Pada umumnya, proses rekrutmen dimulai dari mengiklankan lowongan kerja, menyeleksi kandidat, melakukan interview, dan ditutup dengan memberikan surat penawaran kerja bagi kandidat yang terpilih.
Surat penawaran kerja atau offering letter merupakan tanda dimulainya hubungan kerja yang profesional antara pemberi dan penerima kerja. Terutama ketika penerima kerja atau kandidat terpilih sudah menandatangani dan setuju dengan segala ketentuan yang berlaku.
Namun, membuat surat penawaran kerja tidak bisa sembarangan. Sebagai HRD, Anda harus mengetahui komponen apa saja yang ada di surat tersebut. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
Apa itu Surat Penawaran Kerja?
Surat penawaran kerja adalah surat yang diberikan oleh HRD perusahaan kepada kandidat terpilih setelah melewati rangkaian proses rekrutmen. Biasanya kandidat terpilih diminta untuk datang ke perusahaan dan menandatangani surat tersebut.
Namun, di zaman serba digital seperti sekarang, offering letter atau surat penawaran kerja juga bisa dikirimkan dalam bentuk softcopy lewat email, atau dikirim via kurir dalam bentuk hardcopy.
Dalam Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003, dijelaskan bahwa surat penawaran kerja adalah sebuah perjanjian atau kontrak kerja yang menjadi dasar hubungan kerja antara pemberi kerja dan pekerja.
Surat penawaran kerja juga merupakan sebuah tawaran formal dari perusahaan untuk mendapatkan komitmen kandidat terkait ketersediaan mereka mengisi posisi yang dilamar.
Hal yang perlu Anda perhatikan adalah surat penawaran kerja yang belum ditandatangani berarti belum final. Kandidat masih bisa mengajukan keberatan dengan tawaran yang diberikan. Misalnya saja seperti waktu kerja, gaji, hingga fasilitas yang diberikan.
BACA JUGA: Inilah Perbedaan PKWT dan PKWTT, Pekerja Wajib Tahu!
Informasi yang Perlu Ada di Surat Penawaran Kerja
Berikut adalah komponen-komponen krusial yang perlu tercantum dalam surat penawaran kerja yang profesional:
1. Identitas Kandidat dan Posisi Kerja
Dokumentasikan dengan jelas identitas lengkap kandidat beserta spesifikasi posisi yang ditawarkan, meliputi:
- Nama lengkap kandidat sesuai dokumen identitas resmi
- Designasi jabatan yang spesifik
- Departemen atau divisi penempatan
- Level hierarki dalam struktur organisasi
2. Deskripsi Pekerjaan Komprehensif
Deskripsikan secara detail ruang lingkup pekerjaan yang mencakup:
- Tanggung jawab utama dan ekspektasi performa
- Kondisi kerja spesifik (on-site, remote, hybrid)
- Posisi dalam struktur departemen dan alur koordinasi
- Parameter evaluasi kinerja yang akan diaplikasikan
- Ketentuan operasional lain yang relevan dengan fungsi posisi
3. Timeline Onboarding dan Status Kepegawaian
Spesifikasikan dengan jelas:
- Tanggal efektif mulai bekerja yang telah disepakati kedua belah pihak
- Status kepegawaian (PKWTT, PKWT dengan durasi spesifik)
- Ketentuan masa percobaan jika berlaku, beserta kriteria evaluasinya
- Prosedur konfirmasi status kepegawaian permanen
4. Regulasi Waktu Kerja
Jelaskan secara komprehensif ketentuan jam kerja yang meliputi:
- Jam operasional (check-in dan check-out)
- Alokasi waktu istirahat
- Total jam kerja dalam framework mingguan dan bulanan
- Kebijakan fleksibilitas waktu kerja (jika tersedia)
- Ketentuan shift kerja (jika berlaku)
5. Struktur Pelaporan dan Supervisi
Delineasi struktur pelaporan yang jelas mencakup:
- Supervisor langsung dan line manager
- Alur eskalasi untuk situasi khusus
- Mekanisme pelaporan berkala dan evaluasi kinerja
- Prosedur komunikasi internal dalam departemen
6. Kompensasi dan Struktur Remunerasi
Uraikan secara transparan dan terperinci:
- Breakdown gaji kotor (gross salary) sebelum deduksi wajib
- Perhitungan take home pay yang realistis dan akurat
- Jadwal pembayaran gaji (tanggal spesifik setiap bulan)
- Metode pembayaran (transfer bank, cash, atau kombinasi)
- Komponen tunjangan tetap dan variabel
- Skema bonus dan insentif berbasis performa
- Kebijakan kenaikan gaji dan review kompensasi
7. Kebijakan Cuti dan Waktu Istirahat
Jelaskan hak cuti secara komprehensif meliputi:
- Alokasi cuti tahunan berbayar dan mekanisme akumulasinya
- Ketentuan cuti sakit dan prosedur verifikasinya
- Hak cuti khusus (cuti haid, cuti hamil dan melahirkan)
- Ketentuan cuti tidak berbayar dan prosedur pengajuannya
- Kebijakan cuti pada hari libur nasional dan keagamaan
- Prosedur aplikasi dan approval cuti
8. Benefit dan Fasilitas Tambahan
Deskripsikan secara detail seluruh benefit non-tunai:
- Paket asuransi kesehatan (BPJS Kesehatan dan asuransi swasta)
- Perlindungan jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan)
- Penyediaan peralatan kerja (laptop, smartphone, dsb)
- Fasilitas transportasi atau tunjangan terkait
- Kebijakan reimbursement untuk pengeluaran kerja
- Program pengembangan profesional dan edukasi
- Fasilitas wellness dan kesejahteraan karyawan
- Kemudahan akses fasilitas perusahaan
9. Tenggat Konfirmasi Penerimaan
Tetapkan parameter waktu yang jelas untuk respons kandidat:
- Deadline spesifik pengembalian dokumen bertanda tangan
- Kanal komunikasi untuk konfirmasi atau negosiasi lebih lanjut
- Konsekuensi keterlambatan respons (jika berlaku)
- Opsi perpanjangan tenggat dalam situasi khusus
10. Klausa Penutup dan Otoritas
Finalisasi dokumen dengan format yang profesional:
- Pernyataan penutup yang mengafirmasi harapan kolaborasi
- Nama lengkap dan jabatan penandatangan yang memiliki otoritas
- Tanda tangan resmi dengan stempel perusahaan (jika diperlukan)
- Informasi kontak untuk klarifikasi dan pertanyaan lanjutan
BACA JUGA: 7 Contoh Surat Kontrak Kerja Karyawan Tetap, PKWT, Freelance
Cara Membuat Surat Penawaran Kerja
Setelah Anda mengetahui informasi apa saja yang harus ada di dalam surat penawaran kerja, kali ini KitaLulus akan membagikan cara membuatnya.
Supaya surat penawaran kerja atau offering letter Anda makin berhasil, coba lakukan beberapa tips berikut ini:
1. Hubungi Kandidat Terlebih Dulu
Hal pertama yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan success rate dari surat penawaran adalah menghubungi kandidat terpilih lebih dulu sebelum mengirimkan atau memberikan surat. Tujuannya adalah untuk memberitahukan kepada kandidat terpilih bahwa ia sudah sampai pada tahap penawaran kerja.
Dengan menghubungi kandidat terlebih dulu, Anda juga bisa memberitahukan terkait langkah-langkah yang harus dilakukan selanjutnya oleh kandidat terpilih.
2. Buat dan Simpan Template Surat Penawaran Kerja
Biasanya HRD tidak hanya mengirimkan surat penawaran kerja pada satu orang saja. Maka dari itu, agar tidak memakan waktu Anda bisa membuat dan menyimpan template surat penawaran kerja. Sehingga tidak ada perbedaan yang signifikan kecuali untuk bagian data karyawan.
3. Berikan Ucapan Selamat
Jangan lupa memberikan ucapan selamat kepada kandidat terpilih sebelum memberikan atau mengirimkan surat penawaran kerja. Hal ini bisa menunjukkan bahwa perusahaan memiliki citra positif dan bersikap profesional.
4. Pendekatan Pribadi atau Personal Approachment
Selain menggunakan template surat penawaran kerja, Anda juga bisa memberikan pendekatan pribadi. Tujuannya adalah untuk menunjukkan bahwa Anda menghargai calon karyawan tersebut.
Hal ini bisa Anda lakukan dengan memberikan pujian terkait pengalaman atau skill yang dimiliki calon karyawan. Pastikan mereka merasa diterima di perusahaan dengan memberikan dukungan dan dorongan yang positif.
5. Periksa Kembali Sebelum Mengirim
Sebagai HRD, Anda tidak boleh melakukan kesalahan dalam membuat dan mengirimkan surat penawaran kerja. Maka dari itu, ada baiknya untuk memeriksa kembali keseluruhan dokumen sebelum mengirimkannya kepada calon karyawan. Hal ini menunjukkan bahwa Anda adalah seorang yang profesional dalam melakukan tugasnya.
Surat penawaran kerja adalah hal penting yang berada di akhir proses rekrutmen. Sebagai HRD, Anda harus memastikan bahwa semua informasi yang disampaikan sudah akurat dan tidak ada kesalahan.
Baca juga: 10 Proses Rekrutmen untuk Menemukan Kandidat Terbaik, Apa Saja?
Contoh Surat Penawaran Kerja
1. Surat Penawaran Kerja Formal
SURAT PENAWARAN KERJA
[Logo dan Kop Surat Perusahaan]
Nomor: [Nomor Surat]/[Kode Divisi]/[Bulan]/[Tahun] Lampiran: – Perihal: Penawaran Kerja
Kepada Yth. Sdr/i. [Nama Kandidat] [Alamat Lengkap Kandidat] [Kota, Kode Pos]
Dengan hormat,
Kami dari [Nama Perusahaan] dengan ini menyampaikan penawaran kerja kepada Saudara/i untuk bergabung dengan perusahaan kami. Berdasarkan hasil seleksi dan wawancara yang telah dilaksanakan, kami memutuskan untuk menawarkan posisi berikut kepada Anda:
Ketentuan Penawaran Kerja
- Posisi: [Nama Jabatan]
- Departemen: [Nama Departemen]
- Status Kepegawaian: [Karyawan Tetap/Kontrak/Probation]
- Masa Percobaan: [Durasi] bulan
- Tanggal Mulai Kerja: [Tanggal/Bulan/Tahun]
- Lokasi Kerja: [Lokasi/Kantor/Cabang]
- Atasan Langsung: [Nama dan Jabatan Atasan]
Kompensasi dan Fasilitas
- Gaji Pokok: Rp [Jumlah] per bulan
- Tunjangan Transportasi: Rp [Jumlah] per bulan
- Tunjangan Makan: Rp [Jumlah] per hari kerja
- Asuransi Kesehatan: BPJS Kesehatan dan [Asuransi Tambahan jika ada]
- BPJS Ketenagakerjaan: JKK, JKM, JHT, dan JP
- Cuti Tahunan: [Jumlah] hari kerja setelah masa kerja [Durasi]
- Bonus Kinerja: Sesuai dengan kebijakan perusahaan dan pencapaian kinerja
Jam Kerja
- Senin – Jumat: Pukul [Jam Mulai] – [Jam Selesai] WIB
- Istirahat: Pukul [Jam Mulai] – [Jam Selesai] WIB
- Hari libur: Sabtu, Minggu, dan hari libur nasional
Kewajiban dan Tanggung Jawab
Rincian tugas dan tanggung jawab akan dijelaskan secara detail pada saat penandatanganan kontrak kerja. Secara umum, tanggung jawab utama pada posisi ini meliputi:
- [Tanggung Jawab Utama 1]
- [Tanggung Jawab Utama 2]
- [Tanggung Jawab Utama 3]
- [Tanggung Jawab Utama 4]
- [Tanggung Jawab Utama 5]
Dokumen yang Diperlukan
Jika Anda menerima penawaran ini, harap menyiapkan dokumen berikut saat hari pertama kerja:
- Fotokopi KTP
- Fotokopi Ijazah terakhir
- Fotokopi transkrip nilai
- Fotokopi NPWP
- Fotokopi sertifikat pelatihan/kursus (jika ada)
- Pas foto berwarna ukuran 4×6 (2 lembar)
- Surat keterangan sehat dari dokter
- Fotokopi buku rekening bank [Nama Bank]
Konfirmasi Penawaran
Kami berharap Saudara/i dapat memberikan konfirmasi atas penawaran kerja ini paling lambat tanggal [Tanggal/Bulan/Tahun]. Konfirmasi dapat dikirimkan melalui email ke [Alamat Email HR] atau menghubungi [Nama PIC HR] di nomor [Nomor Telepon].
Apabila dalam jangka waktu tersebut kami belum menerima konfirmasi, maka penawaran kerja ini dianggap batal dan kami berhak menawarkan posisi ini kepada kandidat lain.
Demikian surat penawaran kerja ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tempat untuk tanda tangan]
[Nama Lengkap] [Jabatan] [Nama Perusahaan]
Baca juga: Mengenal Apa Itu Hiring, Proses, Bedanya dengan Rekrutmen
2. Surat Penawaran Kerja Standar
PT MAJU BERSAMA INDONESIA
Jl. Gatot Subroto No. 123, Jakarta Selatan 12930 Telp: (021) 5553-2244 | Email: [email protected] www.majubersama.co.id
Nomor : 068/HRD/MBI/IV/2025
Lampiran: –
Perihal : Surat Penawaran Kerja
Jakarta, 15 April 2025
Kepada Yth.
Sdr/i. Budi Santoso
Jl. Melati No. 45
Bekasi 17144
Dengan hormat,
Berdasarkan hasil proses seleksi yang telah dilaksanakan, kami dari PT Maju Bersama Indonesia dengan ini bermaksud untuk menawarkan posisi pekerjaan kepada Saudara/i dengan ketentuan sebagai berikut:
INFORMASI JABATAN
Posisi : Staff Marketing
Departemen : Pemasaran
Status Kepegawaian: Karyawan Tetap
Lokasi Kerja : Kantor Pusat Jakarta
Tanggal Mulai : 1 Mei 2025
Atasan Langsung : Manager Pemasaran
MASA PERCOBAAN
Masa percobaan berlaku selama 3 (tiga) bulan terhitung sejak tanggal mulai kerja. Selama masa percobaan, baik perusahaan maupun Saudara/i dapat mengakhiri hubungan kerja dengan pemberitahuan tertulis minimal 7 (tujuh) hari sebelumnya.
REMUNERASI DAN FASILITAS
- Gaji Pokok : Rp 7.500.000,- per bulan
- Tunjangan Transport : Rp 1.000.000,- per bulan
- Tunjangan Makan : Rp 50.000,- per hari kerja
- BPJS Kesehatan : Ditanggung perusahaan (kelas 1)
- BPJS Ketenagakerjaan : Ditanggung perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku
- Asuransi Kesehatan : Covered untuk rawat inap hingga Rp 100.000.000,- per tahun
- Cuti Tahunan : 12 hari kerja (dapat diambil setelah masa kerja 12 bulan)
- Tunjangan Hari Raya : 1 (satu) bulan gaji pokok
JAM KERJA
Senin – Jumat : 08.00 – 17.00 WIB
Istirahat : 12.00 – 13.00 WIB
Hari Libur : Sabtu, Minggu, dan Hari Libur Nasional
DOKUMEN YANG HARUS DILENGKAPI
Apabila Saudara/i menerima penawaran ini, harap membawa dokumen-dokumen berikut pada hari pertama kerja:
- Fotokopi KTP
- Fotokopi Ijazah dan Transkrip Nilai (terakhir)
- Fotokopi NPWP
- Fotokopi Kartu BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan (jika ada)
- Pas foto berwarna ukuran 4×6 (3 lembar)
- Surat Keterangan Sehat dari Dokter (asli)
- Fotokopi Buku Rekening Bank BCA/Mandiri/BNI
KONFIRMASI
Kami harap Saudara/i dapat memberikan konfirmasi atas penawaran kerja ini paling lambat tanggal 22 April 2025. Konfirmasi dapat disampaikan melalui email ke [email protected] atau menghubungi Ibu Maya Sari di nomor 0812-9876-5432.
Apabila dalam jangka waktu tersebut kami tidak menerima konfirmasi, maka penawaran kerja ini dianggap tidak berlaku.
Demikian surat penawaran kerja ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Maju Bersama Indonesia
[Tanda Tangan]
Rudi Hartono
Manajer HRD
3. Penawaran Kerja Melalui Email
Yth. (Nama Penerima Email)
Dengan senang hati, kami menawarkan posisi (Nama Jabatan) di (Nama Perusahaan), dengan rincian sebagai berikut:
Nama: (Nama Penerima)
Posisi: (Nama Posisi) – (Tipe Pekerjaan)
Harap diingat bahwa total gaji belum termasuk pajak dan iura asuransi. Manfaat lain yang akan didapatkan adlaah (fasilitas, benefit, kompensasi, dan lain-lain). Jika Anda menyetujui penawaran ini, estimasi waktu efektif kerja adalah mulai (tanggal mulai kerja) sampai dengan (tanggal selesai kerja). Kami lampirkan dokumen yang bisa langsung ditandatangani sebagai bentuk konfirmasi. Apabila terdapat pertanyaan lebih lanjut, silahkan hubungi kami melalui email ini. Kami tunggu konfirmasinya.
Salam,
(Nama Pengirim Email)
Human Resource Department (Nama Perusahaan)
4. Penawaran Kerja Melalui LinkedIn
Hi, (Nama akun LinkedIn)
Terima kasih sudah terhubung. Saya (Nama Perekrut) dari (Nama Perusahaan). Saat ini kami sedang mencari (Nama Pekerjaan dan Posisi) di tim kami. Saya menemukan profil Anda dan mengetahui keahlian yang cocok untuk posisi tersebut. Perusahaan kami telah beroperasi sejak (…) dan sekarang sedang membangun bisnis untuk mendapat target sesuai dengan tujuan perusahaan kami. Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut, silahkan untuk menghubungi saya. Terima kasih.
Best Regards,
(Nama Perekrut)
(Jabatan Perekrut)
5. Surat Penawaran Kerja Bahasa Inggris
| JOB OFFER LETTER [Company Letterhead] Date: April 15, 2025 Mr./Ms. [Recipient Name] [Recipient Address] [City, Postal Code] [Country] Subject: Job Offer for the Position of [Position Title] Dear Mr./Ms. [Recipient Name], We are pleased to offer you the position of [Position Title] at [Company Name]. Following our recent discussions and interview process, we believe your skills, experience, and enthusiasm would make you a valuable addition to our team. Position Details Position Title: [Position Title] Department: [Department Name] Reporting To: [Manager Name], [Manager Title] Employment Type: [Full-time/Part-time/Contract] Start Date: [Start Date] Compensation and Benefits Annual Salary: [Currency] [Amount] Performance Bonus: Up to [Percentage]% of annual salary based on individual and company performance Probation Period: [Duration] months Working Hours: [Time] to [Time], [Days] to [Days] Leave Entitlement: [Number] working days of paid annual leave after completing the probation period Health Insurance: [Insurance Details] Other Benefits:[Benefit 1] [Benefit 2] [Benefit 3] Terms and Conditions 1. This offer is subject to satisfactory background checks and reference verification. 2. You will be required to sign a [Duration] employment contract upon acceptance of this offer. 3. During the probation period, either party may terminate the employment with [Duration] notice. 4. Upon successful completion of the probation period, the notice period for termination will be [Duration]. 5. You will be subject to all company policies, procedures, and code of conduct. 6. You are required to maintain confidentiality regarding all company information and trade secrets. To accept this offer, please sign and return a copy of this letter to [HR Email/Contact Person] by [Response Deadline]. We are excited about the prospect of having you join our team and look forward to your positive response. Sincerely, [Signature] [Sender Name] [Sender Title] [Company Name] [Contact Information] |
Demikianlah penjelasan terkait surat penawaran kerja, informasi yang harus ada, hingga tips membuat surat penawaran kerja yang baik. Jangan lupa untuk selalu bersikap profesional dan terbuka kepada calon karyawan agar mereka merasa diterima untuk bekerja di perusahaan Anda.
