Setiap perusahaan membutuhkan strategi atau perencanaan HR untuk bisa memaksimalkan kinerja karyawan, salah satunya manpower planning.
Manpower planning atau perencanaan sumber daya manusia merupakan bagian dari strategi HR untuk bisa mengoptimalkan kinerja karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Bagi Anda yang belum memahami tentang apa itu manpower planning, langkah-langkah yang harus dilakukan, hingga tujuannya, bisa langsung simak penjelasannya di bawah ini.
BACA JUGA: Human Resource Planning: Pengertian, Manfaat, dan Langkahnya
Apa Itu Manpower Planning?
Dilansir dari laman investopedia, manpower planning adalah proses berkelanjutan terkait perencanaan sistematis kedepannya untuk mengoptimalkan aset perusahaan yang paling berharga, yaitu karyawan.
Manpower planning dilakukan dengan menyesuaikan kemampuan terbaik karyawan dalam menyelesaikan beban kerjanya tanpa harus mengurangi atau melebihi tenaga kerja yang ada. Umumnya, strategi ini dilakukan untuk mempertahankan karyawan yang berpotensi.
Manpower planning ini melibatkan empat hal, yaitu peninjauan sumber daya manusia saat ini, memperkirakan kebutuhan dan ketersediaan di masa mendatang, hingga mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa kebutuhan tenaga kerja yang ada bisa memenuhi permintaan saat ini.
Jika dilakukan dengan baik dan benar, maka strategi ini bisa meningkatkan produktivitas dan juga profitabilitas perusahaan.
Bagaimana Proses Menyusun Manpower Planning?
Pada dasarnya, ada empat langkah manpower planning yang harus Anda perhatikan. Keempat langkah ini harus dilakukan secara berurutan dan memastikan tidak ada yang terlewat untuk bisa mencapai tujuan akhir. Yaitu, berhasil menemukan dan mempertahankan karyawan berpotensi untuk perusahaan.
Lalu, apa saja rencana manpower planning? Berikut 6 langkah manpower planning yang bisa Anda lakukan:
1. Menganalisis Kebutuhan Tenaga Kerja
Langkah pertama dalam perencanaan tenaga kerja adalah melakukan analisis menyeluruh terhadap kebutuhan tenaga kerja perusahaan Anda. Ini meliputi identifikasi posisi yang diperlukan, keterampilan dan kualifikasi yang dibutuhkan, serta perkiraan jumlah karyawan yang diperlukan untuk menjalankan operasi dengan efisien.
2. Memprediksi Permintaan Tenaga Kerja
Hal selanjutnya yang menjadi langkah manpower planning adalah dengan memprediksi permintaan tenaga kerja. Dalam hal ini, divisi HRD akan mempertimbangkan banyak hal terkait karyawan. Mulai dari promosi, pensiun, pemutusan hubungan kerja, hingga transfer karyawan.
Tim HRD juga harus memperhatikan faktor eksternal yang bisa meningkatkan atau menurunkan kebutuhan tenaga kerja. Salah satunya adalah teknologi terbaru untuk mendukung kerja mereka.
3. Menyeimbangkan Permintaan Tenaga Kerja dengan Persediaan
Menyeimbangkan permintaan tenaga kerja dengan persediaan menjadi langkah manpower planning yang ketiga.
Dalam hal ini, HRD akan melakukan analisis kesenjangan atau gap analysis untuk menjabarkan kebutuhan perusahaan dengan mengerucutkan jumlah tenaga kerja yang tersisa, sehingga akan muncul pertanyaan seperti ini:
- Apakah karyawan membutuhkan keterampilan baru?
- Apakah perusahaan membutuhkan lebih banyak manajer?
- Apakah semua karyawan mengerjakan tugas sesuai dengan porsi dan perannya masing-masing?
4. Mengembangkan dan Mengimplementasikan Rencana
Satu lagi yang menjadi langkah manpower planning adalah mengembangkan dan mengimplementasikan rencana yang sudah ada. Jawaban dari pertanyaan gap analysis di langkah sebelumnya bisa dijadikan strategi oleh HRD untuk mengimplementasikan rencana yang ada dengan seluruh anggota perusahaan.
Namun untuk bisa melakukan itu semua, HRD membutuhkan anggaran, kemampuan untuk mengimplementasikan rencana, hingga kerjasama antar semua divisi untuk melaksanakan rencana tersebut.
5. Perencanaan Pensiun, Promosi, dan Pemutusan Hubungan Kerja
Pertimbangkan perencanaan pensiun, promosi, atau pemutusan hubungan kerja yang mungkin terjadi dalam jangka waktu tertentu. Hal ini penting untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan Anda dan mengantisipasi kebutuhan akan penggantian karyawan.
6. Pemantauan dan Penyesuaian
Terakhir, tetap lakukan pemantauan secara berkala terhadap rencana tenaga kerja Anda. Evaluasi keberhasilan implementasi strategi dan apakah ada perubahan atau perlu penyesuaian dalam rencana tersebut. Fleksibilitas dan kemampuan untuk menyesuaikan perencanaan tenaga kerja dengan perubahan dalam kebutuhan bisnis sangat penting untuk menjaga daya saing perusahaan Anda.
BACA JUGA: 9 Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja
Apa Manfaat Menyusun Manpower Planning?
Manfaat perencanaan tenaga kerja (manpower planning) mencakup beberapa aspek yang krusial untuk keberhasilan jangka panjang dan keseimbangan operasional suatu perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utamanya:
1. Pengelolaan Sumber Daya Manusia yang Efisien
Dengan merencanakan kebutuhan tenaga kerja dengan cermat, perusahaan dapat mengelola sumber daya manusia secara lebih efisien. Ini termasuk pengelolaan biaya yang terkait dengan rekrutmen, pelatihan, dan retensi karyawan.
2. Pencegahan Kekosongan Posisi
Manpower planning membantu perusahaan untuk mengidentifikasi kekosongan posisi dan kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah proaktif untuk mengisi kekosongan tersebut sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
Jika perusahaan Anda memiliki kebutuhan akan posisi baru, langkah yang bijak adalah memasang iklan lowongan pekerjaan di platform seperti KitaLulus.
Tindakan ini tidak hanya membantu memenuhi kekosongan posisi dengan lebih cepat, tetapi juga memberikan kesempatan yang lebih besar untuk menjangkau kandidat yang sesuai dengan kriteria yang Anda inginkan.
Dengan demikian, memanfaatkan layanan seperti KitaLulus merupakan langkah proaktif yang dapat mencegah terjadinya kekosongan posisi yang dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan Anda.
3. Optimasi Produktivitas
Dengan memiliki tenaga kerja yang tepat pada waktu yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional. Hal ini karena kebutuhan akan karyawan sesuai dengan volume pekerjaan yang ada, sehingga menghindari kelebihan atau kekurangan karyawan.
4. Peningkatan Retensi Karyawan
Dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan karyawan dalam perencanaan tenaga kerja, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih memuaskan dan mendukung. Hal ini dapat membantu meningkatkan tingkat retensi karyawan dan mengurangi turnover.
Demikian penjelasan singkat terkait manpower planning, langkah-langkah yang harus dilakukan, hingga tujuannya untuk perusahaan yang perlu Anda ketahui.
Manpower planning harus cukup fleksibel agar bisa menjawab tantangan ketenagakerjaan dalam jangka pendek dan sekaligus beradaptasi dengan perubahan bisnis dalam jangka panjang.
