Ada kalanya, ketika karyawan tidak lagi mampu dibina, dengan berat hati perusahaan harus memecatnya. Nah, di sinilah tugas HR, yaitu menyampaikan kepada karyawan yang bersangkutan. Oleh karena itu, sangat penting bagi HR memahami etika memecat karyawan yang baik.
Memecat karyawan secara asal dan mengabaikan perasaan mereka hanya akan berdampak buruk bagi hubungan perusahaan dan karyawan, serta akan merusak citra perusahaan.
Agar Anda bisa menjadi HR yang diandalkan, berikut ini best practices etika memecat karyawan secara profesional.
Alasan Memecat Karyawan
Memecat karyawan tidak bisa dilakukan seenaknya, perusahaan tetap harus memerhatikan ketentuan PHK yang diatur oleh Undang-Undang Ketenagakerjaan No 13 tahun 2003.
Berikut beberapa hal yang dapat dijadikan alasan pemecatan karyawan.
1. Karyawan Melakukan Kesalahan Berat
Perusahaan bisa memecat karyawan ketika karyawan tersebut melakukan kesalahan berat. Hal ini sesuai dengan Pasal 158 Ayat 1, yang termasuk kesalahan berat antara lain:
- Melakukan penipuan, pencurian, atau penggelapan baik itu barang atau uang milik perusahaan.
- Memberikan keterangan palsu yang merugikan perusahaan.
- Mabuk, minum minuman keras, memakai dan/atau mengedarkan narkotika, psikotropika, dan zat adiktif di lingkungan kerja.
- Melakukan tindak asusila atau perjudian di lingkungan kerja.
- Menyerang, menganiaya, mengancam, atau mengintimidasi rekan kerja atau pengusaha di lingkungan kerja.
- Dengan sengaja atau ceroboh membiarkan rekan kerja atau pengusaha dalam keadaan bahaya di tempat kerja.
- Membocorkan rahasia perusahaan yang dirahasiakan kecuali untuk kepentingan negara.
- Melakukan kejahatan berat dengan ancaman pidana penjara 5 tahun atau lebih.
2. Ditahan Pihak Berwajib
Perusahaan bisa memecat karyawan bila karyawan ditahan oleh pihak berwajib atas kasus yang menyandungnya.
Sesuai dengan UU Ketenagakerjaan, perusahaan wajib membayar uang penghargaan masa kerja 1 kali ditambah uang pengganti hak.
Tapi bila nantinya setelah 6 bulan karyawan dinyatakan tidak bersalah, maka perusahaan diwajibkan mempekerjakan karyawan kembali.
3. Karyawan Melanggar Aturan Perusahaan
Pemecatan juga dapat dilakukan karena pelanggaran aturan perusahaan yang dilakukan oleh karyawan.
Setiap perusahaan tentu punya aturan tersendiri yang menjadi penuntun dan wajib ditaati. Bila dilanggar, akan ada sanksi yang diberikan, mulai dari pemotongan gaji, demosi, sampai dengan pemecatan.
Biasanya, untuk proses pemecatan ini akan didahului oleh surat teguran, bila setelah surat teguran karyawan masih juga melanggar dan tidak ada perbaikan diri, maka perusahaan berhak memecat karyawan tersebut.
Baca Juga: Contoh Surat Peringatan Karyawan (SP 1, 2, 3) dan Aturannya
4. Perubahan Status dan Efisiensi Perusahaan
Perubahan status, merger, dan perubahan kepemilikan juga bisa menjadi salah satu alasan perusahaan melakukan PHK.
Biasanya, ini dilakukan sebagai langkah efisiensi perusahaan atau ada beberapa posisi yang memang tidak dibutuhkan lagi.
Bila memang perusahaan melakukan efisiensi dalam rangka kemajuan perusahaan, maka hal tersebut bisa menjadi alasan pemecatan namun perusahaan perlu membayar kompensasi kepada karyawan.
5. Perusahaan Mengalami Kebangkrutan
Alasan PHK karyawan selanjutnya bisa karena perusahaan tutup atau bangkrut setelah mengalami kerugian terus menerus selama 2 tahun, dibuktikan dengan laporan atau audit akuntan publik.
Selain itu, bila ada keadaan memaksa (force majeure), seperti bencana atau hal buruk yang tidak bisa dihindari, perusahaan juga dapat melakukan PHK.
Untuk alasan tersebut, baik itu kerugian atau force majeure, perusahaan wajib memberikan 1 kali uang pesangon, 1 kali upah, dan uang pengganti kepada karyawan.
6. Karyawan Mangkir
Apabila karyawan mangkir kerja selama 5 hari berturut-turut tanpa adanya keterangan tertulis yang jelas, tidak ada bukti sah, setelah diberikan teguran lisan atau tulisan sebanyak 2 kali, maka perusahaan berhak memberhentikan karyawan.
Dalam hal ini, perusahaan bisa menganggap bahwa karyawan tersebut melakukan pengunduran diri.
Baca Juga: Cara Menyikapi Kandidat yang Tidak Sopan Saat Cari Kerja
Etika Memecat Karyawan
Memecat karyawan menjadi tugas HR yang tidak mudah, penuh tekanan, bahkan kadang bikin stres. Bagaimana tidak, hal ini menyangkut hajat karyawan dan lingkungan sekitarnya. Namun, HR tetap harus profesional dan melakukan tugasnya dengan baik.
Saat memberhentikan karyawan, HR harus tetap memerhatikan etika. Hal ini penting agar karyawan bisa menerima keputusan tersebut dengan lapang dada dan tidak membuatnya sakit hati.
Berikut ini beberapa etika memecat karyawan yang perlu HR perhatikan.
1. Berikan Peringatan
Berikan surat peringatan kepada karyawan terlebih dulu sebelum memecatnya. Memecat karyawan secara tiba-tiba tanpa ada peringatan sangatlah tidak etis dan akan membuat karyawan bertanya-tanya bahkan marah.
Namun, berbeda bila karyawan melakukan kesalahan fatal yang tidak bisa ditolerir yang akan lebih baik bila diberhentikan secepatnya.
Memberikan surat peringatan kepada karyawan akan punya efek positif. Ini menandakan perusahaan memberikan kesempatan kepada karyawan tersebut untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerjanya.
Sebagai HR, Anda juga bisa membuka konsultasi dengan karyawan untuk mendiskusikan apa yang jadi masalah mereka di tempat kerja. Berikanlah bantuan apapun yang dapat mendorong karyawan untuk berkinerja lebih baik.
Tidak lupa, pantau perkembangannya, Anda bisa minta pendapat dari rekan kerja atau anggota tim mengenai perkembangan karyawan tersebut.
Intinya sebelum memecat karyawan, ada baiknya berikan mereka peringatan dan kesempatan untuk memperbaiki diri. HR dapat memastikan bahwa penghentian adalah keputusan yang adil dan bahwa prosedur dan protokol telah diikuti.
2. Lakukan Secara Langsung
Etika memecat karyawan berikutnya adalah lakukan secara langsung. Hindari memberhentikan karyawan melalui email, WhatsApp, atau telepon.
Pemberhentian karyawan yang baik adalah dilakukan secara tatap muka dengan penyampaian formal dan memberikan surat pemberhentian kerja. Tunjukkan kesopanan dan simpati kepada karyawan tersebut.
Melakukan pemecatan secara tatap muka akan membuat mereka merasa lebih dihargai sebagai manusia dan atas segala kontribusinya kepada perusahaan.
3. Tetap Rahasia
Penting bagi HR untuk membuat rencana PHK karyawan tetap menjadi rahasia yang hanya diketahui oleh manajerial dan HR.
Jangan biarkan informasi ini terdengar dan menyebar kepada karyawan lainnya. Hal tersebut bisa membuat lingkungan kerja menjadi tidak kondusif serta membuat karyawan yang bersangkutan sakit hati.
Etika memecat karyawan yang baik adalah mempertimbangkan dampak psikologis karyawan tersebut setelah mendengar dirinya dipecat. Maka, buatlah proses pemecatan ini tetap rahasia dan sesuai etikanya.
Baca juga: Apa Itu Layoff, Penyebab, dan Bedanya dengan Pemecatan
4. Tidak Bertele-tele dan Ringkas
Ada baiknya saat proses pemberhentian Anda sudah tahu apa yang ingin Anda katakan dan bagaimana menyampaikannya tanpa menyakiti hari karyawan. Maka dari itu, cobalah mempersiapkan kata yang tidak bertele-tele dan ringkas.
Pilih kata-kata sederhana dan sampaikan alasan keputusan pemecatan ini dengan kata yang lugas.
Hindari menyudutkan dan menyalahkan karyawan, karena hal ini berpotensi untuk membuka ruang perdebatan ketika karyawan tersebut tidak menerima alasan dirinya di-PHK.
Sebagai contoh, Anda bisa menggunakan kalimat:
“Kami atas nama perusahaan mohon maaf yang sebesar-besarnya, kami terpaksa tidak dapat mempekerjakan Anda lagi di sini”.
Atau bisa juga:
“Setelah kami amati dan diskusikan dengan pihak manajerial, kami melihat bahwa kinerja Anda belum seperti apa yang kami harapkan, sehingga dengan berat hati kami memutuskan bulan ini adalah bulan terakhir Anda bekerja”.
5. Jangan Lakukan Itu Seorang Diri
Mem-PHK karyawan adalah situasi yang emosional dan sensitif, Anda tidak pernah tahu bagaimana reaksi karyawan yang dipecat setelahnya.
Akan sangat bijak bila Anda tidak melakukannya seorang diri, cobalah ajak pihak manajerial atau HR representative selama proses tersebut.
6. Pastikan Karyawan Tidak Membawa Aset Perusahaan
Setelah memecat karyawan, pastikan mereka mengembalikan segala aset yang diberikan perusahaan, mulai dari laptop, kartu akses kantor, hp, dan aset lainnya. Tak lupa cek juga bagaimana kondisinya.
7. Tetap Perlakukan Karyawan dengan Baik
Etika memecat karyawan yang penting untuk diperhatikan lainnya adalah tetap memperlakukan mereka dengan baik. Situasi setelah mendengar bahwa mereka dipecat pastinya membuat syok dan stres.
Ini karena berkaitan dengan masa depan karyawan, maka sebisa mungkin tetap perlakukan karyawan dengan baik sekalipun alasan pemecatan tersebut adalah karena perilaku mereka yang buruk.
Hindari untuk terpancing emosi atau kehilangan kesabaran saat karyawan tidak terima dengan keputusan pemberhentiannya.
8. Berikan Hak Karyawan Sesuai Aturan
Ketika perusahaan memutuskan untuk memecat karyawan, penting sekali bagi Anda memberikan hak mereka. Terlebih karyawan yang dipecat belum memiliki rencana untuk melanjutkan bekerja di tempat lain.
Perusahaan wajib memberikan hak kompensasi berupa pesangon sesuai peraturan dan hak-hak lainnya sebelum hari terakhir mereka bekerja.
Memecat karyawan memang tidak pernah mudah, namun hal ini memang mau tidak mau harus dilakukan demi keberlangsungan bisnis perusahaan.
Sering kali, perusahaan harus memberhentikan karyawan karena salah rekrut. Ini bisa terjadi karena tidak selektif dalam proses rekrutmen atau terjadi bias sehingga pemilihan karyawan cenderung subjektif.
Hal tersebut sering terjadi saat proses rekrutmen masih mengandalkan cara-cara manual, sehingga rawan terjadi bias. Jika sudah seperti ini, tentu akan merugikan perusahaan baik dari segi waktu dan finansial.
Tak heran bila sekarang semakin banyak perusahaan yang beralih menggunakan software rekrutmen untuk menghindari hal tersebut.
Beruntungnya, sekarang sudah ada Premium Rekrutmen KitaLulus yang bisa menjadi pilihan software rekrutmen berbasis AI. Dengan bantuan AI, perusahaan Anda dapat meminimalisir kesalahan rekrutmen.
Ini karena teknologi AI akan melakukan screening kandidat yang paling ideal sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Proses screening pun dilakukan 92% lebih cepat dari proses manual.
Dengan begini, perusahaan bisa memaksimalkan kandidat dan proses rekrutmen pun lebih efektif dan efisien. Mari, saatnya beralih dari proses manual ke Premium Rekrutmen KitaLulus!
