Job specification adalah salah satu hal penting yang tidak boleh terlewatkan oleh para rekruter atau HRD. Sebab, banyak sekali perusahaan yang mengeluhkan sulit untuk mendapatkan kandidat terbaik.
Mungkin, Anda perlu memperhatikan dan memperbaiki job specification dan job description. Pasalnya, job specification adalah salah satu bagian dari lowongan kerja yang baik dan benar.
Apa itu job specification? Apa perbedaan job specification dan job description? Bagaimana membuat contoh job specification yang baik dan benar? Simak jawaban lengkapnya di bawah ini!
Apa itu Job Specification?
Tahukah Anda bahwa, iklan lowongan kerja yang baik harus bisa dimengerti oleh para pelamar? Hal ini bertujuan untuk menarik perhatian banyak pelamar kerja. Job specification adalah kuncinya.
Perlu diketahui, job specification adalah sebuah penjelasan terkait hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan atau yang tertera di job description. Mulai dari latar belakang pendidikan, pengalaman, keterampilan, wawasan, kemampuan dan kompetensi, hingga hal yang berkaitan lainnya.
Dalam sebuah lowongan kerja yang baik, job specification dan job description selalu ditempatkan secara berdampingan. Tujuannya adalah agar para pelamar kerja mengetahui apa yang diharapkan dari lowongan kerja tersebut.
Perbedaan Job Specification dan Job Description
Meskipun job specification dan job description diletakan berdampingan, ada beberapa perbedaan mendasar dari dua informasi lowongan kerja ini.
Berikut beberapa perbedaan job specification dan job description dalam lowongan kerja, di antaranya adalah:
1. Pengertian
Perbedaan job specification dan job description yang pertama adalah pengertian. Jika job specification adalah informasi mengenai kualifikasi atau syarat untuk sebuah pekerjaan, lain halnya dengan job description.
Sementara itu, job description adalah penjelasan terkait jabatan atau gambaran tugas mengenai pekerjaan yang akan dikerjakan sesuai dengan posisi yang dilamar.
2. Isi Informasi
Perbedaan job specification dan job description selanjutnya adalah isi informasi atau detail pekerjaan. Isi informasi dari job specification adalah seputar kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan.
Sedangkan Isi dari job description adalah gambaran umum mengenai posisi yang ditawarkan. Mulai dari tanggung jawab, tugas, lokasi penempatan, hingga gaji yang akan diterima oleh kandidat terpilih.
Baca juga: Cara Merekrut Karyawan yang Tepat dan Berkualitas
Cakupan Job Specification
Job Specification harus mencakup hal-hal berikut:
- Physical characteristics, meliputi kesehatan, kekuatan, daya tahan, usia, tinggi badan, berat badan, penglihatan, suara, koordinasi tangan dan kaki, koordinasi motorik, dan gangguan warna.
- Karakteristik psikologis dan sosial, yaitu membahas ketenangan emosional, kesopanan, inisiatif, keterampilan komunikasi, dan lainnya.
- Karakteristik mental, hal ini mencakup kecerdasan umum, ingatan, penilaian, kemampuan konsentrasi, pandangan, harapan dan rencana masa depan, dan sebagainya.
- Personal Characteristics, yang terdiri dari: jenis kelamin, pendidikan, riwayat keluarga, pengalaman kerja, minat, dan lain-lain.
Manfaat Job Specification
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, job specification adalah hal penting yang harus ada dalam info lowongan kerja. Hal ini juga memberikan banyak manfaat bagi perusahaan maupun para pelamar kerja.
Beberapa manfaat job specification adalah sebagai berikut:
1. Kualifikasi Pekerjaan Menjadi Jelas
Hal pertama dari manfaat job specification adalah kualifikasi pekerjaan menjadi jelas. Perusahaan bisa menuliskan apa yang diharapkan dari kandidat dengan jelas, termasuk syarat dan ketentuan tertentu yang lebih spesifik.
Hal ini juga menguntungkan bagi para pelamar kerja karena mereka bisa mengetahui apa yang diharapkan perusahaan kepada mereka. Selain itu, job specification juga bisa dijadikan sebagai alat screening CV untuk menentukan kandidat yang cocok.
2. Tahapan Seleksi Awal
Manfaat job specification yang kedua adalah sebagai tahapan seleksi awal. Artinya, pelamar kerja yang mengerti tentang spesifikasi jabatan ini akan mengetahui apakah pekerjaan tersebut cocok untuk dirinya atau tidak.
Sehingga mereka akan melakukan seleksi diri sendiri sebelum melamar pekerjaan di perusahaan Anda. Dengan kata lain, adanya job specification pada lowongan kerja bisa membantu HRD pada tahapan seleksi awal.
3. Mendukung Perusahaan untuk Mencapai Tujuan
Pada dasarnya, job specification adalah detail informasi terkait hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan. Manfaat job specification selanjutnya adalah untuk mendukung perusahaan mencapai tujuannya.
Artinya, jika ada pelamar kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang diminta, maka kandidat tersebut diharapkan bisa melakukan pekerjaannya dengan baik untuk mendukung perusahaan mencapai tujuannya.
4. Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia
Satu lagi manfaat job specification adalah untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa, job specification merupakan alat yang digunakan oleh job analyst untuk menempatkan kandidat tepat di pekerjaan yang tepat pula.
Sehingga hal ini bisa membantu meningkatkan kualitas sumber daya manusia di perusahaan Anda. Tidak hanya itu, job specification juga membantu rekruter atau HRD untuk mengetahui pengetahuan dan kemampuan yang bisa mendukung kandidat tersebut dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Baca juga: 17 Aplikasi untuk HRD yang Bisa Membantu Perusahaan Anda
Hal Penting dalam Membuat Job Specification
Seperti yang diketahui bahwa, job specification memiliki peranan penting dalam proses perekrutan. Maka dari itu, Anda tidak bisa membuat spesifikasi jabatan ini dengan sembarangan.
Ada hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat job specification, di antaranya adalah:
1. Knowledge atau Pengetahuan
Komponen penting pertama dalam membuat job specification adalah knowledge atau pengetahuan. Hal ini termasuk latar belakang pendidikan, wawasan atau pengetahuan terkait pekerjaan yang akan dilakukannya.
2. Skill atau Keterampilan
Skill atau kemampuan juga harus tercantum dalam job specification. Mulai dari keterampilan untuk mengoperasikan mesin, keterampilan untuk berkomunikasi, manajemen waktu, dan kemampuan lainnya yang berhubungan dengan pekerjaanya.
3. Ability atau Kemampuan
Komponen penting lainnya dalam job specification adalah ability atau kemampuan. Biasanya kemampuan kandidat dilihat dari karakter, fisik, dan kemampuan lainnya yang bisa mendukung pekerjaannya.
4. Karakter
Satu lagi komponen penting dalam membuat job specification adalah karakter. Perekrut harus melihat dan memahami karakter kandidatnya seperti kemauan, minat, motivasi, dan faktor lainnya yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca juga: 6 Cara Screening Karyawan dan Pentingnya Bagi Perusahaan
Tips Membuat Job Specification Tepat Sasaran
Jika Anda masih bingung ketika membuat spesifikasi jabatan ini, KitaLulus membagikan tips membuat job specification yang bisa membantu Anda, yaitu:
- Job specification harus dibuat dengan jelas dan sedetail mungkin. Cantumkan apa yang menjadi tanggung jawab, pekerjaan, hingga tolak ukur keberhasilan kandidat dalam menyelesaikan pekerjaannya
- Jelaskan seberapa besar peran tersebut kepada pelamar. Tujuannya adalah untuk menghindari dan meminimalisir kandidat yang tidak bisa atau tidak mau mengambil tanggung jawab yang besar
- Jelaskan kualifikasi yang diminta. Baik dalam pengalaman, pendidikan, keterampilan, keahlian, dan lain sebagainya
- Sebisa mungkin hindari syarat yang memberatkan. Seperti harus berpenampilan menarik, harus dewasa, harus dinamis, dan syarat lainnya yang tidak cocok atau tidak sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan.
Baca juga: Masalah Umum HRD yang Sering Dijumpai dan Solusi Mengatasinya
Contoh Job Specification Sebagai Referensi
Jika Anda berniat untuk membuka lowongan pekerjaan, Anda bisa membuat contoh job specification dengan arahan seperti di atas. Jangan lupa untuk memasangnya di KitaLulus.
Berikut contoh job specification oleh perusahaan yang memasang iklan lowongan pekerjaan di KitaLulus, di antaranya adalah:
Contoh Job Specification I
Contoh Job Specification II
Demikianlah penjelasan terkait pengertian job specification, perbedaannya dengan job description, manfaat, hingga tips penulisannya yang perlu Anda ketahui. Perlu diingat bahwa membuat job specification tidak boleh dilakukan sembarangan. Sebab hal ini sangat penting untuk pelamar kerja dan juga kelangsungan perusahaan.
Anda juga bisa menaruh informasi terkait lowongan kerja di KitaLulus. Sebagai salah satu komunitas pencari kerja terbesar, KitaLulus, sudah menjangkau di 60 kota di seluruh Indonesia.
Segera pasang iklan loker Anda, dan dapatkan kandidat berpotensi dan terbaik sesuai dengan kualifikasi perusahaan dalam hitungan hari.
