BPJS Kesehatan merupakan program jaminan sosial wajib yang diatur oleh pemerintah Indonesia untuk memberikan perlindungan kesehatan bagi seluruh penduduk. Bagi departemen HR dan pengelola SDM, memahami cara menonaktifkan BPJS Kesehatan karyawan merupakan pengetahuan penting dalam proses administrasi kepegawaian, terutama saat terjadi perubahan status karyawan seperti pengunduran diri, pemutusan hubungan kerja, atau perpindahan perusahaan.
Artikel ini akan membahas secara komprehensif tentang prosedur resmi, persyaratan, dan langkah-langkah praktis dalam menonaktifkan BPJS Kesehatan karyawan sesuai dengan regulasi terbaru di Indonesia. Dengan pemahaman yang tepat, departemen HR dapat mengelola proses ini secara efisien dan menghindari komplikasi administratif di kemudian hari.
Kapan Perusahaan Perlu Menonaktifkan BPJS Kesehatan Karyawan?
Terdapat beberapa situasi ketika perusahaan perlu melakukan penonaktifan BPJS Kesehatan karyawan:
1. Pengunduran Diri Karyawan
Ketika karyawan mengundurkan diri dari perusahaan, status kepesertaan BPJS Kesehatan sebagai Pekerja Penerima Upah (PPU) perlu dinonaktifkan. Hal ini dilakukan agar perusahaan tidak lagi bertanggung jawab atas pembayaran iuran untuk karyawan tersebut.
Bingung tentang hak karyawan yang mengundurkan diri? Pelajari lebih lanjut tentang uang pisah bagi karyawan yang resign di artikel kami.
2. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Dalam kasus PHK, baik karena alasan efisiensi, pelanggaran, atau sebab lainnya, perusahaan wajib melaporkan perubahan status kepesertaan karyawan tersebut kepada BPJS Kesehatan.
3. Karyawan Meninggal Dunia
Jika karyawan meninggal dunia, perusahaan harus menonaktifkan status kepesertaannya sebagai PPU dan menginformasikan kepada keluarga tentang prosedur lanjutan kepesertaan BPJS Kesehatan.
4. Perpindahan Perusahaan
Ketika karyawan berpindah ke perusahaan lain, perusahaan asal perlu menonaktifkan status PPU, sementara perusahaan baru akan mendaftarkan karyawan tersebut sebagai peserta PPU di bawah tanggung jawab mereka.
5. Perubahan Status Kepesertaan
Dalam beberapa kasus, karyawan mungkin mengalami perubahan status kepesertaan, misalnya dari PPU menjadi Peserta Bukan Penerima Upah (PBPU) atau sebaliknya.
Syarat Menonaktifkan BPJS Kesehatan Perusahaan
Bila Anda ingin menonaktifkan BPJS Kesehatan perusahaan, ada beberapa dokumen yang harus disiapkan, yaitu sebagai berikut:
- Surat pengunduran diri karyawan yang akan dinonaktifkan BPJS Kesehatan
- Surat pemberhentian kerja, baik secara hukum seperti dari pengadilan atau surat keterangan dokter jika alasan diberhentikan karena sakit.
- Surat pernyataan dari pimpinan badan usaha.
- Surat pemberitahuan penonaktifan karyawan.
- Daftar nama karyawan atau pegawai yang akan dinonaktifkan BPJS Kesehatan.
- Jika karyawan adalah pegawai kontrak, maka melampirkan surat perjanjian kontrak kerja antara kedua belah pihak.
Nantinya, semua dokumen ini disatukan dalam satu file PDF.
Baca Juga: Iuran BPJS Kesehatan Terbaru Setelah Kelas 1,2, dan 3 Dihapus
Cara Menonaktifkan BPJS Kesehatan
Ada beberapa cara menonaktifkan BPJS Kesehatan perusahaan, Anda bisa pilih cara mana yang dirasa paling mudah.
1. Cara Menonaktifkan BPJS Kesehatan Karyawan Resign Secara Online
Untuk melakukan penonaktifan BPJS secara online bisa dilakukan melalui aplikasi E-Dabu, berikut ini langkahnya:
- Buka website EDABU bu https://edabu.bpjs-kesehatan.go.id/Edabu/Home/Login atau download aplikasinya di Google Play atau App Store.
- Masukan username dan password yang sudah dimiliki.
- Lalu klik mutasi peserta, pilihlah data peserta.
- Masukkan nama karyawan yang akan dinonaktifkan BPJS Kesehatannya.
- Setelah itu tambahkan alasan menonaktifkan BPJS Kesehatan karyawan.
- Masukkan dokumen persyaratan.
- Klik menu Home untuk melihat penonaktifan berhasil atau gagal. Nantinya akan muncul monitoring ticket EDABU.
2. Datang ke Kantor BPJS Kesehatan
Selain menggunakan cara online, menonaktifkan BPJS Kesehatan karyawan resign juga bisa dilakukan dengan datang langsung ke kantor BPJS. Berikut ini langkah menonaktifkan BPJS Kesehatan secara offline:
- Siapkan dokumen yang dibutuhkan.
- Datangi kantor BPJS Kesehatan sesuai domisili.
- Ambil nomor antrian dan tunggu sampai giliran dipanggil.
- Jelaskan keperluan Anda untuk menonaktifkan BPJS Kesehatan karyawan resign.
- Serahkan berkas dokumen yang diminta.
- Petugas akan memeriksa dokumen dan penonaktifan peserta BPJS Kesehatan akan diproses.
Ingin tahu lebih banyak tentang hak karyawan kontrak yang tidak diperpanjang? Baca artikel kami tentang hak karyawan kontrak yang tidak diperpanjang untuk informasi lengkap.
Dampak Keterlambatan Penonaktifan
Dampak Finansial
Keterlambatan dalam menonaktifkan BPJS Kesehatan karyawan dapat mengakibatkan beberapa konsekuensi finansial:
- Pembayaran Iuran Berlebih
Perusahaan tetap ditagih untuk iuran karyawan yang sudah tidak bekerja. - Denda Administratif
Potensi denda sebesar 2% per bulan dari total iuran yang terutang. - Biaya Administratif Tambahan
Sumber daya tambahan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah administratif.
Dampak Administratif
Dampak administratif yang mungkin timbul meliputi:
- Kesulitan Rekonsiliasi Data
Ketidaksesuaian antara data kepegawaian dan data BPJS Kesehatan. - Kesulitan bagi Karyawan
Karyawan mungkin mengalami masalah saat ingin melanjutkan kepesertaan secara mandiri. - Permasalahan Audit
Ketidaksesuaian data dapat menimbulkan pertanyaan saat audit internal atau eksternal.
Proses screening kandidat juga sama pentingnya dengan mengelola administrasi karyawan. Pelajari apa itu screening dan cara efektif melakukannya untuk memperkuat tim Anda.
Alternatif Status Kepesertaan Setelah Penonaktifan
Setelah status Pekerja Penerima Upah (PPU) dinonaktifkan, terdapat beberapa opsi bagi karyawan untuk melanjutkan kepesertaan BPJS Kesehatan:
1. Peserta Bukan Penerima Upah (PBPU)
Karyawan dapat mendaftar sebagai PBPU atau peserta mandiri dengan ketentuan:
- Iuran dibayarkan secara penuh oleh peserta
- Besaran iuran berdasarkan kelas perawatan yang dipilih
- Pembayaran dilakukan paling lambat tanggal 10 setiap bulan
2. Peserta Penerima Bantuan Iuran (PBI)
Bagi yang memenuhi kriteria sebagai keluarga tidak mampu, dapat didaftarkan sebagai PBI dengan ketentuan:
- Iuran ditanggung oleh pemerintah
- Harus memenuhi kriteria yang ditetapkan pemerintah
- Pendaftaran melalui Dinas Sosial setempat
3. Anggota Keluarga dari Peserta Lain
Karyawan dapat terdaftar sebagai anggota keluarga dari peserta lain (suami/istri/orang tua) dengan ketentuan:
- Maksimal 4 anggota keluarga per peserta utama
- Harus memiliki hubungan keluarga yang dapat dibuktikan
- Tidak dikenakan iuran tambahan
Pertanyaan Umum (FAQ)
1. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk proses penonaktifan BPJS Kesehatan?
Proses penonaktifan biasanya membutuhkan waktu 3-5 hari kerja sejak dokumen diterima oleh BPJS Kesehatan. Namun, waktu ini dapat bervariasi tergantung beban kerja kantor BPJS setempat dan kelengkapan dokumen yang diajukan.
2. Apakah perusahaan masih harus membayar iuran selama proses penonaktifan berlangsung?
Ya, perusahaan tetap bertanggung jawab untuk membayar iuran hingga status kepesertaan karyawan resmi dinonaktifkan oleh BPJS Kesehatan.
3. Bagaimana jika karyawan ingin mempertahankan kelas perawatan yang sama setelah berhenti bekerja?
Karyawan dapat mendaftar sebagai Peserta Bukan Penerima Upah (PBPU) dan memilih kelas perawatan yang sama. Namun, seluruh iuran harus dibayarkan secara mandiri oleh karyawan tersebut.
4. Apakah ada masa tenggang setelah penonaktifan?
Secara resmi, status kepesertaan akan dinonaktifkan sesuai tanggal efektif yang diajukan. Namun, dalam praktiknya, sering ada masa tenggang hingga akhir bulan berjalan dimana layanan masih dapat digunakan.
5. Bagaimana jika terjadi kesalahan dalam proses penonaktifan?
Jika terjadi kesalahan, perusahaan harus segera menghubungi kantor BPJS Kesehatan setempat atau care center BPJS Kesehatan untuk melakukan klarifikasi dan perbaikan data.
