Dari waktu ke waktu, perlu diadakan pembaharuan dalam perusahaan, seperti ekspektasi yang diharapkan dari karyawan. Analisis jabatan menjadi salah satu cara yang ampuh.
Analisis jabatan adalah salah satu cara untuk merubah ekspektasi karyawan berdasarkan performa kinerjanya. Dengan melakukan analisis jabatan, Anda bisa mengidentifikasi kemampuan, tugas, dan tanggung jawab untuk posisi tertentu.
Lingkup kerja analisis jabatan adalah sumber daya manusia atau karyawan di perusahaan. Pahami lebih lanjut terkait penjelasan analisis jabatan dan pentingnya untuk perusahaan Anda di bawah ini.
BACA JUGA: Apa Itu Talent Pool? Ini Pengertian, Manfaat, & Penerapannya dalam Proses Rekrutmen
Pengertian Analisis Jabatan
Pada dasarnya, setiap jabatan di sebuah perusahaan memiliki peran dan tanggung jawabnya masing-masing. Mulai dari jabatan tertinggi hingga jabatan terendah sekalipun. Peran dan tanggung jawab yang diembannya sudah ada di dalam deskripsi pekerjaan.
Peran analisis jabatan adalah untuk menjelaskan setiap pekerjaan atau jabatan yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk bisa mencapai tujuan perusahaan dan bersama-sama menjalankan rencana bisnis yang sudah ditentukan.
Analisis jabatan adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mendapatkan dan mengolah data menjadi sebuah informasi jabatan yang disajikan dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi jabatan.
Tidak hanya itu, peran analisis jabatan adalah untuk membedakan pekerjaan satu dan yang lainnya. Terutama untuk beberapa pekerjaan yang saling berkaitan. Misalnya, content writer, senior content writer, dan SEO content writer.
Tugas dan tanggung jawab seorang analisis jabatan adalah untuk menentukan kemampuan, tugas, dan tanggung jawab yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Hal ini juga dilihat dari kondisi lingkungan kerja, dan pengaruhnya terhadap kelancaran bisnis perusahaan.
Umumnya, peran analisis jabatan ini dibutuhkan ketika ada pekerjaan yang berhubungan dengan software tertentu, pengoperasian mesin dan/atau alat tertentu, pendidikan dan sertifikasi, manajemen waktu, hingga pemecahan masalah.
Tujuan Analisis Jabatan Dilakukan
Seperti yang disebutkan sebelumnya bahwa peran analisis jabatan adalah untuk menentukan kemampuan seorang kandidat atau melakukan evaluasi posisi karyawan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu.
Hal utama yang menjadi tujuan analisis jabatan adalah untuk menemukan dan menentukan kemampuan dan keahlian seseorang yang dibutuhkan untuk setiap posisi yang berbeda di sebuah perusahaan.
Selengkapnya tentang tujuan analisis jabatan adalah sebagai berikut:
1. Proses Rekrutmen dan Seleksi Karyawan
Tujuan pertama dari analisis jabatan adalah untuk melakukan proses rekrutmen dan seleksi karyawan. Seorang analisis jabatan harus mampu menentukan kualifikasi karyawan seperti apa yang dibutuhkan.
Umumnya, hal yang dilihat oleh seorang analisis jabatan adalah latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, hingga kemampuan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan. Singkatnya, seorang analisis jabatan harus bisa menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat pula.
2. Melakukan Analisis Terkait Performa Karyawan
Tujuan kedua dari analisis jabatan adalah untuk melakukan analisis terkait performa karyawan. Hal yang dilakukan adalah untuk memeriksa apakah karyawan sudah memenuhi beban kerjanya atau belum.
Hasil dari analisis inilah yang akan menjadi dasar untuk menentukan standar performa kerja, kriteria evaluasi, dan output dari setiap individu karyawan.
3. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Pelatihan dan pengembangan karyawan juga merupakan salah satu tujuan dari analisis jabatan. Hal yang dilakukan oleh seorang analis jabatan adalah memberikan penilaian saat program pelatihan dan pengembangan karyawan berlangsung.
Selain itu, hal lainnya yang bisa dilakukan oleh seorang analis jabatan adalah menentukan materi hingga peralatan yang akan digunakan untuk program pelatihan dan pengembangan karyawan.
4. Menentukan Kompensasi Karyawan
Peran penting lainnya dari seorang analis jabatan adalah menentukan kompensasi yang didapatkan oleh karyawan. Tujuannya adalah untuk membimbing HRD ketika merumuskan atau menentukan gaji seorang karyawan.
Tidak hanya gaji pokok saja, tetapi juga dengan tunjangan lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan. Penentuan kompensasi ini juga berkaitan dengan posisi atau jabatan seorang karyawan di perusahaan.
5. Merancang Pekerjaan
Satu lagi hal yang menjadi tujuan dari seorang analis jabatan adalah untuk merancang pekerjaan. Artinya, seorang analis jabatan harus bisa merancang sebuah pekerjaan yang bisa memberikan hasil terbaik dengan upaya yang minim.
Dalam hal ini, peran analisis jabatan adalah untuk membantu perusahaan melakukan dan membuat perancangan pekerjaan dengan optimal dan efisien. Baik untuk pekerjaan baru, berulang, pekerjaan yang dievaluasi, hingga mengurangi atau menambahkan beban kerja dari suatu jabatan.
BACA JUGA: Apa Itu Staffing? Ini Pengertian, Proses, & Fungsinya dalam Manajemen
Manfaat Analisis Jabatan
Dari beberapa tujuan di atas, tentu Anda sudah membayangkan segudang manfaat yang bisa didapatkan perusahaan jika menerapkan kegiatan ini bukan? Berikut beberapa manfaat dari analisis jabatan:
1. Mengenali Kemampuan dan Tugas yang Diperlukan
Manfaat pertama dari analisis jabatan adalah dapat mengenali kemampuan dan tugas yang diperlukan untuk karyawan.
Dengan demikian, HRD selaku analis jabatan bisa memberikan gambaran umum kepada pihak manajemen terkait kemampuan karyawannya. Selain itu, karyawan juga dapat mengetahui ekspektasi yang diharapkan.
2. Membuat Metode Evaluasi yang Tepat
Tahukah Anda bahwa data yang didapatkan oleh analis jabatan bisa digunakan untuk membuat atau merevisi metode evaluasi perusahaan? Hal ini karena seorang analisis jabatan bisa mengetahui kemampuan karyawan berdasarkan penilaian performa kerja yang dilakukan.
Alhasil, perusahaan bisa mengetahui dan mengukur apakah karyawannya sudah memenuhi beban kerja yang diberikan atau belum.
3. Menentukan Gaji dan Promosi Karyawan
Tujuan dari analisis jabatan adalah untuk membimbing HRD dalam menentukan gaji yang diterima karyawan. Hal ini juga memberikan manfaat bagi perusahaan untuk menyesuaikan skala upah. Selain itu, dari analisis jabatan perusahaan juga bisa mengetahui karyawan mana yang pantas dan/atau bisa dipromosikan.
4. Menghadapi Masalah Karyawan
Satu lagi manfaat dari analisis jabatan adalah memudahkan perusahaan untuk menghadapi masalah karyawan. Seorang analisis jabatan harus bisa membantu perusahaan dalam memecahkan masalah karyawan terkait urusan pekerjaan.
Cara Membuat Analisis Jabatan
Setelah mengetahui tujuan dan manfaat dari analisis jabatan, tentu Anda sudah tidak sabar untuk membuat analisis jabatan, bukan? Berikut beberapa cara membuat analisis jabatan untuk perusahaan Anda:
1. Mengumpulkan Informasi
Cara pertama dalam membuat analisis jabatan adalah dengan mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya. Informasi ini berisi tanggung jawab dan tugas suatu jabatan yang ingin direkrut.
Jangan mengabaikan cara pertama ini, terutama untuk posisi yang sebelumnya tidak pernah ada di perusahaan Anda, alias baru akan dibuka. Anda bisa menanyakan perihal deskripsi pekerjaan kepada HR Spesialis atau yang sudah berpengalaman di bidang pekerjaan tersebut.
2. Lakukan Perbandingan dengan Perusahaan Lain
Cara berikutnya untuk menerapkan analisis jabatan adalah melakukan perbandingan dengan perusahaan lain. Anda bisa mengambil contoh dari perusahaan lain mengenai cara mereka mendeskripsikan suatu pekerjaan yang serupa di perusahaan Anda.
Umumnya, posisi jabatan yang dibutuhkan memiliki nama yang sama tetapi dengan deskripsi pekerjaan yang berbeda. Maka dari itu, ada baiknya untuk melakukan perbandingan dengan perusahaan lain.
3. Fokus akan Kebutuhan Perusahaan
Fokus akan kebutuhan perusahaan Anda juga merupakan salah satu cara untuk menerapkan analisis jabatan di perusahaan Anda. Artinya, Anda harus memperhatikan karakter perusahaan, budaya perusahaan, proses kerja perusahaan, hingga kebijakan yang berlaku di sana.
Tugas analisis jabatan adalah untuk mengenali dan memahami beberapa tugas harian dari suatu jabatan. Caranya adalah melakukan konsultasi dengan karyawan di posisi yang sama, atau meminta saran dari manajemen perusahaan.
4. Tentukan Tujuan Jabatan dalam Perusahaan
Cara selanjutnya untuk membuat analisis jabatan adalah dengan menentukan tujuan sebuah jabatan dalam perusahaan.
Artinya Anda harus memperhatikan seberapa penting jabatan tersebut ada untuk perusahaan, bagaimana alur kerjanya, dimana posisinya, hingga kontribusi apa yang bisa diberikan untuk perusahaan.
5. Menyesuaikan Spesifikasi Jabatan
Hal selanjutnya yang harus Anda perhatikan dalam membuat analisis jabatan adalah spesifikasi jabatan. Hal ini meliputi penentuan kualifikasi yang dibutuhkan, mulai dari keterampilan, pengalaman, hingga latar belakang pendidikan
6. Membuat Deskripsi Pekerjaan dengan Tepat
Satu lagi cara untuk membuat analisis jabatan adalah dengan membuat deskripsi pekerjaan yang tepat. Deskripsi pekerjaan yang tepat ini bisa menjadi panduan untuk proses rekrutmen karyawan dan surat perjanjian kerja.
Contoh Analisis Jabatan untuk Dijadikan Referensi
Setelah mengetahui pengertian analisis jabatan, tujuan, manfaat, dan cara membuatnya, di bawah ini terdapat beberapa contoh analisis jabatan karyawan yang bisa Anda jadikan referensi:
1. Contoh Analisis Jabatan Kepala Seksi
Nama Jabatan:
Kepala Seksi Produksi Benang
Bertanggungjawab Kepada:
Manajer Produksi
Level:
Manajer Lini / Lower Management
Lokasi:
PT. Jaya Paper Manufacturing cabang Mojokerto, Production Section Gedung V
Spesifikasi Kerja:
- Pendidikan minimal S1 di Bidang Teknik/MIPA
- Berpengalaman di posisi yang sama selama minimal 5 tahun
- Berusia maksimal 45 tahun
- Memahami cara menggunakan Microsoft Office
- Memiliki jiwa kepemimpinan
- Tidak buta warna (dibuktikan dengan hasil medical check-up)
Deskripsi Kerja:
- Mengawasi pelaksanaan proses produksi dari bahan baku awal hingga menjadi benang
- Mengawasi pemakaian bahan baku, listrik, air, dan bahan penunjang lainnya agar digunakan secara proporsional sesuai jumlah output
- Melakukan pengecekan mutu (quality assurance) terhadap bahan baku sebelum proses produksi
- Memastikan benang diproduksi sesuai standar kualitas yang ditetapkan perusahaan
- Memastikan dan mengawasi pelaksanaan K3 di lokasi kerja yang menjadi tanggung jawabnya
- Memeriksa dan mengawasi dokumentasi proses produksi sesuai peraturan perusahaan
2. Contoh Analisis Jabatan Guru
Nama Jabatan:
Guru Bimbingan dan Konseling (School Counselor)
Bertanggungjawab Kepada:
Wakil Kepala Sekolah (Waka) Kesiswaan
Level:
Staf non-pengajar
Lokasi:
SMA Galactica, offline dan/atau online (menyesuaikan kebijakan sekolah)
Spesifikasi Kerja:
- Pendidikan minimal S1 Psikologi Pendidikan/Bimbingan dan Konseling/Psikologi/Manajemen SDM atau jurusan lainnya dengan passion mendidik siswa
- Mampu menggunakan Microsoft Office
- Memiliki kemampuan leadership, persuasif, negosiasi, dan public speaking yang baik
- Berkarakter tegas, telaten, dan bijaksana (akan dinilai melalui asesmen kepribadian)
- Berpengalaman di bidang konseling lebih disukai
Deskripsi Kerja:
- Menyusun dan melaksanakan program bimbingan dan konseling (BK)
- Memberikan layanan kepada siswa dan/atau orang tua siswa yang bermasalah dari segi prestasi maupun etika belajar
- Berkoordinasi dengan wali kelas untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi anak didik
- Membantu memberikan saran dan pertimbangan pada siswa terkait masa depan, baik yang tujuannya bekerja/belajar
- Mengadakan assesment atau penilaian pelaksanaan program BK
3. Contoh Analisis Jabatan Manajer Marketing
Nama Jabatan:
Marketing Manager
Bertanggungjawab Kepada:
Chief Marketing Officer (CMO)
Level:
Middle Management
Lokasi:
Work from Anywhere
Spesifikasi Kerja:
- Berpengalaman di posisi yang sama selama minimal 3 tahun
- Memiliki pemahaman konseptual dan teknikal terkait marketing, dibuktikan dengan portofolio
- Memiliki pemahaman tentang strategi outbound dan inbound marketing, traditional dan digital marketing
- Mampu memimpin, mengorganisir, dan mengelola tim yang bekerja secara remote
- Memiliki kemampuan komunikasi, persuasi, dan negosiasi yang baik
- Familiar dengan tools marketing seperti Google Analytics, Data Studio, Semrush, Hootsuite, Ads Manager, dan sebagainya
- Mampu membuat keputusan berdasarkan data
- Mampu membuat presentasi dan menyampaikannya ke jajaran chief
Deskripsi Kerja:
- Mengkoordinir tim marketing dengan berbagai peran dan tugas
- Memastikan komunikasi dan kolaborasi tim berjalan lancar, baik dengan internal maupun eksternal tim
- Menyusun, mengajukan, dan mengawasi pelaksanaan strategi marketing
- Merencanakan dan memastikan penggunaan budget efektif dan dapat dipertanggungjawabkan
- Membuat analisis dan keputusan berdasarkan data yang aktual dan valid
- Melaksanakan program mentoring dan/atau coaching terhadap anggota tim
- Melakukan penilaian dan evaluasi terhadap anggota tim
- Menyusun dan mempresentasikan laporan pelaksanaan strategi kepada jajaran chief
Demikianlah penjelasan mengenai analisis jabatan, tujuan dan manfaatnya bagi perusahaan, hingga cara untuk membuatnya. Peran analisis jabatan adalah hal penting untuk perusahaan agar bisa mengelola sumber daya manusianya dengan baik dan optimal.
Jika Anda membutuhkan seseorang untuk melakukan analisis jabatan di perusahaan, maka Anda bisa menaruh informasinya di KitaLulus. Terlebih lagi saat ini KitaLulus sudah beroperasi di 60+ kota di Indonesia.
Segera daftarkan diri Anda untuk memasang iklan lowongan kerja di KitaLulus. Gratis! Dapatkan kandidat terbaik, berpotensi, dan berkualitas untuk melakukan analisis jabatan di perusahaan Anda bersama KitaLulus dengan #LebihMudah!
