Job specification adalah salah satu hal penting yang tidak boleh terlewatkan oleh para rekruter atau HRD. Sebab, banyak sekali perusahaan yang mengeluhkan sulit untuk mendapatkan kandidat terbaik.
Mungkin, Anda perlu memperhatikan dan memperbaiki job specification dan job description. Pasalnya, job specification adalah salah satu bagian dari lowongan kerja yang baik dan benar.
Apa itu job specification? Apa perbedaan job specification dan job description? Bagaimana membuat contoh job specification yang baik dan benar? Simak jawaban lengkapnya di bawah ini!
Apa itu Job Specification?
Tahukah Anda bahwa iklan lowongan kerja yang efektif harus mudah dipahami oleh para pelamar? Hal ini penting untuk menarik minat sebanyak mungkin kandidat berkualitas. Kunci utamanya terletak pada penyusunan job specification yang tepat.
Job specification adalah rincian yang menjelaskan persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk sebuah posisi, seperti latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, pengetahuan, kemampuan, serta kompetensi lainnya yang relevan.
Dalam sebuah iklan lowongan kerja yang baik, job specification biasanya disajikan berdampingan dengan job description. Hal ini bertujuan agar pelamar dapat memahami dengan jelas tanggung jawab pekerjaan sekaligus kriteria yang diharapkan, sehingga mereka dapat menilai kecocokan diri dengan posisi yang ditawarkan.
Perbedaan Job Specification dan Job Description
Meskipun job specification dan job description diletakan berdampingan, ada beberapa perbedaan mendasar dari dua informasi lowongan kerja ini.
Berikut beberapa perbedaan job specification dan job description dalam lowongan kerja:
| Aspek | Job Description | Job Specification |
|---|---|---|
| Pengertian | Rincian tentang tugas, tanggung jawab, dan kondisi pekerjaan. | Daftar kualifikasi, keterampilan, dan atribut yang dibutuhkan dari kandidat. |
| Isi | Menjelaskan apa yang harus dilakukan, termasuk tugas harian, tanggung jawab, dan kondisi kerja. | Menjelaskan kualifikasi minimum, pengalaman, pendidikan, keterampilan, dan karakteristik yang diperlukan. |
| Tujuan | Memberikan gambaran umum tentang pekerjaan kepada calon pelamar dan pihak terkait. | Menilai kecocokan kandidat dengan persyaratan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. |
| Manfaat | Membantu pelamar memahami apa yang akan mereka kerjakan dan mempersiapkan diri. | Membantu HR dalam menyaring dan menilai kandidat yang sesuai dengan kriteria. |
Secara singkat, job description fokus pada apa yang harus dilakukan dan tanggung jawab pekerjaan, sedangkan job specification berisi kriteria dan kualifikasi yang harus dimiliki kandidat agar mampu menjalankan pekerjaan tersebut dengan baik.
Baca juga: Cara Merekrut Karyawan yang Tepat dan Berkualitas
Cakupan Job Specification
Secara umum, job specification mencakup beberapa aspek kunci berikut:
- Kualifikasi Pendidikan: Tingkat dan jenis pendidikan formal yang diperlukan, termasuk gelar akademik, sertifikasi profesional, atau pelatihan khusus.
- Pengalaman Kerja: Jumlah tahun dan jenis pengalaman yang relevan dengan posisi tersebut, termasuk sektor industri atau area fungsional spesifik.
- Keterampilan Teknis: Kompetensi spesifik yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas pekerjaan, seperti penguasaan software, kemampuan analitis, atau keahlian teknis lainnya.
- Soft Skills: Kemampuan interpersonal dan intrapersonal yang diperlukan, seperti komunikasi, kepemimpinan, kerja tim, atau kemampuan beradaptasi.
- Atribut Personal: Karakteristik individu atau ciri-ciri yang mendukung keberhasilan dalam hal tersebut, seperti berorientasi pada detail, proaktif, atau kemampuan posisi bekerja di bawah tekanan.
- Persyaratan Fisik: Jika relevan, mencakup kemampuan fisik yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan, seperti kemampuan untuk berdiri dalam waktu lama atau mengangkat beban tertentu.
- Faktor Lainnya: Dapat mencakup ketersediaan untuk bekerja shift tertentu, ketersediaan melakukan perjalanan, atau persyaratan lain yang spesifik untuk peran tersebut.
Job posting yang efektif harus mengintegrasikan elemen job specification dengan baik. Pelajari cara membuat job posting yang menarik dan efektif untuk meningkatkan kualitas kandidat yang melamar.
Manfaat Job Specification
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, job specification adalah hal penting yang harus ada dalam info lowongan kerja. Hal ini juga memberikan banyak manfaat bagi perusahaan maupun para pelamar kerja.
Beberapa manfaat job specification adalah sebagai berikut:
1. Kualifikasi Pekerjaan Menjadi Jelas
Hal pertama dari manfaat job specification adalah kualifikasi pekerjaan menjadi jelas. Perusahaan bisa menuliskan apa yang diharapkan dari kandidat dengan jelas, termasuk syarat dan ketentuan tertentu yang lebih spesifik.
Hal ini juga menguntungkan bagi para pelamar kerja karena mereka bisa mengetahui apa yang diharapkan perusahaan kepada mereka. Selain itu, job specification juga bisa dijadikan sebagai alat screening CV untuk menentukan kandidat yang cocok.
2. Tahapan Seleksi Awal
Manfaat job specification yang kedua adalah sebagai tahapan seleksi awal. Artinya, pelamar kerja yang mengerti tentang spesifikasi jabatan ini akan mengetahui apakah pekerjaan tersebut cocok untuk dirinya atau tidak.
Sehingga mereka akan melakukan seleksi diri sendiri sebelum melamar pekerjaan di perusahaan Anda. Dengan kata lain, adanya job specification pada lowongan kerja bisa membantu HRD pada tahapan seleksi awal.
3. Mendukung Perusahaan untuk Mencapai Tujuan
Pada dasarnya, job specification adalah detail informasi terkait hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan. Manfaat job specification selanjutnya adalah untuk mendukung perusahaan mencapai tujuannya.
Artinya, jika ada pelamar kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang diminta, maka kandidat tersebut diharapkan bisa melakukan pekerjaannya dengan baik untuk mendukung perusahaan mencapai tujuannya.
4. Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia
Satu lagi manfaat job specification adalah untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa, job specification merupakan alat yang digunakan oleh job analyst untuk menempatkan kandidat tepat di pekerjaan yang tepat pula.
Sehingga hal ini bisa membantu meningkatkan kualitas sumber daya manusia di perusahaan Anda. Tidak hanya itu, job specification juga membantu rekruter atau HRD untuk mengetahui pengetahuan dan kemampuan yang bisa mendukung kandidat tersebut dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Baca juga: 17 Aplikasi untuk HRD yang Bisa Membantu Perusahaan Anda
Cara Membuat Job Specification
Seperti yang diketahui bahwa job specification memiliki peranan penting dalam proses perekrutan. Maka dari itu, Anda tidak bisa membuat spesifikasi jabatan ini dengan sembarangan.
Berikut panduan singkat untuk membuat job specification yang jelas dan efektif:
1. Mulai dengan Analisis Jabatan
Pahami peran tersebut secara mendalam dengan mengidentifikasi tugas utama, tanggung jawab, dan bagaimana posisi ini berkontribusi pada tujuan organisasi. Diskusikan dengan manajer terkait dan pemegang posisi saat ini untuk mendapatkan pemahaman komprehensif.
2. Tentukan Kualifikasi Esensial
Identifikasi pendidikan, sertifikasi, dan kredensial minimum yang diperlukan. Bedakan dengan jelas antara persyaratan “wajib” dan “diinginkan” untuk membantu proses penyaringan kandidat.
3. Uraikan Keterampilan Teknis
Spesifikasikan kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk menjalankan fungsi pekerjaan. Ini bisa mencakup penguasaan software, alat, atau metodologi tertentu.
4. Definisikan Kompetensi Perilaku
Jelaskan soft skills dan atribut pribadi yang mendukung keberhasilan dalam peran tersebut, seperti kemampuan bekerja dalam tim, kepemimpinan, atau komunikasi efektif.
5. Tetapkan Persyaratan Pengalaman
Tentukan jumlah tahun dan jenis pengalaman yang dibutuhkan, termasuk pengalaman industri spesifik jika relevan.
6. Sertakan Karakteristik Fisik (Jika Relevan)
Untuk posisi yang membutuhkan kemampuan fisik tertentu, jelaskan persyaratan seperti kemampuan mengangkat beban atau berdiri dalam waktu lama.
7. Jelaskan Lingkungan Kerja
Berikan informasi tentang kondisi kerja, jam kerja, perjalanan yang diperlukan, atau elemen lingkungan kerja lainnya yang penting.
8. Hindari Bias dan Diskriminasi
Pastikan bahwa spesifikasi berfokus pada kebutuhan pekerjaan aktual dan tidak mengandung bahasa yang dapat mengarah pada diskriminasi berdasarkan usia, gender, atau karakteristik lainnya.
9. Periksa Konsistensi dengan Job Description
Pastikan job specification selaras dengan job description terkait dan mencerminkan persyaratan aktual untuk kesuksesan dalam peran tersebut.
10. Lakukan Review Berkala
Evaluasi dan perbarui job specification secara berkala untuk memastikan tetap relevan dengan kebutuhan bisnis yang berkembang dan perubahan dalam industri.
Baca juga: 6 Cara Screening Karyawan dan Pentingnya Bagi Perusahaan
Tips Membuat Job Specification Tepat Sasaran
Jika Anda masih bingung ketika membuat spesifikasi jabatan ini, KitaLulus membagikan tips membuat job specification yang bisa membantu Anda, yaitu:
- Job specification harus dibuat dengan jelas dan sedetail mungkin. Cantumkan apa yang menjadi tanggung jawab, pekerjaan, hingga tolak ukur keberhasilan kandidat dalam menyelesaikan pekerjaannya
- Jelaskan seberapa besar peran tersebut kepada pelamar. Tujuannya adalah untuk menghindari dan meminimalisir kandidat yang tidak bisa atau tidak mau mengambil tanggung jawab yang besar
- Jelaskan kualifikasi yang diminta. Baik dalam pengalaman, pendidikan, keterampilan, keahlian, dan lain sebagainya
- Sebisa mungkin hindari syarat yang memberatkan. Seperti harus berpenampilan menarik, harus dewasa, harus dinamis, dan syarat lainnya yang tidak cocok atau tidak sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan.
Baca juga: Masalah Umum HRD yang Sering Dijumpai dan Solusi Mengatasinya
Contoh Job Specification
Berikut contoh job specification oleh perusahaan yang memasang iklan lowongan pekerjaan di KitaLulus:
Contoh Job Specification I
Contoh Job Specification II
Demikianlah penjelasan terkait pengertian job specification, perbedaannya dengan job description, manfaat, hingga tips penulisannya yang perlu Anda ketahui.
Jika sudah berhasil membuat job specification untuk lowongan yang sedang dibuka, Anda bisa mulai untuk mengiklankan loker di KitaLulus.
Sebagai salah satu job platform terbesar di Indonesia, KitaLulus mampu menjangkau lebih dari 7 juta pencari kerja.
Segera pasang iklan loker Anda, dan dapatkan kandidat berpotensi dan terbaik sesuai dengan kualifikasi perusahaan dalam hitungan hari!
