Panduan Payroll: Manfaat, Sistem, & Cara Hitungnya

Payroll mungkin merupakan istilah yang sudah tidak asing lagi bagi banyak orang. Payroll adalah sistem untuk mengelola penggajian atau metode untuk menentukan gaji karyawan dalam suatu perusahaan.

HR menentukan upah yang harus dibayarkan setiap bulan berdasarkan upah pokok, tunjangan karyawan, perjalanan, makan, dan uang lembur.

Artikel ini akan membahas tentang perhitungan upah pegawai tetap dan tidak tetap selain membahas dasar-dasar penggajian. Simak uraian lengkapnya di bawah ini, ya!

Apa Itu Payroll?

Menurut Investopedia (2024), payroll adalah sistem pembayaran gaji yang dilakukan perusahaan kepada karyawannya dalam periode tertentu. Pengelolaannya biasanya ditangani oleh departemen akuntansi atau sumber daya manusia, tetapi dalam bisnis kecil, pemilik atau rekan kerja bisa mengurusnya langsung.

Saat ini, banyak perusahaan memilih untuk meng-outsourcing payroll ke layanan khusus yang menangani penggajian, tunjangan, pemotongan pajak, dan administrasi lainnya.

Bagi perusahaan, payroll adalah salah satu pengeluaran terbesar yang umumnya dapat dikurangkan dari pajak. Nominalnya bisa berubah setiap periode tergantung pada faktor seperti lembur, cuti sakit, atau insentif tambahan.

Di dalam payroll, karyawan menerima informasi tentang berbagai komponen upah, termasuk:

• Gaji pokok
• Tunjangan (THR, bonus, biaya makan, perjalanan, dll)
• Pajak penghasilan
• Potongan BPJS

Baca juga: Template Menghitung Gaji Karyawan Gratis

Manfaat Payroll

Payroll memiliki manfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan. Adapun manfaat payroll adalah:

1. Menghemat Waktu HR

Bagi perusahaan, khususnya HR, manfaat payroll adalah memungkinkan HR atau administrasi menghitung gaji karyawan dengan lebih cepat. Hal tersebut dikarenakan sistem payroll yang telah terintegrasi dengan sistem presensi di kantor akan menghitung gaji pekerja secara otomatis jika mereka absen satu hari kerja.

2. Mengetahui Laporan Gaji Bulanan

Mengetahui laporan gaji bulanan merupakan manfaat payroll yang bisa dirasakan oleh karyawan. Dengan adanya sistem tersebut, karyawan dapat lebih mudah melihat komponen gaji mereka per bulan.

Misalnya berapa gaji bersih yang diperoleh, berapa BPJS yang dibebankan kepada karyawan, dan persentase pengurangan pajak. Sistem payroll juga memudahkan pekerja untuk mengakses slip gaji karena nantinya setiap karyawan akan menerima slip gajinya melalui email.

Baca juga: Apa Itu Deduction dan Bedanya dengan Adjustment Gaji

Berapa Lama Proses Payroll?

Tak ada acuan pasti berapa lama proses payroll berlangsung. Sebab, pada dasarnya payroll adalah sebuah sistem pembayaran. Sementara tanggal penggajian karyawan ditentukan oleh kebijakan masing-masing perusahaan.

Ini dikarenakan tanggal perusahaan membayar gaji tidak diatur secara khusus dalam UU Ketenagakerjaan. Namun, umumnya bisnis swasta sering membayar gaji karyawan mereka antara tanggal 23-27.

Beberapa perusahaan lain mungkin memiliki jadwal berbeda, misalnya pembayaran gaji per minggu, dua mingguan, atau bahkan berdasarkan proyek yang sedang berjalan. Hal ini tergantung pada industri, struktur organisasi, serta sistem pengelolaan keuangan yang diterapkan.

Lantas berapa lama waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk menghitung gaji? Jawabannya adalah bervariasi, bisa saja berkisar tiga jam hingga dua minggu per bulan.

Faktor yang memengaruhi durasi proses payroll antara lain jumlah karyawan, kompleksitas struktur gaji, tunjangan, potongan pajak, serta sistem pencatatan absensi dan lembur. Semakin banyak variabel yang harus diperhitungkan, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan penggajian.

Dari sini bisa dibayangkan seperti apa jadinya apabila perusahaan tidak memiliki sistem payroll. Maka 80 jam kerja mungkin hanya akan dihabiskan untuk menghitung penggajian karyawan saja. Sangat boros waktu, bukan?

Oleh karena itu, banyak perusahaan beralih ke sistem payroll otomatis yang dapat mengurangi kesalahan perhitungan, mempercepat proses pembayaran, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi pajak dan ketenagakerjaan. Dengan teknologi yang tepat, proses yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari bisa diselesaikan dalam hitungan jam atau bahkan menit.

Baca juga: Cara Mudah Membuat Slip Gaji Karyawan, Format, dan Contohnya

Metode Perhitungan dan Pembayaran Payroll Karyawan

Setiap perusahaan tentunya akan memiliki metode perhitungan pembayaran gaji tersendiri yang telah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Namun, setiap bisnis juga harus mematuhi pedoman yang ditetapkan oleh pemerintah untuk menentukan gaji buruh atau karyawan. Perusahaan perlu menyadari tiga cara berbeda untuk menentukan gaji. Teknik apa yang digunakan? Berikut penjelasannya.

1. Metode Netto

Teknik pertama adalah metode netto, yang menentukan berapa besar gaji yang akan diterima pegawai setelah  dilakukan pemotongan.

Dilansir dari Business, net pay, atau yang sering disebut “take-home pay,” adalah jumlah yang dibayarkan kepada karyawan setelah pemotongan pajak penghasilan serta pemotongan lainnya, seperti iuran jaminan sosial, premi asuransi kesehatan, dan kontribusi pensiun, yang dikurangkan dari gaji atau kompensasi gross mereka.

Artinya, perusahaan harus menentukan jumlah pajak karyawan dan pembayaran iuran jaminan sosial karyawan menggunakan metode ini.

Dengan begitu, pekerja secara otomatis akan menerima penghasilan bersih dan tidak perlu memikirkan berapa banyak yang akan diambil untuk pajak dan pemotongan lainnya.

Dapat dikatakan bahwa penggunaan strategi ini memang agak memberatkan bagi perusahaan, karena harus menghitung gaji, melakukan pemotongan, dan membayar pajak dari gaji setiap karyawan.

Oleh karena itu, disarankan menggunakan aplikasi penghitungan gaji yang ditawarkan di Google Play Store atau Apps Store jika perusahaan ingin menggunakan metode netto dengan lebih nyaman.

2. Metode Gross

Berbeda dengan metode netto, metode gross mengharuskan karyawan membuat perhitungan secara mandiri dan melakukan pembayaran sejumlah pajaknya.

Jika mengacu pada definisi menurut Business, gross pay merupakan total gaji atau upah karyawan sebelum dilakukan pemotongan. Sebagai contoh, jika seorang karyawan menerima gaji tahunan sebesar Rp350.000.000, maka jumlah tersebut adalah gross pay mereka.

Bagi karyawan dengan sistem upah per jam, total pendapatan dihitung berdasarkan jumlah jam kerja. Misalnya, jika seorang karyawan bekerja selama 30 jam dengan tarif Rp150.000 per jam, maka gross pay mereka untuk periode pembayaran tersebut adalah Rp4.500.000.

Untuk karyawan yang dibayar per jam, penghasilan ini juga dapat mencakup komponen tambahan seperti waktu istirahat, jam siaga, lembur, perjalanan dinas, dan pelatihan.Gross pay inilah yang nantinya akan menjadi acuan utama dalam perhitungan kompensasi dan pajak karyawan.

Dalam metode ini, perusahaan akan membayar gaji tanpa memotong atau menghitung gaji dan tanpa membayar iuran jaminan sosial.

Jadi, perusahaan yang menggunakan cara ini menuntut karyawannya untuk mandiri dalam menghitung, memotong, dan juga membayar potongan gajinya untuk iuran dan pajak jaminan sosial.

3. Metode Gross-Up

Metode pembayaran payroll terakhir adalah gross-up. Gross-up merupakan tambahan dana dalam pembayaran yang bertujuan untuk menutupi pajak penghasilan yang harus dibayarkan oleh penerima.

Dalam pengelolaan gaji, metode ini umumnya digunakan ketika karyawan memperoleh manfaat dalam bentuk tunai, seperti pesangon, biaya relokasi, atau bonus. Perusahaan yang menerapkan strategi ini akan memberikan dana ekstra agar pajak atas manfaat tersebut tidak menjadi beban bagi karyawan.

Selain itu, dilansir dari Investopedia, dalam beberapa situasi, gross-up juga diterapkan pada gaji eksekutif untuk menanggung kewajiban pajak yang muncul dari pembayaran gaji dan tunjangan mereka.

Baca juga: HR, Ini Cara Hitung Gaji Karyawan Freelance Terbaru, Ada Perlindungan Hukumnya!

Contoh Perhitungan Payroll Karyawan Tetap dan Tidak Tetap

Dalam dunia kerja, karyawan dapat dikategorikan menjadi karyawan tetap (PKWTT) dan karyawan tidak tetap (PKWT).

Karyawan tetap adalah mereka yang menerima gaji dalam jumlah tetap setiap bulan dan secara langsung terlibat dalam operasional perusahaan. Sementara itu, karyawan tidak tetap bekerja berdasarkan durasi atau hasil pekerjaan tertentu, sehingga pendapatan mereka bergantung pada jumlah hari kerja, unit pekerjaan yang diselesaikan, atau proyek yang dikerjakan.

Selain perbedaan dalam pola penerimaan gaji, metode perhitungannya juga berbeda. Perhitungan upah karyawan, baik tetap maupun tidak tetap, tidak hanya mencakup gaji pokok dan tunjangan, tetapi juga pajak penghasilan (PPh) Pasal 21.

Hal ini telah diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 168 Tahun 2023, yang menjadi pedoman bagi perusahaan dalam menghitung dan memotong pajak penghasilan karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Untuk memahami lebih lanjut bagaimana proses penghitungan payroll dilakukan, berikut ilustrasi perhitungan gaji karyawan tetap dan tidak tetap beserta aspek perpajakan yang menyertainya.

1. Contoh Perhitungan Upah Karyawan Tetap (PKWTT) Secara Bulanan

Seorang pekerja di PT XYZ bernama Edo. Dia sudah menikah dan memiliki seorang anak kecil. Jumlah pendapatan yang diterima Edo setiap bulan adalah Rp 10.000.000. Berapa gaji bersihnya selama sebulan dalam payroll?

Keterangan	Perhitungan	Jumlah
Gaji Sebulan		Rp10.000.000
Pengurangan dari Biaya Jabatan	15% x Rp10.000.000	(-) Rp500.000
Gaji Netto Sebulan		Rp9.500.000
Gaji Netto Setahun	12 x Rp9.500.000	Rp114.000.000
Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP)		(-) Rp63.000.000
Penghasilan Kena Pajak (PKP)		Rp51.000.000
PPh 21 Terutang	5% x Rp51.000.000	Rp2.550.000
PPh 21 per Bulan	Rp2.550.000 / 12	Rp212.500
Gaji yang Harus Dibayar	Rp10.000.000 – Rp212.500	Rp9.787.500

2. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tetap (PKWTT) Secara Prorata

Keadaan ini biasanya muncul ketika seorang karyawan memenuhi syarat untuk cuti yang tidak dibayar (unpaid leave) lantaran tidak memiliki sisa cuti. Karyawan diizinkan untuk mengambil unpaid leave dan perusahaan tidak diharuskan menggaji mereka selama cuti.

Sebagai contoh, penghasilan Edo adalah Rp 8.000.000 per bulan dan belum menikah. Dia mengambil cuti 3 hari yang tidak dibayar (unpaid leave). Berapa gaji bersihnya selama bulan penggajian terakhir?

Rumus gaji bersih = Jumlah hari kerja dalam satu bulan x Gaji satu bulan

Misalnya, Edo hanya bekerja selama 22 hari dari total 25 hari dalam contoh di atas. Maka, gaji bersih Edo dihitung sebagai (22/25) x Rp 8.000.000 = Rp 7.040.000.

Dengan hasil ini, Anda dapat menggunakan metode yang sama untuk mulai menghitung gaji bersih Edo. Bedanya ada di PTKP, yaitu Rp 54.000.000 jika karyawan belum menikah dan tidak memiliki tanggungan.

Baca juga: 3 Cara Menghitung Gaji Prorata Karyawan, Rumus, dan Contohnya

3. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap (PKWT) Harian

Untuk beberapa alasan, banyak perusahaan memberikan pembayaran kompensasi harian kepada karyawan mereka.

Pemerintah juga telah mengeluarkan kebijakan tersendiri dalam hal ini. Perhatikan 4 (empat) syarat berikut untuk menghitung pajak penghasilan sebelum menghitung gaji harian untuk karyawan:

Penghasilan Sehari	Penghasilan Kumulatif Sebulan	PPh Terutang
< Rp450.000	< Rp4.500.000	Tidak ada pemotongan PPh 21
> Rp450.000	< Rp4.500.000	5% × (Upah – Rp450.000)
> Rp450.000	> Rp4.500.000	5% × (Upah – PTKP / 360)
> Rp450.000	> Rp10.200.000	Tarif Pasal 17 × PKP disetahunkan

Tabel di atas menunjukkan bahwa seseorang yang berpenghasilan kurang dari Rp450.000 per hari dan kurang dari Rp4.500.000 per bulan tidak memenuhi syarat untuk pengurangan pajak.

Sedangkan seorang pekerja akan menerima gaji dengan potongan pajak sebesar 5% dikalikan dengan total upah yang telah dikurangi Rp450.000 jika penghasilannya lebih dari Rp450.000 per hari dan kurang dari Rp4.500.000 per bulan.

4. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap (PKWT) Secara Prorata

Terkadang perusahaan merekrut karyawan dan mengharuskan mereka untuk mulai bekerja di tengah bulan karena permintaan yang mendesak.

Karyawan yang mulai bekerja di tengah bulan biasanya gajinya dihitung dengan teknik prorata atau perhitungan proporsional. Perhitungan penggajian secara prorata dibagi menjadi dua, yaitu perhitungan upah secara prorata berdasarkan hari kerja dan jam kerja.

Pada perhitungan prorata berdasarkan hari kerja, gaji yang dibayarkan tidak bulat karena jumlah hari kerja tidak penuh. Karyawan hanya akan digaji sesuai jumlah hari ketika ia masuk saja.

Perhitungan gaji karyawan prorata berdasarkan hari kerja adalah:

Gaji satu bulan x Jumlah hari kerja dalam satu bulan.

Contoh:

Santo mendapat gaji Rp 7.500.000 per bulan per 15 Oktober saat bekerja di PT Merdeka Bersama. Perusahaan ini memiliki 5 hari kerja per minggu dan tutup absen pada tanggal 25.

Maka, langkah pertama adalah menentukan berapa hari kerja dalam sebulan.

Misalnya, ada 22 hari kerja di bulan Oktober.

Santo bekerja selama 7 hari kerja antara tanggal 15 Oktober (hari pertama bekerja) sampai 25 Oktober (hari tutup usaha), sehingga gaji bulan Oktober dihitung sebagai berikut:

(22/7) x Rp 7.500.000 = Rp 2.386.363.

Perhitungan gaji karyawan prorata berdasarkan jam kerja:

Rumus perhitungannya adalah:

Upah per jam = 1/173 x Upah satu bulan

Jika dibandingkan dengan hitungan hari kerja, perhitungan ini lebih sulit karena harus menghitung upah per jam, lalu mengalikan dengan jumlah jam kerja karyawan.

Contoh:

Endah adalah staf di PT Bintang Kecil yang mulai bekerja tanggal 10 Oktober 2019 dengan gaji per bulan Rp5.000.000. Perusahaan tempat Endah bekerja memiliki waktu kerja 6 hari per minggu dan tutup absen tiap tanggal 25.

Pertama, hitung upah per jam Endah:

Upah per jam = 1/173 x Rp5.000.000 = Rp28.901

Dari tanggal 10 Oktober, Endah bekerja selama 17 hari, berarti:

15 hari bekerja 8 jam / hari

2 hari bekerja 7 jam / hari

Maka perhitungan gaji prorata Endah berdasarkan jam kerja adalah:

= (15 hari x 8 jam x Rp28.901) + (2 hari x 7 jam x Rp28.901)

= Rp3.468.120 + Rp404.614

= Rp3.872.734

Jadi, gaji yang diterima Endah di bulan Oktober adalah Rp3.872.734.

Template Perhitungan Payroll

Untuk memudahkan Anda, gunakan template perhitungan payroll format Excel yang bisa diunduh berikut:

Itulah penjelasan lengkap mengenai apa itu payroll, manfaat payroll, serta metode perhitungan dan pembayarannya. Bagaimana, apakah Anda tertarik untuk menggunakan sistem ini untuk pembayaran gaji pekerja?

Nah, jika Anda membutuhkan talent atau karyawan dengan kemampuan terbaik untuk membantu mengurusi penggajian karyawan, Anda bisa memasang iklan lowongan kerjanya di KitaLulus. Di KitaLulus, Anda bisa mencari pelamar sesuai kebutuhan perusahaan secara gratis tanpa biaya sepeser pun.

Selain itu, Anda tak perlu khawatir iklan lowongan Anda akan sepi peminat, pasalnya KitaLulus akan bantu mempromosikannya ke berbagai media rekanan KitaLulus. Ratusan ribu kandidat terbaik siap bekerja untuk Anda. Jadi tunggu apalagi? Segera pasang info lowongan kerja Anda sekarang juga!