Pengelolaan potongan gaji karyawan merupakan salah satu aspek penting dalam administrasi penggajian yang harus diperhatikan oleh setiap departemen HR. Deduction atau potongan gaji adalah komponen yang mengurangi gaji kotor (gross salary) karyawan untuk menghasilkan gaji bersih (take-home pay).
Artikel ini akan membahas secara komprehensif tentang apa itu deduction, jenis-jenis potongan gaji yang berlaku di Indonesia, landasan hukumnya, cara penghitungan yang benar, serta praktik terbaik dalam mengelola sistem potongan gaji. Sebagai profesional HR, pemahaman mendalam tentang topik ini akan membantu Anda memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan mengoptimalkan proses penggajian di perusahaan Anda.
Apa Itu Deduction?
Deduction adalah pengurangan atau potongan yang dilakukan terhadap gaji kotor karyawan sebelum dibayarkan. Potongan ini menghasilkan jumlah akhir yang disebut gaji bersih atau take-home pay yang benar-benar diterima oleh karyawan.
Formula dasar untuk menghitung gaji bersih adalah:
Gaji Bersih (Take-Home Pay) = Gaji Kotor (Gross Salary) – Total Deduction
Fungsi utama deduction dalam sistem penggajian antara lain:
- Kepatuhan Hukum: Memastikan pemotongan kewajiban seperti pajak penghasilan dan iuran jaminan sosial sesuai regulasi
- Administrasi Benefit: Memfasilitasi pemotongan untuk program benefit seperti asuransi kesehatan atau dana pensiun
- Pengelolaan Kewajiban Karyawan: Membantu pengelolaan kewajiban karyawan seperti cicilan pinjaman atau iuran koperasi
- Transparansi Finansial: Memberikan dokumentasi yang jelas tentang komponen yang mempengaruhi penghasilan akhir karyawan
Perbedaan Deduction dan Adjustment
Sering kali HR salah mengartikan antara deduction dan adjustment. Padahal keduanya adalah istilah yang berbeda.
Jika payroll deduction adalah berbagai potongan yang dikenakan pada gaji untuk membayar iuran wajib dan sukarela, adjustment adalah penyesuaian gaji karyawan yang dilakukan karena kenaikan gaji, pemberian bonus, insentif, koreksi gaji, dan sebagainya.
Dari pengertian itu kita bisa lihat perbedaan deduction dan adjustment dari sifatnya, dimana adjustment sifatnya tidak selalu memotong justru sering kali menambah atau menaikkan nominal gaji karyawan.
Jenis-jenis Deduction
Di Indonesia, potongan gaji dapat dikategorikan menjadi dua jenis utama: potongan wajib (mandatory deductions) dan potongan sukarela (voluntary deductions).
Potongan Wajib (Mandatory Deductions)
Potongan wajib adalah pengurangan gaji yang diwajibkan oleh undang-undang dan peraturan pemerintah. Berikut adalah potongan wajib yang berlaku di Indonesia:
1. Pajak Penghasilan (PPh 21)
PPh 21 adalah pajak yang dikenakan atas penghasilan karyawan. Sebagai pemberi kerja, perusahaan wajib memotong, menyetor, dan melaporkan PPh 21 karyawan.
Besaran PPh 21 ditentukan dengan menggunakan tarif progresif berdasarkan Penghasilan Kena Pajak (PKP):
- 5% untuk PKP sampai dengan Rp 50 juta
- 15% untuk PKP di atas Rp 50 juta sampai dengan Rp 250 juta
- 25% untuk PKP di atas Rp 250 juta sampai dengan Rp 500 juta
- 30% untuk PKP di atas Rp 500 juta sampai dengan Rp 5 miliar
- 35% untuk PKP di atas Rp 5 miliar
Perhitungan PKP mempertimbangkan Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) yang besarannya ditentukan berdasarkan status karyawan (lajang, menikah, dengan tanggungan).
Baca Juga: Cara Menghitung Pajak Penghasilan (PPh) dan Simulasinya
2. Iuran BPJS Ketenagakerjaan
BPJS Ketenagakerjaan mencakup beberapa program dengan iuran yang berbeda:
- Jaminan Hari Tua (JHT): 5,7% dari upah (3,7% dibayar pemberi kerja, 2% dibayar karyawan)
- Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK): 0,24% – 1,74% dari upah (dibayar sepenuhnya oleh pemberi kerja)
- Jaminan Kematian (JKM): 0,3% dari upah (dibayar sepenuhnya oleh pemberi kerja)
- Jaminan Pensiun (JP): 3% dari upah (2% dibayar pemberi kerja, 1% dibayar karyawan)
Total potongan BPJS Ketenagakerjaan yang menjadi beban karyawan adalah 3% dari upah (2% untuk JHT dan 1% untuk JP).
3. Iuran BPJS Kesehatan
Iuran BPJS Kesehatan untuk karyawan swasta dibayar bersama oleh pemberi kerja (4%) dan karyawan (1%), dengan total iuran 5% dari upah.
Baca Juga: Cara Daftar BPJS Kesehatan Perusahaan dan Perhitungannya
Potongan Sukarela (Voluntary Deductions)
Selain potongan wajib, terdapat juga potongan sukarela yang didasarkan pada kesepakatan antara karyawan dan perusahaan:
1. Iuran Koperasi Karyawan
Banyak perusahaan di Indonesia memiliki koperasi karyawan yang mengelola berbagai program kesejahteraan. Iuran koperasi biasanya dipotong langsung dari gaji dengan persetujuan karyawan.
2. Cicilan Pinjaman
Pinjaman yang diberikan oleh perusahaan, koperasi karyawan, atau melalui kerja sama dengan lembaga keuangan sering kali dibayar melalui pemotongan gaji bulanan.
3. Premi Asuransi Tambahan
Program asuransi tambahan seperti asuransi jiwa, asuransi kesehatan tambahan, atau asuransi pendidikan yang preminya dipotong dari gaji dengan persetujuan karyawan.
4. Iuran Dana Pensiun
Program dana pensiun tambahan selain program wajib dari BPJS Ketenagakerjaan.
5. Sumbangan atau Donasi
Potongan sukarela untuk program CSR perusahaan, kegiatan amal, atau sumbangan keagamaan.
Landasan Hukum Deduction di Indonesia
Penerapan potongan gaji di Indonesia diatur dalam beberapa regulasi utama yang perlu dipahami oleh setiap profesional HR untuk memastikan kepatuhan.
Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003
Undang-undang ini menyediakan kerangka dasar untuk praktik ketenagakerjaan di Indonesia, termasuk aspek pengupahan dan potongan gaji. Beberapa pasal penting terkait deduction antara lain:
- Pasal 92-93: Mengatur tentang perlindungan upah
- Pasal 94: Mengatur komponen upah yang dapat diperhitungkan untuk pembayaran pesangon
- Pasal 95-101: Mengatur tentang perlindungan upah dan pembayarannya
Peraturan Pemerintah No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
Sebagai turunan dari UU Cipta Kerja, PP ini mengatur lebih detail tentang struktur dan skala upah, termasuk komponen upah dan potongan yang diperbolehkan.
Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 6 Tahun 2016
Peraturan ini mengatur tentang Tunjangan Hari Raya (THR) yang merupakan hak pekerja. Dalam konteks deduction, penting untuk memahami bahwa THR tidak boleh menjadi objek potongan kecuali untuk alasan yang sangat spesifik.
Undang-Undang Pajak Penghasilan dan Peraturan Turunannya
Mengatur tentang mekanisme pemotongan, penyetoran, dan pelaporan PPh 21 oleh pemberi kerja.
Undang-Undang BPJS dan Peraturan Turunannya
Mengatur tentang kewajiban pemberi kerja dan pekerja dalam hal iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.
Batasan Potongan Gaji Menurut Hukum Indonesia
Berdasarkan regulasi yang berlaku, terdapat batasan tentang potongan gaji yang dapat dilakukan oleh pemberi kerja:
- Potongan untuk Ganti Rugi
- Maksimal 50% dari upah per bulan
- Harus ada bukti kerugian dan perjanjian tertulis
- Potongan untuk Iuran Serikat Pekerja
- Memerlukan persetujuan tertulis dari pekerja
- Besaran sesuai dengan kesepakatan
- Potongan untuk Pihak Ketiga
- Harus ada persetujuan tertulis dari karyawan
- Tidak boleh melebihi batas yang ditentukan dalam perjanjian kerja
Baca Juga: Apa Saja Komponen Gaji & Upah Karyawan? Ini Daftar & Sistem Hitungnya
Cara Menghitung Deduction dengan Benar
Penghitungan potongan gaji yang akurat sangat penting untuk memenuhi kepatuhan regulasi dan memberikan transparansi kepada karyawan. Berikut adalah langkah-langkah penghitungan untuk berbagai jenis potongan:
Menghitung PPh 21
Berikut adalah langkah-langkah untuk menghitung PPh 21 dengan metode gross (karyawan menanggung pajak sendiri):
Langkah 1: Menentukan Penghasilan Bruto
Penghasilan bruto meliputi gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap.
Contoh:
- Gaji pokok: Rp 10.000.000
- Tunjangan makan: Rp 1.000.000
- Tunjangan transport: Rp 1.000.000
- Total penghasilan bruto: Rp 12.000.000 per bulan
Langkah 2: Menghitung Penghasilan Neto Bulanan
Penghasilan neto bulanan dihitung dengan mengurangkan biaya jabatan dan iuran wajib dari penghasilan bruto.
Contoh:
- Penghasilan bruto: Rp 12.000.000
- Biaya jabatan (5% dari penghasilan bruto, maks. Rp 500.000): Rp 500.000
- Iuran JHT (2%): Rp 240.000
- Iuran JP (1%): Rp 120.000
- Iuran BPJS Kesehatan (1%): Rp 120.000
- Total pengurangan: Rp 980.000
- Penghasilan neto bulanan: Rp 11.020.000
Langkah 3: Menghitung Penghasilan Neto Setahun
Penghasilan neto setahun dihitung dengan mengalikan penghasilan neto bulanan dengan 12.
Contoh: Penghasilan neto setahun: Rp 11.020.000 × 12 = Rp 132.240.000
Langkah 4: Menghitung Penghasilan Kena Pajak (PKP)
PKP dihitung dengan mengurangkan PTKP dari penghasilan neto setahun.
Contoh: Jika karyawan berstatus K/1 (menikah dengan 1 anak), maka PTKP-nya adalah: Rp 54.000.000 + Rp 4.500.000 + Rp 4.500.000 = Rp 63.000.000
PKP = Rp 132.240.000 – Rp 63.000.000 = Rp 69.240.000
Langkah 5: Menghitung PPh 21 Terutang Setahun
PPh 21 dihitung dengan mengaplikasikan tarif progresif terhadap PKP.
Contoh:
- 5% × Rp 50.000.000 = Rp 2.500.000
- 15% × (Rp 69.240.000 – Rp 50.000.000) = Rp 2.886.000
- Total PPh 21 setahun = Rp 5.386.000
Langkah 6: Menghitung PPh 21 per Bulan
PPh 21 per bulan dihitung dengan membagi PPh 21 setahun dengan 12.
Contoh: PPh 21 per bulan = Rp 5.386.000 ÷ 12 = Rp 448.833
Menghitung Iuran BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan
Penghitungan iuran BPJS relatif lebih sederhana karena menggunakan persentase tetap dari upah:
BPJS Ketenagakerjaan:
- JHT (beban karyawan): 2% × upah
- JP (beban karyawan): 1% × upah (maksimal dari upah sebesar Rp 8.939.700)
BPJS Kesehatan:
- Beban karyawan: 1% × upah (maksimal dari upah sebesar Rp 12.000.000)
Contoh: Untuk karyawan dengan upah Rp 12.000.000:
- Iuran JHT: 2% × Rp 12.000.000 = Rp 240.000
- Iuran JP: 1% × Rp 8.939.700 = Rp 89.397 (karena ada batas maksimal)
- Iuran BPJS Kesehatan: 1% × Rp 12.000.000 = Rp 120.000
- Total potongan BPJS: Rp 449.397
Menghitung Potongan Sukarela
Potongan sukarela dihitung berdasarkan kesepakatan antara karyawan dan perusahaan:
Contoh:
- Iuran koperasi: Rp 100.000
- Cicilan pinjaman: Rp 500.000
- Asuransi tambahan: Rp 150.000
- Total potongan sukarela: Rp 750.000
Total Deduction dan Gaji Bersih
Total deduction adalah jumlah seluruh potongan wajib dan sukarela, dan gaji bersih adalah penghasilan bruto dikurangi total deduction.
Contoh:
- Penghasilan bruto: Rp 12.000.000
- Potongan PPh 21: Rp 448.833
- Potongan BPJS: Rp 449.397
- Potongan sukarela: Rp 750.000
- Total deduction: Rp 1.648.230
Gaji bersih: Rp 12.000.000 – Rp 1.648.230 = Rp 10.351.770
Praktik Terbaik dalam Mengelola Deduction
Mengelola potongan gaji dengan efektif dan sesuai regulasi memerlukan pendekatan sistematis. Berikut adalah praktik terbaik yang bisa diterapkan oleh departemen HR:
1. Membangun Sistem Administrasi Potongan yang Transparan
Transparansi adalah kunci dalam pengelolaan potongan gaji. Pastikan sistem administrasi potongan memenuhi kriteria berikut:
- Dokumentasi yang jelas untuk setiap jenis potongan
- Persetujuan tertulis dari karyawan untuk potongan sukarela
- Slip gaji yang informatif dengan rincian semua potongan
- Akses karyawan untuk melihat riwayat potongan mereka
2. Memastikan Kepatuhan Terhadap Regulasi
Kepatuhan terhadap regulasi adalah aspek non-negotiable dalam pengelolaan potongan gaji:
- Update pengetahuan tentang perubahan regulasi perpajakan dan jaminan sosial
- Audit berkala terhadap sistem penghitungan potongan
- Konsultasi dengan ahli pajak atau konsultan ketenagakerjaan jika diperlukan
- Dokumentasikan dasar hukum untuk setiap jenis potongan
3. Mengintegrasikan Sistem Potongan dengan HRIS
Integrasi sistem potongan dengan Human Resource Information System (HRIS) dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi:
- Otomatisasi penghitungan potongan berdasarkan data karyawan terkini
- Pembaruan otomatis saat terjadi perubahan regulasi
- Pelaporan terpadu untuk keperluan audit dan analisis
- Integrasi dengan sistem payroll untuk penggajian yang mulus
4. Edukasi Karyawan tentang Deduction
Karyawan yang memahami potongan gaji mereka cenderung lebih puas dan lebih sedikit mengajukan pertanyaan atau keluhan:
- Sediakan panduan komprehensif tentang potongan gaji untuk karyawan baru
- Lakukan sosialisasi berkala tentang perubahan regulasi yang mempengaruhi potongan
- Berikan penjelasan personal jika karyawan memiliki pertanyaan
- Adakan sesi edukasi tentang perencanaan keuangan dan perpajakan
5. Mengoptimalkan Struktur Penggajian
Struktur penggajian yang dirancang dengan baik dapat mengoptimalkan aspek perpajakan dan benefit bagi perusahaan dan karyawan:
- Evaluasi struktur penggajian secara berkala
- Pertimbangkan penerapan sistem tunjangan yang fleksibel
- Analisis dampak perpajakan dari berbagai skenario struktur gaji
- Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan preferensi karyawan
Tantangan dan Solusi dalam Pengelolaan Deduction
Mengelola potongan gaji bukanlah tugas tanpa tantangan. Berikut beberapa tantangan umum dan solusinya:
1. Perubahan Regulasi yang Dinamis
Tantangan: Regulasi perpajakan dan jaminan sosial di Indonesia sering mengalami perubahan, yang memerlukan penyesuaian pada sistem penghitungan potongan.
Solusi:
- Berlangganan newsletter dari Ditjen Pajak dan BPJS
- Ikuti seminar dan workshop update regulasi
- Bangun hubungan dengan konsultan pajak dan ketenagakerjaan
- Implementasikan sistem yang fleksibel dan mudah disesuaikan
2. Kesalahan Penghitungan dan Administrasi
Tantangan: Kesalahan penghitungan atau administrasi potongan dapat menyebabkan masalah kepatuhan dan ketidakpuasan karyawan.
Solusi:
- Implementasikan sistem otomatisasi dengan validasi data
- Lakukan verifikasi ganda untuk penghitungan potongan
- Audit berkala terhadap proses administrasi potongan
- Latih tim HR dan payroll secara reguler
3. Kepatuhan Multi-Jurisdiksi
Tantangan: Perusahaan dengan operasi di berbagai daerah di Indonesia perlu memperhatikan perbedaan regulasi lokal, seperti UMP/UMK yang berbeda-beda.
Solusi:
- Pemetaan komprehensif regulasi di setiap lokasi operasi
- Sistem penggajian yang dapat mengakomodasi perbedaan regional
- Tim HR lokal yang memahami regulasi setempat
- Standardisasi proses dengan fleksibilitas untuk adaptasi lokal
4. Pertanyaan dan Keberatan Karyawan
Tantangan: Ketidakpahaman karyawan tentang potongan sering menimbulkan pertanyaan atau keberatan yang memerlukan penanganan.
Solusi:
- Buat FAQ tentang potongan gaji
- Sediakan helpdesk HR untuk menjawab pertanyaan
- Buat prosedur standar untuk penanganan keberatan
- Tingkatkan transparansi dalam slip gaji
Studi Kasus: Implementasi Sistem Potongan Gaji yang Efektif
Berikut beberapa studi kasus fiksi namun realistis yang menggambarkan implementasi sistem potongan gaji yang efektif di berbagai konteks:
Studi Kasus 1: Optimalisasi PPh 21 di Perusahaan Manufaktur
PT Industri Maju, sebuah perusahaan manufaktur dengan 500 karyawan di Jawa Timur, menghadapi tantangan dalam pengelolaan PPh 21 dengan berbagai tingkat gaji dan status karyawan.
Implementasi:
- Mengembangkan database terintegrasi untuk status PTKP karyawan dengan pembaruan otomatis
- Menerapkan sistem gross up untuk sebagian karyawan kunci sebagai benefit tambahan
- Mengintegrasikan perhitungan PPh 21 dengan HRIS dan sistem payroll
- Mengimplementasikan verifikasi otomatis untuk mengurangi kesalahan manusia
Hasil:
- Pengurangan waktu proses penghitungan PPh 21 sebesar 70%
- Peningkatan akurasi penghitungan hingga 99.8%
- Penurunan pertanyaan dan keluhan karyawan terkait potongan pajak
- Kepatuhan penuh pada audit pajak tahunan
Studi Kasus 2: Restrukturisasi Sistem Penggajian untuk Optimalisasi Deduction
PT Konsultan Profesional, perusahaan jasa dengan 150 karyawan di Jakarta, melakukan restrukturisasi sistem penggajian untuk mengoptimalkan aspek perpajakan dan benefit.
Implementasi:
- Menganalisis struktur gaji saat ini dan dampak perpajakannya
- Merancang ulang komponen gaji dengan memaksimalkan tunjangan yang memiliki fasilitas pajak
- Mengimplementasikan program benefit yang fleksibel sesuai kebutuhan karyawan
- Menyediakan konsultasi pajak personal untuk karyawan level manajerial ke atas
Hasil:
- Penghematan pajak total hingga 15% untuk perusahaan dan karyawan
- Peningkatan kepuasan karyawan terhadap paket kompensasi
- Penurunan turnover karyawan sebesar 30%
- Keunggulan kompetitif dalam merekrut talenta baru
Tren dan Perkembangan Terkini dalam Pengelolaan Deduction
Pengelolaan potongan gaji terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi dan perubahan regulasi. Berikut beberapa tren yang perlu diperhatikan:
1. Digitalisasi dan Otomatisasi
Tren ini mencakup:
- Implementasi sistem payroll berbasis cloud
- Otomatisasi penghitungan dan penyesuaian potongan
- Integrasi dengan sistem perbankan dan fintech
- Dashboard digital untuk monitoring kepatuhan
2. Personalisasi Benefit dan Potongan
Perusahaan semakin beralih ke model benefit yang lebih personal, memungkinkan karyawan untuk memilih paket benefit yang sesuai dengan kebutuhan mereka:
- Program cafeteria benefit yang memungkinkan karyawan memilih benefit
- Fleksibilitas dalam alokasi tunjangan
- Opsi potongan gaji untuk program investasi atau asuransi yang dipilih karyawan
- Sistem point-based reward yang dapat ditukarkan dengan berbagai benefit
3. Integrasi dengan Fintech dan Perbankan
Kolaborasi antara sistem penggajian, fintech, dan perbankan membuka peluang baru dalam pengelolaan potongan gaji:
- Opsi early wage access yang memungkinkan karyawan mengakses sebagian gaji sebelum tanggal pembayaran
- Integrasi langsung dengan platform investasi dan asuransi
- Sistem pembayaran cicilan pinjaman yang terintegrasi
- Manajemen keuangan personal berbasis data payroll
4. Peningkatan Fokus pada Kepatuhan dan Transparansi
Tekanan regulasi dan ekspektasi karyawan mendorong peningkatan fokus pada kepatuhan dan transparansi dalam pengelolaan potongan gaji:
- Portal karyawan untuk akses informasi potongan real-time
- Laporan kepatuhan otomatis untuk manajemen
- Dokumentasi digital untuk audit dan pemeriksaan
- Komunikasi proaktif tentang perubahan kebijakan potongan
Kesimpulan: Memaksimalkan Nilai Strategis dari Pengelolaan Deduction
Pengelolaan deduction yang efektif bukanlah sekadar tugas administratif, tetapi merupakan komponen strategis dalam manajemen sumber daya manusia dan keuangan perusahaan. Dengan pendekatan yang tepat, pengelolaan potongan gaji dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dan karyawan.
Sebagai profesional HR, investasi dalam pengelolaan deduction yang efektif dan strategis akan memberikan return yang signifikan dalam bentuk kepatuhan yang lebih baik, administrasi yang lebih efisien, dan budaya organisasi yang lebih positif.
Dengan memahami konsep dasar, regulasi, praktik terbaik, dan tren terkini dalam pengelolaan deduction, Anda telah mengambil langkah penting untuk mengoptimalkan fungsi payroll di organisasi Anda dan memberikan nilai tambah strategis bagi perusahaan.
