalam ilmu akuntansi, depresiasi artinya berkurangnya nilai jual suatu barang. Biasanya ini terjadi pada aset yang bersifat tetap. Contohnya barang elektronik, semakin lama digunakan maka nilai jualnya akan menurun.
Sementara maksud dari penyusutan inventaris di sini ialah dikarenakan kelalalaian manusia. Misalnya saja terjadi kesalahan dalam pencatatan barang, kesalahan membuat alur inventarisasi, bahkan pencurian. Guna menghindarinya, perusahaan perlu mengelola inventaris dengan benar.
Baca Juga: Mengenal Manajemen Persediaan, Fungsi, dan Metode Efektifnya
Jenis-jenis Inventaris dan Contohnya
Inventaris yang sering Anda jumpai adalah inventaris barang. Contoh inventaris barang adalah segala perlengkapan yang dimiliki perusahaan untuk menunjang kerja atau produksi dan memberikan keuntungan, seperti komputer, meja, kursi, printer, hingga mesin produksi.
Selain itu, masih banyak jenis inventaris lainnya, di antaranya sebagai berikut.
1. Bahan Baku
Bahan baku adalah sumber daya perusahaan yang berguna dalam penciptaan suatu produk. Biasanya saat produk berhasil dibuat, bahan baku aslinya tidak akan dikenali. Misal produk skincare, haircare, dan lainnya.
2. Komponen
Komponen mirip dengan bahan baku, tetapi masih dapat dikenali. Contohnya ketika membuat kursi, maka kita tahu di sana terdapat kayu, skrup, paku, dan lainnya.
3. Pekerjaan dalam Proses
Jenis inventaris lainnya adalah pekerjaan dalam proses atau work in progress (WIP), yang mengacu pada item produksi, termasuk bahan baku dan komponen, bahan pengepakan, hingga tenaga kerja.
4. Barang Jadi
Untuk perusahaan yang memproduksi barang, maka inventaris terpentingnya adalah barang jadi yang siap dijual. Inventaris tersebut harus rajin dilakukan pengecekan dan penjagaan agar menghasilkan profit maksimal.
5. MRO
MRO atau Maintenance, Repair, dan Operation adalah jenis inventaris berupa barang persediaan yang berfungsi untuk mendukung pembuatan produk hingga pemeliharaan bisnis.
6. Bahan Pengemasan
Terdapat 3 jenis inventaris bahan pengemasan, yaitu kemasan utama untuk melindungi produk; kemasan sekunder untuk barang jadi yang terdapat keterangan SKU; dan kemasan tersier yang digunakan untuk kemasan curah.
7. Stok Pengaman
Perusahaan yang menjual produk harus memiliki stok pengaman yang biasanya digunakan untuk mengganti barang rusak yang diterima konsumen. Nah, stok pengaman ini termasuk inventaris yang membutuhkan biaya lebih dalam pengelolaannya tetapi penting demi kepuasan konsumen.
8. Persediaan Decoupling
Persediaan decoupling bertujuan untuk kelancaran proses produksi sehingga persediaan inventaris utama aman karena proses produksi lancar.
9. Inventaris Layanan
Inventaris layanan biasanya dimiliki oleh perusahaan yang bergerak di bidang hospitaliti. Misalnya, sebuah penginapan memiliki 10 kamar. Dengan jumlah tersebut bisa dihitung berapa kapasitas maksimalnya.
10. Inventaris Transit
Sesuai namanya, inventaris jenis ini akan terus melakukan mobilitas, yaitu antara gudang, pabrik, dan pusat distribusi. Inventaris transit disebut juga sebagai inventaris pipa.
Baca Juga: ERP System Adalah: Pengertian, Manfaat, Jenis, dan Cara Kerja
Cara Mengelola Inventaris
Untuk melakukan pengelolaan inventaris yang baik, Anda bisa melakukan beberapa cara berikut ini.
1. Membuat Skala Prioritas
Pertama-tama, buatlah skala prioritas daftar barang yang perputarannya paling cepat hingga paling lambat. Sehingga Anda bisa tahu barang mana saja yang perlu ditambah stoknya dan mana yang perlu dihentikan suplainya.
2. Membuat Catatan Rinci tentang Informasi Produk
Setelah dilakukan klasifikasi produk, Anda harus mengetahui informasi rinci terhadap setiap barang inventaris tersebut, mulai dari Stock Keeping Unit (SKU), harga, data barcode, dan sebagainya. Informasi rinci ini berguna untuk mempermudah Anda beradaptasi jika suatu saat terjadi kelangkaan barang.
3. Memastikan Stock Opname secara Berkala
Cara mengelola inventaris selanjutnya yaitu hitung secara berkala seluruh inventaris yang ada di gudang. Tujuannya adalah memastikan bahwa catatan pembukuan akurat dan sesuai dengan kondisi sebenarnya.
4. Tentukan Penanggung Jawab yang Berkompeten
Tempatkan staf yang profesional dan berkompeten dalam pengelolaan dan pengecekan inventaris. Staf ini akan bertanggung jawab untuk melakukan audit inventaris hingga membuat laporan terperinci dan akurat terkait stok barang.
5. Tingkatkan Keamanan
Menempatkan staf penjaga tidak hanya satu-satunya solusi yang bisa dilakukan perusahaan untuk menjaga inventaris. Perusahaan juga harus meningkatkan keamanan sehingga inventaris aman. Misal, memasang CCTV guna meminimalisir terjadinya kecurangan atau pencurian yang menyebabkan penyusutan inventaris barang.
Itulah informasi lengkap tentang inventaris yang bisa Anda pahami. Karena inventaris adalah aset perusahaan yang sangat penting, pengelolaannya harus diperhatikan dengan baik.
Jika Anda sedang mencari staf untuk ditempatkan di bagian inventarisasi, Anda dapat bekerja sama dengan KitaLulus dalam proses rekrutmennya. Anda tinggal pasang lowongan kerja di KitaLulus dan tim kami akan bantu mempromosikannya, gratis!
Jadi, segera pasang loker Anda dan dapatkan karyawan terbaik untuk bisnis Anda!
