HR adalah divisi yang bertanggung jawab dalam mengelola SDM di perusahaan. Adapun bentuk pertanggungjawaban tersebut akan tertuang dalam laporan HRD yang dibuat per bulan atau per tahun.
Laporan ini berisikan rangkuman seperti apa keadaan SDM di dalam organisasi. Nantinya, laporan akan diserahkan kepada stakeholder atau bagian manajerial perusahaan untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan.
Namun, sayangnya masih banyak praktisi HR yang belum benar-benar memahami cara membuat laporan. Oleh karena itu, kali ini KitaLulus akan membahasnya secara lengkap dalam ulasan berikut.
Apa Itu Laporan HRD?
Laporan HRD adalah sebuah laporan tertulis yang dibuat untuk menginformasikan proses pengelolaan human resource di perusahaan.
Laporan ini akan menampilkan fakta, wawasan, dan metrik terkait dengan sumber daya manusia di perusahaan.
Dari laporan HR tersebut, manajerial perusahaan dapat melihat tren, mengidentifikasi inefisiensi, memanfaatkan kekuatan, melakukan penilaian karyawan, serta memastikan bahwa karyawan memberikan performa terbaiknya untuk perusahaan.
Fungsi Laporan HRD
Laporan HRD memiliki beberapa fungsi penting, yaitu sebagai berikut:
1. Memantau SDM di Perusahaan
Laporan HRD memberikan gambaran kepada divisi HRD untuk mengetahui seperti apa ritme kerja organisasi.
Hal ini karena di dalam laporan tersebut juga tersaji metrik kinerja karyawan, dari sini HR dapat melacak mana karyawan yang berada di good performance dan mana yang under performance.
Selanjutnya HR bisa dengan cepat mengambil langkah dan menyusun strategi untuk mengatasi masalah penurunan performa sebelum terlambat dan menjadi parah.
2. Manajemen Informasi
Di dalam laporan HR juga berisi informasi-informasi yang menunjukkan perkembangan setiap divisi di perusahaan.
Dari informasi ini, manajer akan sangat terbantu untuk menyusun strategi yang relevan dengan keadaan tiap divisi sehingga ia lebih sigap.
3. Mengatasi Area Bermasalah
Laporan HRD berfungsi untuk mengatasi masalah dan melacak area mana yang menjadi inti dari permasalahan tersebut.
Berbekal dari data sumber masalah ini, HR dan manajerial perusahaan bisa mencari solusi dengan pendekatan yang lebih strategis.
4. Melacak Kinerja Karyawan
Laporan dan analisis HR menyediakan data yang diperlukan untuk memantau dan menganalisis kinerja serta hasil kerja karyawan selama periode tertentu.
Informasi ini akan membantu untuk menentukan apakah seorang karyawan berkinerja baik atau biasa-biasa saja. Lalu, berdasarkan hal tersebut, Anda dapat menawarkan insentif seperti promosi, pelatihan karyawan, atau bonus kinerja.
5. Membantu Proses Rekrutmen dan Onboarding Lebih Baik
Data yang ada pada laporan akan sangat membantu HR untuk memahami kebutuhan perekrutan di masa yang akan datang. Dengan begini, HR dapat membuat proses rekrutmen yang lebih tepat serta melakukan onboarding yang lebih baik.
Pentingnya Laporan HRD
Membuat laporan HRD sangat penting, karena dari sini manajerial perusahaan bisa mengetahui secara objektif bagaimana keadaan human resource di perusahaan.
Berikut ini alasan lain mengapa penting sekali bagi HR untuk membuat laporan.
1. Membantu Identifikasi Masalah
Laporan HR akan menyajikan informasi terkini mengenai keadaan karyawan, sehingga HR bisa mengidentifikasi employee retention, tingkat turnover, serta masalah performa karyawan.
Nantinya, divisi HR akan menganalisis masalah dan mengembangkan solusi dari permasalahan tersebut.
2. Pengelolaan Informasi
Laporan yang dibuat bulanan atau tahunan ini akan memberikan wawasan mendalam mengenai perkembangan dan potensi risiko yang mungkin timbul terkait pengelolaan SDM di perusahaan.
Dari sini, HR dan manajerial perusahaan bisa menyusun strategi yang tepat guna mengatasi risiko tersebut.
3. Monitoring
Perusahaan akan sangat terbantu dengan laporan HR karena data-data di dalamnya bisa membantu melakukan monitoring keadaan organisasi secara keseluruhan.
Baca Juga: 10 Indikator Kinerja Karyawan dan Cara Menyusunnya
Jenis Laporan HRD
Berikut ini beberapa jenis laporan yang perlu disiapkan oleh seorang HRD.
1. Laporan Informasi Karyawan
Laporan ini berisi informasi parameter data karyawan, seperti jumlah karyawan, tingkat turnover, keragaman, pendapatan per karyawan, persentase kepuasan karyawan, employee engagement survey, dan rata-rata masa kerja karyawan.
Dari laporan ini Anda bisa mendapatkan gambaran mengenai keadaan manpower di perusahaan.
2. Laporan Kehadiran Karyawan
Laporan kehadiran karyawan adalah laporan bulanan HR yang berisi data kehadiran karyawan yang akan digunakan sebagai komponen payroll.
Di dalam laporan ini ada beberapa data, seperti jam kehadiran, jam pulang, keterlambatan, lembur, dan ketidakhadiran. Akumulasi data kehadiran karyawan kemudian dipergunakan untuk menghitung gaji dan uang lembur karyawan.
Laporan ini juga menjadi metrik penting untuk menilai kinerja, produktivitas, serta beban kerja karyawan.
3. Laporan Payroll
Ini adalah jenis laporan HRD yang menampilkan perhitungan gaji karyawan dalam periode tertentu. Laporan ini akan membantu tim finance untuk melakukan pembukuan dan perhitungan PPh 21.
Dari laporan payroll, tim finance juga dapat memprediksi keuangan perusahaan selama beberapa bulan ke depan.
4. Laporan Izin dan Sakit
Laporan izin dan sakit adalah laporan yang menunjukkan tingkat kecenderungan karyawan yang meminta izin atau sakit. Laporan ini dapat digunakan oleh HR untuk menilai kinerja karyawan.
Selain itu, perusahaan juga bisa mengambil keputusan bila karyawan ditemukan telah mengambil izin melebihi batas. Perusahaan bisa mempertimbangkan apakah mempertahankan karyawan tersebut atau tidak.
5. Laporan Cuti
Laporan HRD satu ini menginformasikan data hak cuti karyawan. Di dalamnya akan menampilkan jumlah hak cuti, berapa cuti yang digunakan, serta sisa cuti karyawan.
Laporan ini sangat berguna bagi HR untuk memastikan apakah karyawan telah menggunakan hak cutinya atau belum.
6. Laporan Kinerja Karyawan
Sesuai namanya, laporan kinerja karyawan adalah laporan yang merangkum kinerja setiap karyawan selama periode tertentu. Laporan ini berisikan metrik KPI dan goals yang telah dicapai karyawan.
Selain itu, laporan ini juga berisi feedback yang diberikan manajer kepada karyawan. Laporan kinerja seperti halnya rapor untuk semua karyawan yang menginformasikan apakah mereka sudah memenuhi ekspektasi perusahaan atau belum.
7. Laporan Reimburse
Reimbursement adalah penggantian biaya pribadi karyawan yang digunakan untuk keperluan perusahaan, seperti biaya saat perjalanan dinas, biaya pengobatan, dan lainnya.
Semua klaim reimburse karyawan akan dikumpulkan dalam laporan reimbursement. Dari sinilah tim finance bisa melacak mana pengajuan yang sudah dibayarkan dan yang belum.
8. Laporan Rekrutmen
Laporan rekrutmen akan sangat berguna untuk meningkatkan strategi perekrutan di perusahaan. Sebab tim talent acquisition dapat mengukur, menganalisis, dan memahami berbagai metrik yang ada dalam rekrutmen.
Metrik dalam Laporan HRD
Ada beberapa metrik yang penting untuk Anda masukkan dalam laporan HRD. Metrik ini akan memberikan gambaran umum mengenai keadaan organisasi.
- Senioritas
- Rasio jumlah karyawan pria dan wanita
- Usia
- Tingkat pendidikan
- Jenis jabatan
- Jumlah jam kerja karyawan
- Jumlah karyawan
- Turnover
- Karyawan baru
- Jumlah ketidakhadiran karyawan
- Biaya ketidakhadiran karyawan
- Biaya tenaga kerja
- Biaya pelatihan
- Cost per hire
- Durasi merekrut karyawan baru (time to fill)
Cara Membuat Laporan HRD
Laporan HRD bukan hanya kumpulan statistik yang disusun dalam lembaran PDF atau Excel tanpa adanya informasi berarti lainnya yang ditambahkan di dalamnya.
Saat Anda membuat laporan HRD, pastikan di dalamnya menampilkan data, visualisasi serta deskripsi yang menjelaskan laporan tersebut. Berikut ini cara membuat laporan HRD.
1. Sertakan OKR dan KPI
Mulailah dengan mengevaluasi OKR, KPI, dan sasaran yang telah ditetapkan organisasi di awal tahun. Berikan ringkasan eksekutif mengenai kemajuan yang telah dicapai pada setiap tujuan.
Sertakan 4 atau 5 kesimpulan utama yang menjadi topik dalam laporan. Misalnya, perubahan signifikan dalam jumlah karyawan.
2. Sesuaikan Laporan Sesuai Kebutuhan
Pertimbangkan kepada siapa Anda akan menyajikan laporan tersebut dan sesuaikan informasi dengan kebutuhan dan kepentingan mereka.
Contohnya, seorang CEO dan manajer akan melihat metrik yang berbeda, jadi buatlah laporan sesuai dengan siapa yang akan menggunakannya.
3. Sampaikan dengan Data
Pastikan Anda menggunakan data untuk menyampaikan bagaimana keadaan pengelolaan human resource di perusahaan. Data akan membuat laporan Anda lebih objektif.
Untuk membuat penyajian data semakin mudah dipahami, coba gunakan visual. Alih-alih menyajikan statistik yang rumit, ubahlah angka-angka menjadi narasi persuasif yang mampu mendorong tindakan.
Hal terpenting adalah pastikan narasi, laporan, statistik Anda transparan dan mudah dipahami semua stakeholder.
4. Tentukan Tujuan Anda di Tahun Berikutnya
Di bagian akhir laporan, tulislah tujuan di tahun berikutnya dan tunjukkan bagaimana strategi departemen HR untuk mencapai tujuan tersebut.
Tentukan apa yang akan diukur. Selaraskan dengan tujuan organisasi dan stakeholder.
5. Sediakan Dashboard dalam Laporan
Bantu stakeholder untuk menganalisis, memvisualisasikan data, dan mengambil keputusan dengan menyediakan dashboard pada laporan Anda.
Dashboard ini adalah rangkuman dalam satu halaman mengenai data-data yang ada di laporan.
Contoh Laporan HRD
Inilah beberapa contoh laporan HRD yang bisa menjadi referensi Anda.
1. Contoh Laporan HRD Excel Absensi Karyawan
2. Contoh Laporan Cuti Karyawan
3. Contoh Laporan Jumlah Karyawan
Membuat laporan menjadi salah satu tugas dan tanggung jawab HRD. Dari laporan tersebut akan terlihat seberapa efektif dan efisien pengelolaan SDM yang ada di perusahaan.
Termasuk salah satunya masalah rekrutmen. Jika di dalam laporan terlihat bahwa proses rekrutmen yang dilakukan perusahaan belum maksimal, maka HR harus segera mencari cara lain yang lebih baik.
Misalnya seperti beralih menggunakan Premium Recruitment KitaLulus yang sudah dilengkapi teknologi AI. Teknologi AI akan mempersingkat proses screening 92% dari cara biasa.
Anda juga akan mendapatkan dukungan penuh dari tim KitaLulus selama pemasangan loker. Yuk pasang lowongan Anda sekarang!
