Manajer personalia adalah salah satu jabatan di dalam organisasi perusahaan yang tugasnya mengelola SDM dari mulai merencanakan perekrutan, melakukan hiring, sampai pelatihan dan pengembangan.
Di dalam artikel ini akan kita bahas lebih dalam tentang peran ini. Mari di simak!
Apa Itu Manajer Personalia
Manajer personalia adalah seorang profesional administratif yang bertanggung jawab untuk mengawasi seluruh proses rekrutmen dan pembinaan karyawan di dalam organisasi.
Di beberapa perusahaan, posisi ini disetarakan dengan tim sumber daya yang lebih besar, namun untuk organisasi yang lebih kecil, akan memiliki seorang personal manager khusus yang bertugas melakukan berbagai tugas administratif.
Apa Perbedaan Manajer Personalia dan HR Manager?
Manajer personalia dan HR manager adalah peran yang mirip tapi punya beberapa perbedaan.
Bagian personalia lebih dulu ada daripada posisi HR. Di beberapa perusahaan, masih menggunakan istilah manajer personalia dan menambahkan beberapa tanggung jawab HR manager.
Dari segi tugas dan tanggung jawab kedua peran ini pun sama, mulai dari merekrut sampai melatih karyawan.
Begitu juga dengan keterampilan, keduanya sama memerlukan keterampilan di bidang manajemen organisasi, komunikasi, dan beberapa keterampilan administratif.
Mengapa Manajer Personalia Penting Bagi Perusahaan?
Manajer personalia begitu penting bagi perusahaan terutama dalam mengembangkan karyawan di dalam organisasi.
Peran manajer personalia adalah menemukan bakat baru, melatih dan mengembangkan karyawan sehingga bisa mengeluarkan potensi terbaiknya.
Seorang manajer personalia yang baik dapat membantu perusahaan untuk mengurangi tingkat turnover dan menambah loyalitas karyawan. Mereka juga menjadi garda perusahaan dalam menyelesaikan konflik internal antar karyawan.
Baca Juga: 7 Strategi Menerapkan Mass Hiring yang Efektif untuk HR
Tugas dan Tanggung Jawab Manajer Personalia
Tugas personalia adalah menjalankan fungsi manajemen personalia di dalam perusahaan. Tugas mereka terbagi dalam beberapa hal seperti berikut ini:
1. Perencanaan
Tugas manajer personalia yang pertama adalah perencanaan kebutuhan karyawan, baik secara kuantitatif dan kualitatif.
Di dalam perencanaan ini ada dua tahapan yang akan dilakukan oleh manajer personalia, yaitu:
1. Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan atau job analysis dilakukan untuk menyesuaikan kebutuhan karyawan dengan peran dan tugas yang ada di perusahaan.
Analisis ini terbagi menjadi analisis proses yang dilakukan untuk menemukan jenis pekerjaan dan tugas yang akan dilakukan. Lalu ada analisis operasional yang dilakukan untuk menentukan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh karyawan yang akan direkrut.
2. Analisis Jabatan
Lalu manajer SDM juga akan melakukan analisis jabatan yang terdiri dari tiga tahapan, yaitu mengumpulkan data jabatan dan mengolahnya menjadi informasi jabatan. Kedua menyajikan informasi untuk program-program organisasi, ketenagakerjaan, dan tata laksana.
Terakhir adalah memberikan layanan pemanfaatan informasi jabatan yang diperlukan.
2. Pengadaan Karyawan
Peran satu ini berkaitan dengan cara untuk mencari dan mendapatkan karyawan-karyawan baru yang memenuhi syarat sebanyak-banyaknya lalu memilih calon terbaik.
Biasanya langkah yang akan dilakukan oleh manajer personalia adalah:
1. Menentukan peran yang dibutuhkan.
2. Menetapkan standar karyawan.
3. Mengidentifikasi calon yang potensial.
4. Mengumpulkan informasi yang dibutuhkan.
5. Menilai kecocokan kandidat.
3. Pembinaan dan Pengembangan Karyawan
Karyawan yang sudah direkrut dan bekerja bagi perusahaan juga memerlukan pembinaan dan pengembangan sehingga skill dan pengetahuan mereka tetap relevan dengan perkembangan bisnis dan industri.
4. Promosi dan Mutasi
Selanjutnya manajer personalia juga berperan dalam melakukan promosi dan mutasi karyawan.
Promosi dan mutasi ini tentu saja diberikan kepada karyawan yang memang dinyatakan layak sesuai dengan pedoman yang berlaku.
5. Pemberhentian Karyawan
Tugas lainnya yang diemban manajer SDM adalah pemberhentian karyawan. Di sini manajer personalia harus menyiapkan hak dan kewajiban karyawan yang di PHK sesuai dengan aturan undang-undang yang berlaku.
6. Penilaian Karyawan
Seorang manajer personalia juga memiliki tugas melakukan evaluasi karyawan untuk menilai kinerjanya selama rentang waktu tertentu, biasanya satu tahun periode.
Penilaian yang dilakukan bisa meliputi kecakapan, pencapaian, kedisiplinan, keterampilan, dan hal-hal terkait organisasi.
Keterampilan Manajer Personalia
Dengan tugas dan tanggung jawab yang besar, tentu saja seorang manajer personalia harus memiliki beberapa keterampilan khusus. Adapun beberapa keterampilan tersebut antara lain:
1. Keterampilan Organisasi
Skill organization management meliputi kemampuan dalam mengelola waktu, tugas serta sumber daya yang ada dengan efektif untuk mencapai hasil yang diharapkan.
Bagi seorang manajer skill ini akan membantu mereka dalam mengelola berbagai tugas seperti perekrutan, pelatihan, sampai mengurus penggajian karyawan.
2. Komunikasi
Sebagai seseorang yang akan banyak berhubungan dengan karyawan, kemampuan komunikasi yang baik jadi hal penting. Kemampuan komunikasi ini tidak hanya secara verbal tapi juga non verbal.
Beberapa tugas manajer SDM juga tidak lepas dari kemampuan komunikasi yang baik, seperti wawancara, menjelaskan kebijakan baru perusahaan, serta diskusi dengan karyawan.
Baca Juga: 7 Jenis Gaya Komunikasi yang Wajib Kamu Ketahui, Penting untuk Karir!
3. Empati
Ini adalah salah satu soft skill penting yang perlu dimiliki manajer personalia. Empati akan membantu dalam membangun dan membina hubungan dengan tim dan karyawan secara keseluruhan.
Terlebih posisi ini akan menjadi penghubung antara karyawan dengan manajemen tinggi, adanya empati bisa membantu memberikan cara terbaik membangun hubungan.
4. Kolaborasi
Personalia managers yang baik harus memiliki skill dalam berkolaborasi antar tim SDM yang ada. Misalnya berkolaborasi dalam perencanaan pelatihan karyawan atau juga terkait proses rekrutmen. Kolaborasi ini akan membantu tujuan tercapai dengan cepat dan tepat.
5. Resolusi Konflik
Seorang manajer personalia juga bertindak sebagai mediator dalam menyelesaikan masalah di tempat kerja. Keterampilan ini akan membantu dalam menemukan solusi terbaik tanpa mengorbankan banyak hal.
6. Kemampuan Komputer
Ini menjadi salah satu skill penting yang harus dimiliki manajer personalia saat ini. Apalagi sekarang pengelolaan SDM perusahaan telah dilakukan secara digital. Dari mulai perekrutan, pengelolaan data karyawan, penggajian, sampai pelatihan semua dilakukan dengan aplikasi.
Keterampilan komputer akan membantu semua pekerjaan manajer personalia lebih mudah.
Nah itu dia pembahasan kita seputar manajer personalia yang punya peran besar dalam menentukan kesuksesan perusahaan.
Salah satunya dengan merekrut karyawan yang tepat. Beruntungnya sekarang untuk merekrut karyawan lebih mudah dengan Premium Rekrutmen KitaLulus.
Premium Rekrutmen KitaLulus telah dilengkapi dengan AI yang akan membantu proses screening lebih cepat. Tidak hanya cepat, tapi juga menyaring kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dilengkapi juga dengan dashboard yang membantu memantau proses rekrutmen.
Canggih dan menarik bukan? Ayo, daftarkan perusahaan Anda sekarang!
