Town hall meeting adalah salah satu agenda rutin dilakukan startup atau perusahaan besar lainnya. Jenis meeting ini diperlukan agar seluruh karyawan dan pihak-pihak di perusahaan bisa mengetahui perkembangan yang sedang atau sudah terjadi.
Selain itu, tujuan town hall meeting lainnya adalah untuk menjalin komunikasi yang lebih baik lagi dalam perusahaan. Lalu, apa saja hal yang perlu dipersiapkan di town hall meeting? Mengapa town hall meeting penting untuk dilakukan? Apa kekurangan dan kelebihan town hall meeting?
Simak ulasan selengkapnya terkait town hall meeting di bawah ini.
Apa Itu Town Hall Meeting?
Secara garis besar, pengertian town hall meeting adalah sebuah agenda rapat guna memberikan informasi terbaru terkait perusahaan dan juga sekaligus untuk menyelaraskan visi dan misi perusahaan. Rapat ini umumnya dihadiri seluruh karyawan, mulai staf hingga jajaran direksi, bahkan investor.
Tidak hanya seputar informasi terkini tentang perusahaan, tetapi juga informasi terkait perkembangan yang sudah dicapai oleh setiap divisi di perusahaan. Tentunya, setiap manajer harus membuat laporan terlebih dulu sebelum town hall meeting diadakan.
Tidak seperti meeting biasa, town hall meeting tidak bisa dilakukan tanpa perencanaan dan rundown jelas. Ada agenda yang harus disesuaikan untuk mengoptimalkan dan agar meeting berjalan lancar.
Baca Juga: Apa Itu Budaya Perusahaan? Tujuan, Jenis, Cara Membangun
Hal yang Perlu Dipersiapkan di Town Hall Meeting
Pada umumnya, town hall meeting akan dipandu oleh manajer umum atau atasan lainnya yang sudah dipilih agar meeting bisa berjalan secara efektif dan sesuai dengan agenda yang sudah ada.
Maka dari itu, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan di town hall meeting, seperti:
1. Waktu Pelaksanaan Meeting
Hal yang perlu dipersiapkan di town hall meeting yang pertama dan paling penting adalah waktu pelaksanaan. Anda harus membuat waktu yang tepat dan cocok dengan semua anggota perusahaan.
Selain itu, Anda juga harus menentukan media atau tempat yang akan digunakan. Apakah town hall meeting akan dilakukan secara online atau offline? Pastikan media atau tempat yang dipilih bisa menampung semua anggota perusahaan.
2. Agenda Rapat
Sama seperti meeting pada umumnya, agenda rapat menjadi hal yang perlu dipersiapkan di town hall meeting. Buatlah agenda rapat secara teratur dengan isi acara seperti pembacaan laporan tiap divisi, hingga hal penting lainnya yang sekiranya perlu disampaikan.
3. Moderator dan Pembicara
Town hall meeting adalah salah satu rapat besar yang diadakan perusahaan. Maka dari itu, ada baiknya untuk menyiapkan moderator dan pembicara agar meeting bisa berjalan lancar dan kondusif.
Selain itu, hal yang perlu dipersiapkan di town hall meeting adalah durasi bicara. Mengingat jumlah peserta yang banyak, maka ada baiknya jika ada penyesuaian durasi bicara dengan apa yang ingin disampaikan.
4. Mengumpulkan Pertanyaan
Hal yang perlu dipersiapkan di town hall meeting berikutnya adalah mengumpulkan pertanyaan. Tujuannya adalah agar meeting menjadi kondusif.
Anda bisa meminta para karyawan untuk memberikan pertanyaan yang ingin diajukan kemudian memilihnya menjadi beberapa pertanyaan yang harus dijawab langsung dan mana yang tidak.
5. Ajak Semua Peserta
Satu lagi hal yang perlu dipersiapkan di town hall meeting adalah mengajak semua peserta. Dengan adanya peserta menjadikan meeting ini sebagai bentuk komunikasi dua arah yang saling membangun. Sehingga semua peserta merasa dianggap keberadaannya di perusahaan.
Baca Juga: 3 Contoh Budaya Organisasi Perusahaan Ternama yang Bisa Anda Tiru
Tujuan Town Hall Meeting
Mengapa town hall meeting penting? Adanya all staff meeting seperti ini tentu bukan tanpa sebab, ada beberapa tujuan town hall meeting yang harus diperhatikan oleh anggota perusahaan.
Tidak hanya sebagai sarana atau wadah informasi terkini terkait perusahaan, tetapi juga sebagai komunikasi dua arah untuk semua anggota perusahaan. Hal inilah yang menjadikan mengapa town hall meeting penting bagi perusahaan.
Lebih detil tentang tujuan town hall meeting adalah sebagai berikut:
1. Memberikan Update Terkait Perusahaan
Tujuan town hall meeting yang pertama adalah untuk memberikan update terkait perusahaan. Tentu setiap perusahaan terdapat banyak divisi yang melakukan banyak hal.
Mulai dari pencapaian, proyek yang sedang dikerjakan, perkembangan proyek yang sedang dikerjakan dan lainnya. Adanya town hall meeting adalah untuk memberitahukan seluruh anggota perusahaan terkait apa yang sedang atau sudah terjadi di perusahaan dari setiap divisi yang ada.
2. Kepemimpinan
Hal berikutnya yang menjadi tujuan town hall meeting adalah kepemimpinan. Artinya, para CEO, direktur, hingga manajer yang muncul di meeting, untuk memperlihatkan kepemimpinan mereka.
Tentunya tidak hanya sekedar hadir, tetapi juga untuk memberikan atau menyampaikan hal-hal penting lainnya, menjawab pertanyaan karyawan, hingga memberikan pesan terkait visi misi perusahaan.
3. Menanamkan Nilai dan Budaya
Seperti yang diketahui, nilai dan budaya menjadi hal penting untuk membangun perusahaan. Terkadang seiring berjalannya waktu, ada anggota perusahaan yang lupa terhadap hal yang satu ini.
Tujuan town hall meeting adalah untuk mengingatkan serta menanamkan kembali nilai dan budaya perusahaan kepada seluruh anggota perusahaan. Sehingga mereka merasa dilibatkan dalam membangun perusahaan.
4. Bertukar Wawasan
Tujuan town hall berikutnya adalah untuk bertukar wawasan dan pendapat satu sama lain. Semua peserta yang ikut bisa saling tukar wawasan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan.
Hal inilah yang menjadikan setiap anggota perusahaan merasa terlibat dan saling terbuka satu sama lainnya. Sehingga bisa mendorong dan meningkatkan kerjasama antar tim yang produktif.
5. Feedback yang Jujur dan Terbuka
Satu lagi tujuan town hall meeting adalah untuk memberikan feedback yang jujur dan terbuka. Feedback yang konstruktif dan jujur menjadi hal penting bagi seluruh anggota perusahaan untuk terus berkembang dan mengenali kelebihan dan kekurangan.
Kekurangan dan Kelebihan Town Hall Meeting
Meskipun sebelumnya sudah dijelaskan mengapa town hall meeting penting untuk dilakukan beserta tujuannya, tentu ada kekurangan dan kelebihan town hall meeting yang dirasakan.
Berikut beberapa kekurangan dan kelebihan town hall meeting adalah:
Kekurangan:
- Terlalu kompleks atau rumit. Hal ini dikarenakan ada banyak peserta yang mengikuti town hall meeting. Sehingga perlu mencari dan mengatur jadwal yang tepat agar semuanya bisa ikut serta dalam meeting.
- Berpotensi dijadikan ajang cari muka oleh para karyawan yang memiliki kepentingan sendiri. Biasanya hal ini dilakukan oleh karyawan yang ingin dipromosikan. Alih-alih memberikan masukan yang membangun, justru memberikan pendapat yang kesannya mencari muka di depan para petinggi.
- Masalah sosial mungkin saja terjadi dalam town hall meeting. Mengingat banyak peserta yang ikut dengan berbagai karakter dan sifat. Ada yang bisa menerima masukan dan ada pula yang tidak bisa.
Kelebihan:
- Informasi terkini terkait perusahaan bisa disampaikan secara langsung kepada peserta town hall meeting.
- Menunjukan organisasi kepemimpinan dalam perusahaan. Sebab, dalam town hall meeting semua anggota perusahaan wajib hadir. Termasuk CEO dan jajaran tinggi lainnya.
- Memperkuat nilai dan budaya perusahaan kepada seluruh peserta town hall meeting. Hal ini tentu akan memberikan dampak besar bagi karyawan.
- Memperkuat kerjasama tim dengan lebih mengenal satu sama lain dan menjadi akrab. Sehingga hal ini memungkinkan adanya kolaborasi antar divisi untuk sekedar bekerja sama atau menyelesaikan masalah.
- Penyampaian feedback secara langsung kepada orang atau tim yang bertanggung jawab terhadap masalah tersebut.
Demikianlah ulasan terkait pengertian town hall meeting, tujuan, hingga hal-hal yang harus Anda dan tim HR persiapkan. Jika dilakukan dengan cara yang tepat, maka town hall meeting akan bermanfaat bagi semua anggota perusahaan. Hal inilah yang membuat mengapa town hall meeting penting untuk dilakukan.
Perusahaan Anda sedang membutuhkan karyawan dalam waktu dekat ini? Anda bisa mendapatkannya dalam hitungan hari bersama KitaLulus. Sebagai komunitas pencari kerja terbesar, KitaLulus sudah menjangkau Jabodetabek, Bandung, Makassar, Medan, Semarang, Surabaya, dah Gowa.
Pastikan Anda sudah mendaftarkan diri untuk memasang iklan lowongan di KitaLulus secara gratis. Dapatkan karyawan berpotensi dan berkualitas bersama KitaLulus dengan #LebihMudah mulai dari sekarang!
