Karyawan Tidak Sesuai Ekspektasi? Ini Penyebab dan Cara Mengatasinya

Setiap perusahaan pastinya memiliki ekspektasi kepada karyawannya. Biasanya, ekspektasi ini dirumuskan dalam bentuk KPI atau juga target pekerjaan yang mesti dicapai. Namun, terkadang ada saja karyawan yang tidak sesuai ekspektasi.

Biasanya, karyawan yang seperti ini memiliki performa kerja yang buruk dengan hasil kerja seadanya.

Sebagai HR, tentu saja kita tidak boleh membiarkan dan mengabaikan hal ini. Di dalam artikel KitaLulus ini, mari kenali penyebab serta cara mengatasi karyawan yang tidak sesuai ekspektasi!

Penyebab Masalah Karyawan Tidak Sesuai Ekspektasi

Setiap perusahaan tentu saja ingin seluruh karyawannya mampu bekerja sesuai dengan ekspektasi yang telah ditetapkan. Namun, tidak jarang juga ada beberapa karyawan tidak sesuai ekspektasi.

Tentu ada banyak faktor yang menjadi penyebabnya, misalnya sebagai berikut:

1. Ketidakjelasan Ekspektasi dan Standar Kinerja

Seringkali masalah bermula dari ketidakjelasan ekspektasi yang dikomunikasikan kepada karyawan. Tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan, karyawan mungkin bekerja dengan asumsi yang berbeda dari apa yang sebenarnya diinginkan oleh perusahaan.

Faktor-faktor yang berkontribusi pada ketidakjelasan ekspektasi meliputi:

• Deskripsi pekerjaan yang tidak terperinci atau ketinggalan zaman
• Tidak adanya Key Performance Indicators (KPI) yang spesifik dan terukur
• Komunikasi yang tidak efektif antara manajer dan karyawan
• Perubahan prioritas bisnis yang tidak dikomunikasikan dengan baik

2. Ketidaksesuaian Keterampilan dan Kompetensi

Terkadang karyawan ditempatkan pada posisi yang tidak sesuai dengan keterampilan, pengalaman, atau minat mereka. Hal ini dapat terjadi karena:

• Proses rekrutmen dan seleksi yang kurang efektif
• Kurangnya proses onboarding yang terstruktur
• Perubahan teknologi atau proses bisnis yang tidak diimbangi dengan pelatihan
• Promosi ke posisi yang memerlukan keterampilan yang belum dikuasai (Prinsip Peter)

Tertarik meningkatkan proses screening kandidat? Pelajari cara efektif melakukan screening kandidat untuk memastikan kesesuaian dengan posisi yang ditawarkan.

3. Faktor Motivasi dan Keterlibatan

Karyawan yang tidak termotivasi atau tidak merasa terlibat dalam pekerjaan cenderung menunjukkan kinerja di bawah standar. Di Indonesia, beberapa faktor budaya dan organisasi yang mempengaruhi motivasi meliputi:

• Kurangnya pengakuan dan penghargaan atas prestasi
• Sistem kompensasi yang tidak kompetitif atau tidak adil
• Tidak adanya jalur pengembangan karir yang jelas
• Budaya organisasi yang tidak mendukung atau toksik
• Konflik nilai antara karyawan dan perusahaan

4. Masalah Pribadi dan Eksternal

Terkadang, penurunan kinerja karyawan disebabkan oleh faktor-faktor pribadi atau eksternal yang mungkin tidak langsung terkait dengan pekerjaan, seperti:

• Masalah kesehatan fisik atau mental
• Konflik keluarga atau masalah pribadi
• Burnout atau kelelahan
• Konflik dengan rekan kerja atau atasan

Laporan ADP Research mencatat bahwa hampir setengah dari pekerja merasa bahwa stres memengaruhi pekerjaan mereka, yang juga dapat berkontribusi pada tantangan dalam memenuhi standar kinerja.

Pengaruh Pimpinan terhadap Kinerja Karyawan

Performa baik karyawan, berkaitan erat juga dengan faktor kepemimpinan dan efektivitas tim. Pemimpin diharapkan mampu berperan sebagai sosok yang menggerakkan karyawan dengan penuh inisiatif dalam setiap pengambilan keputusan.

Pemimpin yang efektif mampu untuk memengaruhi dan mengarahkan para anggotanya.

Selain itu, pemimpin juga harus mampu menyelaraskan kebutuhan tim sehingga mampu mengembangkan nilai-nilai dan sesuatu yang menarik perhatian organisasi.

Cara Mengatasi Karyawan yang Tidak Sesuai Ekspektasi

Ketika mendapati karyawan berkinerja buruk, jangan gegabah untuk langsung memecatnya.

Memecat karyawan secara gegabah hanya akan menimbulkan kerugian karena HR perlu melakukan proses rekrutmen yang memakan waktu, tenaga, serta biaya tanpa ada jaminan apakah rekrutan baru akan lebih baik atau tidak.

Sebelum mengambil langkah PHK, berikut ini solusi mengatasi karyawan tidak sesuai ekspektasi.

1. Lakukan Evaluasi Tujuan Perusahaan dan Motivasi Karyawan

Pertama, evaluasi tujuan besar yang dimiliki perusahaan. Lalu pecah menjadi kumpulan tujuan-tujuan kecil untuk setiap individu. Dengan tujuan kecil ini, karyawan bisa lebih mengerti apa yang diharapkan oleh perusahaan.

Selanjutnya, HR juga perlu memberikan dorongan motivasi kepada karyawan untuk mencapai tujuan tersebut.

Cara sederhana yang bisa dilakukan adalah mengirimkan email motivasi atau juga menyelenggarakan acara team building.

2. Hindari Penilaian Subjektif

Subjektivitas dalam proses penilaian kerja bisa menjadi masalah serta penyebab performa karyawan menurun.

Penilaian subjektif akan memberikan penilaian positif atau negatif yang tidak realistis serta kritik yang tidak beralasan.

Hal semacam ini akan membuat karyawan merasa demotivasi dan tidak terpacu untuk berkembang. Oleh karena itu, pastikan program penilaian kinerja karyawan dilakukan dengan standarisasi yang objektif.

Baca Juga: Pentingnya Strategi Performance Management & 4 Penerapannya

3. Tingkatkan Komunikasi

Saat HR menyadari ada karyawan yang tidak sesuai ekspektasi, saat itulah HR segera harus membicarakan hal itu. Hindari untuk langsung memberikan sanksi kepada karyawan. Mulailah dengan memberikan feedback melalui sesi one on one meeting.

4. Perhatikan Apa yang Menjadi Ekspektasi Karyawan

Seperti halnya perusahaan yang memiliki ekspektasi kepada karyawan. Karyawan pastinya juga memiliki ekspektasi kepada perusahaan, bisa seperti kompensasi yang lebih baik, peningkatan karier, kenyamanan kerja, dan hal lainnya yang berperan kepada kinerja merekaa.

Di sinilah HR harus mampu menangkap ekspektasi tersebut. Diskusikan hal-hal yang menjadi ekspektasi karyawan dengan kebijakan dan kondisi perusahaan saat ini.

5. Sediakan Pelatihan yang Memadai

Di atas kita sudah menyebutkan bahwa salah satu yang menjadi faktor rendahnya performa karyawan adalah kurangnya pelatihan yang diberikan kepada karyawan. Oleh karena itu, cobalah sediakan pelatihan yang tepat guna untuk karyawan.

Agar dapat menyediakan pelatihan tepat guna, sebelumnya coba lakukan skill gap analysis, dari sini Anda bisa mengetahui kesenjangan keterampilan apa yang perlu diatasi dengan pelatihan. Dari sini, Anda juga bisa tahu jenis pelatihan apa yang paling sesuai untuk karyawan.

Butuh metode asesmen yang komprehensif? Temukan berbagai jenis asesmen dan penerapannya untuk evaluasi karyawan yang lebih akurat.

Strategi Pengambilan Keputusan untuk Kasus yang Tidak Dapat Diperbaiki

Meskipun fokus utama adalah perbaikan kinerja, terdapat situasi di mana mungkin diperlukan keputusan yang lebih sulit. Berikut pendekatan yang dapat dipertimbangkan:

1. Redeployment atau Rotasi

Terkadang karyawan dapat berkinerja lebih baik di posisi atau departemen lain yang lebih sesuai dengan keterampilan dan minat mereka:

• Identifikasi posisi alternatif yang mungkin lebih cocok
• Diskusikan opsi redeployment dengan karyawan
• Berikan pelatihan yang diperlukan untuk transisi
• Tetapkan periode percobaan di posisi baru

2. Demosi yang Terhormat

Dalam konteks Indonesia, demosi (penurunan jabatan) perlu ditangani dengan sangat hati-hati karena implikasi budaya terkait “kehilangan muka”:

• Diskusikan sebagai langkah pengembangan, bukan hukuman
• Pertahankan kompensasi jika memungkinkan untuk meminimalkan dampak
• Berikan alasan yang jelas dan terkait dengan pengembangan
• Buat rencana untuk potensi promosi di masa depan

3. Mutual Separation Agreement (MSA)

Jika upaya perbaikan tidak berhasil, MSA dapat menjadi solusi yang lebih baik daripada PHK sepihak:

• Negosiasikan persyaratan pengunduran diri yang saling menguntungkan
• Tawarkan paket kompensasi yang layak
• Berikan referensi positif jika memungkinkan
• Jaga kerahasiaan dan martabat selama proses

4. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sebagai Pilihan Terakhir

Jika semua upaya lain gagal, PHK mungkin menjadi pilihan yang harus diambil:

• Pastikan prosedur sesuai dengan UU Ketenagakerjaan
• Dokumentasikan dengan baik alasan dan proses yang telah dilakukan
• Berikan pesangon sesuai ketentuan hukum
• Lakukan dengan cara yang menjaga martabat karyawan

Kesimpulan

Karyawan yang tidak sesuai ekspektasi umum sekali ditemukan. Di sinilah sisi strategi sebagai seorang HR perlu dikeluarkan untuk dengan sigap mengatasi hal ini. Sebab pembiaran terhadap hal ini akan mengganggu kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Namun, sebenarnya HR dapat mencegah hal ini terjadi dengan proses rekrutmen yang lebih terkelola dengan baik. Salah satu untuk melakukan hal ini adalah dengan memilih job portal yang tepat dan dilengkapi dengan fitur dan teknologi terkini.

Semua itu bisa didapatkan dalam Premium Rekrutmen KitaLulus. Di mana job portal satu ini dilengkapi dengan dashboard khusus yang akan membantu HR dalam memilah dan memilih kandidat terbaik.

Dilengkapi juga dengan teknologi AI yang akan membantu HR dalam melakukan screening kandidat yang potensial. Dengan begini, salah rekrut karyawan bisa diminimalisir serta mempersingkat proses rekrutmen.

Selain itu, Premium Rekrutmen KitaLulus juga memberikan akses tak terbatas untuk pemasangan loker.

Ayo, gabung di Premium Rekrutmen KitaLulus sekarang!

‍