Tugas HR tidak bisa lepas dari manpower planning. Maka dari itu penting sekali bagi Anda memahami cara menghitung kebutuhan tenaga kerja. Tujuannya adalah agar perusahaan tidak mengalami overstaffing atau understaffing yang dapat merugikan perusahaan.
Selain itu, dengan mengetahui metode menghitung kebutuhan tenaga kerja, HR juga bisa tahu tenaga kerja seperti apa yang dibutuhkan perusahaan.
Lantas, bagaimanakah caranya? KitaLulus sudah merangkumnya untuk Anda di bawah ini, mari simak!
Kelompok Tenaga Kerja
Ada dua kelompok tenaga kerja, yaitu kelompok angkatan kerja dan kelompok bukan angkatan kerja. Berikut penjelasan keduanya.
1. Angkatan Kerja
Angkatan kerja adalah kelompok masyarakat yang masuk dalam usia kerja, baik sedang bekerja atau masih mencari kerja. Angkatan ini dikenal juga sebagai kelompok usia produktif.
2. Bukan Angkatan Kerja
Bukan angkatan kerja adalah masyarakat yang termasuk usia kerja tapi tidak bekerja dan tidak mencari pekerjaan. Kelompok ini juga disebut sebagai pengangguran.
Sedangkan, menurut Modul Ekonomi yang dipublikasikan oleh Kemendikbud, kelompok tenaga kerja terbagi menjadi 4, yaitu:
Menurut Sifat
- Tenaga kerja jasmani, contohnya supir, kuli bangunan, dan montir
- Tenaga kerja rohani, contohnya akuntan, arsitek, dan guru
Menurut Kualitas
- Tenaga kerja terdidik
- Tenaga kerja terlatih
- Tenaga kerja tidak terlatih
Menurut Fungsi
- Tenaga kerja produksi
- Tenaga kerja pemasaran
- Tenaga kerja umum dan administrasi
Menurut Hubungan dengan Produk
- Tenaga kerja langsung
- Tenaga kerja tak langsung
Baca Juga: Jangan Salah Lagi, Ini Perbedaan Tenaga Kerja dan Angkatan Kerja yang Harus Kamu Ketahui
Faktor yang Memengaruhi Biaya Tenaga Kerja
Besar kecilnya biaya tenaga kerja sangat bergantung pada jenis dan bisnis perusahaan. Baik itu gaji, tunjangan, fasilitas, sampai pajak.
Selain itu, terdapat beberapa faktor lainnya yang memengaruhi biaya tenaga kerja, seperti berikut:
1. Lokasi
Lokasi perusahaan menjadi salah satu faktor yang memengaruhi biaya tenaga kerja. Bila perusahaan berada di daerah yang terjangkau transportasi, biasanya biaya tenaga kerjanya lebih tinggi.
Selain itu, bila perusahaan berada di lokasi yang jarang memiliki tenaga kerja terampil dan terdidik, ini juga akan memengaruhi besaran biaya yang harus dikeluarkan untuk tenaga kerja.
2. Penawaran dan Permintaan
Bila perusahaan membutuhkan karyawan dengan keterampilan spesifik, perusahaan tentunya harus melakukan offering terhadap kandidat terampil.
Biasanya, proses ini akan membuat perusahaan mengeluarkan biaya relatif lebih tinggi dari biasanya. Apalagi bila kandidat tersebut terampil dan punya pengalaman.
3. Efisiensi
Terkadang perusahaan perlu melakukan efisiensi, termasuk efisiensi tenaga kerja. Misalnya saja melakukan perawatan alat secara berkala dan mengoptimalkan rapat. Hal ini dilakukan demi menjaga biaya operasional tetap stabil.
Baca Juga: Apa Itu Staffing? Ini Pengertian, Proses, & Fungsinya dalam Manajemen
Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja
Saat Anda melakukan manpower planning, Anda perlu menyusunnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan di masa depan, yang disesuaikan dengan rencana pencapaian tujuan jangka pendek serta jangka panjang.
Ada beberapa metode yang digunakan untuk menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan. Metode ini bisa Anda terapkan agar perusahaan tidak mengalami overhire.
Berikut beberapa metodenya:
1. Metode Keputusan Manajerial
Cara menghitung kebutuhan tenaga kerja yang pertama adalah menggunakan metode keputusan manajerial. Ini didasarkan pada setiap departemen yang pastinya punya kuota tenaga kerja masing-masing dengan pengalaman dan keterampilan yang sesuai jabatan.
Metode ini dilakukan dengan membuat daftar kebutuhan tenaga kerja lengkap dengan job desk-nya. Lalu, daftar tersebut diberikan kepada HR untuk disetujui pimpinan. Jika disetujui, HR akan melakukan pencarian calon karyawan.
Sebagai contoh, dalam tim Content Writer dibutuhkan 3 orang yang memiliki kemampuan menulis artikel SEO dan setidaknya memiliki pengalaman kerja satu tahun di bidang yang sama.
Kepala divisi akan menyampaikannya kepada HR lalu meminta persetujuan manajer, bila disetujui maka perusahaan akan membuka lowongan Content Writer.
2. Metode Studi Kerja
Pada metode ini digunakan analisis waktu dalam menghitung berapa manpower yang dibutuhkan. Dengan kata lain, manajer akan melakukan perhitungan terkait waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dan waktu standarnya.
Contoh:
Dalam satu tahun ada 50.000 unit yang harus diselesaikan. Sementara itu, dalam satu proyek dibutuhkan waktu 4 jam untuk menyelesaikannya.
- Waktu kerja produktif pekerja dalam setahun= 2.000 jam
- Maka, waktu yang dibutuhkan adalah 4 jam x 50.000 proyek= 200.000 jam
Sehingga, total pekerja yang diperlukan adalah 200.000 jam : 2.000 jam = 100 orang
Metode ini biasanya digunakan untuk pekerjaan yang bersifat repetitif dan monoton.
3. Metode Model Matematika
Cara menghitung kebutuhan tenaga kerja berikutnya bisa dilakukan dengan metode model matematika yang menggunakan hubungan antara variabel dependen dan independen.
Formula matematika yang biasa digunakan adalah regresi, optimasi, probabilitas.
4. Metode Tren
Ini menjadi metode menghitung kebutuhan tenaga kerja yang mudah tanpa perlu menghitung ataupun berpikir.
HR hanya perlu melihat tren 3-5 tahun terakhir untuk melihat seberapa banyak penambahan jumlah karyawan di perusahaan. Lalu buat grafik sederhana yang menggambarkan peningkatan jumlah karyawan.
Grafik tersebut bisa menjadi bekal Anda dalam mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja setahun ke depan.
Sebagai contoh, dalam kurun waktu 5 tahun terakhir, setiap tahunnya perusahaan merekrut 5 karyawan baru untuk posisi web development dan 5 karyawan baru bagian QA. Maka dari itu, di tahun berikutnya diperkirakan lowongan yang sama akan dibuka dengan jumlah yang sama atau lebih sedikit.
Baca Juga: Human Resource Planning: Pengertian dan Tahapannya
5. Metode Rasio
Sesuai namanya, metode rasio menggunakan perbandingan untuk menentukan penambahan jumlah karyawan. Ada beberapa hal yang menjadi faktor penunjang dalam metode ini, yaitu upah karyawan, profit perusahaan, dan lainnya.
Misalnya, jumlah karyawan tahun lalu adalah 100 orang, penghasilan yang didapat perusahaan adalah Rp100 miliar. Maka rasionya adalah 1:1 atau 1: 1 miliar. Bila perusahaan menargetkan profit Rp200 miliar, berarti perusahaan membutuhkan tenaga kerja baru sebanyak 100 orang.
6. Metode Delphi
Ini adalah salah satu metode menghitung kebutuhan tenaga kerja yang membutuhkan waktu agak lama. Hal ini karena metode delphi menggunakan survei yang diajukan kepada para pimpinan departemen di perusahaan.
Dalam survei ini terdapat beberapa pertanya seperti:
- Bagaimana kinerja dari departemen Anda?
- Berapakah keuntungan yang bisa diperoleh dalam departemen Anda?
- Apakah Anda berniat menambah tenaga kerja baru untuk mengoptimalkan kinerja? Jika iya, berapa jumlahnya?
Dari jawaban pertanyaan tersebut, Anda bisa menganalisis dan menyimpulkan berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan.
7. Metode Analisis Tenaga Kerja
Bisa dibilang ini adalah metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang paling sederhana. Untuk melakukannya hanya membutuhkan database karyawan.
HR akan melihat jumlah karyawan saat ini, seperti apa posisi dan usianya. Bila usia karyawan mengarah 55 tahun ke atas, maka dianggap sudah berkurang produktivitasnya sehingga perusahaan membutuhkan karyawan baru untuk membantu menyelesaikan pekerjaan.
Selain itu, HR juga perlu melihat karyawan yang mendekati usia pensiun atau masa kontraknya habis.
8. Metode Kalkulator HR
Metode kalkulator HR berkaitan dengan penghitungan ketenagakerjaan seperti retensi, profitabilitas, biaya karyawan, produktivitas perusahaan, tingkat turnover, dan cost per hire.
Dengan menghitung angka-angka tersebut, HR dapat merencanakan kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.
9. Metode Anggaran
Terakhir adalah metode anggaran. Sesuai namanya, metode ini menggunakan anggaran sebagai dasar perencanaan kebutuhan tenaga kerja.
Apabila kondisi keuangan perusahaan sedang kurang baik, meskipun perusahaan membutuhkan karyawan lebih, maka tidak akan ada penambahan tenaga kerja.
Baca Juga: 6 Tantangan HRD Saat Ramadan yang Sering Terjadi, Apa Saja?
Itulah 9 cara menghitung kebutuhan tenaga kerja yang bisa dilakukan HR. Tenaga kerja adalah komponen dalam perusahaan yang paling memakan biaya besar, namun juga akan menentukan kesuksesan perusahaan. Maka dari itu, melakukan manpower planning dengan menghitung kebutuhan tenaga kerja amat penting.
Dari sini, HR dapat menyusun skill, kompetensi, dan pengalaman seperti apa yang harus dimiliki kandidat.
Untuk menghindari salah rekrut karyawan, ada baiknya perusahaan mulai menggunakan software rekrutmen seperti Premium Recruitment dari KitaLulus.
Premium Recruitment dari KitaLulus menggunakan teknologi AI sehingga akan membantu HR melakukan screening kandidat 92% lebih cepat dan hasil yang lebih tepat tanpa bias.
Ini karena AI akan menyaring kandidat yang memang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, lalu mengelompokkannya. Hasilnya, HR bisa merekrut kandidat yang dibutuhkan lebih cepat dan berdampak pada menghemat anggaran rekrutmen.
Bukan cuma itu, Premium Recruitment KitaLulus juga memberikan akses tanpa batas bagi perusahaan untuk memasang iklan lowongan, lho! Yuk coba sekarang juga!
