Pada umumnya, proses rekrutmen dimulai dari mengiklankan lowongan kerja, menyeleksi kandidat, melakukan interview, dan ditutup dengan memberikan surat penawaran kerja bagi kandidat yang terpilih.
Surat penawaran kerja atau offering letter merupakan tanda dimulainya hubungan kerja yang profesional antara pemberi dan penerima kerja. Terutama ketika penerima kerja atau kandidat terpilih sudah menandatangani dan setuju dengan segala ketentuan yang berlaku.
Namun, membuat surat penawaran kerja tidak bisa sembarangan. Sebagai HRD, Anda harus mengetahui komponen apa saja yang ada di surat tersebut. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
Apa itu Surat Penawaran Kerja?
Surat penawaran kerja adalah surat yang diberikan oleh HRD perusahaan kepada kandidat terpilih setelah melewati rangkaian proses rekrutmen. Biasanya kandidat terpilih diminta untuk datang ke perusahaan dan menandatangani surat tersebut.
Namun, di zaman serba digital seperti sekarang, offering letter atau surat penawaran kerja juga bisa dikirimkan dalam bentuk softcopy lewat email, atau dikirim via kurir dalam bentuk hardcopy.
Dalam Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003, dijelaskan bahwa surat penawaran kerja adalah sebuah perjanjian atau kontrak kerja yang menjadi dasar hubungan kerja antara pemberi kerja dan pekerja.
Surat penawaran kerja juga merupakan sebuah tawaran formal dari perusahaan untuk mendapatkan komitmen kandidat terkait ketersediaan mereka mengisi posisi yang dilamar.
Hal yang perlu Anda perhatikan adalah surat penawaran kerja yang belum ditandatangani berarti belum final. Kandidat masih bisa mengajukan keberatan dengan tawaran yang diberikan. Misalnya saja seperti waktu kerja, gaji, hingga fasilitas yang diberikan.
BACA JUGA: Inilah Perbedaan PKWT dan PKWTT, Pekerja Wajib Tahu!
Informasi yang Perlu Ada di Surat Penawaran Kerja
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bahwa dalam membuat surat penawaran kerja tidak bisa sembarangan. Sebagai HRD, Anda harus mencantumkan beberapa informasi penting terkait hak dan kewajiban kandidat terpilih bila sudah bekerja di perusahaan.
Berikut beberapa informasi yang sebaiknya ada di dalam surat penawaran kerja:
- Nama kandidat beserta dengan jabatan, posisi, dan divisi yang akan ditempati.
- Job description yang berisikan tentang peran, kondisi kerja, struktur departemen, dan/atau ketentuan kerja lainnya yang perlu disampaikan.
- Tanggal mulai bekerja yang sudah disetujui kedua belah pihak serta kontrak kerja untuk PKWTT.
- Jadwal kerja yang berisikan tentang jam kerja seperti jam masuk, jam istirahat, jam pulang, hingga jumlah jam kerja dalam satu minggu atau satu bulan.
- Report line yang berisikan tentang kepada siapa karyawan harus melapor.
- Rincian upah yang diterima, termasuk di dalamnya rincian gaji kotor sebelum dipotong pajak dan fasilitas lainnya, nominal upah yang bisa dibawa pulang atau take home pay, hingga tunjangan dan bonus yang akan diterima oleh karyawan. Beserta rincian penerimaan gaji setiap bulannya, ditransfer atau langsung dan setiap tanggal berapa.
- Jatah cuti yang bisa diambil oleh karyawan baik yang berbayar dan tidak berbayar, cuti tahunan, cuti sakit, cuti haid, cuti hamil dan melahirkan, hingga kebijakan perusahaan terkait cuti khusus lainnya.
- Fasilitas yang akan diterima oleh karyawan, termasuk di dalamnya benefit, insentif, serta kompensasi yang didapatkan. Seperti asuransi kesehatan wajib dari pemerintah yaitu BPJS, asuransi swasta, laptop, jatah parkir, reimbursement, uang lembur, dan hal-hal lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Tenggat waktu bagi calon karyawan untuk mengembalikan surat penawaran kerja yang sudah ditandatangani ke perusahaan.
- Kata-kata penutup dari perusahaan disertakan nama dan jabatan pengirim surat penawaran kerja tersebut.
BACA JUGA: 7 Contoh Surat Kontrak Kerja Karyawan Tetap, PKWT, Freelance
Cara Membuat Surat Penawaran Kerja
Setelah Anda mengetahui informasi apa saja yang harus ada di dalam surat penawaran kerja, kali ini KitaLulus akan membagikan cara membuatnya.
Supaya surat penawaran kerja atau offering letter Anda makin berhasil, coba lakukan beberapa tips berikut ini:
1. Hubungi Kandidat Terlebih Dulu
Hal pertama yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan success rate dari surat penawaran adalah menghubungi kandidat terpilih lebih dulu sebelum mengirimkan atau memberikan surat. Tujuannya adalah untuk memberitahukan kepada kandidat terpilih bahwa ia sudah sampai pada tahap penawaran kerja.
Dengan menghubungi kandidat terlebih dulu, Anda juga bisa memberitahukan terkait langkah-langkah yang harus dilakukan selanjutnya oleh kandidat terpilih.
2. Buat dan Simpan Template Surat Penawaran Kerja
Biasanya HRD tidak hanya mengirimkan surat penawaran kerja pada satu orang saja. Maka dari itu, agar tidak memakan waktu Anda bisa membuat dan menyimpan template surat penawaran kerja. Sehingga tidak ada perbedaan yang signifikan kecuali untuk bagian data karyawan.
3. Berikan Ucapan Selamat
Jangan lupa memberikan ucapan selamat kepada kandidat terpilih sebelum memberikan atau mengirimkan surat penawaran kerja. Hal ini bisa menunjukkan bahwa perusahaan memiliki citra positif dan bersikap profesional.
4. Pendekatan Pribadi atau Personal Approachment
Selain menggunakan template surat penawaran kerja, Anda juga bisa memberikan pendekatan pribadi. Tujuannya adalah untuk menunjukkan bahwa Anda menghargai calon karyawan tersebut.
Hal ini bisa Anda lakukan dengan memberikan pujian terkait pengalaman atau skill yang dimiliki calon karyawan. Pastikan mereka merasa diterima di perusahaan dengan memberikan dukungan dan dorongan yang positif.
5. Periksa Kembali Sebelum Mengirim
Sebagai HRD, Anda tidak boleh melakukan kesalahan dalam membuat dan mengirimkan surat penawaran kerja. Maka dari itu, ada baiknya untuk memeriksa kembali keseluruhan dokumen sebelum mengirimkannya kepada calon karyawan. Hal ini menunjukkan bahwa Anda adalah seorang yang profesional dalam melakukan tugasnya.
Surat penawaran kerja adalah hal penting yang berada di akhir proses rekrutmen. Sebagai HRD, Anda harus memastikan bahwa semua informasi yang disampaikan sudah akurat dan tidak ada kesalahan.
Baca juga: Template Kontrak Kerja PKWT, PKWTT & Freelance Gratis
Contoh Surat Penawaran Kerja
1. Surat Penawaran Kerja Formal
2. Surat Penawaran Kerja Standar
3. Penawaran Kerja Melalui Email
Yth. (Nama Penerima Email)
Dengan senang hati, kami menawarkan posisi (Nama Jabatan) di (Nama Perusahaan), dengan rincian sebagai berikut:
Nama: (Nama Penerima)
Posisi: (Nama Posisi) – (Tipe Pekerjaan)
Harap diingat bahwa total gaji belum termasuk pajak dan iura asuransi. Manfaat lain yang akan didapatkan adlaah (fasilitas, benefit, kompensasi, dan lain-lain). Jika Anda menyetujui penawaran ini, estimasi waktu efektif kerja adalah mulai (tanggal mulai kerja) sampai dengan (tanggal selesai kerja). Kami lampirkan dokumen yang bisa langsung ditandatangani sebagai bentuk konfirmasi. Apabila terdapat pertanyaan lebih lanjut, silahkan hubungi kami melalui email ini. Kami tunggu konfirmasinya.
Salam,
(Nama Pengirim Email)
Human Resource Department (Nama Perusahaan)
4. Penawaran Kerja Melalui LinkedIn
Hi, (Nama akun LinkedIn)
Terima kasih sudah terhubung. Saya (Nama Perekrut) dari (Nama Perusahaan). Saat ini kami sedang mencari (Nama Pekerjaan dan Posisi) di tim kami. Saya menemukan profil Anda dan mengetahui keahlian yang cocok untuk posisi tersebut. Perusahaan kami telah beroperasi sejak (…) dan sekarang sedang membangun bisnis untuk mendapat target sesuai dengan tujuan perusahaan kami. Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut, silahkan untuk menghubungi saya. Terima kasih.
Best Regards,
(Nama Perekrut)
(Jabatan Perekrut)
5. Surat Penawaran Kerja Bahasa Inggris
Demikianlah penjelasan terkait surat penawaran kerja, informasi yang harus ada, hingga tips membuat surat penawaran kerja yang baik. Jangan lupa untuk selalu bersikap profesional dan terbuka kepada calon karyawan agar mereka merasa diterima untuk bekerja di perusahaan Anda.
Apabila Anda membutuhkan seorang karyawan untuk mengisi posisi kosong di perusahaan, KitaLulus adalah partner yang tepat untuk membantu Anda. Daftarkan perusahaan Anda untuk pasang loker di KitaLulus sekarang dan dapatkan kandidat terbaik untuk mengisi tim perusahaan Anda!
