Agar kegiatan produksi di sebuah perusahaan bisa terus berjalan lancar, maka Anda harus memastikan bahan baku dan kebutuhan lainnya terus terpenuhi. Hal inilah yang menjadi job desk purchasing.
Umumnya, job desk purchasing adalah melakukan pembelian. Pembelian ini tentunya untuk kepentingan kegiatan produksi perusahaan. Peran purchasing sangat penting untuk menjaga alur pembelian barang agar tetap lancar, efisien, dan bisa menghasilkan keuntungan bisnis.
Ingin tahu lebih dalam tentang apa itu purchasing, tanggung jawab, dan skill apa saja yang harus dikuasai? Simak bahasan lengkapnya dari KitaLulus di bawah ini.
BACA JUGA: Kenal Lebih Dekat dengan Job Desk Staff Gudang yang Lagi Diincar
Sekilas tentang Tanggung Jawab Purchasing
Apa itu purchasing? Jika diartikan secara bahasa, purchasing adalah pembelian. Seperti definisinya, job desk seorang staff purchasing adalah membeli bahan-bahan penunjang operasional dan memastikan perusahaan tidak kehabisan stok.
Dari luar, sekilas tugas purchasing hanya terbatas pada membeli dan mengumpulkan bahan baku saja. Padahal sebenarnya, tanggung jawab purchasing tidak sesederhana itu. Seorang staff purchasing perusahaan biasanya juga bertanggung jawab untuk:
1. Merencanakan Produksi
Sebagai pemegang kunci kelancaran produksi, staff purchasing bertanggung jawab merencanakan alokasi dan perkiraan bahan yang dibutuhkan perusahaan.
Proses perencanaan ini termasuk mencatat bahan baku telah tersedia, memilih bahan dengan kualitas sesuai, hingga menghitung berapa jumlah ideal bahan baku untuk dibeli.
2. Memilih Supplier yang Tepat
Selain merencanakan bahan, poin berikutnya yang menjadi tanggung jawab purchasing adalah memilih supplier sesuai kebutuhan perusahaan.
Usahakan untuk memilih supplier yang memiliki reputasi baik, memiliki komitmen, fokus pada pelanggan, fleksibel, memiliki siklus keuangan yang sehat, hingga menyediakan technical assistant.
3. Bidding
Bidding atau proses penawaran juga termasuk pada job desk purchasing. Proses penawaran ini biasanya dilakukan berdasarkan request for information (RFI) yang diberikan oleh pengusaha. Hal ini mencakup kemampuan supplier, biaya yang dikeluarkan, rincian barang atau jasa, jumlah, durasi pemakaian, hingga waktu jatuh tempo pembayaran.
4. Bernegosiasi dengan Pihak Terkait Pembelian
Tanggung jawab purchasing berikutnya adalah melakukan negosiasi dengan berbagai pihak penunjang proses pembelian bahan produksi. Tidak hanya supplier, seorang staff purchasing juga perlu bernegosiasi dengan pihak lain seperti distributor, vendor, dan sebagainya.
Job Desk Purchasing dan Skill yang Dibutuhkan
Seperti yang disebutkan sebelumnya, job desk purchasing pada umumnya adalah melakukan pembelian. Tapi ada beberapa hal lain yang juga menjadi job desk staff purchasing, diantaranya:
- Menata daftar pembelian barang atau jasa yang akan dikelola perusahaan
- Membuat berbagai macam daftar kategori
- Membuat daftar nama supplier
- Mengajukan persetujuan kepada divisi finansial terkait pembelian bahan baku atau barang lainnya
- Melakukan kontak dengan supplier agar bisa mendapatkan penawaran terbaik
- Melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga yang menguntungkan
- Membuat dokumen purchase order untuk memesan barang yang disepakati dan mengirimkannya kepada supplier
- Memantau pengiriman barang
- Memastikan kualitas barang yang dipesan
- Melakukan pembayaran atas barang yang sudah dipesan
- Melaporkan atas pembelian barang yang dilakukan
BACA JUGA: Apa Itu Account Officer? Ini Pengertian, Job Desk, & Problem yang DIhadapi
Untuk dapat menyelesaikan job desk purchasing seperti di atas, Anda harus memastikan bahwa kandidat yang Anda pilih memiliki beberapa skill, misalnya:
1. Komunikasi
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan sebelum melakukan purchasing. Dan dari semua hal tersebut membutuhkan komunikasi yang baik.
Maka dari itu untuk dapat melakukan job desk purchasing yang baik, Anda harus memastikan bahwa kandidat yang Anda pilih memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Tujuannya adalah agar setiap proyek bisa berjalan dengan lancar dan tidak ada kesalahpahaman.
2. Networking
Networking juga merupakan salah satu skill yang harus dimiliki oleh seorang staff purchasing. Dengan mengetahui beberapa kenalan supplier bahan baku, bisa membantu menyelesaikan job desk purchasing.
Jika sewaktu-waktu Anda membutuhkan bahan baku dalam waktu cepat dan jumlah banyak, dengan networking yang luas maka job desk purchasing bisa diselesaikan dengan mudah.
3. Terorganisir
Salah satu job desk purchasing adalah membuat dokumen purchase out untuk pembelian bahan baku. Maka pastikan kandidat yang Anda pilih adalah orang yang terorganisir dalam menyimpan arsip dan dokumen-dokumen penting lainnya. Baik secara online seperti Cloud, Dropbox, Google Drive, dan sebagainya maupun dijadikan satu file arsip besar.
Info Gaji Staff Purchasing di Indonesia
Setelah membahas berbagai tanggung jawab staff purchasing sekaligus job deskripsinya, kali ini KitaLulus akan memberi informasi mengenai gaji staff purchasing di Indonesia.
Berikut kisaran gaji staff purchasing di beberapa wilayah di Indonesia:
- Batam: Rp7.000.000,00
- Jakarta: Rp4.978.110,00
- Tangerang: Rp3.627.840,00
- Kuta: Rp3.592.103,00
- Bandung: Rp3.363.297,00
- Denpasar: Rp3.146.910,00
- Bekasi: Rp1.836.059,00
Semakin lama seorang staff purchasing bertahan di perusahaan, biasanya gajinya juga akan meningkat. Terutama jika staff bersangkutan naik jenjang karir menjadi procurement head atau semacamnya.
Demikianlah penjelasan terkait job desk purchasing, hal-hal yang harus dipertimbangkan sebelum melakukan purchasing, hingga skill yang harus dimiliki oleh staf purchasing.
Perlu diketahui bahwa, proses purchasing bukanlah hal yang sembarangan. Perlu ketelitian dan kehati-hatian agar tidak terjadi kesalahan pada saat melakukan pembelian. Hal ini tentunya akan mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan.
Jika perusahaan Anda membutuhkan staf purchasing, maka Anda bisa menaruh informasi di KitaLulus. Kini pasang loker di KitaLulus lebih mudah dengan jaringan yang luas di Jabodetabek, Bandung, Makassar, Surabaya, Medan, Semarang, dan Gowa.
Daftarkan diri Anda untuk memasang iklan lowongan pekerjaan di KitaLulus dan dapatkan kandidat staff purchasing berkualitas dengan #LebihMudah, mulai dari sekarang!
