Adanya project management tools bisa memudahkan dan membuat pekerjaan menjadi lebih praktis. Terutama bagi perusahaan yang masih menerapkan sistem work from home atau hybrid.
Salah satu alasan mengapa project management tools sangat penting untuk bisnis adalah karena bisa mempermudah karyawan dalam menyelesaikan proyek dengan lebih baik. Apakah Anda tertarik untuk mencobanya?
Jika iya, cari tahu lebih lanjut terkait contoh project management tools terbaik dan cara memilihnya untuk perusahaan Anda, di bawah ini.
BACA JUGA: 15 Aplikasi Stok Barang Terbaik untuk Bisnis 2022, Banyak yang Gratis!
Apa itu Project Management Tools?
Mungkin sebagian dari Anda ada yang belum familiar dengan istilah project management tools. Pada kenyataannya, memang tidak semua perusahaan menggunakan software ini untuk membantu pekerjaan mereka.
Secara garis besar, project management tools adalah sebuah metode atau cara yang digunakan agar pengelolaan proyek bisnis yang dijalani bisa menjadi lebih efektif. Software ini membantu Anda untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan tugas sesuai dengan porsinya masing-masing.
Pada dasarnya, proyek bisnis yang berskala kecil tidak membutuhkan apa-apa selain daftar periksa atau check list. Sedangkan jika Anda memegang proyek bisnis skala besar, hal ini memerlukan hal yang lebih kompleks lagi.
Disinilah peran project management tools untuk membantu Anda. Software ini bisa memenuhi kebutuhan Anda dalam mengukur, mengobjektifikasi, memisahkan, hingga mendelegasikan tugas dengan benar dan proporsional.
Berdasarkan sebuah penelitian yang dilakukan oleh Project Management Institute, hasilnya menyebutkan bahwa ada sebanyak 11% perusahaan yang harus membuang sumber daya yang dimiliki karena proses manajemen proyek yang buruk.
Sedangkan sebanyak perusahaan yang tidak menerapkan manajemen proyek memiliki peluang kegagalan sebanyak 67%.
Manfaat Project Management Tools
Tidak hanya ada banyak contoh project management tools terbaik yang bisa Anda gunakan, Anda juga akan mendapatkan banyak manfaat dengan menggunakan software ini.
Berikut beberapa manfaat project management tools untuk bisnis Anda:
1. Kerjasama Internal dan Eksternal Menjadi Lebih Mudah
Manfaat project management tools yang pertama adalah memudahkan kerjasama antara internal dan eksternal. Hal ini bisa meminimalisir adanya tumpang tindih tugas antar departemen yang terlibat.
2. Pengaturan Jadwal Teratur
Manfaat selanjutnya adalah pengaturan jadwal terkait manajemen proyek menjadi lebih teratur dan lebih baik. Hal ini karena seluruh anggota tim yang terlibat tahu kapan mereka harus menyelesaikan tugasnya. Sehingga semua bisa berjalan tepat waktu dan sesuai rencana yang ditentukan.
3. Mempermudah Pemberian Tugas
Project management tools bisa mempermudah Anda dalam memberikan tugas kepada seluruh anggota tim yang terlibat. Termasuk dengan tenggat waktu pada timeline masing-masing.
4. Komunikasi dengan Klien Lebih Baik
Membangun komunikasi dengan klien adalah salah satu hal yang harus dipertahankan. Dengan menggunakan project management tools, Anda bisa membagikan perkembangan dari proyek yang sedang dikerjakan. Sehingga semuanya bisa menjadi lebih transparansi.
5. Menetapkan Standarisasi Proses
Manfaat project management tools lainnya adalah bisa menetapkan standarisasi proses. Anda bisa menjelaskan sistem kerja yang harus dilakukan dan diikuti oleh semua anggota tim yang terlibat. Sehingga semuanya bisa bekerja dengan cara yang sama secara profesional dan konsisten.
6. Mempermudah Project Management saat Remote Working
Satu lagi manfaat project management tools adalah bisa mempermudah project management saat remote working atau work from home. Anda bisa mengetahui perkembangan tugas dari setiap anggota tim dengan mudah dan praktis.
BACA JUGA: 17 Aplikasi untuk HRD yang Bisa Membantu Perusahaan Anda
10 Project Management Tools Terbaik
Kapan perusahaan harus menggunakan project management tools? Pada dasarnya, penggunaan software ini tidak hanya berlaku ketika sedang ada proyek saja. Anda juga bisa menggunakannya meskipun tidak ada proyek yang sedang dijalani.
Selain untuk mempermudah mengontrol perkembangan proyek, project management tools juga memudahkan Anda dalam mengawasi perkembangan tugas dari karyawan. Salah satu alasan mengapa Anda harus menggunakan project management tools adalah harga berlangganan yang terjangkau.
Berikut beberapa contoh project management tools terbaik yang bisa Anda gunakan:
1. Trello
Contoh project management tools terbaik pertama adalah Trello. Aplikasi ini menggunakan sistem user centered serta memiliki tampilan yang menarik dan interaktif. Keunggulan dari aplikasi ini adalah bisa membantu Anda mengontrol proyek yang rumit.
Aplikasi ini juga terintegrasi dengan Google Drive, Evernote, Github, dan Salesforce. Tingkat keamanannya pun tinggi dan Anda bisa membentuk tim yang bisa diakses secara publik atau personal sesuai dengan pengelompokan yang Anda inginkan.
2. Mavelink
Mavelink adalah salah satu contoh project management tools terbaik yang cocok untuk menangani proyek panjang dan rumit. Software ini bisa mengombinasikan kolaborasi, perencanaan sumber daya, manajemen finansial, hingga menyusun anggaran biaya suatu proyek.
Keunggulan lainnya adalah Mavelink memiliki fitur cost control, project planning, project accounting, business intelligence, dan team collaboration. Semua fitur tersebut bisa diakses secara real time.
3. Asana
Selanjutnya ada project management tools Asana yang juga menggunakan sistem kolaborasi. Software ini bisa membantu Anda untuk melakukan pendelagasian tugas dengan mudah, pengembangan taktik, hingga kolaborasi proyek baru.
Fitur unggulan lainnya adalah custom tracking fields, CSM (customer service management), task dependencies, subtask, and columnar project structure, dedicated smart inbox, hingga memungkinkan terjadinya kolaborasi dengan pihak ketiga.
4. Basecamp
Contoh project management tools terbaik keempat adalah Basecamp. Cocok bagi Anda yang menginginkan sistem kerja yang sederhana dan praktis. Dengan Basecamp, Anda bisa memantau perkembangan tugas, deadline, hingga mendelegasikan tugas kepada seluruh anggota tim.
Fitur lainnya yang ditawarkan adalah project milestone schedule, automatic check-in, all-in-one, discussion board, to do list, dan laporan terkait kegiatan proyek baik yang sudah dilakukan, sedang dilakukan, dan akan dilakukan.
5. Britix24
Britix24 adalah salah satu project management tools terbaik yang memiliki fitur percakapan dan manajemen waktu untuk melakukan koordinasi, hingga pembuatan jadwal dan tugas.
Britix24 menawarkan fitur 35 tools collaboration, sales management, HR tools, dedicated call center, hingga memungkinkan Anda melakukan komunikasi tanpa batas dengan pelanggan.
6. Zoho Project
Zoho Project memungkinkan Anda membuat dan menangani banyak tim. Jika Anda memiliki banyak proyek bisnis mulai dari yang sederhana hingga rumit, project management tools ini bisa Anda gunakan.
Zoho Project memiliki fitur yang memungkinkan Anda untuk mendelegasikan tugas, memantau perkembangan proyek yang sedang berjalan, hingga memberikan 50 template untuk membuat laporan dengan rinci dan akurat.
7. Milanote
Contoh project management tools terbaik lainnya adalah Milatone. Software ini cukup populer di kalangan anak muda karena tampilannya yang simpel, sederhana, dan colorful. Bahkan perusahaan startup banyak yang menggunakan aplikasi ini.
Kreativitas adalah salah satu kunci untuk menggunakan Milatone. Mengapa? Sebab, tampilannya terlihat seperti board kosong. Sehingga memungkinkan Anda dan anggota tim lainnya untuk mengisi dengan tag, gambar, notes, dan hal lainnya terkait perkembangan tugas atau proyek bisnis.
8. Quip
Quip adalah salah satu project management tools yang memiliki konsep all in one. Dengan menggunakan Quip, Anda bisa membuat rencana kerja, laporan kebutuhan, rencana keuangan, hingga memantau perkembangan proyek secara real time.
Fitur keunggulannya adalah Anda bisa berkoordinasi dengan anggota tim lainnya dengan menggunakan chat yang bisa diakses secara real time. Sehingga Anda tidak membutuhkan aplikasi chat lainnya untuk berkomunikasi dengan seluruh anggota tim.
9. MeisterTask
Salah satu contoh project management tools terbaik yang bisa diakses melalui smartphone adalah MesiterTask. Software ini juga bisa melakukan penyimpanan ke cloud. Seperti Dropbox dan Google Drive.
MesiterTask memungkinkan Anda untuk memantau durasi waktu, issue tracking, hingga melakukan kolaborasi dengan pihak internal dan eksternal. Bahkan Anda bisa mengapresiasi anggota tim lainnya dengan memberikan komentar dan like dari tugas yang sudah dikerjakan.
10. Google Workspace
Satu lagi contoh project management tools terbaik adalah Google Workspace. Bisa dibilang Google sudah lebih dulu mengadopsi sistem ini dibandingkan software lainnya. Seperti yang kita ketahui, semua fitur Google bisa diakses secara real time.
Seperti Google Drive, Google Task, Google Calendar, Google Keep, dan lainnya. Keunggulan lainnya adalah semuanya terintegrasi menjadi satu dengan akun Google yang Anda miliki. Cukup praktis dan mudah digunakan, bukan?
Tips Memilih Project Management Tools yang Tepat
Dari 10 pilihan diatas, apakah Anda sudah menggunakan salah satunya? Atau mungkin masih bingung mau pilih aplikasi yang mana?
Tidak perlu pusing lagi, KitaLulus akan membagikan cara memilih project management tools yang tepat bagi perusahaan Anda:
1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis
Cara memilih project management tools yang tepat bagi perusahaan yang pertama adalah menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Pastikan software yang Anda pilih memuat semua fitur yang Anda inginkan dan memenuhi kebutuhan bisnis.
2. Perhatikan Fitur dan Fungsinya
Cara selanjutnya adalah dengan memperhatikan fitur dan fungsi yang ditawarkan. Hal yang harus diperhatikan dalam memilih project management tools yang tepat bagi perusahaan adalah memiliki fitur dasar dari manajemen proyek.
Mulai dari pendelagasian tugas, memantau perkembangan proyek, mamantau deadline, memantau tenggat waktu tugas yang diberikan, hingga memudahkan Anda dalam melakukan komunikasi dengan seluruh anggota tim yang terlibat.
3. Lakukan Percobaan Terlebih Dulu
Sebelum Anda memutuskan untuk berlangganan suatu software project management tools, ada baiknya jika Anda melakukan percobaan terlebih dulu. Biasanya beberapa aplikasi menawarkan masa percobaan selama beberapa bulan dengan gratis terlebih dulu.
Kemudian jangan lupa minta feedback dari anggota tim Anda mengenai aplikasi yang Anda pilih. Usahakan untuk memilih project management tools yang dirasa lebih efisien untuk tim dan untuk mengelola proyek bisnis.
4. Sesuaikan Anggaran
Meskipun beberapa aplikasi project management tools memiliki biaya berlangganan yang terjangkau, Anda juga harus memilih yang sesuai dengan budget perusahaan. Beberapa aplikasi mengenakan biaya lebih untuk fitur yang lebih kompleks.
Tidak hanya ada banyak contoh project management tools terbaik yang bisa Anda gunakan, Anda juga akan mendapatkan banyak manfaat dengan menggunakan software ini.
5. Implementasi
Satu lagi cara memilih project management tools yang tepat bagi perusahaan adalah implementasi. Artinya, Anda harus menyesuaikan aplikasi yang digunakan dengan kemampuan seluruh anggota tim.
Bagi generasi tua yang tidak akrab dengan teknologi, mungkin akan mengalami kesulitan untuk menggunakannya. Dibandingkan dengan generasi muda yang akrab dengan kemajuan teknologi.
Demikianlah penjelasan terkait pengertian project management tools, beberapa contoh aplikasi yang bisa Anda gunakan, hingga tips memilih project management tools yang tepat bagi perusahaan Anda.
Dengan menggunakan project management tools, maka akan mempermudah Anda dalam mengatur alur kerja bisnis, meningkatkan produktivitas, hingga bisa menghemat waktu dan tenaga Anda.
Jika Anda membutuhkan orang untuk menangani proyek bisnis, Anda bisa memasang info lokernya di KitaLulus. Sebagai salah satu komunitas pencari kerja terbesar, KitaLulus sudah beroperasi di Jabodetabek, Bandung, Gowa, Makassar, Medan, Semarang, dan Surabaya.
Segera daftarkan diri Anda untuk memasang iklan lowongan kerja di KitaLulus secara gratis. Dapatkan kandidat terbaik dan berpotensi di bidangnya dengan #LebihMudah bersama KitaLulus!
