Rekrutmen: Pahami Tujuan, Proses Lengkap, & Hukumnya

Mencari karyawan terbaik yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan tidaklah mudah. Diperlukan proses seleksi panjang untuk memastikan kandidat tersebut benar-benar qualified. Maka dari itu, rekrutmen adalah gerbang pertama yang akan mempertemukan pemberi kerja dan kandidat calon karyawan.

Kesalahan dalam perekrutan karyawan bisa berdampak buruk bagi perusahaan. Itulah sebabnya pihak rekruter harus mempertimbangkan banyak hal ketika mencari karyawan terbaik, seperti melihat latar belakang, kemampuan, karakter, dan lain sebagainya.

Seperti apa proses rekrutmen yang harus dilakukan HR? Penjelasan di bawah ini akan membantu Anda memahami segala hal tentang rekrutmen, mulai dari definisi, tujuan, proses secara lengkap, dan hal-hal yang mendukung rekrutmen berjalan dengan baik.

Apa Itu Rekrutmen?

Definisi rekrutmen adalah proses mencari, menyaring, dan mempekerjakan orang secara aktif untuk suatu posisi atau pekerjaan. Proses perekrutan mengacu pada seluruh prosedur, mulai dari perencanaan hingga onboarding karyawan baru menjadi bagian dari tim perusahaan.

Istilah rekrutmen berkaitan dengan prosedur yang meliputi identifikasi calon kandidat, penyaringan, wawancara, pelatihan, dan penempatan. HR bertanggung jawab untuk melaksanakan rekrutmen karena pekerjaan ini bertujuan menjaring sumber daya manusia yang sesuai kualifikasi.

Perusahaan besar mungkin memiliki banyak tim HR, seperti asisten HR dan headhunter, sementara perusahaan yang lebih kecil mungkin hanya memiliki satu karyawan yang melakukan semua prosesnya. Di samping itu, banyak juga perusahaan yang menggunakan strategi outsourcing untuk merekrut karyawan.

Pengertian Rekrutmen Menurut Para Ahli

Selain pengertian secara umum, ada beberapa pengertian rekrutmen menurut para ahli, antara lain:

1. Schermerhorn

Rekrutmen adalah proses menarik sekelompok kandidat untuk mengisi posisi yang kosong. Perekrutan yang efektif membawa peluang untuk mendapatkan kandidat dengan kemampuan dan keterampilan yang memenuhi spesifikasi yang diharapkan. (Schermerhorn, 1997).

2. Faustino Cardoso Gomes

Rekrutmen merupakan serangkaian proses yang dimulai dengan mencari, menemukan, dan menarik pelamar untuk bekerja di perusahaan. Rekrutmen dapat didefinisikan sebagai proses mencari dan mengumpulkan calon karyawan yang akan menempati posisi tertentu, sesuai dengan kemampuan dan keterampilan yang dibutuhkan oleh perusahaan (Faustino Cardoso Gomes (1995).

3. Noe at. all

Rekrutmen menurut Noe at. all adalah aktivitas organisasi dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja potensial. (Noe at. all, 2000).

4. Dubois

Menurut Dubois (2004:97), rekrutmen adalah proses yang terdiri dari empat tahap utama. Pertama, memperjelas posisi yang harus diisi melalui perekrutan. Kedua, melakukan review dan memperbarui uraian pekerjaan serta spesifikasi untuk posisi tersebut. Ketiga, mengidentifikasi sumber pelamar yang memenuhi syarat. Keempat, memilih cara komunikasi yang paling efektif untuk menarik pelamar yang sesuai. Proses ini memastikan bahwa rekrutmen berjalan secara sistematis dan efektif dalam mendapatkan kandidat yang tepat.

Tujuan Rekrutmen

Rekrutmen adalah proses yang dilakukan perusahaan dengan tujuan sebagai berikut:

1. Memenuhi Kebutuhan Sumber Daya Manusia

Tujuan rekrutmen adalah mencari seseorang guna mengisi suatu posisi. Kebutuhan perusahaan dapat dipetakan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Umumnya, posisi yang perlu diisi sudah direncanakan sejak awal.

2. Menjaring Data Pencari Kerja

Ketika HR atau tim publikasi menyebarkan lowongan kerja melalui portal online, tentu banyak pelamar yang akan mengirimkan CV atau resume. Meskipun nantinya akan disaring dalam berbagai tahapan, data yang dimiliki oleh HR dapat menjadi informasi berharga apabila perusahaan ingin mencari kandidat untuk posisi serupa.

3. Memilih Kandidat Ideal

Tujuan rekrutmen adalah pastinya mencari kandidat yang ideal. Sementara untuk kandidat yang tidak memenuhi syarat dapat langsung didiskualifikasi agar proses seleksi bisa efektif. Itulah sebabnya hanya mereka yang benar-benar berkompeten saja yang bisa lolos ke tahap seleksi akhir atau wawancara kerja.

4. Pemberdayaan SDM

Dengan adanya rekrutmen, maka akan ada lebih banyak sumber daya manusia yang dapat diberdayakan. Tidak hanya untuk keuntungan perusahaan, tetapi juga pelamar yang mencari pekerjaan.

Dalam proses memberdayakan sumber daya manusia, perusahaan juga akan mengamalkannya sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan.

Baca juga: 6 Poin Penting UU Ketenagakerjaan yang Wajib Dipahami Perusahaan

Metode Rekrutmen Karyawan

Di dalam praktiknya, terdapat dua metode rekrutmen yang umum digunakan perusahaan, metode itu adalah metode terbuka dan tertutup. Berikut ini penjelasannya.

1. Metode Rekrutmen Tertutup

Closed recruitment atau metode rekrutmen tertutup adalah proses perekrutan yang dilakukan di internal perusahaan. Jadi, pencarian calon karyawan dilakukan di dalam perusahaan itu sendiri, biasanya ini dilakukan dengan cara vertikal dan horizontal.

Beberapa strategi yang dilakukan dalam metode rekrutmen tertutup di antaranya:

• Promosi internal: perusahaan menaikkan jabatan karyawan yang sudah ada di dalam perusahaan. Ini merupakan contoh rekrutmen secara vertikal, karena karyawan dipindahkan ke posisi yang lebih tinggi dengan tanggung jawab yang lebih besar.
• Rotasi karyawan: perusahaan memindahkan karyawan ke posisi yang berbeda tetapi masih dalam level yang sama. Ini termasuk dalam rekrutmen horizontal, karena tidak ada peningkatan jabatan.
• Internal job posting: perusahaan membuat lowongan kerja hanya bagi karyawan di dalam lingkungan perusahaan.
• Rehiring: perusahaan mempekerjakan kembali mantan karyawan yang memiliki rekam jejak baik dan keterampilan yang masih relevan. 

Ada beberapa kelebihan metode perekrutan tertutup, di antaranya:

• Meningkatkan semangat kerja karyawan.
• Meminimalisir kesalahan dalam proses rekrutmen.
• Loyalitas karyawan jadi terbentuk.
• Membantu tim HRD untuk mengambil keputusan yang lebih baik berdasarkan data performa dan kompetensi karyawan.
• Menghemat waktu dan biaya pelatihan karyawan baru.
• Dapat mendongkrak pengembangan diri karyawan.

Sedangkan kekurangan dari metode ini yaitu:

• Kandidat yang dapat disaring lebih sedikit.
• Senioritas sering menjadi hambatan dalam promosi jabatan dan membuat karyawan yang memiliki kemampuan jarang punya kesempatan untuk mengisi posisi kosong.
• Tidak cocok untuk diterapkan di semua departemen atau divisi kerja, terutama untuk divisi yang memerlukan kreativitas dan inovatif.

2. Metode Rekrutmen Terbuka

Rekrutmen terbuka adalah metode perekrutan yang dilakukan di luar lingkungan perusahaan. Metode ini lebih sering digunakan pada saat perusahaan melakukan ekspansi bisnis karena membutuhkan tenaga kerja yang lebih banyak.

Di dalam rekrutmen terbuka, ada beberapa strategi yang dapat dilakukan, seperti:

• Iklan lowongan pekerjaan: perusahaan akan memasang iklan lowongan pekerjaan baik di media offline dan online.
• Employee referral: perusahaan juga dapat menggunakan rekomendasi dari internal perusahaan atau employee referral. Karyawan bisa merekomendasikan orang-orang yang mereka kenal yang dirasa sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan.
• Lembaga pemerintahan: Dinas Ketenagakerjaan memiliki layanan iklan lowongan kerja yang bisa dimanfaatkan perusahaan untuk mendapatkan kandidat yang potensial.
• Jasa rekrutmen atau headhunting: perusahaan bisa meminta bantuan jasa rekrutmen untuk mencarikan kandidat yang paling sesuai dengan kualifikasi mereka. Nantinya tugas perusahaan hanyalah menyediakan kriteria dan keahlian lalu jasa rekrutmen yang akan mengurus seluruh proses seleksinya. Lalu perusahaan hanya tinggal memilih beberapa kandidat yang sesuai.
• Job fair: perusahaan berpartisipasi dalam acara bursa kerja untuk bertemu langsung dengan banyak pencari kerja dan mendapatkan kandidat potensial.
• Rekrutmen kampus: perusahaan menjalin kerja sama dengan universitas untuk mencari lulusan baru atau mahasiswa yang siap memasuki dunia kerja.
• Walk-ins: kandidat datang langsung ke perusahaan untuk menyerahkan lamaran tanpa harus menunggu lowongan resmi diumumkan.
• Program magang: perusahaan menerima mahasiswa atau fresh graduate untuk belajar dan bekerja dalam jangka waktu tertentu, dengan peluang untuk direkrut sebagai karyawan tetap.

Metode rekrutmen terbuka memiliki beberapa kelebihan, di antaranya:

• Mendapatkan karyawan dengan kompetensi yang sesuai kebutuhan perusahaan.
• Karyawan baru bisa membawa ide segar dalam menyelesaikan tugas.
• Metode ini cocok sekali untuk perusahaan yang baru berkembang.

Adapun kekurangannya meliputi:

• Memerlukan biaya yang cukup besar untuk keperluan iklan dan proses rekrutmen lainnya.
• Waktu yang dibutuhkan cenderung lebih lama karena perlu melewati berbagai proses penyaringan kandidat dan seleksi.
• Bisa menurunkan semangat kerja karyawan yang sudah ada.
• Karyawan baru dan karyawan lama bisa jadi kurang kompak.

Proses Rekrutmen dari Awal Hingga Akhir

Setelah mengetahui tujuan rekrutmen, sekarang kita akan membahas mengenai proses rekrutmen dari awal hingga onboarding karyawan.

1. Analisis Kebutuhan Perusahaan

Sebelum memulai proses rekrutmen, perusahaan perlu melakukan analisis mendalam terkait kebutuhan tenaga kerja. Hal ini mencakup posisi yang lowong, keterampilan yang dibutuhkan, tanggung jawab pekerjaan, serta kualifikasi minimal yang harus dimiliki kandidat.

Tahap awal ini sangat penting agar proses rekrutmen berjalan secara strategis dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan analisis yang tepat, perusahaan dapat menghindari kesalahan dalam proses rekrutmen yang bisa berdampak pada menurunnya efisiensi kerja.

2. Perencanaan Rekrutmen

Setelah kebutuhan tenaga kerja teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah merancang strategi rekrutmen yang efektif. Di tahap ini perusahaan harus menentukan sumber pencarian kandidat, apakah melalui internal, referensi, atau platform pencari kerja.

Selain itu, deskripsi pekerjaan harus disusun dengan jelas agar calon kandidat memahami ekspektasi serta persyaratan posisi yang ditawarkan.

Anggaran rekrutmen juga harus diperhitungkan. Ini mencakup biaya pemasangan iklan, proses seleksi, serta onboarding karyawan baru.

Pemilihan metode seleksi yang tepat menjadi faktor penting dalam tahap ini agar memastikan bahwa setiap kandidat disaring secara efektif dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Pengumuman Lowongan Pekerjaan

Setelah perencanaan selesai, tahap berikutnya adalah menyebarluaskan informasi lowongan kerja agar dapat menjangkau calon kandidat yang tepat.

Untuk mengumumkan lowongan kerja, perusahaan dapat memanfaatkan berbagai channel seperti online job board, media sosial profesional, website perusahaan, jejaring profesional, maupun platform job portal seperti KitaLulus.

Di KitaLulus, Anda dapat pasang iklan loker secara gratis, lho! Prosesnya sangat mudah karena editing dan publishing akan dibantu oleh tim kami. Saat ini, KitaLulus juga telah dipercaya oleh lebih dari 50.000 perusahaan untuk menyebarkan loker.

Baca Juga: HR, Ini Cara Pasang Loker di KitaLulus Pasti Gratis dan Mudah Lho!

4. Proses Seleksi Kandidat

Setelah pengumuman lowongan, perusahaan akan mulai menerima lamaran dari berbagai kandidat dan masuk ke proses seleksi.

Tahap seleksi diawali dengan screening dokumen lamaran untuk menyeleksi kandidat yang memenuhi kualifikasi dasar. Selanjutnya, dilakukan seleksi administrasi guna memastikan kelengkapan dokumen. Tes kompetensi juga sering kali digunakan untuk mengukur keterampilan teknis sesuai dengan kebutuhan posisi.

Setelah itu, tahap wawancara mendalam dengan HRD dan user juga dilakukan untuk menilai pengalaman serta kepribadian kandidat. Banyak perusahaan juga menerapkan tes psikologi guna mengevaluasi aspek kognitif dan karakteristik pribadi kandidat.

Pada tahap akhir, wawancara lanjutan dilakukan untuk memastikan kesesuaian kandidat dengan visi dan budaya perusahaan sebelum pengambilan keputusan akhir.

5. Evaluasi dan Seleksi Akhir

Setelah seluruh tahapan seleksi dilakukan, perusahaan akan mengevaluasi kandidat berdasarkan berbagai aspek, seperti kesesuaian keterampilan, potensi pengembangan, serta kecocokan dengan budaya perusahaan. Motivasi dan komitmen kandidat juga menjadi faktor penting dalam pengambilan keputusan.

Kandidat yang belum berhasil akan diberikan pemberitahuan sebagai bentuk apresiasi atas partisipasi mereka. Sementara itu, bagi kandidat yang lolos, tahap ini mencakup negosiasi gaji, pembahasan hak dan kewajiban, serta finalisasi kontrak kerja sebelum resmi bergabung dengan perusahaan.

6. Proses Onboarding

Onboarding menjadi langkah terakhir dalam proses rekrutmen. Tahap ini dilakukan untuk membantu karyawan baru beradaptasi dan mengenal lingkungan kerja. Prosesnya dimulai dengan orientasi perusahaan seperti pengenalan visi, misi, serta budaya perusahaan.

Selain pengenalan tentang perusahaan, penjelasan prosedur kerja juga diberikan agar karyawan baru memahami tugas dan tanggung jawab mereka secara jelas.

Dalam rangka mendukung masa adaptasi awal, beberapa perusahaan menyediakan program mentoring di mana karyawan baru akan mendapat bimbingan dari rekan kerja senior yang ditunjuk.

Dengan proses onboarding yang baik, karyawan dapat lebih cepat berkontribusi dan merasa menjadi bagian dari perusahaan.

Baca juga: 5 Jenis Tes Psikotes Gambar Saat Rekrutmen Kerja dan Tipsnya

Peraturan Rekrutmen Menurut Undang-Undang

Proses rekrutmen di Indonesia harus memastikan bahwa setiap tahapan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Dalam hal ini, peraturan rekrutmen telah diatur pada Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003.

Berikut adalah poin-poin yang perlu diperhatikan:

1. Kesetaraan dan Nondiskriminasi

Dalam undang-undang ditegaskan bahwa setiap tenaga kerja memiliki kesempatan yang sama dan tanpa diskriminasi untuk memperoleh pekerjaan. Hal ini mencakup larangan diskriminasi berdasarkan suku, agama, ras, jenis kelamin, atau kondisi fisik.

2. Perjanjian Kerja

Perjanjian kerja adalah kesepakatan antara pekerja dan pemberi kerja yang memuat syarat-syarat kerja, hak, serta kewajiban dua belah pihak.

Perjanjian ini dapat dibuat untuk jangka waktu tertentu atau tidak tertentu. Jika bersifat waktu tertentu, durasinya maksimal 2 tahun dan hanya dapat diperpanjang satu kali dengan periode yang tidak melebihi 1 tahun.

3. Masa Percobaan Karyawan

Untuk perjanjian kerja waktu tidak tertentu, masa percobaan tidak boleh lebih dari 3 bulan. Selama masa ini, pekerja berhak atas upah dan hak-hak lainnya sesuai peraturan perundang-undangan.

4. Jam Kerja dan Lembur

Jam kerja standar adalah 7 jam per hari untuk 6 hari kerja dalam seminggu atau 8 jam per hari untuk 5 hari kerja dalam seminggu. Waktu kerja lembur maksimal adalah 3 jam per hari atau 14 jam per minggu, dan harus disertai persetujuan pekerja serta kompensasi upah lembur.

5. Upah Minimum

Pemberi kerja wajib membayar upah sesuai dengan upah minimum yang ditetapkan pemerintah daerah setempat. Upah minimum ini disesuaikan secara berkala berdasarkan pertumbuhan ekonomi dan inflasi.

6. Peraturan Perusahaan

Peraturan perusahaan merupakan dokumen tertulis yang menetapkan syarat kerja, disiplin, serta tata tertib di lingkungan kerja.

Jika sebuah perusahaan memiliki lebih dari 10 karyawan tetap, maka wajib menyusun peraturan yang mencakup hak dan kewajiban atasan maupun karyawan, standar kondisi kerja yang ideal, kode etik serta tata krama dalam bekerja, dan masa berlaku peraturan tersebut.

Mematuhi peraturan rekrutmen bukan hanya kewajiban, tetapi juga kunci menciptakan lingkungan kerja yang adil dan profesional. Dengan mengikuti regulasi, perusahaan dapat menghindari sengketa, melindungi hak karyawan, serta menarik talenta terbaik untuk mendukung pertumbuhan bisnis. 

Strategi Rekrutmen yang Efektif

Dengan prosedur rekrutmen yang efisien, HR dan timnya dapat mengidentifikasi kandidat yang memenuhi syarat dengan cepat dan efektif. Tentu prosedur ini membutuhkan persiapan yang matang dan berkelanjutan. Adapun hal-hal yang meningkatkan efisiensi rekrutmen adalah:

1. Meningkatkan Otomatisasi

Anda bisa memanfaatkan perangkat lunak ATS (Applicant Tracking System) untuk memenuhi kebutuhan otomatisasi. Fitur dalam ATS dapat membantu Anda dalam mempercepat dan mempersingkat proses rekrutmen.

2. Memanfaatkan AI dalam Proses Rekrutmen

Semakin berkembangnya AI, teknologi ini semakin banyak dimanfaatkan, termasuk dalam proses rekrutmen. AI dalam proses rekrutmen dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam menyeleksi kandidat.

Penggunaan AI dapat membantu mengurangi beban kerja tim HR dengan mengotomatisasi berbagai aspek rekrutmen, seperti menganalisis CV, mengelola chatbot, maupun melakukan analisis untuk mengidentifikasi potensi kandidat.

Dengan penerapan AI, proses rekrutmen bisa berjalan lebih cepat, objektif, dan terstruktur. Dikutip dari SHRM, per tahun 2019 sudah ada 88% perusahaan di dunia yang mengadopsi AI dalam proses HR, termasuk di dalamnya proses rekrutmen.

3. Membuat Keputusan Berdasarkan Data

Anda dapat membangun sistem analisis data yang menyeluruh untuk mengetahui berapa banyak pelamar yang mengincar suatu posisi, berapa banyak yang lolos tahap wawancara, dari mana talenta terbaik berasal, dan sebagainya.

Memeriksa data yang telah Anda kumpulkan dari waktu ke waktu akan membantu Anda membuat proses rekrutmen yang efektif.

4. Mengadakan Employee Referral Program

Cara lain meningkatkan efisiensi rekrutmen adalah dengan mengadakan employee referral program. Metode ini akan mengikutsertakan karyawan Anda dalam proses perekrutan.

Mereka akan lebih terdorong untuk memberi tahu orang-orang terdekatnya tentang lowongan pekerjaan dan menyarankan kandidat yang ideal untuk posisi tersebut.

Tidak diragukan lagi, perusahaan akan mendapat keuntungan dari inisiatif ini, dan sebagai gantinya, perusahaan akan memberi penghargaan kepada karyawan yang berhasil menyarankan kandidat yang memenuhi kualifikasi.

5. Melakukan Interview secara Online

Online interview dapat menjadi solusi untuk mempercepat proses seleksi tanpa mengurangi kualitas penilaian terhadap kandidat.

Metode ini memungkinkan HR untuk menghemat waktu dan biaya. Selain itu, online interview memberikan jangkauan lebih luas sehingga perusahaan dapat menyerap lebih banyak kandidat dan meningkatkan peluang menemukan talenta terbaik.

Menurut press release dari Gartner, sebanyak 86% perusahaan melakukan online interview selama pandemi, dan banyak di antara mereka yang akan terus melakukannya karena efektifitasnya.

Selain interview secara online, kini ada teknologi recorded interview di mana kandidat merekam jawaban mereka terhadap pertanyaan yang sudah ditentukan. Selain itu, ada pula teknologi video interview berbasis AI yang dapat menganalisis jawaban kandidat secara objektif. Teknologi ini tentu sangat efektif, terutama untuk rekrutmen dalam jumlah besar.

6. Menciptakan Branding Perusahaan

Rekrutmen adalah upaya kolaboratif. Ketika para talent menghabiskan waktu untuk menyesuaikan diri dengan kualifikasi suatu posisi untuk menarik perhatian tim HR, perusahaan juga harus melakukan hal yang sama untuk menarik talent terbaik.

Pertimbangkan visi dan nilai-nilai perusahaan dengan cermat. Serta jangan lupa untuk menyampaikannya dengan jelas di situs web dan di media sosial. Membangun digital branding yang baik sangat penting karena kemungkinan para kandidat akan mencari tahu info tentang perusahaan Anda secara online.

Rekrutmen Karyawan Lebih Efisien Bersama KitaLulus

Setelah mengetahui apa itu rekrutmen, mulai dari pengertian, tujuan, proses, dasar hukum, hingga hal yang mendukung efisiensi perekrutan, langkah selanjutnya adalah memastikan proses rekrutmen berjalan secara efektif dan efisien. Maka, penting bagi HRD untuk menggunakan strategi dan alat yang tepat.

KitaLulus hadir sebagai platform rekrutmen yang mempermudah perusahaan menemukan kandidat terbaik. Dengan lebih dari 7 juta pengguna yang tersebar di lebih dari 300 kota, platform ini memungkinkan Anda menjangkau kandidat yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan.

Melalui dashboard perusahaan, Anda dapat mengelola lowongan kerja, memantau jumlah pelamar, dan menggunakan fitur pencarian serta penyaringan canggih untuk menyeleksi kandidat berdasarkan kriteria tertentu seperti pendidikan, pengalaman, atau keterampilan khusus.

Dilengkapi dengan teknologi AI, KitaLulus juga mempercepat proses screening kandidat dengan memangkas waktu seleksi dari 30 menit hanya menjadi hanya 2 menit dengan rekomendasi kandidat yang paling relevan.

Optimalkan proses rekrutmen Anda dengan memasang iklan lowongan kerja di KitaLulus. Temukan karyawan berkualitas dengan lebih cepat dan praktis, bahkan hanya dalam 3 hari! Layanan premium juga tersedia bagi perusahaan yang membutuhkan waktu perekrutan lebih cepat!

Baca juga: Cara Merekrut Karyawan yang Tepat dan Berkualitas