Employee Engagement Survey: Pengertian, Manfaat, Contohnya

Employee engagement survey atau survei keterlibatan karyawan merupakan instrumen penting dalam strategi pengelolaan sumber daya manusia modern. Survei ini membantu perusahaan mengukur tingkat keterlibatan, dedikasi, dan komitmen karyawan terhadap organisasi serta pekerjaannya.

Menurut studi Gallup, perusahaan dengan karyawan yang sangat terlibat mengalami peningkatan produktivitas hingga 23% lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan dengan tingkat keterlibatan yang rendah.

Dalam artikel komprehensif ini, kita akan menjelajahi segala aspek tentang employee engagement survey, mulai dari pengertian dasar, manfaat implementasi, metodologi pelaksanaan yang efektif, hingga praktik terbaik yang relevan dengan konteks bisnis Indonesia. 

Pengertian Employee Engagement Survey

Employee engagement survey adalah instrumen pengukuran sistematis yang dirancang untuk menilai tingkat keterlibatan karyawan dalam organisasi. Lebih dari sekadar survei kepuasan, instrumen ini mengukur sejauh mana karyawan merasa terhubung secara emosional dan intelektual dengan pekerjaan, tim, manajer, dan perusahaan secara keseluruhan.

Survei ini menjadi barometer kesehatan organisasi dan dapat memberikan wawasan mendalam tentang berbagai aspek yang memengaruhi produktivitas, loyalitas, dan kinerja karyawan.

Employee engagement atau keterlibatan karyawan merujuk pada kondisi emosional dan psikologis di mana karyawan:

• Merasa bersemangat dan berenergi dalam melakukan pekerjaan mereka
• Mendedikasikan diri dan merasa bahwa pekerjaan mereka bermakna
• Terserap penuh dalam aktivitas kerja mereka
• Memiliki komitmen terhadap nilai-nilai dan tujuan organisasi
• Bersedia mengerahkan upaya ekstra untuk kesuksesan perusahaan

Karyawan yang terlibat tidak hanya “hadir secara fisik” di tempat kerja, tetapi juga hadir secara mental dan emosional, memberikan kontribusi maksimal untuk keberhasilan organisasi.

Mengapa Employee Engagement Survey Penting?

Survei keterlibatan karyawan memainkan peran strategis dalam pengelolaan sumber daya manusia modern karena beberapa alasan:

1. Memberikan Gambaran Objektif
   Survei menyediakan data kuantitatif dan kualitatif yang objektif tentang kondisi keterlibatan karyawan, menggantikan asumsi atau persepsi subyektif manajemen.
2. Mengidentifikasi Area Perbaikan
   Hasil survei dapat mengungkapkan area spesifik yang memerlukan perbaikan, memungkinkan intervensi yang tepat sasaran.
3. Memantau Tren dan Perubahan
   Pelaksanaan survei secara berkala memungkinkan organisasi memantau tren dan mengukur dampak dari inisiatif yang diterapkan.
4. Memberikan Suara kepada Karyawan
   Survei menjadi saluran di mana karyawan dapat menyampaikan pendapat, kekhawatiran, dan ide secara anonim, menciptakan budaya keterbukaan dan transparansi.
5. Mendukung Pengambilan Keputusan Berbasis Data
   Hasil survei menyediakan data solid untuk mendukung keputusan strategis terkait pengelolaan SDM, investasi dalam program pengembangan, dan perubahan kebijakan.

Perbedaan Antara Survei Keterlibatan dan Survei Kepuasan

Penting untuk membedakan antara survei keterlibatan karyawan dengan survei kepuasan karyawan yang lebih tradisional:

Aspek	Survei Kepuasan	Survei Keterlibatan
Fokus	Mengukur tingkat kepuasan dan kenyamanan karyawan	Mengukur tingkat dedikasi, komitmen, dan kontribusi aktif
Orientasi	Lebih berorientasi pada kondisi saat ini	Lebih prediktif dan berorientasi masa depan
Kedalaman	Cenderung mengukur aspek permukaan (gaji, fasilitas, lingkungan fisik)	Mengukur aspek yang lebih mendalam (alignment dengan nilai, makna pekerjaan, hubungan)
Implikasi	Terkait dengan retensi karyawan	Terkait dengan produktivitas, inovasi, dan kinerja organisasi

Manfaat Implementasi untuk Bisnis Indonesia

Penerapan employee engagement survey memberikan beragam manfaat signifikan bagi perusahaan di Indonesia. Dalam lanskap bisnis yang semakin kompetitif dan dinamis, memahami dan meningkatkan keterlibatan karyawan dapat menjadi keunggulan kompetitif yang kuat. Berikut adalah manfaat-manfaat utama dari implementasi survei keterlibatan karyawan yang disesuaikan dengan konteks bisnis Indonesia:

1. Peningkatan Produktivitas dan Kinerja

Karyawan yang terlibat secara aktif cenderung menunjukkan tingkat produktivitas dan kinerja yang lebih tinggi. Di Indonesia, di mana efisiensi dan produktivitas menjadi fokus utama dalam menghadapi persaingan regional dan global, peningkatan keterlibatan karyawan dapat memberikan dorongan signifikan terhadap output bisnis.

Survei keterlibatan membantu mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi produktivitas, seperti ketersediaan sumber daya, kejelasan peran, dan dukungan manajerial, sehingga memungkinkan intervensi yang tepat untuk mengoptimalkan kinerja.

2. Penurunan Tingkat Turnover

Tingkat pergantian karyawan yang tinggi merupakan tantangan signifikan bagi banyak perusahaan di Indonesia, terutama di sektor-sektor kompetitif seperti teknologi, keuangan, dan konsultan. Biaya rekrutmen, onboarding, dan kehilangan pengetahuan institusional dapat berdampak besar pada bottom line perusahaan.

Survei keterlibatan membantu mengidentifikasi faktor-faktor yang berkontribusi terhadap retensi karyawan seperti jalur karir, pengakuan, kompensasi yang kompetitif, dan keseimbangan kehidupan-kerja. Dengan mengatasi isu-isu ini, perusahaan dapat secara signifikan mengurangi tingkat turnover dan biaya terkait.

3. Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Dalam budaya bisnis Indonesia yang sangat menghargai hubungan personal dan layanan bermutu, kaitan antara keterlibatan karyawan dan kepuasan pelanggan sangat erat. Karyawan yang terlibat cenderung memberikan layanan pelanggan yang lebih baik, lebih proaktif dalam menyelesaikan masalah, dan lebih bersedia melakukan upaya ekstra untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Survei keterlibatan dapat mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi kemampuan karyawan untuk memberikan layanan unggul, seperti pelatihan yang memadai, sistem dukungan, dan pemberdayaan dalam pengambilan keputusan.

4. Peningkatan Inovasi dan Kreativitas

Dalam era ekonomi digital, inovasi menjadi sangat penting bagi perusahaan Indonesia untuk tetap kompetitif. Karyawan yang terlibat lebih cenderung berkontribusi dengan ide-ide kreatif, mengambil inisiatif untuk perbaikan, dan berpartisipasi aktif dalam proses inovasi.

Survei keterlibatan dapat membantu mengidentifikasi hambatan terhadap inovasi, seperti budaya yang tidak mendukung pengambilan risiko, kurangnya mekanisme untuk berbagi ide, atau keterbatasan sumber daya untuk implementasi ide baru.

5. Penguatan Budaya Organisasi

Budaya organisasi yang positif sangat penting dalam konteks Indonesia, di mana nilai-nilai seperti gotong royong (kerja sama), rasa hormat, dan keharmonisan sangat dihargai. Survei keterlibatan dapat membantu menilai sejauh mana budaya yang diinginkan telah terinternalisasi dan dijalankan dalam praktik sehari-hari.

Dengan data dari survei, perusahaan dapat mengidentifikasi kesenjangan antara nilai-nilai yang dinyatakan dengan pengalaman karyawan sehari-hari, dan mengambil langkah-langkah untuk menyelaraskan keduanya.

6. Adaptasi dengan Perubahan Generasi Tenaga Kerja

Tenaga kerja Indonesia semakin didominasi oleh generasi milenial dan Gen Z yang memiliki ekspektasi dan preferensi berbeda terkait lingkungan kerja. Survei keterlibatan membantu perusahaan memahami dan beradaptasi dengan kebutuhan spesifik dari generasi-generasi ini.

Melalui survei, perusahaan dapat memahami faktor-faktor yang mendorong keterlibatan generasi yang berbeda, seperti kebutuhan akan fleksibilitas, teknologi yang mendukung, peluang pengembangan personal, dan pekerjaan yang bermakna.

7. Peningkatan Kepatuhan dan Tata Kelola

Dalam kerangka regulasi ketenagakerjaan Indonesia yang semakin ketat, survei keterlibatan dapat menjadi alat untuk memantau aspek-aspek kepatuhan dan tata kelola. Melalui pertanyaan tentang keadilan prosedural, diskriminasi, pelecehan, atau praktik ketenagakerjaan lainnya, perusahaan dapat mengidentifikasi area risiko potensial.

Data ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan proaktif dalam mengatasi masalah kepatuhan sebelum berkembang menjadi perselisihan industrial atau kasus hukum.

8. Peningkatan Employer Branding

Dalam pasar tenaga kerja Indonesia yang semakin kompetitif, employer branding menjadi faktor penting dalam menarik talenta terbaik. Perusahaan dengan tingkat keterlibatan karyawan yang tinggi cenderung memiliki reputasi positif sebagai tempat kerja yang diinginkan.

Survei keterlibatan membantu perusahaan mengidentifikasi dan memperkuat aspek-aspek yang membuat mereka menjadi employer of choice, seperti budaya kerja, lingkungan kerja, peluang pengembangan, dan praktik kepemimpinan.

9. Peningkatan Kesehatan dan Kesejahteraan Karyawan

Kesehatan dan kesejahteraan karyawan semakin diakui sebagai komponen penting dari strategi SDM di Indonesia. Survei keterlibatan dapat mencakup pertanyaan tentang stres kerja, keseimbangan kehidupan-kerja, dan kesejahteraan fisik dan mental.

Data ini memungkinkan perusahaan untuk mengembangkan program dan kebijakan yang mendukung kesehatan holistik karyawan, yang pada gilirannya dapat mengurangi absensi, meningkatkan produktivitas, dan memperkuat loyalitas.

Dampak Finansial yang Terukur

Bagi bisnis Indonesia yang sangat memperhatikan aspek finansial, penting untuk menekankan bahwa investasi dalam survei keterlibatan karyawan dapat memberikan return on investment (ROI) yang terukur melalui:

• Pengurangan biaya terkait turnover dan rekrutmen
• Peningkatan produktivitas dan efisiensi operasional
• Penurunan absensi dan ketidakhadiran
• Peningkatan kepuasan dan retensi pelanggan
• Penurunan risiko hukum dan kepatuhan

Baca Juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Metode, Indikator, dan Contohnya

Metodologi Pelaksanaan Employee Engagement Survey

Merancang Survei yang Efektif

Merancang employee engagement survey yang efektif merupakan langkah krusial untuk mendapatkan wawasan yang bermakna tentang tingkat keterlibatan karyawan. Survei yang dirancang dengan baik akan menghasilkan data yang akurat, respons yang jujur, dan wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Berikut adalah panduan komprehensif untuk merancang survei keterlibatan karyawan:

1. Menentukan Tujuan dan Cakupan Survei

Langkah pertama dalam merancang survei adalah menetapkan tujuan yang jelas dan cakupan yang tepat. Pertimbangkan:

• Tujuan Spesifik: Apakah survei ditujukan untuk mengukur keterlibatan secara umum, atau berfokus pada aspek tertentu seperti kepemimpinan, budaya, atau perubahan organisasi?
• Cakupan Organisasi: Apakah survei akan mencakup seluruh organisasi atau departemen/divisi tertentu saja?
• Hasil yang Diharapkan: Identifikasi dengan jelas bagaimana hasil survei akan digunakan untuk mendorong perubahan dan perbaikan.

2. Memilih Dimensi Keterlibatan yang Relevan

Engagement survey yang efektif harus mengukur berbagai dimensi yang berkontribusi terhadap keterlibatan karyawan. Dimensi umum yang perlu dipertimbangkan dalam konteks Indonesia meliputi:

• Kepemimpinan dan Manajemen: Kepercayaan terhadap pemimpin, kualitas supervisi, transparansi komunikasi
• Budaya dan Nilai Organisasi: Keselarasan nilai pribadi dengan nilai perusahaan, implementasi nilai dalam praktik sehari-hari
• Pengembangan Karir: Peluang pertumbuhan, kejelasan jalur karir, kualitas umpan balik kinerja
• Lingkungan Kerja: Kondisi fisik, keseimbangan kehidupan-kerja, fleksibilitas, keamanan psikologis
• Kompensasi dan Benefit: Keadilan dalam penggajian, kesesuaian dengan pasar, transparansi kebijakan kompensasi
• Kerjasama Tim: Kualitas hubungan dengan rekan kerja, efektivitas kolaborasi, dukungan tim
• Makna dan Tujuan: Rasa memiliki tujuan, kontribusi pada misi yang lebih besar, kebanggaan organisasi
• Pengakuan dan Penghargaan: Frekuensi dan kualitas pengakuan, keadilan dalam sistem penghargaan

3. Menyusun Pertanyaan yang Efektif

Kualitas pertanyaan sangat menentukan keberhasilan survei. Berikut adalah prinsip-prinsip untuk menyusun pertanyaan yang efektif:

• Kejelasan dan Kesederhanaan: Gunakan bahasa yang sederhana dan hindari istilah teknis atau ambigu. Dalam konteks Indonesia, pertimbangkan untuk menyediakan versi dwibahasa (Indonesia-Inggris) untuk memastikan pemahaman yang akurat.
• Netralitas: Hindari pertanyaan yang mengarahkan pada jawaban tertentu. Rumuskan pertanyaan secara netral untuk mendapatkan respons yang jujur.
• Relevansi Kontekstual: Pastikan pertanyaan relevan dengan konteks dan pengalaman karyawan di Indonesia. Misalnya, pertanyaan tentang fleksibilitas kerja harus mempertimbangkan realitas transportasi urban di kota-kota besar Indonesia.
• Keseimbangan: Sertakan campuran pertanyaan positif dan negatif untuk mengurangi response bias.
• Fokus pada Tindakan: Rumuskan pertanyaan yang hasilnya dapat ditindaklanjuti dengan aksi konkret.

4. Menentukan Format dan Skala Pengukuran

Pilihan format dan skala pengukuran harus disesuaikan dengan tujuan survei dan budaya organisasi:

• Skala Likert: Paling umum digunakan, biasanya dengan 5 atau 7 poin. Dalam konteks Indonesia, skala 5 poin sering lebih dipahami.
• Pertanyaan Ya/Tidak: Berguna untuk isu-isu spesifik yang tidak memerlukan nuansa.
• Pertanyaan Terbuka: Memberikan ruang bagi karyawan untuk mengekspresikan pendapat dengan kata-kata mereka sendiri. Sangat berharga dalam konteks Indonesia di mana karyawan mungkin tidak nyaman mengungkapkan kritik dalam forum terbuka.
• Employee Net Promoter Score (eNPS): Pertanyaan seperti “Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan perusahaan ini sebagai tempat bekerja” dengan skala 0-10.

5. Mempertimbangkan Demografi dan Segmentasi

Memasukkan pertanyaan demografis memungkinkan analisis yang lebih mendalam dan segmentasi hasil survei. Pertimbangkan data demografis yang relevan seperti:

• Departemen/divisi
• Lokasi (penting untuk perusahaan dengan beberapa lokasi di berbagai daerah di Indonesia)
• Masa kerja
• Level jabatan
• Generasi/usia (dengan mempertimbangkan perbedaan generasi dalam tenaga kerja Indonesia)
• Gender

6. Menentukan Panjang dan Durasi Survei

Survei yang terlalu panjang dapat menyebabkan kelelahan responden dan menurunkan kualitas tanggapan:

• Panjang Optimal: Biasanya 30-50 pertanyaan, yang dapat diselesaikan dalam 15-20 menit
• Prioritaskan Pertanyaan: Fokus pada pertanyaan yang paling relevan dengan tujuan survei
• Pertimbangkan Preferensi Lokal: Dalam konteks Indonesia, survei yang lebih pendek seringkali lebih efektif mengingat jadwal kerja yang padat dan kemungkinan akses internet yang bervariasi

7. Menguji dan Memvalidasi Survei

Sebelum meluncurkan survei ke seluruh organisasi, penting untuk melakukan pengujian awal:

• Pilot Test: Uji survei dengan kelompok kecil karyawan yang mewakili berbagai level dan departemen
• Review oleh Stakeholder: Dapatkan input dari manajemen senior, HR, dan perwakilan karyawan
• Validasi Bahasa dan Budaya: Pastikan pertanyaan diterjemahkan dengan tepat dan sesuai dengan konteks budaya Indonesia
• Uji Teknis: Verifikasi bahwa platform survei berfungsi dengan baik di semua perangkat yang mungkin digunakan karyawan

8. Mempertimbangkan Platform dan Teknologi

Pemilihan platform teknologi untuk menjalankan survei harus mempertimbangkan beberapa faktor:

• Aksesibilitas: Platform harus mudah diakses melalui berbagai perangkat, terutama smartphone yang dominan digunakan di Indonesia
• Keamanan Data: Memastikan kerahasiaan respons dan kepatuhan terhadap regulasi perlindungan data di Indonesia
• Kemampuan Analitik: Platform dengan kemampuan analisis dan visualisasi data yang kuat
• Kemudahan Penggunaan: Antarmuka yang intuitif dan ramah pengguna
• Dukungan Bahasa: Kemampuan untuk menampilkan survei dalam Bahasa Indonesia dan Inggris
• Konektivitas: Pertimbangkan solusi yang dapat berfungsi dalam kondisi konektivitas internet yang bervariasi di berbagai daerah Indonesia

Studi Kasus: Transformasi Keterlibatan di PT Koneksi Digital Indonesia

PT Koneksi Digital Indonesia, perusahaan teknologi dengan 450 karyawan, melakukan employee engagement survey tahunan pertama mereka pada 2022 dan mendapati skor keterlibatan keseluruhan yang rendah (65%) dengan tantangan utama pada dimensi pengembangan karir (58%), kepemimpinan (62%), dan pengakuan (60%).

Setelah analisis mendalam dan workshop dengan pemimpin senior, perusahaan mengembangkan rencana aksi yang berfokus pada tiga area prioritas:

1. Program Pengembangan Karir:
   • Meluncurkan platform pembelajaran digital internal
   • Memperkenalkan program mentoring lintas departemen
   • Mengimplementasikan rencana pengembangan individual untuk semua karyawan
2. Peningkatan Kemampuan Kepemimpinan:
   • Melatih semua manajer dalam coaching dan umpan balik konstruktif
   • Memperkenalkan sesi “coffee with leaders” bulanan untuk komunikasi informal
   • Mengimplementasikan sistem “reverse feedback” untuk manajer
3. Program Pengakuan yang Ditingkatkan:
   • Meluncurkan aplikasi pengakuan peer-to-peer
   • Menyelenggarakan penghargaan kuartalan berdasarkan nilai perusahaan
   • Memberikan anggaran kecil kepada manajer untuk pengakuan spontan

Implementasi dilakukan secara bertahap selama 10 bulan dengan komunikasi reguler tentang kemajuan kepada seluruh karyawan. Survei pulse 6-bulanan digunakan untuk memantau kemajuan dalam area fokus.

Hasil setelah satu tahun menunjukkan:

• Peningkatan skor keterlibatan keseluruhan dari 65% menjadi 78%
• Peningkatan signifikan dalam dimensi pengembangan karir (dari 58% menjadi 74%)
• Peningkatan pada dimensi kepemimpinan (dari 62% menjadi 76%)
• Pengurangan turnover karyawan sebesar 18%
• ROI positif dengan estimasi penghematan Rp 2,7 miliar dari pengurangan biaya rekrutmen dan onboarding

Baca Juga: Manajemen Kinerja: Pengertian, Tujuan, Manfaat, dan Siklusnya

‍

Contoh Employee Engagement Survey

Employee engagement survey akan ditampilkan dalam bentuk daftar pertanyaan. Berikut ini contohnya:

1. Bagaimana Perasaan Anda Tentang Pekerjaan Hari Ini?

Pertanyaan ini akan membantu HRD mengetahui permasalahan yang sedang karyawan alami saat ini. HRD juga bisa menangkap tanda-tanda masalah sebelum masalah tersebut menjadi besar.

Untuk pertanyaan ini, pertimbangkan menggunakan grafit berbagai wajah bahagia hingga sedih. Ini akan memudahkan karyawan dalam menjawab dan memberikan kenyamanan kepada mereka.

2. Apakah Anda merasa bersemangat untuk datang bekerja?

Pertanyaan ini bisa mengidentifikasikan apakah karyawan bahagia di perusahaan apa tidak. Bila karyawan bersemangat datang bekerja, maka ia akan menyebarkan kegembiraan. Untuk karyawan yang kurang terlibat, biasanya mereka akan memberikan jawaban yang netral.

Bila mendapatkan jawaban netral, Anda bisa masuk lebih dalam dan mengajukan pertanyaan apa yang membuat mereka kurang bersemangat datang bekerja.

3. Apakah Anda merasa bangga menjadi bagian dari perusahaan ini?

Ini dapat membantu HRD mendapat gambaran dengan jelas bagaimana perasaan karyawan. Untuk karyawan yang merasa kurang bangga, berikanlah kolom komentar opsional agar mereka bisa memberitahu alasannya.

4. Apakah Anda ingin merekomendasikan perusahaan ini kepada orang terdekat Anda?

Jika seorang karyawan akan merekomendasikan agar teman atau anggota keluarganya bekerja untuk perusahaan, itu berarti mereka pasti puas dengan perusahaan.

5. Apakah Anda puas dengan kompensasi dan tunjangan Anda saat ini?

Pertanyaan ini dapat mengetahui benefit mana yang dianggap penting oleh karyawan dan benefit apa yang mereka harapkan bisa diakomodir oleh perusahaan.

6. Apakah Anda melihat bahwa karier Anda bisa tumbuh di perusahaan?

Ini adalah pertanyaan employee engagement survey yang akan memberikan wawasan kepada HRD tentang kebahagiaan karyawan dan melihat apakah karyawan loyal kepada perusahaan.

7. Apakah Anda senang bekerja dengan tim Anda?

Mengajukan pertanyaan ini bertujuan mengetahui sejauh apa keterlibatan karyawan. Anda dapat membuat bidang teks khusus yang memungkinkan karyawan menjelaskan mengenai dirinya dan tim.

8. Apakah Anda merasa pekerjaan Anda di perusahaan bermakna?

Karyawan yang menganggap pekerjaannya bermakna akan bekerja lebih keras dan bahagia. Mereka biasanya akan berkomitmen bekerja dalam jangka waktu lama.

9. Apakah gaya kerja Anda cocok dengan gaya kerja perusahaan?

Dari pertanyaan ini dapat diketahui tim, departemen, dan karyawan mana yang merasa didukung di perusahaan dan mana yang tidak.

10.  Apakah misi dan visi perusahaan menginspirasi Anda untuk bekerja lebih baik?

Mengetahui apakah misi itu memotivasi karyawan Anda atau tidak dapat membantu Anda menentukan bagaimana mereka memandang perusahaan secara keseluruhan.

Kesimpulan

Employee engagement survey merupakan instrumen strategis yang, bila diimplementasikan dengan tepat, dapat memberikan wawasan berharga untuk meningkatkan kinerja organisasi dan menciptakan tempat kerja yang lebih positif dan produktif. 

Dengan memahami dan mengimplementasikan praktik terbaik yang telah dibahas dalam artikel ini, perusahaan di Indonesia dapat memanfaatkan kekuatan employee engagement survey untuk menciptakan tempat kerja yang lebih baik, meningkatkan kinerja organisasi, dan membangun keunggulan kompetitif yang berkelanjutan melalui tenaga kerja yang sangat terlibat dan berkomitmen.