Applicant Tracking System (ATS): Fungsi dan Cara Menggunakannya

Dalam era digitalisasi yang semakin berkembang pesat, Applicant Tracking System (ATS) telah menjadi komponen penting dalam ekosistem rekrutmen modern di Indonesia. Sebagai platform perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses rekrutmen, ATS telah mengubah paradigma departemen SDM dari pendekatan manual tradisional menjadi pengelolaan talenta yang lebih efisien, terukur, dan strategis.

Data dari Jobscan menunjukkan bahwa 98,4% perusahaan Fotune 500 telah mengadopsi ATS dalam proses perekrutannya.

Sudahkah Anda tahu apa yang dimaksud dengan Applicant Tracking System dan bagaimana cara efektif menggunakannya? Simak penjelasan lengkapnya dalam artikel berikut.

Pengertian Applicant Tracking System

Applicant Tracking System atau biasa disingkat ATS adalah sebuah sistem yang dirancang untuk memfasilitasi proses rekrutmen. Dengan menggunakan ATS, sistem rekrutmen dibuat menjadi otomatis dan tersusun. Penggunaan ATS juga mampu menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, hingga meningkatkan efisiensi.

Applicant Tracking System mengintegrasikan berbagai fungsi rekrutmen yang semula dilakukan secara manual menjadi otomatis, seperti menayangkan lowongan kerja, menyaring kandidat, hingga membuat laporan wawancara untuk diserahkan ke pihak manajemen. Kemudahan yang diberikan oleh ATS telah membuat software ini digunakan secara luas.

Baca juga: Pentingnya Software Rekrutmen Karyawan untuk Perusahaan

Fungsi Applicant Tracking System

1. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas Rekrutmen

Sebelum dikembangkannya ATS, setiap proses perekrutan seperti job posting, screening kandidat, hingga penjadwalan wawancara dilakukan secara manual dan memakan waktu lama.

Dengan hadirnya ATS, semua tugas tersebut telah terintegrasi dalam satu platform.

Dikutip dari Geekflare, penggunaan ATS dapat mengurangi waktu-ke-perekrutan hingga 60%. Sebanyak 86% pengguna ATS melaporkan bahwa sistem ini secara signifikan mempercepat proses rekrutmen.

Sumber yang sama juga menyatakan bahwa ATS membantu perusahaan menghemat biaya rekrutmen dengan mengurangi kebutuhan tenaga kerja manual dan meningkatkan efisiensi. Bisnis kecil dilaporkan dapat menghemat hingga $10,000 per tahun dengan menggunakan ATS.

2. Kelola Data Pelamar Lebih Mudah

Menyortir dan memilih ratusan hingga ribuan lamaran yang masuk adalah pekerjaan yang tidak mudah. Oleh karena itu, ATS hadir dengan kemampuan mengelola data secara efektif dan efisien.

Data pelamar seperti kontak, data diri, resume, hingga feedback wawancara yang masuk ke sistem ATS akan disusun dan disajikan rapi. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi kesulitan mencari data pelamar saat dibutuhkan.

3. Pemilihan Kandidat Lebih Cepat dan Tepat

Hal menarik dari Applicant Tracking System salah satunya adalah kemampuan membangun kolaborasi antar bagian pada perusahaan perekrut. Berbagai data yang masuk ke sistem ATS dapat dilihat dan diakses tidak hanya oleh HR tapi juga calon user yang sedang meminta kandidat baru.

Dengan terbukanya akses data pelamar akan memungkinkan calon user untuk memberi masukan dan feedback secara langsung melalui ATS. Alhasil proses pemilihan kandidat yang tepat bisa terlaksana dengan cepat.

4. Experience Kandidat Lebih Positif

Applicant Tracking System merekam segala data dan tahapan yang dilalui oleh pelamar sejak dari pengiriman lamaran hingga keputusan penerimaan maupun penolakan.

Kandidat yang diterima maupun ditolak akan menerima email otomatis yang memberi kejelasan status rekrutmen kepada mereka. Adanya fitur email otomatis ini akan mengurangi keresahan kandidat sehingga memberi experience yang lebih positif mengenai perusahaan.

Baca juga: Manfaat Rekrutmen Berbasis Data untuk Dapatkan Kandidat Terbaik

Jenis dan Model Penerapan ATS

Perusahaan di Indonesia dapat memilih dari beberapa jenis ATS sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka:

1. ATS Berbasis Cloud (SaaS)

• Akses dari mana saja melalui internet
• Biaya berlangganan yang dapat diprediksi
• Pembaruan otomatis dan dukungan berkelanjutan
• Skalabilitas sesuai pertumbuhan perusahaan

2. ATS On-Premise

• Diinstal pada server perusahaan
• Kontrol penuh atas data dan keamanan
• Penyesuaian mendalam sesuai kebutuhan khusus
• Biaya investasi awal yang lebih tinggi

3. ATS Terintegrasi dalam HRIS

• Bagian dari sistem manajemen SDM yang lebih besar
• Integrasi mulus dengan modul manajemen talenta lainnya
• Alur data terpadu dari rekrutmen hingga pensiun

4. ATS untuk UKM dan Startup

• Fitur dasar dengan harga terjangkau
• Implementasi cepat dan antarmuka sederhana
• Fokus pada fungsi esensial dengan kurva pembelajaran minimal
• Fleksibilitas untuk pertumbuhan bisnis

Pemilihan model ATS yang tepat harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti ukuran organisasi, volume rekrutmen, anggaran, infrastruktur IT yang tersedia, dan kebutuhan integrasi dengan sistem yang ada.

Baca juga: 14 Recruitment Technology untuk Efektifkan Proses Rekrutmen

‍

Cara Menggunakan Applicant Tracking System

Saat calon kandidat mengirim lamaran secara online, informasi-informasi kandidat seperti latar belakang pendidikan, pengalaman, keahlian, dan kontak akan terunggah ke dalam database ATS. Informasi yang terekam dalam database ini dapat dipindahkan dan digunakan sesuai proses yang sedang dijalankan oleh kandidat.

Melalui ATS, Anda mampu memantau dan mengontrol proses rekrutmen secara menyeluruh. Salah satu yang bisa dilakukan oleh ATS adalah mengirim pesan otomatis kepada kandidat mengenai status lamarannya secara real-time. Melalui ATS pula, Anda dapat mengatur jadwal wawancara dengan kandidat hingga mengirimkan surat penolakan kepada kandidat yang tidak sesuai.

Sementara bagi kandidat yang lolos, data mereka akan secara otomatis ter-input ke dalam database karyawan dan database payroll. Dengan begitu, sistem yang terintegrasi ini sangat membantu HR sejak proses pencarian calon kandidat, seleksi, hingga ditetapkan menjadi karyawan.

Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan ATS agar bisa memberi fungsi maksimal.

1. Jenis File yang Bisa Dibaca

Sebagaimana sebuah sistem, ATS memiliki keterbatasan dalam membaca file. Tidak semua jenis file dapat dibaca oleh ATS.

Banyak orang menganggap bahwa format PDF yang mampu mempertahankan format dokumen adalah yang terbaik untuk dibaca oleh ATS. Namun, anggapan ini keliru. Tidak semua perangkat ATS dapat membaca jenis file PDF.

File yang dapat dibaca oleh seluruh perangkat ATS adalah yang dibuat menggunakan perangkat Ms. Word, seperti .doc, .docx, maupun .txt. Oleh karena itu, pastikan bahwa file yang diunggah ke dalam sistem ATS memiliki jenis file yang sesuai.

2. Tidak Bisa Memindai Header dan Footer

Pemanfaatan ruang pada header dan footer sebagai tempat menyimpan informasi seperti nama dan kontak harus dihindari dalam penggunaan perangkat ATS. Hal ini dilakukan karena perangkat ATS tidak mampu membaca informasi yang terletak di bagian header maupun footer.

3. Menyeleksi Sesuai Kata Kunci

Cara kerja ATS yang terotomatisasi adalah membaca kata kunci yang berhubungan dengan posisi pekerjaan yang sedang dicari. Kata kunci ini berkaitan dengan kualifikasi kandidat seperti latar belakang pendidikan, keahlian, pengalaman, dan beberapa keterampilan spesifik.

Beberapa perangkat ATS mengurutkan kualitas pelamar berdasarkan kesesuaian dan banyaknya kata kunci yang muncul. Kandidat yang memiliki performa baik tetapi tidak menuliskan kata kunci yang sesuai dengan yang Anda unggah ke dalam sistem akan dianggap tidak lolos seleksi ATS dan akan tersingkir.

Oleh sebab itu, Anda harus memahami lebih dalam mengenai kriteria kandidat yang sedang dicari. Sehingga pada saat Anda memasukkannya ke dalam sistem ATS, Anda tidak melewatkan keyword yang penting.

4. Tidak Dapat Memindai Image

CV yang menggunakan gambar untuk menyampaikan informasi memang eye-catching. Namun, sayangnya sistem ATS tidak dapat memindai dokumen dalam bentuk gambar. Dokumen yang bisa dibaca oleh ATS hanya dalam dokumen dalam bentuk teks.

5. Dapat Membaca Poin-poin dengan Lebih Baik

Selain menuliskan informasi penting dalam bentuk teks, ATS dapat membaca lebih baik dokumen yang dibuat dalam bentuk poin-poin atau bullets.

Namun perlu diperhatikan juga simbol yang digunakan dalam bullets. Simbol-simbol yang bisa dibaca di antaranya adalah lingkaran dan persegi. Penggunaan simbol yang rumit akan sulit dibaca oleh ATS.

6. Dapat Membaca Dokumen yang Jelas dan Bersih

Mengingat perangkat ATS yang hanya dapat mengenali bentuk teks, keberadaan gambar pada latar belakang maupun infografis dapat mengacaukan kinerja perangkat ini. ATS dapat berfungsi secara maksimal jika dokumen diunggah dalam keadaan jelas dan bersih.

Kesimpulan: Memaksimalkan Potensi ATS untuk Keunggulan Rekrutmen

Applicant Tracking System telah berevolusi dari sekadar alat administratif menjadi platform strategis yang dapat mentransformasi seluruh pendekatan organisasi terhadap rekrutmen dan akuisisi talenta.

Di tengah lanskap ketenagakerjaan Indonesia yang semakin kompetitif, implementasi ATS yang efektif dapat menjadi keunggulan kompetitif yang signifikan.

Perusahaan yang dapat mengelola transformasi digital dalam rekrutmen secara efektif akan memposisikan diri mereka untuk menarik, menyeleksi, dan merekrut talenta terbaik.