Key Performance Indicators atau KPI adalah nilai yang sering digunakan untuk mengukur seberapa efektif perusahaan bisa mencapai tujuan bisnis utama. Sebab berkaitan langsung dengan tujuan, menentukan KPI membutuhkan banyak data dan kehati-hatian. Lalu bagaimana cara membuat KPI?
Dalam bahasan kali ini, KitaLulus akan menjelaskan apa itu KPI, manfaat, fungsi, jenis, dan cara membuatnya.
Pengertian KPI
Key Performance Indicator atau KPI adalah alat ukur untuk menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.
Alasan utama penggunaan KPI adalah untuk memonitor apakah aktivitas-aktivitas kerja yang dilakukan sudah sesuai dengan target bisnis.
Dengan adanya KPI, stakeholder dapat melihat peran tiap individu dalam memajukan perusahaan. Dari sudut pandang SDM, KPI bisa mempermudah pencairan reward atau jenjang karir, apabila KPI yang ditetapkan tercapai.
Adapun tujuh karakteristik utama KPI adalah sebagai berikut:
- Ukuran non financial
- Ukuran yang sering digunakan
- Ukuran yang diketahui manajemen
- Semua anggota organisasi atau perusahaan sudah paham mengenai KPI
- Tanggung jawab kepada individu dan tim
- Memiliki efek yang sangat signifikan
- Memiliki efek positif
Apabila seluruh karakteristik di atas terpenuhi, KPI akan mempermudah HRD melacak tingkat keberhasilan visi misi perusahaan, sekaligus memprediksi kapan kiranya tujuan-tujuan bisnis tercapai.
Fungsi KPI
Mengatur KPI memang tidak bisa dilakukan sembarangan. Manajemen butuh waktu dan diskusi panjang untuk membuatnya. Ada beberapa fungsi KPI perusahaan yang bisa dirasakan oleh seluruh anggota perusahaan.
1. Penyemangat Kerja
Hal yang dilakukan manajemen setelah merancang KPI adalah mendistribusikannya kepada seluruh karyawan dengan jelas dan transparan. Melalui transparansi data ini karyawan akan meningkatkan motivasi dan kinerjanya untuk mencapai tujuan perusahaan.
Adanya KPI perusahaan membuat Anda bisa menghindari adanya hal-hal seperti resign atau hak karyawan yang belum terpenuhi. Oleh karena itu, fungsi KPI adalah untuk penyemangat kerja.
2. Mengukur Performa
Selanjutnya fungsi KPI adalah mengukur performa kinerja karyawan. Namun juga bisa digunakan untuk mengukur sejauh mana perusahaan sudah berkembang. Apakah berkembang ke arah yang baik? Atau sebaliknya?
Mengatur Key Performance Indicator perusahaan juga bisa menjadi metode evaluasi kinerja karyawan. Salah satunya faktor yang bisa diukur dari KPI adalah efektivitas waktu yang digunakan selama bekerja. Mulai dari datang ke kantor hingga selesai bekerja.
3. Mengasah Kemampuan
Fungsi lainnya yaitu mengasah kemampuan. Setelah Anda mengatur KPI sebaik dan seefektif mungkin, maka selanjutnya yang harus diperhatikan adalah kemampuan pemegang tanggung jawab.
Artinya, karyawan yang sudah mendapatkan KPI dari manajemen maka mereka harus bertanggung jawab terhadap apa yang menjadi faktor penilaian.
Salah satu kunci dari Key Performance Indicator adalah mengasah kemampuan karyawan untuk memutuskan mana pilihan terbaik agar bisa mencapai tujuan perusahaan.
Manfaat KPI
Adapun manfaat dari KPI adalah sebagai berikut:
- Bisa menjadi dasar dan landasan untuk membantu para pemimpin bisnis melakukan evaluasi kinerja departemen dan individu.
- Bisa menjadi landasan untuk memberikan insentif dan memotivasi karyawan.
- Bisa menjadi proses manajemen bisnis yang bertujuan meningkatkan kinerja karyawan untuk memenuhi tanggung jawab dan tugas mereka.
- Bisa menjadi kontribusi untuk melakukan evaluasi karyawan secara transparan.
Baca juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Metode, Indikator, dan Contohnya
Indikator KPI Perusahaan
Setelah mengetahui fungsi KPI perusahaan dan manfaatnya, Anda juga harus mengetahui indikator-indikator untuk menilai suatu sistem kerja. Indikator tersebut adalah sebagai berikut:
1. Dukungan Karyawan
Indikator pertama adalah dukungan karyawan. Hal ini dibutuhkan untuk melihat bagaimana persepsi karyawan terhadap perusahaan. Jika mereka mendukung tujuan perusahaan, maka hal ini akan terlihat dari kinerja dan perilakunya sehari-hari.
2. Tingkat Keterlibatan Karyawan
Salah satu indikator yang tidak kalah penting adalah tingkat keterlibatan karyawan. Ini untuk menunjukkan kesuksesan perusahaan dalam hal finansial dan mewujudkan visi misi perusahaan.
3. Nilai tambah SDM
Anda bisa melihat nilai kinerja yang diberikan karyawan kepada perusahaan. Apabila meningkat, Anda bisa mulai merencanakan reward untuk karyawan tersebut.
Sebaliknya jika performanya turun, Anda dapat membuat pelatihan atau melayangkan surat peringatan (kalau berlebihan).
4. Ketidakhadiran Karyawan
Satu lagi dari indikator KPI adalah ketidakhadiran. Hal ini harus menjadi sebuah penilaian agar Anda bisa mengetahui sejauh mana partisipasi karyawan dalam memajukan perusahaan. Ketidakhadiran di sini adalah ketika ada karyawan yang tidak masuk tanpa izin.
5. Umpan Balik 360°
Indikator terakhir yaitu umpan balik 360° atau feedback manajemen kepada karyawan. Indikator penilaian ini berdasarkan hasil dari pandangan orang-orang pada kinerja karyawan terkait.
Baca juga: 10 Indikator Kinerja Karyawan dan Cara Menyusunnya
Jenis dan Contoh KPI
Setelah mengetahui indikator KPI, Anda perlu mengetahui jenis-jenis KPI beserta contohnya.
1. Finansial
Untuk mengetahui pertumbuhan sebuah bisnis, hal yang pertama dilihat adalah kondisi keuangan atau finansialnya. Oleh sebab itu, jenis KPI yang perlu diketahui pertama kali adalah finansial.
KPI finansial mengukur berbagai hal yang menjadi tanggung jawab departemen keuangan, seperti pendapatan, pengeluaran, biaya operasional, arus kas, hingga utang piutang. Aspek-aspek ini penting dipantau guna menjadi acuan pengambilan keputusan pada aktivitas bisnis ke depannya.
Contoh KPI finansial adalah meningkatkan ROI (Return of Investment) sebesar 20% pada Januari 2023.
2. Operasional
Operasional adalah segala hal yang berkaitan dengan pelayanan karyawan terhadap pelanggan. Pengukuran KPI operasional berbeda-beda sesuai jenis bisnis. Misalnya:
- Bisnis konsultan: mengoptimalkan pelayanan kepada klien dengan melakukan konsultasi dan penyelesaian masalah secara tuntas.
- Bisnis frozen food: menjaga kualitas dan nutrisi makanan hingga ke tangan konsumen dengan pengiriman instan dan aman.
3. Pertumbuhan
Pertumbuhan atau lebih dikenal dengan istilah growth menjadi KPI yang perlu diukur dalam setiap bisnis. KPI ini diukur dengan kontribusi beberapa departemen tergantung pada jenis growth yang akan diukur.
KPI growth terdapat banyak macam, seperti leads, followers, jumlah klien, jumlah visitor situs web, dan sebagainya.
Cara Membuat KPI
Tak dapat dipungkiri, penyusunan KPI adalah proses yang lama dan membutuhkan keterlibatan banyak pihak. Akan tetapi KitaLulus jamin, KPI akan mempermudah penilaian kinerja bisnis di masa depan.
Sudah siap mengatur KPI perusahaan sekarang juga? Berikut ini beberapa langkah untuk Anda lakukan.
1. Lakukan Identifikasi Kinerja Bisnis yang Ingin Diukur
Sebelum membuat KPI, Anda harus memahami proyek bisnis atau pekerjaan mana yang akan dijalankan lebih dulu. Hal tersebut diperlukan supaya Anda bisa membuat skala prioritas target paling penting yang harus dicapai perusahaan di waktu tersebut. Ibarat perjalanan, KPI sama seperti peta rute.
2. Lakukan Penetapan Tolok Ukur
Salah satu tujuan KPI adalah mengukur kinerja karyawan dan proyek bisnis. Maka dari itu, akan lebih baik apabila Anda menetapkan tolok ukur kuantitatif untuk tiap poin KPI yang ditetapkan.
Agar angkanya akurat dan berlandaskan data, jangan lupa libatkan divisi atau karyawan yang bertanggungjawab atas pencapaian KPI tadi. Contoh KPI dengan tolok ukur baik misalnya:
- Mencapai omzet Rp5M per 31 Mei 2023
- Mendapatkan followers Instagram sebanyak 300 ribu per 30 April 2023
- Memproduksi 10 ribu produk setiap bulan
3. Breakdown KPI ke Peran-peran Terkecil
Salah satu kelebihan dari KPI adalah bisa melakukan review dari kinerja yang dilakukan sebagai tolok ukur berdasarkan job description tiap karyawan terlibat. Dengan demikian, KPI perusahaan dapat dipecah-pecah lagi menjadi KPI divisi, dan KPI divisi bisa dipecah ke KPI perseorangan.
Bisa dibilang, tahap breakdown KPI adalah tahap terpenting dalam proses ini. Hal tersebut akan membantu melacak siapa saja divisi/orang yang bertanggungjawab untuk KPI yang lebih besar, entah KPI tersebut tercapai atau tidak.
4. Lakukan Evaluasi Perubahan Target/Kinerja
Cara membuat KPI berikutnya adalah meninjau KPI di periode sebelumnya. Jika hasil dari KPI yang dibebankan dapat terpenuhi, maka Anda bisa saja menaikkan target untuk meningkatkan hasil.
Namun, jika ternyata tidak memenuhi target, Anda perlu melakukan identifikasi apa yang menyebabkan hal itu bisa terjadi. Sehingga Anda bisa mengatur KPI perusahan di periode ini dengan lebih baik lagi.
5. Mengatur KPI Perusahaan Dari Awal
Jika Anda sudah memahami langkah-langkah sebelumnya, maka saatnya mengatur KPI perusahaan. Pastikan semua hal seperti target, tolok ukur, dan sumber data, semua sudah siap.
Contoh KPI untuk divisi Content Management:
- Membuat 3 artikel dengan 750 – 1500 kata per hari
- Mendapatkan traffic website sebanyak 300 ribu per bulan
- Melakukan indeksasi artikel ke Google sebanyak 1000 artikel per 30 Juni 2023
Contoh KPI untuk divisi HRD:
- Mengurangi turnover karyawan sebesar 5% sepanjang tahun 2023
- Melakukan pelatihan karyawan minimal 5 kali sepanjang tahun 2023
- Melakukan proses rekrutmen untuk 3 divisi baru pada bulan Maret 2023
Cara Menerapkan KPI yang Efektif
Berikut beberapa hal penting yang harus diterapkan agar KPI bisa diterapkan secara efektif di perusahaan.
1. Objektif dan Strategi Perusahaan Harus Jelas & Realistis
Saat menentukan KPI, pihak-pihak penyusun wajib punya objektif dan strategi yang jelas. Maksudnya jelas di sini adalah dapat didefinisikan dan masih berkaitan dengan visi besar perusahaan.
Selain itu, objektif juga harus realistis, boleh menaikkan standar sedikit (seperti sistem OKR), akan tetapi jangan lupa pastikan sumber daya untuk mencapai objektif tersebut tersedia.
2. Sistem yang Mendukung
Sistem yang mendukung dalam membuat dan mengukur laporan kerja juga harus diterapkan. Sistem ini wajib terintegrasi, diawasi, dan didukung oleh pihak-pihak bertanggung jawab, mulai dari level pekerja biasa, ketua divisi, supervisor, manajer, hingga sampai ke tingkat tertinggi perusahaan.
3. Komunikasi
Tanpa disadari, KPI adalah bentuk komunikasi yang juga merupakan aspek penting dalam setiap kegiatan dan kerja sama di perusahaan. Oleh karena itu, Anda harus memperlakukan KPI sebagaimana alat komunikasi antar karyawan serta antara karyawan dan atasan.
Meskipun misalnya Anda punya hubungan kurang baik dengan seseorang dalam perusahaan, demi tercapainya KPI Anda perlu bersikap profesional dan tetap berkomunikasi dengan yang bersangkutan.
4. Kunci KPI adalah SMART
Kunci KPI adalah SMART, yang jika dijabarkan artinya adalah sebagai berikut:
- Specific: punya objektif yang tidak terlalu lebar, spesifik pada target tertentu yang ingin dicapai.
- Measurable: dapat diukur secara kuantitatif atau kualitatif (tapi diutamakan kuantitatif).
- Attainable: dapat dicapai, masuk akal dicapai dengan sumber daya yang tersedia.
- Relevant: selaras dengan visi, misi, dan tujuan jangka panjang perusahaan.
- Time-bound: punya batasan waktu tertentu.
Demikian pembahasan mengenai apa itu KPI, fungsi, jenis, cara membuat, hingga hal yang diperlukan untuk menerapkan KPI dengan efektif di perusahaan.
Ingin mencari tim super hebat untuk mencapai KPI perusahaan bersama Anda dan anggota tim lainnya? Pasang lowongan pekerjaan Anda di KitaLulus! Dapatkan kemudahan menemukan kandidat terbaik dan berkualitas hanya dalam hitungan hari sekarang juga!
