Surat tanda terima dokumen adalah sebuah dokumen formal yang berfungsi sebagai verfikasi bahwa surat telah diserahkan kepada penerimanya.
Di dalam bisnis, keberadaan surat ini amat penting sebagai bentuk pencatatan kegiatan administrasi, mari ketahui apa saja contohnya dalam artikel KitaLulus ini!
Apa Itu Surat Tanda Terima Dokumen
Surat tanda terima dokumen adalah sebuah dokumen resmi yang menjadi bukti telah terjadinya penerimaan dokumen, uang, atau barang penting lainnya antara kedua belah pihak.
Misalkan, ketika dua perusahaan besar akan menjalankan kerja sama untuk membuat proyek. Terdapat sebuah dokumen penting mengenai perencanaan proyek perusahaan A ke B. Perusahaan A pun mengirimkan utusan untuk menyerahkan dokumen tersebut ke perusahaan B.
Setelah itu, utusan perusahaan A akan memberikan surat tanda terima dokumen sebagai bukti valid bahwa dokumen penting tersebut telah diserahkan ke perusahaan B.
Manfaat Surat Tanda Terima
Bukan hanya sekadar menjadi bukti bahwa sebuah dokumen telah diterima oleh penerimanya, surat tanda terima juga memiliki beberapa manfaat lainnya, seperti:
1. Menjadi Bagian Pengarsipan
Ketika perusahaan memiliki surat tanda terima untuk setiap serah terima dokumen penting yang terjadi, maka akan membantu dalam pencarian dan referensi di masa mendatang jika ada keperluan audit dokumen.
2. Terhindar dari Kesalahan
Fungsi pokok dari surat tanda terima adalah sebagai bukti sah bahwa dokumen telah dikirim dan sampai ke penerima.
Selain itu, surat ini juga berfungsi untuk mengonfirmasi bahwa dokumen yang telah sampai adalah dokumen yang sesuai dengan kondisi sebelum dikirim.
Hal ini dapat membantu meminimalisir kesalahan dan mengetahui apakah dokumen yang diterima dalam keadaan baik saat sampai ke tangan penerima.
3. Meningkatkan Kepercayaan
Dalam dunia bisnis, penggunaan surat tanda terima dapat meningkatkan kepercayaan antara pihak-pihak yang terlibat karena menunjukkan profesionalisme dan transparansi dalam transaksi.
Baca Juga: 12 Contoh Surat Penawaran Barang yang Baik dan Benar
Fungsi Surat Tanda Terima Dokumen
Surat tanda terima dokumen bukan hanya menjadi bukti valid bahwa suatu dokumen telah dikirim dan diterima dengan baik, ada beberapa fungsi lainnya yang amat penting dalam dunia bisnis, yaitu:
1. Verifikasi
Surat tanda terima dapat digunakan untuk memverifikasi bahwa pengiriman telah dilakukan dan diterima sesuai dengan yang diharapkan. Ini berguna untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan atau barang yang hilang selama proses pengiriman.
2. Referensi Transaksi
Fungsi berikutnya adalah bisa dijadikan referensi yang dapat digunakan di masa mendatang jika ada kebutuhan untuk mengecek ulang atau mengklarifikasi detail transaksi.
3. Pengawasan dan Kontrol
Memungkinkan perusahaan atau individu untuk mengawasi dan mengontrol alur masuk dan keluarnya barang, dokumen, atau uang, sehingga membantu dalam manajemen inventaris dan keuangan.
4. Dasar Hukum
Di beberapa kasus, surat tanda terima dapat digunakan sebagai dasar hukum untuk membuktikan bahwa suatu transaksi telah terjadi, yang bisa berguna dalam situasi hukum atau sengketa.
Komponen Surat Tanda Terima
Di dalam pembuatan surat tanda terima dokumen ada beberapa komponen yang penting sekali untuk diperhatikan. Komponen surat ini akan membantu informasi di dalam surat tersampaikan dengan baik.
Berikut ini secara umum apa saja komponen surat tanda terima:
1. Judul
Komponen pertama adalah judul sebagai identitas utama surat. Judul ini akan memudahkan dalam melakukan pengkategorian surat yang masuk, pengarsipan, atau pencarian.
2. Tanggal Diterima
Tanggal diterima perlu dimasukkan ke dalam surat untuk membantu mengetahui kapan dokumen telah diterima, apakah tepat waktu atau tidak. Selain itu, tanggal diterima juga berfungsi untuk memudahkan proses pelacakan.
3. Identitas Penerima
Identitas penerima diperlukan untuk mengetahui siapa pihak yang menerima dokumen. Beberapa identitas penerima yang perlu dimasukkan antara lain nama lengkap, pekerjaan, alamat, dan nomor telepon.
4. Keterangan Barang
Keterangan barang digunakan sebagai informasi jenis dokumen apa yang diserahkan kepada penerima, apakah surat kontrak, surat dinas, uang, dan lainnya.
5. Tujuan Diserahkannya Dokumen
Komponen satu ini bisa diisi dengan keterangan kepentingan bisnis, pembayaran, administrasi, atau lainnya. Tujuannya adalah untuk lebih jelas fungsi dari dokumen yang diserahkan untuk apa dan tidak multitafsir.
6. Tanda Tangan Penerima dan Pengirim
Tanda tangan penerima dan pengirim menjadi komponen yang tidak boleh diabaikan. Sebagai hal ini menjadi bukti bahwa dokumen telah diketahui kedua belah pihak dan sah di mata hukum.
Contoh Surat Tanda Terima Dokumen
Untuk membantu Anda menyusun atau membuat surat tanda terima, berikut ini beberapa contoh surat tanda terima dokumen yang bisa dijadikan referensi.
1. Surat Tanda Terima Dokumen untuk Jual-Beli
Surat Tanda Terima Dokumen
Nomor: [Nomor Surat]
Pada hari ini, [Hari, Tanggal, Bulan, Tahun], kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Penerima]
Jabatan: [Jabatan Penerima]
Alamat: [Alamat Penerima]
Dengan ini menyatakan telah menerima dokumen-dokumen berikut dari:
Nama: [Nama Pengirim]
Jabatan: [Jabatan Pengirim]
Alamat: [Alamat Pengirim]
Rincian Dokumen yang Diterima:
- Surat Perjanjian Jual-Beli – sebanyak 1 (satu) eksemplar
- Faktur Penjualan – sebanyak 1 (satu) eksemplar
- Salinan KTP Pihak Penjual – sebanyak 1 (satu) eksemplar
- Salinan KTP Pihak Pembeli – sebanyak 1 (satu) eksemplar
- Bukti Pembayaran (Transfer Bank) – sebanyak 1 (satu) eksemplar
[Dokumen lain yang terkait jika ada]
Demikian surat tanda terima dokumen ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.
[Tempat], [Tanggal]
Penerima, Pengirim,
[Nama Penerima] [Nama Pengirim]
[Tanda Tangan dan Nama Terang] [Tanda Tangan dan Nama Terang]
2. Surat Tanda Terima Dokumen Pajak
____KOP SURAT____
Tanda Terima Dokumen Pajak
Nomor : 224/PJ.K/2024
Jumat, 15 Mei 2024 telah diterima beberapa dokumen perpajakan dengan perincian sebagai berikut :
1. Surat keterangan pajak
2. Jenis aset yang wajib melakukan pembayaran pajak
3. Jumlah pajak bulanan
Dokumen-dokumen tersebut telah diterima dalam keadaan baik untuk dapat ditindaklanjuti sesuai isi surat.
Pengirim Penerima
(Ica) (Indri)
3. Surat Tanda Terima Barang
Sumber: accurate.id
4. Surat Tanda Terima Dokumen Sederhana
Sumber: privy.id
5. Surat Tanda Terima Dokumen Sertifikat Rumah
Sumber: privy.id
6. Surat Tanda Terima Pembayaran
Sumber koinwork.com
7. Surat Tanda Terima Dokumen Sertifikat Tanah
Sumber: privy.id
Itulah dia pembahasan kita mengenai surat tanda terima dokumen yang kerap digunakan dalam mendokumentasikan transaksi dalam dunia bisnis.
Sangat penting untuk memastikan pembuatan surat dilakukan dengan benar agar tidak ada pihak yang dirugikan.
Maka dari itu, penting sekali bagi perusahaan atau pelaku usaha untuk memiliki staf administrasi andal.
Temukan staf administrasi andal dan posisi lainnya dengan cepat dan mudah cukup melalui pasa loker di KitaLulus.
Pasang loker di KitaLulus gratis dan full support dari tim untuk memproses pemasangan loker. Jangkauan kandidat pun luas, hingga ke pelosok Indonesia.
Ayo, daftarkan perusahaan atau bisnis Anda sekarang!
