9 Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja Perusahaan

Tugas HR tidak bisa lepas dari manpower planning. Maka dari itu penting sekali bagi Anda memahami cara menghitung kebutuhan tenaga kerja. Tujuannya adalah agar perusahaan tidak mengalami overstaffing atau understaffing yang dapat merugikan perusahaan.

Selain itu, dengan mengetahui metode menghitung kebutuhan tenaga kerja, HR juga bisa tahu tenaga kerja seperti apa yang dibutuhkan perusahaan. Laporan dari Asian Development Bank (ADB) menunjukkan bahwa pengembangan sumber daya manusia dan perencanaan tenaga kerja yang baik berkontribusi pada peningkatan produktivitas di Indonesia.

Lantas, bagaimanakah caranya? KitaLulus sudah merangkumnya untuk Anda di bawah ini, mari simak!

‍

Kelompok Tenaga Kerja

Ada dua kelompok tenaga kerja, yaitu kelompok angkatan kerja dan kelompok bukan angkatan kerja. Berikut penjelasan keduanya.

1. Angkatan Kerja

Angkatan kerja adalah kelompok masyarakat yang masuk dalam usia kerja, baik sedang bekerja atau masih mencari kerja. Angkatan ini dikenal juga sebagai kelompok usia produktif.

2. Bukan Angkatan Kerja

Bukan angkatan kerja adalah masyarakat yang termasuk usia kerja tapi tidak bekerja dan tidak mencari pekerjaan. Kelompok ini juga disebut sebagai pengangguran.

Sedangkan, menurut Modul Ekonomi yang dipublikasikan oleh Kemendikbud, kelompok tenaga kerja terbagi menjadi 4, yaitu:

Menurut Sifat

• Tenaga kerja jasmani, contohnya supir, kuli bangunan, dan montir
• Tenaga kerja rohani, contohnya akuntan, arsitek, dan guru

Menurut Kualitas

• Tenaga kerja terdidik
• Tenaga kerja terlatih
• Tenaga kerja tidak terlatih

Menurut Fungsi

• Tenaga kerja produksi
• Tenaga kerja pemasaran
• Tenaga kerja umum dan administrasi

Menurut Hubungan dengan Produk

• Tenaga kerja langsung
• Tenaga kerja tak langsung

Baca Juga: Jangan Salah Lagi, Ini Perbedaan Tenaga Kerja dan Angkatan Kerja yang Harus Kamu Ketahui

‍

Faktor yang Mempengaruhi Kebutuhan Tenaga Kerja

Menghitung kebutuhan tenaga kerja dengan akurat merupakan aspek kritis dalam pengelolaan sumber daya manusia yang efektif. Berbagai faktor internal dan eksternal berperan signifikan dalam menentukan jumlah dan kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan organisasi.

1. Faktor Internal

Volume dan Kompleksitas Pekerjaan

Jumlah transaksi, target produksi, atau layanan yang harus diproses secara langsung mempengaruhi beban kerja. Semakin kompleks dan bervariasi suatu pekerjaan, semakin tinggi level keterampilan dan jumlah personel yang dibutuhkan. Standar kualitas yang tinggi juga memerlukan pengawasan dan tenaga kerja yang lebih intensif untuk memastikan konsistensi output.

Tingkat Otomatisasi dan Teknologi

Proses yang telah diotomatisasi mungkin membutuhkan lebih sedikit personel, namun dengan keahlian teknis yang lebih tinggi. Kecanggihan peralatan dan teknologi yang digunakan mempengaruhi produktivitas per karyawan, sementara efisiensi sistem dan integrasi antar platform teknologi menentukan seberapa mulus alur kerja dapat berlangsung.

Struktur Organisasi

Organisasi dengan struktur yang lebih datar cenderung memiliki rentang kendali yang lebih luas, sehingga membutuhkan lebih sedikit manajer menengah. Hierarki dan lapisan manajemen hingga rentang kendali untuk posisi supervisi membentuk kerangka kebutuhan tenaga kerja. Distribusi tanggung jawab dan tingkat delegasi yang efektif juga mempengaruhi jumlah staf yang dibutuhkan pada berbagai level organisasi.

Produktivitas Karyawan

Tingkat keterampilan, pengalaman, serta motivasi dan engagement karyawan menentukan output per individu. Kurva pembelajaran untuk karyawan baru juga perlu diperhitungkan—tim dengan banyak anggota baru mungkin membutuhkan lebih banyak personel untuk mencapai output yang sama dibandingkan tim yang berpengalaman.

Pola Absensi dan Turnover

Tingkat ketidakhadiran rata-rata, frekuensi cuti dan izin, serta tingkat turnover dan durasi posisi kosong perlu diperhitungkan dalam perencanaan kebutuhan tenaga kerja untuk memastikan kapasitas memadai setiap saat.

2. Faktor Eksternal

Kondisi Pasar dan Industri

Fluktuasi permintaan musiman atau siklikal mengharuskan perencanaan yang fleksibel, sementara perubahan ekspektasi pelanggan dapat mendorong kebutuhan akan keterampilan baru. Tekanan kompetitif dalam industri juga mendorong efisiensi operasional yang berdampak pada struktur tenaga kerja optimal.

Regulasi Ketenagakerjaan

Ketentuan jam kerja maksimum dan aturan lembur membatasi pemanfaatan tenaga kerja yang ada. Industri tertentu memiliki persyaratan rasio tenaga kerja spesifik, seperti perbandingan guru-murid di pendidikan atau rasio perawat-pasien di layanan kesehatan. Peraturan kesehatan dan keselamatan kerja juga dapat mendikte jumlah personel minimum untuk operasi tertentu.

Kondisi Ekonomi

Siklus ekonomi, baik ekspansi maupun resesi, berdampak pada permintaan produk dan layanan yang pada gilirannya mempengaruhi kebutuhan staf. Ketersediaan talent di pasar kerja menentukan kemudahan rekrutmen, sementara tingkat inflasi dan tekanan upah mempengaruhi struktur biaya tenaga kerja.

Perubahan Teknologi dan Disrupsi

Kemunculan teknologi disruptif dalam industri dapat mengubah model operasional secara fundamental. Pergeseran model bisnis akibat digitalisasi menciptakan kebutuhan akan peran baru dan menghilangkan peran tradisional. Organisasi perlu terus beradaptasi terhadap tren teknologi baru untuk memastikan struktur tenaga kerja mereka tetap relevan dan kompetitif.

Melalui pemahaman komprehensif tentang faktor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja, organisasi dapat mengembangkan perencanaan sumber daya manusia yang lebih akurat dan strategis, memastikan keseimbangan optimal antara kapasitas, biaya, dan fleksibilitas dalam menghadapi perubahan bisnis.

Baca Juga: Apa Itu Staffing? Ini Pengertian, Proses, & Fungsinya dalam Manajemen

‍

Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja

Saat Anda melakukan manpower planning, Anda perlu menyusunnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan di masa depan, yang disesuaikan dengan rencana pencapaian tujuan jangka pendek serta jangka panjang.

Ada beberapa metode yang digunakan untuk menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan. Metode ini bisa Anda terapkan agar perusahaan tidak mengalami overhire.

Berikut beberapa metodenya:

1. Metode Keputusan Manajerial

Cara menghitung kebutuhan tenaga kerja yang pertama adalah menggunakan metode keputusan manajerial. Ini didasarkan pada setiap departemen yang pastinya punya kuota tenaga kerja masing-masing dengan pengalaman dan keterampilan yang sesuai jabatan.

Metode ini dilakukan dengan membuat daftar kebutuhan tenaga kerja lengkap dengan job desk-nya. Lalu, daftar tersebut diberikan kepada HR untuk disetujui pimpinan. Jika disetujui, HR akan melakukan pencarian calon karyawan.

Sebagai contoh, dalam tim Content Writer dibutuhkan 3 orang yang memiliki kemampuan menulis artikel SEO dan setidaknya memiliki pengalaman kerja satu tahun di bidang yang sama.

Kepala divisi akan menyampaikannya kepada HR lalu meminta persetujuan manajer, bila disetujui maka perusahaan akan membuka lowongan Content Writer.

2. Metode Studi Kerja

Pada metode ini digunakan analisis waktu dalam menghitung berapa manpower yang dibutuhkan. Dengan kata lain, manajer akan melakukan perhitungan terkait waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dan waktu standarnya.

Contoh:

Dalam satu tahun ada 50.000 unit yang harus diselesaikan. Sementara itu, dalam satu proyek dibutuhkan waktu 4 jam untuk menyelesaikannya.

• Waktu kerja produktif pekerja dalam setahun= 2.000 jam
• Maka, waktu yang dibutuhkan adalah 4 jam x 50.000 proyek= 200.000 jam

Sehingga, total pekerja yang diperlukan adalah 200.000 jam : 2.000 jam = 100 orang

Metode ini biasanya digunakan untuk pekerjaan yang bersifat repetitif dan monoton.

3. Metode Model Matematika

Cara menghitung kebutuhan tenaga kerja berikutnya bisa dilakukan dengan metode model matematika yang menggunakan hubungan antara variabel dependen dan independen.

Formula matematika yang biasa digunakan adalah regresi, optimasi, probabilitas.

4. Metode Tren

Ini menjadi metode menghitung kebutuhan tenaga kerja yang mudah tanpa perlu menghitung ataupun berpikir.

HR hanya perlu melihat tren 3-5 tahun terakhir untuk melihat seberapa banyak penambahan jumlah karyawan di perusahaan. Lalu buat grafik sederhana yang menggambarkan peningkatan jumlah karyawan.

Grafik tersebut bisa menjadi bekal Anda dalam mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja setahun ke depan.

Sebagai contoh, dalam kurun waktu 5 tahun terakhir, setiap tahunnya perusahaan merekrut 5 karyawan baru untuk posisi web development dan 5 karyawan baru bagian QA. Maka dari itu, di tahun berikutnya diperkirakan lowongan yang sama akan dibuka dengan jumlah yang sama atau lebih sedikit.

Baca Juga: Human Resource Planning: Pengertian dan Tahapannya

5. Metode Rasio

Sesuai namanya, metode rasio menggunakan perbandingan untuk menentukan penambahan jumlah karyawan. Ada beberapa hal yang menjadi faktor penunjang dalam metode ini, yaitu upah karyawan, profit perusahaan, dan lainnya.

Misalnya, jumlah karyawan tahun lalu adalah 100 orang, penghasilan yang didapat perusahaan adalah Rp100 miliar. Maka rasionya adalah  1:1 atau 1: 1 miliar. Bila perusahaan menargetkan profit Rp200 miliar, berarti perusahaan membutuhkan tenaga kerja baru sebanyak 100 orang.

6. Metode Delphi

Ini adalah salah satu metode menghitung kebutuhan tenaga kerja yang membutuhkan waktu agak lama. Hal ini karena metode delphi menggunakan survei yang diajukan kepada para pimpinan departemen di perusahaan.

Dalam survei ini terdapat beberapa pertanya seperti:

• Bagaimana kinerja dari departemen Anda?
• Berapakah keuntungan yang bisa diperoleh dalam departemen Anda?
• Apakah Anda berniat menambah tenaga kerja baru untuk mengoptimalkan kinerja? Jika iya, berapa jumlahnya?

Dari jawaban pertanyaan tersebut, Anda bisa menganalisis dan menyimpulkan berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan.

7. Metode Analisis Tenaga Kerja

Bisa dibilang ini adalah metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang paling sederhana. Untuk melakukannya hanya membutuhkan database karyawan.

HR akan melihat jumlah karyawan saat ini, seperti apa posisi dan usianya. Bila usia karyawan mengarah 55 tahun ke atas, maka dianggap sudah berkurang produktivitasnya sehingga perusahaan membutuhkan karyawan baru untuk membantu menyelesaikan pekerjaan.

Selain itu, HR juga perlu melihat karyawan yang mendekati usia pensiun atau masa kontraknya habis.

8. Metode Kalkulator HR

Metode kalkulator HR berkaitan dengan penghitungan ketenagakerjaan seperti retensi, profitabilitas, biaya karyawan, produktivitas perusahaan, tingkat turnover, dan cost per hire.

Dengan menghitung angka-angka tersebut, HR dapat merencanakan kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.

9. Metode Anggaran

Terakhir adalah metode anggaran. Sesuai namanya, metode ini menggunakan anggaran sebagai dasar perencanaan kebutuhan tenaga kerja.

Apabila kondisi keuangan perusahaan sedang kurang baik, meskipun perusahaan membutuhkan karyawan lebih, maka tidak akan ada penambahan tenaga kerja.

Baca Juga: Cara Menghitung Anggaran Rekrutmen (Cost per Hire) & Tips Menghematnya

Kapan Harus Melakukan Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja?

Perhitungan kebutuhan tenaga kerja idealnya dilakukan pada beberapa waktu atau situasi berikut:

1. Perencanaan Anggaran Tahunan: Sebagai bagian dari proses penyusunan anggaran dan perencanaan sumber daya perusahaan.
2. Ekspansi Bisnis: Saat perusahaan berencana membuka cabang baru, menambah lini produk, atau memasuki pasar baru.
3. Restrukturisasi Organisasi: Ketika ada perubahan struktur, merger, akuisisi, atau perampingan organisasi.
4. Implementasi Teknologi Baru: Saat mengadopsi sistem atau teknologi baru yang dapat mempengaruhi cara kerja dan produktivitas.
5. Perubahan Regulasi: Bila ada perubahan peraturan ketenagakerjaan yang berdampak pada jam kerja, syarat keselamatan, atau ketentuan lain.
6. Review Berkala: Sebagai praktik terbaik, lakukan review kebutuhan tenaga kerja minimal setahun sekali atau setiap kuartal untuk bisnis dengan fluktuasi tinggi.

Jika hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja Anda menunjukkan perlunya penambahan karyawan dalam jumlah besar, pelajari strategi mass hiring yang efektif dan efisien melalui panduan komprehensif kami.

Baca Artikel Mass Hiring

Itulah 9 cara menghitung kebutuhan tenaga kerja yang bisa dilakukan HR. Tenaga kerja adalah komponen dalam perusahaan yang paling memakan biaya besar, namun juga akan menentukan kesuksesan perusahaan. Maka dari itu, melakukan manpower planning dengan menghitung kebutuhan tenaga kerja amat penting.

Dari sini, HR dapat menyusun skill, kompetensi, dan pengalaman seperti apa yang harus dimiliki kandidat.

Untuk menghindari salah rekrut karyawan, ada baiknya perusahaan mulai menggunakan software rekrutmen seperti Premium Recruitment dari KitaLulus.

Premium Recruitment dari KitaLulus menggunakan teknologi AI sehingga akan membantu HR melakukan screening kandidat 92% lebih cepat dan hasil yang lebih tepat tanpa bias.

Ini karena AI akan menyaring kandidat yang memang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, lalu mengelompokkannya. Hasilnya, HR bisa merekrut kandidat yang dibutuhkan lebih cepat dan berdampak pada menghemat anggaran rekrutmen.

Bukan cuma itu, Premium Recruitment KitaLulus juga memberikan akses tanpa batas bagi perusahaan untuk memasang iklan lowongan, lho! Yuk coba sekarang juga!