Ada kalanya perusahaan akan melakukan rekrutmen massal, misalnya ketika perusahaan baru dibentuk, membuka cabang baru, atau juga membuat divisi baru. Agar mendapatkan talent dengan cepat, tentu perusahaan akan melakukan mass hiring atau beberapa menyebutnya bulk hiring.
Sebenarnya perekrutan massal bukanlah hal baru dalam dunia HR. Di beberapa industri seperti ritel, hospitaliti dan manufaktur sudah umum melakukan perekrutan semacam ini. Biasanya hal tersebut dilakukan dalam rangka meningkatkan jumlah produksi atau output pekerjaan.
Taktik bulk hiring memungkinkan perusahaan untuk melakukan perekrutan karyawan dalam jumlah yang besar, baik untuk satu divisi atau beberapa divisi yang dibutuhkan. Tentunya, dalam menjalankannya ada tantangan tersendiri sehingga HR perlu menyiapkan strategi yang matang.
Untuk membantu Anda lebih paham mengenai apa itu mass hiring serta cara menjalankannya, mari simak artikel KitaLulus yang satu ini!
Apa Itu Mass Hiring?
Mass hiring adalah praktik mencari karyawan baru dalam skala besar dan dalam satu waktu tertentu atau singkat.
Berbeda dari rekrutmen tradisional yang hanya fokus pada keperluan untuk mengisi beberapa lowongan saja, pada rekrutmen massal diperlukan fokus yang lebih tinggi pada kecepatan perekrutan, otomatisasi, dan efisiensi daripada perekrutan biasa.
Setiap proses rekrutmen perlu ditinjau, termasuk screening, wawancara, sampai onboarding. Oleh karena itu, biasanya perekrutan ini tidak dilakukan penuh secara manual, melainkan perusahaan akan menggunakan teknologi otomatisasi untuk menyaring CV, membuat talent pool, dan lainnya.
Metrik utama atau KPI yang dilacak perusahaan saat melakukan bulk hiring adalah waktu yang dibutuhkan HR untuk mencari dan melengkapi semua posisi yang dibuka.
Taktik ini umum digunakan ketika perusahaan berkembang pesat, atau dalam situasi (seperti membuka cabang baru) di mana banyak membutuhkan karyawan baru sekaligus.
Kelebihan Mass Hiring
Ada beberapa keuntungan dari menjalankan strategi mass hiring, itulah mengapa banyak perusahaan menggunakannya. Keuntungan tersebut antara lain:
1. Menghemat Biaya
Mass hiring memungkinkan organisasi untuk mengurangi biaya secara besar-besaran. Strategi ini membantu mengurangi biaya iklan lowongan dan administrasi yang tidak perlu. Sehingga pada akhirnya cost per hire bisa ditekan.
2. Menciptakan Branding Perusahaan
Ketika perusahaan membuka lowongan dalam jumlah besar, ini akan menarik banyak kandidat untuk mencari tahu perusahaan secara umum, serta meninggalkan kesan positif di mata para jobseeker dan masyarakat umum.
Informasi perusahaan yang dibagikan secara terus menerus tentunya membuat perusahaan semakin dikenal dengan citra positifnya sebagai perusahaan yang membuka peluang baru untuk pencari kerja.
3. Membuka Kesempatan Perusahaan Melakukan Optimasi dengan Teknologi
Melakukan bulk hiring menjadi kesempatan perusahaan untuk menguji apakah penggunaan teknologi dapat mengatasi masalah perekrutan mereka. Seperti yang kita ketahui, proses perekrutan ini akan melibatkan teknologi pra-penyaringan, penjadwalan wawancara, dan mewawancarai kandidat secara massal.
Dari sini, perusahaan bisa mengetahui dengan pasti, sejauh apa optimasi teknologi dalam perekrutan dapat membantu mereka.
Baca Juga: Rekrutmen Online: Kelebihan, Langkah, Bedanya dengan Rekrutmen Offline
Tantangan Mass Hiring
Terlepas dari beberapa keuntungan yang bisa didapatkan dari proses bulk hiring, penerapannya tentu memiliki tantangan tersendiri. Berikut ini beberapa tantangan yang mungkin Anda alami dan perlu diantisipasi.
1. Kendala Waktu
Bulk hiring melibatkan banyak proses yang memakan waktu, seperti mencari kandidat, screening CV massal, dan wawancara massal. Maka tidak heran bila praktisi HRD merasa teknik satu ini akan membebani waktu mereka.
2. Keterbatasan untuk Menjangkau Kandidat
Praktik bulk hiring membutuhkan keterampilan khusus dari sisi HRD untuk dapat mengembangkan strategi dalam mempromosikan lowongan. Hasilnya, terkadang pencarian kandidat membutuhkan waktu ekstra.
3. Adanya Miskomunikasi antara Talent Acquisition dan Manajer
Tidak jarang bulk hiring menimbulkan miskomunikasi antara talent acquisition dan manajernya. Oleh karena itu, penting sekali bagi setiap staf yang akan terlibat dalam proses ini untuk memiliki visi dan misi yang sama, yaitu mendapatkan karyawan berkualitas dalam jumlah besar di waktu singkat.
Talent acquisition dan manajer juga perlu mengikuti proses perekrutan sesuai standar yang telah ditetapkan bersama untuk mencegah terjadinya miskomunikasi.
4. Kualitas Talent
Karena membutuhkan kandidat yang lebih banyak, terkadang sulit bagi HR untuk menemukan kandidat dengan kualitas yang sesuai. Ini biasa terjadi ketika jumlah talent ternyata tidak sebanyak itu di pasar tenaga kerja.
Akibatnya HR lebih sering menemukan talent yang kualitasnya rendah dengan keterampilan dan pengalaman seadanya.
5. Kehilangan Talent yang Tepat
Proses perekrutan massal yang panjang dan tidak praktis bisa membuat kandidat kelelahan hingga pada akhirnya mereka gagal menunjukkan potensi terbaiknya. Akibatnya, perusahaan kehilangan kandidat yang tepat yang sebenarnya mungkin memenuhi persyaratan perusahaan.
Baca Juga: 14 Recruitment Technology untuk Efektifkan Proses Rekrutmen
Strategi Menerapkan Mass Hiring yang Efektif
Agar Anda bisa mengatasi segala tantangan yang mungkin terjadi selama proses mass hiring, mari simak beberapa strategi berikut.
1. Pastikan Perusahaan Memang Perlu Menjalankannya
Sebelum menjalankan mass hiring, pertama Anda harus menilai situasi perusahaan saat ini. Analisis ini akan membantu Anda memutuskan apakah perekrutan massal perlu dilakukan atau tidak.
Bila bisnis sedang berkembang pesat dan cepat serta manpower di perusahaan dirasa kurang, maka melakukan bulk hiring perlu dilakukan.
Namun sebaliknya, bila kondisi perusahaan cenderung stabil saja, manpower perusahaan masih bisa mengakomodasi keperluan bisnis perusahaan, maka perekrutan massal tidak perlu dilakukan.
Ketika memutuskan perekrutan massal, manajer harus membicarakan kebutuhannya kepada divisi HR atau talent acquisition. Langkah ini penting agar tidak ada kesalahan dalam menjabarkan job desk serta proses rekrutmen yang akan dijalankan ke depannya.
2. Perhatikan Infrastruktur Internal
Strategi berikutnya adalah pastikan dulu apakah sumber daya atau infrastruktur perusahaan dapat menunjang karyawan baru atau tidak.
Infrastruktur ini mengacu pada fasilitas kerja seperti ruang kerja, laptop atau komputer yang menunjang pekerjaan, sampai dengan tercukupinya kebutuhan finansial karyawan meliputi gaji, tunjangan, dan benefit lainnya.
3. Buat Rencana Mass Hiring
Di dalam menjalankan perekrutan berskala besar, penting sekali untuk membuat perencanaan. Pisahkan rencana tersebut menjadi sub-tugas yang terkait dengan recruitment funnel, terdiri dari:
- Awareness
- Attraction
- Interest
- Applying
- Evaluating
- Interviewing
- Hiring
Pertimbangakan setiap bagian dari funnel ini dengan kemampuan memproses kandidat dalam jumlah besar dan cepat.
Cari tahu, pada funnel mana kendala bisa saja terjadi? Bagian mana dari funnel yang memerlukan teknik manual? Apa yang perlu diubah dan ditingkatkan? Apa yang dapat dilacak dengan cepat, dan apa yang bisa dilewati?
Funnel ini akan membantu Anda memastikan seluruh proses perekrutan berjalan efektif dan tidak ada proses yang terlewat.
4. Perluas Sumber Kandidat Anda
Untuk menghindari sulitnya menemukan kandidat, cobalah untuk memperluas sumber dalam menemukan kandidat. Anda dapat memperluas variasi tempat Anda memposting dan mempromosikan iklan lowongan pekerjaan, namun pastikan tempat tersebut masih sesuai dengan strategi Anda untuk menarik kandidat yang relevan.
Misalnya, tak ada salahnya Anda menggunakan media sosial sebagai media menginformasikan lowongan kerja. Atau menerapkan employee referral program untuk mendapat kandidat yang direkomendasikan karyawan perusahaan Anda.
5. Pastikan Melacak Kandidat Anda
Basis data ini sangat berguna saat Anda melakukan mass hiring, Anda bisa melacak kandidat dengan mengotomatisasi proses lamaran kerja, menyaring data dan CV kandidat, mengotomatisasi komunikasi, dan lainnya.
Dengan begini, HR dapat memastikan bahwa seluruh kandidat terkendali dan proses rekrutmen tidak tertunda.
Baca Juga: 6 Cara Melakukan Reference Check Agar Tak Salah Rekrut Kandidat
6. Buat Proses Screening yang Cepat dan Efektif
Sebisa mungkin, buatlah proses screening karyawan cepat dan efektif. Di sini Anda bisa menggunakan otomatisasi screening yang membantu Anda untuk menyaring CV dan resume kandidat dengan kata kunci yang telah Anda tetapkan.
Selain itu, Anda juga dapat menggunakan automated skill assessments. Di mana nantinya kandidat yang telah melamar akan diberi undangan untuk menyelesaikan asesmen dan hasilnya akan langsung dikirimkan kepada HRD.
7. Buat Interview yang Efektif
Satu hal yang menjadi hambatan dalam proses perekrutan berskala besar adalah terkait wawancara dengan karyawan.
Oleh karena itu, pastikan Anda menyusun rencana untuk membuat proses wawancara berjalan efektif. Beberapa metode wawancara yang bisa Anda coba untuk membuat wawancara bulk hiring berjalan efektif antara lain:
- Wawancara cepat: Wawancara yang dilakukan kurang dari 45 menit, dalam proses ini pastikan setiap wawancara mengikuti struktur yang sama, gunakan penilaian keterampilan.
- FGD: Mewawancarai kandidat dalam grup membantu Anda mengetahui seperti apa kandidat satu berkomunikasi dengan lainnya, siapa yang dominan dan siapa yang diam saja. Namun Anda harus memastikan semua kandidat mendapatkan kesempatan bicara.
- Phone Interview: Teknik ini dilakukan dengan menelpon kandidat dan menanyakan beberapa pertanyaan. Dari jawaban ini Anda akan melakukan review terhadap kandidat.
Bagaimana AI Membantu Mass Hiring
Kehadiran teknologi AI dalam dunia HR telah membantu membuat perekrutan berjalan lebih cepat, terutama dalam mass hiring.
AI mudah diintegrasikan dengan berbagai job portal dan situs media sosial, sehingga HR tak perlu menjelajahi berbagai saluran untuk menemukan talenta yang tepat.
Teknologi AI akan membantu perusahaan mengidentifikasi dan mengelola talenta berkualitas di antara sebagian besar aplikasi secara efisien menggunakan otomatisasi.
Tidak sampai situ saja, AI juga mengotomatasasi proses screening di mana proses ini mampu menghabiskan 40% waktu HR untuk memilih-milih CV menggunakan analisis teks dan algoritma machine learning.
AI akan menganalisis kata kunci untuk menyorot dan mengurutkan kandidat berdasarkan pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman mereka. Selain itu, teknologi AI dapat merangking kandidat berdasarkan kriteria di atas sehingga perekrut bisa dengan mudah memilih kandidat yang tepat.
Saat ini, di Indonesia sendiri sudah ada job portal yang memiliki teknologi AI yaitu Premium Recruitment dari KitaLulus yang bisa mempersingkat waktu screening kandidat 92% lebih cepat. Teknologi AI akan mencarikan kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Selain itu, Premium Recruitment KitaLulus juga mampu menjangkau talent yang luas bahkan di kota-kota kecil. Dengan begini, perusahaan yang akan melakukan perekrutan massal tidak lagi pusing menemukan kandidat dalam waktu singkat.
Tertarik untuk merasakan kemudahannya? Ayo gunakan Premium Recruitment dari KitaLulus sekarang!
