Sebagai pengusaha, sudah seharusnya Anda memahami apa itu manajemen persediaan atau inventory management. Hal ini penting sebab manajemen persediaan berkaitan dengan pemesanan, penerimaan, pelacakan, hingga penyimpanan barang.
Jika dilakukan dengan benar, Anda bisa meningkatkan keuntungan dan mungkin mengurangi biaya pajak usaha. Simak selengkapnya mengenai fungsi, metode, faktor, dan cara mengelola persediaan untuk bisnis Anda di bawah ini.
Pengertian Manajemen Persediaan
Melansir dari laman forbes, pengertian manajemen persediaan adalah sebuah proses yang memengaruhi pemesanan, penerimaan, penyimpanan, pelacakan, dan juga akuntansi untuk semua barang yang akan dijual.
Sedangkan dari laman amazon menyebutkan bahwa manajemen persediaan adalah proses pelacakan dan penyimpanan produk untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat dan efisien. Hal ini meliputi dari pencarian, penyimpanan, dan memproses produk tersebut untuk siap dijual.
Bisa dikatakan, manajemen persediaan adalah bagaimana cara mengelola persediaan produk jualan Anda. Tahukah Anda, persediaan produk merupakan investasi perusahaan.
Jika tidak dikelola dengan baik, maka hal tersebut akan berpengaruh pada profitabilitas bisnis Anda. Bahkan kemungkinan buruknya Anda bisa mengeluarkan biaya tidak terduga lainnya.
Terlepas dari skala usaha Anda, besar maupun kecil, salah satu bagian terpenting dari bisnis adalah inventory management.
Sangat penting untuk melakukan evaluasi bisnis secara berkala guna memastikan Anda masih berada di jalur yang tepat dan tidak membawa kerugian.
Fungsi Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan membantu perusahaan Anda mengidentifikasi mana dan berapa banyak stok yang harus dipesan pada waktu tertentu. Hal ini tentu meliputi pelacakan dari pembelian dan penjualan barang.
Sejatinya, dengan menerapkan manajemen persediaan yang baik, maka Anda bisa memastikan bahwa jumlah stok barang akan selalu ada dan cukup memenuhi kebutuhan pelanggan dengan cepat serta efisien tanpa kekurangan satu pun.
Setelah stok barang terjual, maka akan memberikan pendapatan. Sedangkan yang belum terjual akan mengikat uang tunai.
Maka dari itu, memiliki banyak jumlah stok barang dapat menghabiskan biaya lebih dan mengurangi arus kas usaha Anda. Di sini lah fungsi manajemen persediaan berperan.
Berikut beberapa fungsi manajemen persediaan lainnya untuk kelangsungan usaha Anda:
- Memastikan Anda memiliki persediaan yang cukup untuk dijual ke pelanggan.
- Meminimalisir adanya risiko terlambat dalam proses pengiriman dan harga yang berubah-ubah.
- Mendapatkan potongan harga jika melakukan pesanan dalam jumlah besar.
- Mencocokkan pembelian produk dengan jadwal produksi.
- Berjaga-jaga jika ada perubahan pada penawaran dan permintaan barang secara mendadak.
- Memastikan jumlah stok barang musiman masih tetap tersedia jika sedang tidak musimnya.
- Mengontrol stok barang dengan SOP yang berlaku. Sehingga jika ada barang yang tidak sesuai bisa dikembalikan kepada pemasok.
- Menjaga komitmen pada pelanggan untuk terus memberikan yang terbaik dengan cepat dan efisien.
- Menghitung jumlah persediaan yang bisa disimpan untuk sewaktu-waktu.
Baca juga: Pengertian Inventory Control, Pentingnya, Fungsi, dan Metode
Metode Manajemen Persediaan
Perlu diketahui bahwa beberapa metode manajemen persediaan menggunakan rumus dan analisis yang berbeda. Dilansir dari laman netsuite, metode yang digunakan bisa tergantung dari kebutuhan perusahaan dan persediaannya.
Maka dari itu, Anda harus dapat menentukan metode manajemen persediaan mana yang paling cocok untuk bisnis Anda. Berikut beberapa pilihannya:
1. Analisis ABC
Metode manajemen persediaan yang pertama adalah analisis ABC. Metode ini akan mengidentifikasi jenis stok barang mulai dari yang paling banyak dipesan hingga yang tidak populer.
2. Batch Tracking
Kalau metode inventory management satu ini akan membantu Anda mengelompokkan beberapa barang yang serupa untuk melacak tanggal kadaluarsa dan barang yang rusak.
3. Bulk Shipment
Bulk shipment atau pengiriman massal adalah metode manajemen persediaan yang melakukan pembelian, penyimpanan, dan pengiriman inventaris dalam jumlah besar. Biasanya metode ini menggunakan kapal atau truk untuk mengirimnya.
4. Consignment
Consignment atau konsinyasi adalah metode manajemen persediaan dengan menitipkan produk yang akan dijual di toko tertentu. Pemilik toko akan terus menyimpan inventaris Anda sampai laku terjual atau setidaknya sampai masa kontraknya habis.
5. Cross Docking
Metode manajemen persediaan cross docking sangat cocok bagi Anda yang tidak memiliki gudang penyimpanan. Cara kerjanya adalah dengan menurunkan barang dari truk pemasok lalu dipindahkan ke truk pengiriman.
6. Demand Forecasting
Demand forecasting adalah metode manajemen persediaan yang membantu Anda memprediksi permintaan pelanggan dengan membuat analisis prediktif.
7. Dropshipment
Salah satu metode inventory management yang paling populer adalah dropshipment atau dropshipping. Pemasok akan mengirimkan barang langsung dari gudang ke pelanggan.
8. Economic Order Quantity
Metode inventory management ini bisa menunjukkan dengan tepat berapa banyak persediaan yang harus dipesan guna mengurangi biaya penyimpanan dan biaya lainnya.
9. FIFO dan LIFO
FIFO adalah metode first in first out di mana Anda menjual stok lama terlebih dulu. Sedangkan LIFO, last in first out menjual produk paling terbaru karena harga jual yang mahal.
10. Just in Time Inventory (JIT)
Metode manajemen persediaan selanjutnya adalah just in time inventory atau inventaris tepat waktu. Cara kerjanya adalah dengan mempertahankan tingkat stok serendah mungkin sebelum melakukan pengisian ulang.
11. Lean Manufacturing
Fokus dari lean manufacturing adalah dengan membuang beberapa persediaan yang tidak memberikan nilai kepada pelanggan.
12. Materials Requirements Planning (MRP)
Metode manajemen persediaan ini menangani perencanaan, penjadwalan dan pengendalian persediaan yang ada untuk perusahaan manufaktur.
13. Minimum Order Quantity
Minimum order quantity adalah metode inventory management yang mengandalkan pemesanan dalam jumlah minimum dari setiap penjual grosir untuk menjaga agar biaya yang dikenakan tetap rendah atau murah.
14. Reorder Point Formula
Cara kerja metode manajemen persediaan ini adalah dengan menentukan jumlah batasan minimum stok sebelum memesan ulang, lalu dikelola dengan cara yang tepat.
15. Perpetual Inventory Management
Dikenal sebagai manajemen inventaris abadi, di mana Anda memerlukan pencatatan penjualan dan penggunaan stok secara akurat dan real-time.
16. Safety Stock
Kemudian ada metode manajemen inventaris safety stock yang selalu memastikan ada tambahan persediaan yang disisihkan untuk berjaga-jaga jika nanti perusahaan tidak bisa mengisinya kembali.
17. Six Sigma
Metode manajemen persediaan six sigma memungkinkan Anda untuk menghilangkan pemborosan bisnis yang berkaitan dengan jumlah persediaan.
18. Lean Six Sigma
Terakhir, ada metode lean six sigma yang bertujuan untuk menghilangkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi pada bisnis Anda. Metode manajemen inventaris ini merupakan gabungan antara manajemen lean dan six sigma.
Baca juga: Apa Itu Stock Opname? Ini Tahapan dan Contohnya – KitaLulus
Faktor yang Mempengaruhi Persediaan
Persediaan mewakili aset lancar karena umumnya akan dijual dalam waktu dekat atau jangka waktu periode satu tahun. Jumlah persediaan ini harus dihitung dengan tepat dan akurat sebelum dimasukkan ke neraca.
Nah, ada beberapa faktor yang mempengaruhi persediaan, di antaranya:
- Frekuensi penggunaan barang
- Harga sumber daya atau bahan baku
- Biaya yang dipersiapkan untuk membeli persediaan
- Kebijakan pembelanjaan yang berlaku
- Pemakaian bahan
- Waktu tunggu barang yang sedang dipesan
- Persediaan stok barang yang tersisa
- Bencana alam
- Perubahan pada tingkat penawaran dan perubahan
Cara Mengelola Persediaan
Penerapan manajemen inventaris yang baik akan mempengaruhi peningkatan akurasi stok dan lebih efisien. Bahkan Anda bisa memiliki waktu untuk mengurus aktivitas bisnis lainnya.
Berikut cara mengelola persediaan yang dilansir dari laman forbes.
1. Menentukan Sumber Produk dan Metode yang Digunakan
Cara mengelola persediaan yang pertama adalah menentukan sumber produk dan metode yang digunakan. Artinya, fokus pada cara ini adalah bagaimana Anda mengelola persediaan yang dimiliki.
Jika Anda memilih untuk menyimpan semua persediaan di tempat sendiri, artinya seluruh proses dan pengontrolan inventaris akan ditangani secara internal.
Sebaliknya, jika Anda memilih menyimpan di luar, maka keseluruhan proses akan ditangani oleh pihak terkait.
2. Tentukan Cara Melacak Data Inventaris
Dalam manajemen inventaris, melacak data inventaris adalah hal vital. Umumnya, cara melacak data inventaris yang bisa dilakukan adalah dengan menggunakan aplikasi stok barang.
3. Membuat Sistem SKU
Sistem SKU atau stock keeping unit adalah sistem internal yang berguna untuk melakukan identifikasi dan melacak produk dengan cepat setiap hari. Cara kerjanya adalah dengan menggunakan kombinasi huruf dan angka yang disusun untuk menyampaikan detail penting terkait suatu produk dengan cepat.
4. Mengatur Area Penyimpanan
Cara mengelola persediaan selanjutnya adalah mengatur area penyimpanan. Ketika Anda memiliki tempat untuk semua persediaan, hal ini akan membuat semua tugas manajemen persediaan menjadi cepat dan efisien.
Anda akan membutuhkan rak, wadah penyimpanan, dan lainnya untuk menaruh semua produk. Di sini lah peran sistem SKU sangat diperlukan. Sebab Anda bisa dengan mudah melacak persediaan barang yang ada.
5. Gunakan Forecasting Penjualan
Anda juga dapat menggunakan forecasting penjualan untuk memprediksi berapa banyak persediaan yang Anda butuhkan untuk memenuhi permintaan yang akan datang. Tujuannya adalah agar Anda bisa memiliki persediaan yang cukup.
6. Mengatur Prosedur Penerimaan Persediaan
Dalam manajemen persediaan, melakukan pencatatan terhadap barang yang datang adalah hal penting. Anda tidak bisa menjual atau mengirimkan inventaris yang tidak tercatat dalam sistem. Maka dari itu, Anda harus mengatur prosedur penerimaan yang sesuai.
7. Melacak Tingkat Inventaris
Cara mengelola persediaan yang terakhir adalah melacak tingkat inventaris. Umumnya, di setiap akhir periode, akuntan akan melakukan audit untuk keperluan pajak.
Biasanya hal ini juga dilakukan dengan membandingkan perhitungan pada jumlah persediaan yang ada dengan jumlah persediaan di dalam catatan. Maka dari itu, Anda harus melakukan pelacakan inventaris secara berkala guna memastikan arus kas perusahaan terjaga baik.
Itulah penjelasan terkait manajemen persediaan, fungsi, metode yang bisa digunakan, faktor yang mempengaruhi, dan cara mengelola persediaan.
Pada dasarnya, manajemen inventaris berfungsi menyederhanakan persediaan secara efisien untuk menghindari kelebihan dan kekurangan stok.
Ingin mencari tenaga kerja untuk mengatur inventory management perusahaan? Pasang iklan lowongan kerja di KitaLulus saja! Tanpa dipungut biaya dan Anda hanya perlu mendaftarkan diri dengan akun Gmail aktif. Anda juga bisa mendapatkan kandidat terbaik dalam waktu hitungan hari saja!
Tunggu apa lagi? Ayo pasang iklannya sekarang juga dan dapatkan karyawan terbaik untuk perusahaan Anda!
Baca juga: Apa Itu PPIC Staff? Ini Tugas, Skill yang Dibutuhkan, dan Gajinya
