Contoh SOP Perusahaan dan Cara Membuatnya

Agar dapat bekerja sesuai dengan arahan dan mendapatkan hasil yang diharapkan, perusahaan atau instansi perlu menyusun SOP. Pembuatan SOP biasanya diserahkan kepada tim general affair dibantu oleh para ahli di divisi terkait. Contoh SOP bisa menjadi acuan dalam membuat SOP yang baik.

Dengan contoh SOP Anda bisa mempelajari langkah-langkah apa saja yang perlu dilakukan serta apa saja yang perlu diperhatikan. Jika ini adalah kali pertama perusahaan Anda membuat SOP atau melakukan evaluasi terkait SOP, ulasan berikut bisa wajib Anda simak.

Apa Itu SOP?‍

SOP adalah kepanjangan dari Standard Operating Procedure atau Standar Operasional Prosedur. Ini merupakan serangkaian prosedur yang perlu dilakukan untuk mendapatkan hasil kerja yang diinginkan. Tujuan SOP adalah sebagai acuan dalam melaksanakan proses kerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi yang ada di perusahaan.

Dalam SOP berisi indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural yang telah disesuaikan dengan proses kerja dan unit kerja yang terlibat. Oleh karena itu, SOP juga berfungsi menjadi indikator kinerja baik bagi instansi pemerintahan maupun perusahaan swasta.

BACA JUGA: Cara Menyusun SOP Rekrutmen Karyawan dan Contohnya

Contoh SOP Perusahaan yang Baik dan Benar

Agar Anda dapat lebih mudah memahami, berikut ini beberapa contoh SOP yang umum digunakan.

1. Contoh SOP Produksi

Prosedur Kerja:

1. Melakukan pemeriksaan pada produk minimal 3 kali dalam sebulan untuk memastikan bahwa proses produksi telah dilakukan sesuai standar.
2. Menelusuri semua kejadian dalam proses produksi yang tidak sesuai dengan standar yang ditentukan agar mengetahui faktor penyebabnya.
3. Manager Departemen Quality Control secara rutin minimal 2 kali dalam sebulan harus memberikan laporan kepada Kepala Bagian Produksi untuk mendapatkan persetujuan atas penilaian kualitas produksi.
4. Menerima dan melaksanakan umpan balik yang diberikan oleh Kepala Bagian Produksi.

2. Contoh SOP Kerja

Tanggung Jawab:

1. IT Department.
2. Spv masing-masing divisi.
3. Setiap karyawan

Unit Kerja Terlibat:

1. IT Department.
2. 2. Internal Audit

Prosedur Pelaksanaan:

1. Setiap karyawan menggunakan komputer dan internet kantor  hanya untuk keperluan kerja dan bukan untuk keperluan lain di luar pekerjaan.
2. Setiap karyawan bertanggung jawab atas komputer inventaris kantor yang masing-masing gunakan.
3. Penyimpanan file di setiap komputer ditata serapi mungkin. Menggunakan nama folder yang jelas.
4. Lakukan scan antivirus secara berkala. Gunakan anti virus yang sudah tersedia
5. Apabila ada kejanggalan ataupun kerusakan selama penggunaan maka segera hubungi IT Department.
6. Jika merasa membutuhkan peningkatan kualitas perangkat, maka lakukan prosedur pengajuan dengan sepengetahuan pihak IT Department

3. Contoh SOP Perusahaan Jam Lembur

Latar Belakang:

• Diperlukannya penataan terkait jam kerja yang efisien dan efektif.
• Seluruh bagian memerlukan penataan kembali mengenai jam kerja yang melebihi 8 jam.

Tujuan: Memberikan aturan yang jelas mengenai jam kerja lembur bagi semua karyawan agar bisa berjalan secara efektif dan efisien.

Ruang Lingkup: Jam kerja lembur yang diberlakukan pada karyawan tingkat Supervisor dan di bawahnya.

Tanggung Jawab:

1. Seluruh karyawan yang melaksanakan jam kerja lembur.
2. Supervisor dari setiap divisi.
3. Manager dari setiap departemen.

Unit Kerja:

1. Bagian Personalia/HRD.
2. Bagian Keamanan/Sekuriti.
3. Bagian yang terkait dengan pelaksanaan jam kerja lembur.

Prosedur:

1. Setiap karyawan yang akan melaksanakan lembur harus mendapatkan surat perintah dari atasannya dengan mengisi formulir yang tersedia.
2. Pekerjaan lembur dilakukan dengan mempertimbangkan tingkat urgensi produksi yang bersangkutan sesuai dengan target dan kemampuan sumber daya yang ada.
3. Karyawan hanya diperbolehkan mengerjakan jenis pekerjaan sesuai dengan yang tertera pada formulir lembur atau Surat Perintah Lembur (SPL).
4. Karyawan melakukan pekerjaan lembur sesuai dengan target yang ditentukan dan setelah selesai wajib untuk membersihkan area kerja.

‍BACA JUGA: Hak dan Kewajiban Perusahaan Kepada Karyawan

Fungsi SOP

Dalam perusahaan, SOP memiliki beberapa fungsi. Pertama, dengan menggunakan SOP perusahaan memiliki rujukan pengetahuan kegiatan operasional yang selalu diperbarui.

Ini hal yang penting mengingat dalam bisnis selalu ada hal dan tren baru. Dengan adanya contoh SOP bisa membuat proses evaluasi lebih mudah untuk memastikan SOP berjalan adalah SOP yang terbaru.

Kedua, SOP juga berfungsi menjadi pelacak kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan. SOP menjadi standarisasi tertulis yang biasanya di dalamnya termasuk formulir kerja seperti berita acara, bukti pengiriman, kunjungan, dan lain sebagainya.

Bukti tertulis ini bisa memudahkan perusahaan atau satuan unit kerja melacak bila suatu hari ditemukan kesalahan pengerjaan atau lain sebagainya.

Selain itu, ada beberapa fungsi SOP yang lainnya, antara lain:

1. Panduan Kerja

SOP berfungsi sebagai panduan kerja yang memudahkan dalam hal operasional. Panduan ini berisi tahapan dalam melakukan pekerjaan. Sehingga para pegawai tahu apa yang perlu mereka kerjakan, apa saja hak dan tanggung jawab mereka, standar kerja yang harus dipenuhi, dan sampai mana batas kerja mereka.

Panduan ini akan berisi tiap tahapan dalam melakukan pekerjaan. Dengan hal ini akan membantu meningkatkan kinerja pegawai karena apa yang mereka kerjakan menjadi terarah.  Dengan demikian, ini akan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan.

2. Dasar Hukum

SOP berkaitan juga dengan hak dan kewajiban dari masing-masing pihak baik pegawai dan perusahaan. Untuk itulah SOP juga berfungsi sebagai dasar hukum. Jika ada satu pihak yang melanggar aturan, maka hukuman yang didapatkan sesuai dengan apa yang tertulis di dalam SOP. 

Dengan adanya patokan pada SOP akan memudahkan setiap kesalahan untuk dicari penyebabnya. Cukup dengan melihat pihak mana yang bekerja tidak sesuai dengan SOP.

3. Memberikan Informasi yang Berkaitan dengan Pekerjaan

Dalam aplikasinya, contoh SOP adalah segala aturan dan juga tahapan yang berkaitan dengan pekerjaan. Pedoman ini tidak hanya soal prosedur, namun juga berisi semua kemungkinan yang terjadi saat bekerja.

Termasuk kemungkinan masalah dan hambatan yang akan muncul. Nah, ketika pegawai menghadapi masalah, SOP berfungsi mengatur semua langkah-langkah saat itu terjadi.

Mengapa SOP Perusahaan Penting?

SOP punya andil besar dalam kegiatan perusahaan. Dengan SOP yang berlaku, dapat meminimalisir kesalahan yang bisa merugikan perusahaan. Ini karena setiap pegawai sudah paham apa yang mesti mereka kerjakan. Selain itu, perusahaan membutuhkan SOP agar karyawan baru dapat dengan cepat beradaptasi dengan budaya dan cara kerja perusahaan.

Sehingga pada akhirnya, perusahaan pun bisa mencapai target karena sudah memiliki standar kerja yang jelas dan terarah. Sebuah perusahaan juga bisa mencapai konsistensi dengan berpedoman pada SOP yang telah ditetapkan.

Jika tidak ada SOP,  seluruh bagian di perusahaan seperti tidak punya arahan yang baku. Ini dapat menurunkan efektivitas pekerja.

BACA JUGA: Contoh Tata Tertib Perusahaan dan Sanksi Pelanggarannya

Cara Membuat SOP Kerja

Jika perusahaan Anda belum memiliki SOP atau sedang dalam pengkajian ulang SOP, berikut ini cara membuat SOP kerja yang baik.

1. Membuat Tim Penyusun SOP

Cara membuat SOP yang pertama adalah membuat tim khusus yang ditugaskan untuk menyusun SOP. Umumnya, mereka adalah orang-orang kompeten di bidangnya masing-masing, sesuai dengan SOP yang mau dibuat.

2. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan

Untuk menciptakan proses kerja dalam bisnis yang seragam, konsisten, dan efisien, tim penyusun SOP yang sudah ditunjuk harus mempelajari proses bisnis perusahaan. Caranya bisa dengan mengamati proses bisnis dari awal hingga akhir hingga ke tangan konsumen. Dari pengamatan ini maka akan diperoleh data yang bisa digunakan untuk menyusun SOP, misalnya durasi proses kerja dan lain sebagainya.

3. Pahami Prinsip Penyusunan SOP

Karena nantinya akan berperan penting pada proses kerja, maka pembuatan SOP tidak boleh sembarangan, melainkan harus jelas dan mudah dipahami.

Setiap aturan dan tahap harus mengandung penjabaran yang rinci agar mudah dilaksanakan. Ini juga untuk menghindari timbulnya salah paham ketika mengartikan maksud dari SOP.

Selain itu, SOP juga harus dibuat selaras dengan tujuan dari perusahaan, visi misi, sumber daya, dan hal lainnya.

SOP punya prinsip terukur, karena akan digunakan sebagai bahan evaluasi. Maka dengan ukuran ini akan lebih mudah untuk mengetahui apakah peraturan masih relevan atau tidak.

4. Menyusun dan Evaluasi Alur Kerja

Jika semua data yang akan digunakan dalam SOP sudah terkumpul, maka selanjutnya adalah membuat alur kerja yang paling efisien. Pada tahap ini yang terpenting adalah gambaran detail urutan proses kerja yang diharapkan. Tidak lupa juga menuliskan posisi dan nama person in charge di tiap proses kerja.

5. Simulasi SOP

Sebelum akhirnya diberlakukan, SOP terlebih dahulu perlu disimulasikan dalam kondisi kerja yang sebenarnya. Simulasi ini untuk melihat apakah apa yang ditulis dan fakta di lapangan sesuai. Jika ditemukan perbedaan, tentu SOP perlu dievaluasi

6. Evaluasi dan Perbaikan

Setelah melalui simulasi, jika ditemukan kekurangan atau hal yang tidak sesuai, maka tim penyusun perlu melakukan evaluasi dan review ulang. Bahkan bila diperlukan dilakukan uji coba kembali hingga dokumen yang ada benar-benar sesuai dan tidak ada masalah ketika diterapkan di lapangan.

7. SOP Disetujui

Jika setelah proses evaluasi dan review ulang selesai dan tidak ditemukan lagi masalah maka SOP bisa diminta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang. Biasanya ini adalah pimpinan perusahaan, lembaga atau unit yang berhubungan langsung dengan SOP.

8. SOP Disosialisasikan

Tahap akhir, SOP perlu disosialisasikan. Yang terpenting adalah semua PIC yang tertulis dan semua divisi terkait harus tahu SOP secara detail.

9. Pemantauan dan Analisis

Setelah SOP berhasil diimplementasikan di lingkungan perusahaan. Beberapa bulan setelahnya, Anda dapat melakukan pemantauan untuk mengetahui apakah ada kendala atau tidak, melihat apakah ada kriteria yang tepat atau tidak efektif, dan sebagainya.

 

Selain contoh di atas, biasanya perusahaan juga membuat SOP dengan format gambar. Biasanya hal ini untuk hal-hal yang berbau dengan teknis sehingga lebih mudah dipahami.

Ada juga contoh SOP perusahaan yang menggunakan audio visual atau animasi. Walau format SOP berbeda-beda tapi tetap tujuannya adalah untuk memudahkan setiap sumber daya yang terlibat menyelesaikan tujuannya.

SOP yang baik juga butuh didukung dengan tim yang kompeten di bidangnya. Untuk menemukan tim terbaik dengan efisien, serahkan kepada KitaLulus. Proses pemasangan lowongan di KitaLulus cepat dan bebas drama. Kandidat terbaik akan menghubungi Anda!

‍