Contoh SOP Perusahaan dan Cara Membuatnya

SOP merupakan fondasi penting dalam membangun sistem manajemen yang efektif di perusahaan. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan langkah demi langkah yang memastikan semua proses bisnis berjalan dengan konsisten, efisien, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku di Indonesia.

Menurut Harvard Business Review yang dikutip dari Kompasiana, perusahaan dengan SOP yang baik melaporkan peningkatan efisiensi operasional hingga 30% dibandingkan perusahaan tanpa SOP yang jelas. Ini menunjukkan bahwa SOP bukan hanya dokumen administratif, tetapi alat strategis yang mempengaruhi performa bisnis secara langsung.

Artikel ini akan mengulas secara komprehensif tentang berbagai aspek SOP perusahaan, mulai dari pengertian, manfaat, komponen penting, langkah-langkah pembuatan, hingga contoh SOP yang relevan dengan konteks bisnis di Indonesia.

Apa Itu SOP?‍

SOP adalah kepanjangan dari Standard Operating Procedure atau Standar Operasional Prosedur. Ini merupakan dokumen tertulis yang memuat serangkaian instruksi terperinci tentang aktivitas rutin atau berulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi.

SOP berfungsi sebagai panduan baku dalam menjalankan suatu proses kerja tertentu dengan tujuan memastikan konsistensi, efisiensi, dan kualitas hasil.

BACA JUGA: Cara Menyusun SOP Rekrutmen Karyawan dan Contohnya

Contoh SOP Perusahaan yang Baik dan Benar

Agar Anda dapat lebih mudah memahami, berikut ini beberapa contoh SOP yang umum digunakan.

1. Contoh SOP Produksi

Prosedur Kerja:

1. Melakukan pemeriksaan pada produk minimal 3 kali dalam sebulan untuk memastikan bahwa proses produksi telah dilakukan sesuai standar.
2. Menelusuri semua kejadian dalam proses produksi yang tidak sesuai dengan standar yang ditentukan agar mengetahui faktor penyebabnya.
3. Manager Departemen Quality Control secara rutin minimal 2 kali dalam sebulan harus memberikan laporan kepada Kepala Bagian Produksi untuk mendapatkan persetujuan atas penilaian kualitas produksi.
4. Menerima dan melaksanakan umpan balik yang diberikan oleh Kepala Bagian Produksi.

2. Contoh SOP Kerja

Tanggung Jawab:

1. IT Department.
2. Spv masing-masing divisi.
3. Setiap karyawan

Unit Kerja Terlibat:

1. IT Department.
2. 2. Internal Audit

Prosedur Pelaksanaan:

1. Setiap karyawan menggunakan komputer dan internet kantor  hanya untuk keperluan kerja dan bukan untuk keperluan lain di luar pekerjaan.
2. Setiap karyawan bertanggung jawab atas komputer inventaris kantor yang masing-masing gunakan.
3. Penyimpanan file di setiap komputer ditata serapi mungkin. Menggunakan nama folder yang jelas.
4. Lakukan scan antivirus secara berkala. Gunakan anti virus yang sudah tersedia
5. Apabila ada kejanggalan ataupun kerusakan selama penggunaan maka segera hubungi IT Department.
6. Jika merasa membutuhkan peningkatan kualitas perangkat, maka lakukan prosedur pengajuan dengan sepengetahuan pihak IT Department

3. Contoh SOP Perusahaan Jam Lembur

Latar Belakang:

• Diperlukannya penataan terkait jam kerja yang efisien dan efektif.
• Seluruh bagian memerlukan penataan kembali mengenai jam kerja yang melebihi 8 jam.

Tujuan: Memberikan aturan yang jelas mengenai jam kerja lembur bagi semua karyawan agar bisa berjalan secara efektif dan efisien.

Ruang Lingkup: Jam kerja lembur yang diberlakukan pada karyawan tingkat Supervisor dan di bawahnya.

Tanggung Jawab:

1. Seluruh karyawan yang melaksanakan jam kerja lembur.
2. Supervisor dari setiap divisi.
3. Manager dari setiap departemen.

Unit Kerja:

1. Bagian Personalia/HRD.
2. Bagian Keamanan/Sekuriti.
3. Bagian yang terkait dengan pelaksanaan jam kerja lembur.

Prosedur:

1. Setiap karyawan yang akan melaksanakan lembur harus mendapatkan surat perintah dari atasannya dengan mengisi formulir yang tersedia.
2. Pekerjaan lembur dilakukan dengan mempertimbangkan tingkat urgensi produksi yang bersangkutan sesuai dengan target dan kemampuan sumber daya yang ada.
3. Karyawan hanya diperbolehkan mengerjakan jenis pekerjaan sesuai dengan yang tertera pada formulir lembur atau Surat Perintah Lembur (SPL).
4. Karyawan melakukan pekerjaan lembur sesuai dengan target yang ditentukan dan setelah selesai wajib untuk membersihkan area kerja.

‍BACA JUGA: Hak dan Kewajiban Perusahaan Kepada Karyawan

Fungsi SOP

Dalam perusahaan, SOP memiliki beberapa fungsi. Pertama, dengan menggunakan SOP perusahaan memiliki rujukan pengetahuan kegiatan operasional yang selalu diperbarui.

Ini hal yang penting mengingat dalam bisnis selalu ada hal dan tren baru. Dengan adanya contoh SOP bisa membuat proses evaluasi lebih mudah untuk memastikan SOP berjalan adalah SOP yang terbaru.

Kedua, SOP juga berfungsi menjadi pelacak kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan. SOP menjadi standarisasi tertulis yang biasanya di dalamnya termasuk formulir kerja seperti berita acara, bukti pengiriman, kunjungan, dan lain sebagainya.

Bukti tertulis ini bisa memudahkan perusahaan atau satuan unit kerja melacak bila suatu hari ditemukan kesalahan pengerjaan atau lain sebagainya.

Selain itu, ada beberapa fungsi SOP yang lainnya, antara lain:

1. Panduan Kerja

SOP berfungsi sebagai panduan kerja yang memudahkan dalam hal operasional. Panduan ini berisi tahapan dalam melakukan pekerjaan. Sehingga para pegawai tahu apa yang perlu mereka kerjakan, apa saja hak dan tanggung jawab mereka, standar kerja yang harus dipenuhi, dan sampai mana batas kerja mereka.

Panduan ini akan berisi tiap tahapan dalam melakukan pekerjaan. Dengan hal ini akan membantu meningkatkan kinerja pegawai karena apa yang mereka kerjakan menjadi terarah.  Dengan demikian, ini akan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan.

2. Dasar Hukum

SOP berkaitan juga dengan hak dan kewajiban dari masing-masing pihak baik pegawai dan perusahaan. Untuk itulah SOP juga berfungsi sebagai dasar hukum. Jika ada satu pihak yang melanggar aturan, maka hukuman yang didapatkan sesuai dengan apa yang tertulis di dalam SOP. 

Dengan adanya patokan pada SOP akan memudahkan setiap kesalahan untuk dicari penyebabnya. Cukup dengan melihat pihak mana yang bekerja tidak sesuai dengan SOP.

3. Memberikan Informasi yang Berkaitan dengan Pekerjaan

Dalam aplikasinya, contoh SOP adalah segala aturan dan juga tahapan yang berkaitan dengan pekerjaan. Pedoman ini tidak hanya soal prosedur, namun juga berisi semua kemungkinan yang terjadi saat bekerja.

Termasuk kemungkinan masalah dan hambatan yang akan muncul. Nah, ketika pegawai menghadapi masalah, SOP berfungsi mengatur semua langkah-langkah saat itu terjadi.

Manfaat SOP untuk Perusahaan di Indonesia

Penerapan SOP yang baik memberikan berbagai keuntungan strategis bagi perusahaan di Indonesia, termasuk:

1. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Dengan adanya SOP, karyawan memiliki panduan jelas tentang cara melakukan pekerjaan, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas menjadi lebih singkat.

2. Penurunan Risiko Operasional

SOP membantu mengidentifikasi potensi risiko dalam proses bisnis dan menetapkan langkah-langkah mitigasi yang tepat. Hal ini sangat penting terutama dalam industri dengan tingkat risiko tinggi seperti manufaktur dan konstruksi yang banyak beroperasi di Indonesia.

3. Kepatuhan Terhadap Regulasi

Indonesia memiliki berbagai regulasi ketenagakerjaan dan industri yang kompleks. SOP membantu perusahaan memastikan bahwa setiap proses operasional mematuhi ketentuan hukum yang berlaku, seperti UU Ketenagakerjaan, regulasi K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja), dan berbagai peraturan sektoral.

4. Konsistensi Kualitas Produk dan Layanan

Konsumen mengharapkan kualitas yang konsisten. Dengan SOP yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap produk atau layanan yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang sama, terlepas dari siapa yang melaksanakan prosesnya.

5. Menjadi Dasar untuk Perbaikan Berkelanjutan

SOP bukan dokumen statis. Dengan memiliki prosedur yang terdokumentasi dengan baik, perusahaan dapat secara berkala mengevaluasi dan meningkatkan proses-proses yang ada untuk mencapai efisiensi yang lebih tinggi.

BACA JUGA: Contoh Tata Tertib Perusahaan dan Sanksi Pelanggarannya

Komponen Penting dalam SOP Perusahaan

SOP yang efektif harus memiliki beberapa komponen kunci berikut:

1. Judul dan Identifikasi SOP

Setiap SOP harus memiliki judul yang jelas serta nomor identifikasi unik untuk memudahkan referensi. Sistem penomoran yang konsisten sangat penting, terutama untuk perusahaan dengan banyak departemen.

2. Tujuan dan Ruang Lingkup

Bagian ini menjelaskan mengapa SOP dibuat dan batasan-batasan penerapannya. Misalnya, SOP Rekrutmen Karyawan harus menjelaskan bahwa prosedur tersebut mencakup proses dari pengajuan kebutuhan karyawan hingga penandatanganan kontrak kerja.

3. Tanggung Jawab dan Wewenang

Mendefinisikan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan setiap langkah dalam SOP, serta siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan tertentu. Ini penting untuk menghindari kebingungan dan tumpang tindih tanggung jawab.

4. Definisi Istilah

Jika SOP mengandung terminologi teknis atau singkatan, berikan penjelasan agar semua pengguna SOP memiliki pemahaman yang sama.

5. Prosedur Detail

Ini adalah bagian utama SOP yang menguraikan langkah-langkah yang harus diikuti secara berurutan. Gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan tidak ambigu. Idealnya, langkah-langkah disusun dalam format bernomor untuk memudahkan pemahaman.

6. Formulir dan Dokumen Terkait

Mencantumkan semua formulir, template, checklist, atau dokumen referensi yang dibutuhkan untuk menjalankan prosedur.

7. Kontrol Revisi

Sistem untuk mencatat setiap perubahan yang dibuat pada SOP, termasuk tanggal revisi, versi, dan siapa yang melakukan/menyetujui perubahan tersebut.

Cara Membuat SOP Kerja

Jika perusahaan Anda belum memiliki SOP atau sedang dalam pengkajian ulang SOP, berikut ini cara membuat SOP kerja yang baik.

1. Membuat Tim Penyusun SOP

Cara membuat SOP yang pertama adalah membuat tim khusus yang ditugaskan untuk menyusun SOP. Umumnya, mereka adalah orang-orang kompeten di bidangnya masing-masing, sesuai dengan SOP yang mau dibuat.

2. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan

Untuk menciptakan proses kerja dalam bisnis yang seragam, konsisten, dan efisien, tim penyusun SOP yang sudah ditunjuk harus mempelajari proses bisnis perusahaan. Caranya bisa dengan mengamati proses bisnis dari awal hingga akhir hingga ke tangan konsumen. Dari pengamatan ini maka akan diperoleh data yang bisa digunakan untuk menyusun SOP, misalnya durasi proses kerja dan lain sebagainya.

3. Pahami Prinsip Penyusunan SOP

Karena nantinya akan berperan penting pada proses kerja, maka pembuatan SOP tidak boleh sembarangan, melainkan harus jelas dan mudah dipahami.

Setiap aturan dan tahap harus mengandung penjabaran yang rinci agar mudah dilaksanakan. Ini juga untuk menghindari timbulnya salah paham ketika mengartikan maksud dari SOP.

Selain itu, SOP juga harus dibuat selaras dengan tujuan dari perusahaan, visi misi, sumber daya, dan hal lainnya.

SOP punya prinsip terukur, karena akan digunakan sebagai bahan evaluasi. Maka dengan ukuran ini akan lebih mudah untuk mengetahui apakah peraturan masih relevan atau tidak.

4. Menyusun dan Evaluasi Alur Kerja

Jika semua data yang akan digunakan dalam SOP sudah terkumpul, maka selanjutnya adalah membuat alur kerja yang paling efisien. Pada tahap ini yang terpenting adalah gambaran detail urutan proses kerja yang diharapkan. Tidak lupa juga menuliskan posisi dan nama person in charge di tiap proses kerja.

5. Simulasi SOP

Sebelum akhirnya diberlakukan, SOP terlebih dahulu perlu disimulasikan dalam kondisi kerja yang sebenarnya. Simulasi ini untuk melihat apakah apa yang ditulis dan fakta di lapangan sesuai. Jika ditemukan perbedaan, tentu SOP perlu dievaluasi

6. Evaluasi dan Perbaikan

Setelah melalui simulasi, jika ditemukan kekurangan atau hal yang tidak sesuai, maka tim penyusun perlu melakukan evaluasi dan review ulang. Bahkan bila diperlukan dilakukan uji coba kembali hingga dokumen yang ada benar-benar sesuai dan tidak ada masalah ketika diterapkan di lapangan.

7. SOP Disetujui

Jika setelah proses evaluasi dan review ulang selesai dan tidak ditemukan lagi masalah maka SOP bisa diminta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang. Biasanya ini adalah pimpinan perusahaan, lembaga atau unit yang berhubungan langsung dengan SOP.

8. SOP Disosialisasikan

Tahap akhir, SOP perlu disosialisasikan. Yang terpenting adalah semua PIC yang tertulis dan semua divisi terkait harus tahu SOP secara detail.

9. Pemantauan dan Analisis

Setelah SOP berhasil diimplementasikan di lingkungan perusahaan. Beberapa bulan setelahnya, Anda dapat melakukan pemantauan untuk mengetahui apakah ada kendala atau tidak, melihat apakah ada kriteria yang tepat atau tidak efektif, dan sebagainya.

 

Kesimpulan: Membangun Budaya Berbasis SOP yang Berkelanjutan

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan aset strategis yang memungkinkan perusahaan di Indonesia untuk beroperasi secara efisien, konsisten, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Namun, SOP yang efektif tidak hanya berhenti pada dokumen yang baik, tetapi juga membutuhkan implementasi yang konsisten dan evaluasi berkelanjutan.

Beberapa poin kunci yang perlu diingat dalam membangun budaya berbasis SOP yang berkelanjutan:

1. Komitmen Manajemen – Dukungan dari jajaran eksekutif sangat penting untuk kesuksesan implementasi SOP. Tanpa komitmen dari atas, SOP hanya akan menjadi dokumen yang diabaikan.
2. Keterlibatan Karyawan – Libatkan karyawan dari berbagai level dalam pengembangan SOP untuk memastikan prosedur yang realistis dan mendapatkan buy-in dari pelaksana.
3. Keseimbangan Standardisasi dan Fleksibilitas – SOP yang baik memberikan standar yang jelas namun tetap memberi ruang untuk adaptasi terhadap situasi yang tidak terduga.
4. Peningkatan Berkelanjutan – Terapkan siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act) dalam pengembangan dan evaluasi SOP untuk perbaikan berkelanjutan.
5. Integrasi dengan Budaya Perusahaan – SOP harus sejalan dengan nilai-nilai dan budaya organisasi untuk mendapatkan penerimaan yang lebih baik.

Bagi perusahaan di Indonesia yang beroperasi dalam lingkungan bisnis yang dinamis dan regulasi yang terus berubah, SOP yang terpelihara dengan baik bukan hanya alat keunggulan operasional tetapi juga keunggulan kompetitif yang signifikan. Dengan pendekatan yang tepat dalam pengembangan dan implementasi SOP, perusahaan dapat mewujudkan visi keunggulan operasional yang berkesinambungan.

‍