Employee self service atau ESS adalah salah satu teknologi yang berkembang dalam bidang HR. Penggunaannya membantu tugas HR dalam pengelolaan berbagai data terkait dengan karyawan.
Dengan sistem ESS, karyawan bahkan bisa secara mandiri melakukan absen, mengajukan cuti, dan beberapa hal lainnya.
Sudah banyak data yang mengatakan bahwa kehadiran teknologi ini membawa dampak positif bagi perusahaan. Untuk lebih jelasnya, Anda bisa menyimak artikel KitaLulus berikut ini!
Apa Itu Employee Self Service
Employee self service adalah sistem yang terdapat dalam software HRIS berbasis cloud yang memungkinkan karyawan untuk mengelola dan mengakses informasi dan data human resource secara mandiri.
Data yang dapat diakses adalah personalisasi seperti data diri, tugas harian, absensi, jadwal kerja, cuti, sampai slip gaji.
Penggunaan employee self service ini memungkinkan karyawan untuk mengubah, mengajukan, sampai mempersonalisasikan data mereka secara mandiri.
Misalnya, saat karyawan ingin mengajukan cuti, karyawan tinggal mengajukannya melalui ESS, tidak lagi perlu mengisi dokumen form cuti secara manual, lalu diajukan ke HR.
Cukup dari gadget yang sudah ter-install ESS, lalu pengajuan itu pun akan masuk ke dashboard HRIS yang digunakan oleh tim HRD.
Di beberapa ESS, bahkan memiliki fungsi tracking system yang dapat melacak posisi karyawan atau juga performa mereka.
Intinya, ESS adalah aplikasi yang memindahkan pekerjaan HR ke dalam aplikasi yang dapat digunakan karyawan baik melalui smartphone, laptop, PC selama perangkat tersebut tersambung ke internet.
Peran Penting Employee Self Service Bagi Perusahaan
Hadirnya employee self service memiliki peran penting bagi perusahaan. ESS mampu mempermudah tugas administratif HR dan juga mempermudah karyawan untuk mendapatkan hak-haknya.
Peran ESS Bagi Perusahaan
Hasilnya, HR bisa mencapai efisiensi dari segi waktu. Hal ini senada dengan data dari Accescorp, yang mengatakan bahwa perusahaan yang belum menerapkan sistem ESS atau aplikasi HRD cenderung menghabiskan 65% waktu seluruh pekerjaan untuk mengurus administrasi HR.
Penggunaan ESS di perusahaan juga membantu tim HR memangkas waktu 40% sampai 60% dari proses manual dan membuat proses HR lebih ramping.
Tidak hanya efisien dari segi waktu, penggunaan ESS di perusahaan pun dapat memangkas biaya hingga 30%
Implementasi ESS juga memungkinkan perusahaan untuk menciptakan lingkungan kerja yang berorientasi pada kepuasan karyawan. Dengan teknologi, employee engagement dapat terbangun dan membangun karyawan yang unggul.
Employee self service juga mampu menghilangkan hambatan dan masalah dalam proses kerja HR. Penggunaannya mampu meminimalisir human error dan menghilangkan proses pekerjaan repetitif dalam pemrosesan data.
Adanya ESS memungkinkan perusahaan untuk menyimpan data administratif karyawan secara lebih aman. Hal ini karena seluruh data yang dimasukkan akan tersimpan dalam sistem cloud yang terenkripsi dan selalu mengalami perubahan yang cepat, risiko kerusakan atau juga data yang hilang.
Peran lain dari ESS ialah dapat menjadi manajemen krisis sehingga perusahaan bisa beradaptasi dengan cepat.
Sebagai contoh, saat pandemi lalu yang mengharuskan para karyawan WFH, penggunaan ESS dapat membantu perusahaan untuk dapat bisa terhubung, mengontrol, dan mengelola human resource walau tidak saling bertemu.
Peran ESS Bagi Karyawan
Tidak hanya punya peran besar bagi perusahaan, nyatanya penggunaan ESS juga membawa dampak bagi karyawan.
ESS mampu meningkatkan kepuasan karyawan, menciptakan transparansi, mendukung work life balance, dan keamanan kerja. Sehingga hal ini akan berpengaruh pada produktivitas dan loyalitas karyawan.
Penggunaan employee self service membantu karyawan untuk mendapatkan fleksibilitas kerja. Ini karena sistem ESS memungkinkan karyawan untuk dapat melakukan absen di mana pun tanpa perlu datang ke kantor pun bisa.
Selain itu, dengan ESS pengajuan cuti pun bisa lebih mudah, karyawan cukup melakukannya melalui ESS saja tanpa perlu melalui birokrasi yang panjang dan menyita waktu.
Untuk slip gaji, bila karyawan membutuhkannya bisa langsung melihatnya di ESS mereka masing-masing.
Baca Juga: Pentingnya Software Rekrutmen Karyawan untuk Perusahaan
Manfaat Penerapan ESS
Selain peran pentingnya dalam merampingkan pengelolaan human resource, ESS juga mendatangkan banyak manfaat. Berikut ini manfaat employee self service.
1. Akurasi Data yang Tinggi
Penggunaan ESS bermanfaat untuk dapat memastikan bahwa seluruh data terkait karyawan merupakan data terbaru dan yang paling relevan dengan keadaan saat ini.
Hal ini karena ESS memungkinkan karyawan secara pribadi memperbarui data mereka bilamana diperlukan.
2. Meningkatkan Efisiensi
Karena seluruh pengelolaan data karyawan tidak lagi dilakukan secara manual. Segala urusan administratif pun tidak lagi perlu melalui form cetak dan birokrasi yang panjang dan berbelit. Hasilnya efisiensi di perusahaan bisa meningkat dan HR bisa bekerja lebih produktif.
3. Keamanan Data Meningkat
Data perusahaan adalah data penting dan rahasia yang perlu dijaga keamanannya. Penyimpan data dalam bentuk hard copy atau disk komputer terbukti tidak menjamin keamanan data yang maksimal.
Namun, dengan menggunakan ESS, keamanan data lebih terjamin karena seluruh data yang disimpan di cloud akan langsung terenkripsi, perusahaan pun bisa membatasi siapa saja orang yang bisa mengakses data tersebut.
4. Meminimalisir Human Error
Manfaat employee self service lainnya adalah dapat meminimalisir human error atau fraud dalam pengelolaan data-data human resource.
Ini karena seluruh data akan dikelola oleh sistem ESS yang bekerja secara otomatis untuk memperbarui data. HR pun bisa meninjau kapanpun data tersebut untuk melakukan kroscek dan penyesuaian data.
Baca Juga: Cara Penggunaan Applicant Tracking System dalam Seleksi Kandidat
Mengapa Harus Menggunakan Employee Self Service
Di tengah persaingan bisnis yang semakin kompetitif tentu saja perusahaan harus mampu beradaptasi dengan baik sehingga bisa tetap relevan dengan keadaan.
Salah satu adaptasi tersebut adalah dengan implementasi employee self service, yang mampu mendigitalisasi dan otomatisasi pengelolaan SDM.
Berikut ini alasan mengapa penting sekali bagi perusahaan menerapkan ESS.
1. Meningkatkan Produktivitas
Mengelola seluruh data administratif karyawan adalah pekerjaan yang paling menyita waktu bagi HR. Belum lagi proses tersebut tidaklah akan pernah habisnya.
Padahal seorang HR bukan hanya punya tugas untuk mengurusi pekerjaan-pekerjaan dokumen saja, ia juga punya tugas untuk mengembangkan strategi pengelolaan karyawan yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
Dengan adanya sistem employee self service, HR dan karyawan bisa bekerja sama untuk mengelola data administratif sehingga HR memiliki cukup waktu untuk mengerjakan pekerjaan yang lebih bersifat analitik dan strategis.
2. Meningkatkan Kepatuhan Hukum
Penggunaan employee self service membantu perusahaan mengikuti peraturan hukum undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku. Seperti kepatuhan hukum terhadap pemberian cuti, jadwal kerja, slip gaji, sampai dengan perpajakan.
3. Menciptakan Sistem yang Terpusat
Penggunaan cara manual membuat data karyawan tersebar di beberapa tempat penyimpanan. Ini tentu sangat tidak efektif dan efisien.
Namun, saat Anda menggunakan ESS maka perusahaan memiliki sentralisasi data di satu tempat dan mudah diakses. Hasilnya, HR tidak perlu bingung lagi mencari data saat dibutuhkan.
Dari employee self service kita bisa mengetahui bahwa kehadiran teknologi dalam bidang HR adalah suatu hal yang penting dan akan berdampak secara langsung untuk perusahaan dan karyawan.
Selain ESS, teknologi yang tidak boleh diabaikan perusahaan adalah software rekrutmen. Penggunaan teknologi ini dapat mempersingkat proses rekrutmen serta memangkas anggaran rekrutmen secara signifikan.
Salah satu software rekrutmen bisa Anda dapatkan dalam Premium Recruitment KitaLulus.
Premium Recruitment KitaLulus adalah software rekrutmen berbasis AI yang memungkinkan HR untuk melakukan screening 92% lebih cepat dan akurat dari cara manual.
Selain itu, Premium Recruitment KitaLulus pun bisa membantu Anda untuk melakukan background check untuk meminimalisir risiko karyawan yang bermasalah.
Ayo daftarkan perusahaan atau bisnis Anda sekarang dan dapatkan penawaran spesial!
