Entah disadari atau tidak, ketika permintaan atas suatu produk meningkat, maka proses bisnis pun bisa menjadi lebih kompleks. Sehingga, adanya sistem purchase order adalah solusi terbaik untuk bisnis Anda.
Lantas apa yang dimaksud dengan purchase order atau PO? Bagaimana prosesnya? Apa fungsi dari sistem ini? Pelajari lebih lanjut tentang apa itu purchase order, fungsi, format, hingga contohnya di bawah ini.
Apa Itu Purchase Order?
Pengertian purchase order adalah pesanan pembelian yang dilakukan pelanggan terhadap barang yang ingin dibeli. Umumnya, istilah ini digunakan dalam transaksi jual beli online.
Istilah purchase order atau PO ditujukan hanya untuk beberapa produk yang sifatnya sulit didapat atau dibuat apabila ada permintaan pelanggan. Jika pelanggan sudah mengajukan pesanan pembelian, maka mereka telah berkomitmen untuk membeli produk yang diinginkan.
Sederhananya, PO atau purchase order adalah sebuah dokumen atau bukti penting terkait pemesanan barang dari penjual ke pelanggan yang mana produknya akan dikirimkan di waktu yang sudah ditentukan sesuai kesepakatan.
Penerapan sistem ini sebenarnya bisa menguntungkan kedua belah pihak. Dari sisi pelanggan, mereka bisa memesan barang tanpa harus membayarnya dengan cepat. Lalu dari sisi penjual, bisa menawarkan produk dengan minim risiko karena pembeli berkewajiban melakukan pembayaran setelah produk tersedia.
Fungsi Purchase Order
Meskipun dalam proses produksinya memakan waktu lama, ada beberapa fungsi purchase order yang bisa memudahkan kedua belah pihak (pelanggan dan penjual), di antaranya:
1. Meminimalisir Kesalahan dalam Pemesanan
Fungsi purchase order adalah untuk meminimalisir kesalahan dalam pemesanan. Artinya, ketika pelanggan sudah mengisikan detail pemesanan terkair nama, produk yang dipesan, jumlah, harga, dan lainnya, Anda harus memastikan membuat pesanan tersebut sesuai dengan permintaan pelanggan.
2. Informasi Pesanan Lebih Detail
Seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda harus memastikan sudah memberikan informasi terkait sistem pemesanan, produk apa saja yang bisa dipesan melalui PO, waktu yang dibutuhkan, hingga harga yang dikenakan kepada pelanggan.
3. Memudahkan Penjual
Satu lagi fungsi purchase order adalah untuk memudahkan penjual dalam memproses pesanan. Hal ini dikarenakan dalam format PO, pelanggan akan mengisi detail informasi yang dibutuhkan. Sehingga nantinya Anda bisa memproses pesanan tersebut tepat waktu dan tidak mengganggu proses produksi lainnya.
Baca juga: Mengenal Sistem Pre-Order: Cara Kerja, Keuntungan, Tipsnya
Manfaat Purchase Order
Adanya purchase order dapat memberikan beberapa manfaat, di antaranya sebagai berikut.
- Memudahkan proses pembelian: Dengan menggunakan PO, proses pembelian menjadi lebih mudah dan efisien. PO memungkinkan pembeli untuk memberikan instruksi yang jelas dan spesifik kepada penjual mengenai produk atau jasa yang ingin dibeli.
- Menetapkan persyaratan dan spesifikasi: PO memungkinkan pembeli untuk menetapkan persyaratan dan spesifikasi yang harus dipenuhi oleh penjual dalam proses pembelian. Hal ini memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
- Menjaga konsistensi: Pembeli dapat memastikan bahwa proses pembelian dilakukan dengan konsisten dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. PO memastikan bahwa pembelian yang dilakukan memiliki alasan yang jelas dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
- Mengurangi risiko: PO dapat mengurangi risiko terjadinya kesalahan dalam proses pembelian, sebab pembeli dapat memastikan bahwa pesanan yang dibuat sesuai dengan kebutuhan bisnis dan menghindari terjadinya kesalahan dalam jumlah atau spesifikasi barang yang dipesan.
- Memudahkan pemantauan inventaris: PO juga memudahkan pembeli dalam memantau inventaris. Ini dikarenakan pembeli dapat melacak produk atau jasa yang telah dipesan dan menerima notifikasi ketika produk atau jasa telah diterima.
Perbedaan Purchase Order dan Invoice
Purchase order (PO) dan invoice adalah dua dokumen yang berbeda dalam proses pembelian atau penjualan.
PO adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli dan dikirimkan ke penjual untuk menunjukkan produk atau jasa yang ingin dibeli, jumlah produk atau jasa yang diinginkan, dan harga yang disetujui. PO biasanya dianggap sebagai tawaran pembeli untuk membeli produk atau jasa dari penjual.
Sedangkan invoice adalah dokumen yang dibuat oleh penjual dan dikirimkan ke pembeli untuk menunjukkan produk atau jasa yang telah dibeli, jumlah produk atau jasa yang terjual, harga per produk atau jasa, dan jumlah total yang harus dibayarkan.
Dengan kata lain, invoice adalah tagihan yang harus dibayar oleh pembeli kepada penjual sebagai pembayaran atas barang atau jasa yang telah dibeli.
Selain itu, PO biasanya dibuat sebelum barang atau jasa dikirim, sementara invoice dibuat setelah barang atau jasa dikirim dan diterima oleh pembeli.
PO memengaruhi stok karena memulai proses pengadaan barang atau jasa, sedangkan invoice tidak mempengaruhi stok karena hanya menunjukkan tagihan yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada penjual.
Baca juga: Apa Itu Invoice, Fungsi, Jenis, Cara Membuat, dan Contohnya
Apa yang Terjadi Setelah Purchase Order Dikirim?
Nah, setelah format PO dibuat, bagaimana proses purchase order ini terjadi? Pada dasarnya, proses PO tidak terjadi begitu saja setelah pelanggan melakukan pesanan pembelian.
Hal yang harus diperhatikan di sini adalah pastikan Anda memiliki bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat produk yang diminta. Jika bahan baku yang Anda miliki kurang, tentu Anda tidak bisa membuat produk tersebut, bukan?
Berikut alur proses PO yang harus Anda ketahui:
1. Daftar Permintaan
Sebelum transaksi dilakukan, Anda harus membuat permintaan internal terkait mau menerima pesanan pembelian tersebut atau tidak. Jika dari tim terkait menyatakan kesanggupan dan bahan baku yang dimiliki cukup, maka Anda bisa menyetujui PO pelanggan.
2. Pembuatan Pesanan
Hal selanjutnya dalam proses purchase order adalah pembuatan pesanan. Setelah permintaan PO disetujui, tim terkait akan membuat pesanan sesuai dengan apa yang diminta oleh pelanggan.
3. Konfirmasi
Pada proses ini, sebagai penjual Anda harus melakukan konfirmasi kepada tim terkait proses produksi yang sedang berlangsung. Sehingga, jika ada kendala atau melebihi batas waktu yang sudah disepakati, Anda bisa langsung memberitahu pelanggan.
4. Pengiriman
Proses selanjutnya adalah pengiriman. Hal ini bisa Anda lakukan ketika produk yang diminta oleh pelanggan sudah selesai dan sudah melalui tahap QC (quality control) sebelum dikirim ke pelanggan.
5. Pembayaran
Satu lagi dari rangkain proses purchase order adalah pembayaran. Setelah pesanan sudah dikirim dan pelanggan merasa puas, maka Anda bisa mengajukan invoice kepada pelanggan untuk membayar harga yang sudah disepakati.
Umumnya, beberapa toko akan memberikan invoice sebelum proses pengiriman dilakukan. Namun hal ini bisa disesuaikan kembali dengan kebijakan yang Anda miliki.
Format Purchase Order
Jika Anda perhatikan, setiap toko yang melayani atau menyediakan sistem PO, pasti memiliki formatyang harus diisi oleh pelanggan. Pembuatan format ini pun disesuaikan lagi dengan perusahaan dan produk apa yang ingin dibeli.
Berikut beberapa informasi yang harus ada dalam purchase order:
1. Nama Pembeli
Nama pembeli merupakan salah satu format terpenting yang harus diisi. Tujuannya adalah untuk mengetahui siapa yang memesan apa dan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan.
2. Tanggal Pembuatan
Sebagai penjual, Anda harus memberikan kepastian kepada pelanggan terkait proses produksi. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat produk tersebut, hingga kapan pelanggan bisa mengambil pesanannya.
3. Nomor PO
Sama seperti nama, nomor purchase order adalah hal penting lainnya yang tidak boleh dilewatkan. Umumnya, setiap pesanan produk memiliki nomor PO yang unik. Tujuannya adalah untuk membedakan PO yang satu dengan yang lainnya.
4. Detail Pemesanan
Dalam detail pemesanan, Anda harus menyajikan data informasi terkait pemesanan pelanggan dengan detail dan rinci. Mulai dari nama produk yang dipesan, jumlah, warna, bentuk, harga, dan hal lainnya terkait produk tersebut.
5. Pengiriman
Satu lagi yang termasuk format purchase order adalah pengiriman. Biasanya hal ini berisikan informasi mengenai jasa pengiriman paket, hingga detail pengiriman yang menunjukkan bahwa produk sudah dikirim ke alamat pelanggan.
Hal yang harus diperhatikan ketika Anda memberikan format PO kepada pelanggan adalah memastikan bahwa Anda sudah memberikan instruksi dan informasi yang jelas terkait tata cara pemesanan.
Pasalnya, sering terjadi miskomunikasi antara pelanggan dan penjual terkait proses. Untuk meminimalisirnya, pastikan pelanggan sudah mengerti terkait tata cara pemesanan, produk mana yang bisa dipesan melalui sistem PO, hingga waktu yang dibutuhkan untuk produksi.
Baca juga: 10 Cara Mempromosikan Produk Perusahaan Anda, Terbukti Ampuh!
Contoh Purchase Order
Di bawah ini ada beberapa contoh purchase order yang bisa menjadi acuan Anda dalam membuat formatnya, silakan dijadikan referensi!
Contoh Purchase Order I
ContohII
Contoh PO III
Demikianlah penjelasan terkait sistem purchase order dalam bisnis, format, fungsi, proses, dan beberapa contoh yang perlu Anda ketahui. Pada dasarnya, tujuan dari sistem PO adalah untuk meminimalisir kemungkinan risiko yang terjadi di tengah jalan.
Artinya, ketika pelanggan sudah mengisi format, maka mereka harus menyelesaikannya sampai pesanan tiba di tangan mereka.
Apakah Anda membutuhkan karyawan untuk memproses sistem PO ini? Jika iya, pasang saja info lokernya di KitaLulus. Sebagai salah satu komunitas pencari kerja terbesar, KitaLulus sudah beroperasi di Jabodetabek, Bandung, Gowa, Makassar, Medan, Semarang, dan Surabaya.
Cukup dengan mendaftarkan diri Anda untuk memasang iklan lowongan kerja di KitaLulus. Lalu dapatkan kandidat yang berpotensi dan pekerja keras untuk kegiatan operasional usaha Anda dengan #LebihMudah, bersama KitaLulus mulai dari sekarang!
