Stock opname adalah salah satu istilah yang tidak asing bagi Anda yang bekerja di industri manufaktur atau retail. Kegiatan ini meliputi pemeriksaan dan pemeriksaan barang yang ada di gudang.
Stock opname adalah salah satu cara untuk memastikan bahwa setiap barang yang tersisa masih dalam keadaan layak untuk dijual. Simak lebih lanjut terkait apa itu stock opname, tujuan, manfaat, tahapan, hingga contoh laporannya di bawah ini.
Apa Itu Stock Opname?
Pengertian stock opname adalah kegiatan yang dilakukan untuk menghitung jumlah stok barang di gudang sebelum dipasarkan. Namun, kegiatan ini tidak bisa dilakukan secara sembarangan.
Sebab dibutuhkan ketelitian tinggi ketika melakukan pencatatan dan perhitungan stok yang ada. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir adanya kesalahan pencatatan jika ada barang yang terlewat.
Nantinya, hasil dari perhitungan tersebut akan disesuaikan dengan catatan akuntansi dalam bisnis. Namun pada dasarnya, perhitungan ini juga bisa dilakukan untuk hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan lainnya.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menghitung stock opname adalah dibutuhkan biaya operasional untuk membeli kekurangan stok yang sesuai untuk dapat dijual di kemudian hari.
Baca juga: Pengertian Inventory Control, Pentingnya, Fungsi, dan Metode
Manfaat dan Tujuan Stock Opname Barang
Pada dasarnya, tujuan stock opname adalah untuk mengetahui dan menyesuaikan jumlah persediaan barang sesuai dengan buku akuntansi dan stok yang ada di gudang. Terutama jika ternyata ditemukan ada stok yang berlebih.
Maka Anda harus mengecek kembali buku pencatatan. Apakah ada transaksi yang belum tercatat atau ada kesalahan dalam melakukan pencatatan?
Berikut beberapa tujuan stock opname yang perlu Anda ketahui:
- Mencegah kerugian perusahaan karena salah dalam melakukan perhitungan.
- Mengecek kondisi barang sebelum dijual ke pasar. Mulai dari kerusakan, kualitas, hingga tanggal kadaluarsa jika ada produk makanan.
- Untuk mengetahui produk apa saja yang diminati oleh pelanggan.
- Memperkirakan waktu yang tepat untuk melakukan restock barang.
- Mengetahui jumlah stok barang yang sebenarnya.
- Mengatur mutasi barang dari dalam dan keluar perusahaan.
- Pengendalian internal.
Sedangkan manfaat stock opname adalah:
- Meminimalisir adanya tindakan penyimpangan barang. Baik untuk stok barang yang kurang atau lebih.
- Jika ada kekurangan barang, manajemen bisa langsung mengambil keputusan untuk mengisi kekosongan tersebut.
- Sebagai analisis untuk mengetahui perkembangan perusahaan dari tahun ke tahun.
- Mengetahui kondisi stok barang yang tersimpan di gudang dengan pasti.
- Mengetahui arus masuk dan keluar barang secara pasti.
- Membantu menghitung harga pokok penjualan.
- Menyesuaikan penghitungan stok barang dengan catatan pembukuan.
Baca juga: Staff Gudang: Kenali Tugas dan Gaji Warehouse Staff
Waktu Pelaksanaan Stock Opname
Pada dasarnya masing-masing pelaku bisnis memiliki periode perhitungan stock opname nya sendiri-sendiri, tergantung skala usaha dan kebijakan perusahaan.
Untuk usaha dengan skala kecil misalnya, mungkin perhitungan stock opname bisa selesai dalam sehari. Sedangkan usaha dengan skala lebih besar hal tersebut akan sulit dilakukan karena banyaknya jumlah barang atau masalah sumber daya lainnya.
Jadi, kegiatan ini dilakukan pada akhir tahun atau selama tiga sampai empat bulan sekali. Kembali lagi, hal tersebut bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing.
Baca juga: 15 Aplikasi Stok Barang Terbaik untuk Bisnis 2022, Banyak yang Gratis!
Prosedur Stock Opname
Seperti yang disebutkan sebelumnya, kegiatan penghitungan ini tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Orang yang bertanggung jawab harus memiliki ketelitian dan kecermatan dalam menghitung dan memperhatikan setiap detail stok barang yang ada.
Perlu diketahui bahwa ada beberapa tahap persiapan dalam melakukan stock opname. Biasanya kegiatan ini dilakukan ketika liburan atau tidak melakukan transaksi sama sekali agar penghitungan bisa menjadi lebih efektif dan akurat.
Hal yang harus diperhatikan pada tahap persiapan dalam prosedur stock opname adalah seluruh staff gudang atau staff warehouse harus terlibat langsung. Sebab mereka lah yang mengerti penempatan barang-barang termasuk jumlah stok yang tersisa.
Selengkapnya tentang tahapan atau prosedur stock opname adalah sebagai berikut:
1. Tahap Awal
Tahap awal prosedur stock opname adalah merapikan dan memisahkan barang sesuai kategorinya. Dalam hal ini, Anda memerlukan sticker atau tag untuk memisahkan barang mana saja yang sudah dihitung.
Selain itu, Anda juga bisa menggunakan penggunaan barcode agar lebih praktis.
2. Tahap Persiapan
Tahap persiapan dimulai dengan memberikan briefing kepada seluruh staff yang terlibat terkait pemberian tugas masing-masing. Umumnya, tugas yang diberikan adalah input mutasi barang dengan keterangan waktu operasional.
Dalam hal ini, Anda harus memastikan bahwa tidak ada dan tidak boleh ada mutasi barang tambahan ketika waktu operasional sudah berakhir hingga kegiatan stock opname selesai dilakukan.
3. Tahap Stock Opname
Berikutnya adalah tahap stock opname. Pada tahapan ini, ada beberapa tugas yang harus diperhatikan, seperti:
- Memastikan semua transaksi sudah terinput ke dalam sistem. Lalu memberikannya kepada tim accounting untuk dihitung.
- Lakukan pemeriksaan dan penghitungan stok barang sesuai dengan kategorinya. Jangan lupa berikan label, tag, atau stiker pada barang yang sudah diperiksa.
- Berikan hasil penghitungan kepada tim yang bertugas untuk melakukan input data untuk dipindahkan ke excel. Tujuannya adalah agar Anda bisa mengetahui perbandingan antara jumlah stok barang dalam sistem dan hasil penghitungan stock opname.
- Jika ada selisih di antara keduanya, maka Anda harus melakukan pengecekan ulang untuk memastikan dan melihat dimana letak kesalahan penghitungannya.
4. Tahap Penyelesaian
Satu lagi prosedur stock opname adalah tahap penyelesaian. Pada tahap ini semua hasil dari penghitungan diserahkan kepada tim accounting untuk diproses.
Jangan lupa untuk membuat berita acara atau laporan sebagai tanda bahwa penghitungan stock opname barang sudah selesai dilakukan.
Baca juga: Cara Mencatat Jurnal Pembelian, Contoh, dan Jenisnya
Contoh Stock Opname
Jika Anda masih bingung dalam melakukan penghitungan stock opname, berikut ada contoh stock opname yang bisa Anda jadikan referensi:
Contoh Laporan Stock Opname Persediaan 1
Contoh Laporan Stock Opname Persediaan 2
Demikianlah penjelasan terkait apa itu stock opname, manfaat dan tujuannya, cara melakukan, hingga contoh stock opname yang bisa Anda jadikan referensi. Penghitungan ini dilakukan agar Anda bisa meminimalisir adanya kesalahan dalam melakukan pencatatan yang bisa saja terjadi sewaktu-waktu.
Nah, jika Anda membutuhkan seorang staff gudang atau admin, Anda bisa memasang info lokernya di KitaLulus. Saat ini, KitaLulus sudah beroperasi di di Jabodetabek, Bandung, Gowa, Makassar, Medan, Semarang, dan Surabaya.
Segera daftarkan diri Anda untuk memasang iklan lowongan pekerjaan di KitaLulus secara gratis. Dapatkan staff gudang atau admin terbaik dan berpotensi di bidangnya dengan #LebihMudah, bersama KitaLulus mulai dari sekarang!
